Rapport annuel au parlement 2022-2023 : Loi sur la protection des renseignements personnels
Table des matières
- Introduction
- Statistiques
- Interprétation du rapport statistique
- Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
- Demandes informelles
- Demandes fermées au cours de la période visée par le rapport
- Communication en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5) de la LPRP
- Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
- Prorogations
- Demandes de consultation provenant d'autres institutions et organismes
- Délais de traitement des demandes de consultation des documents confidentiels du Cabinet
- Plaintes et avis d'enquête reçus
- Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et fichiers de renseignements personnels
- Atteintes à la vie privée
- Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
- Interprétation du rapport statistique
- Faits Saillants
- Annexe A
- Annexe B
Introduction
I. Introduction
La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) a pour objet de protéger les renseignements personnels sous la responsabilité et le contrôle d'une institution fédérale en régissant la collecte, conservation et retrait de ces renseignements, et de conférer aux particuliers un droit d'accès à ces renseignements.
Le présent rapport fait état des activités de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC) en ce qui a trait à la loi énoncée pour la période du 1er avril 2022 et le 31 mars 2023.
Le rapport est déposé au Parlement conformément à l'article 72 de la LPRP et ce rapport décrit les activités de CIRNAC qui contribuent au respect des exigences de la loi et règlements sur la protection des renseignements personnels.
Création et croissance des nouveaux ministères
En juin 2019, la Loi sur le ministère des Services aux Autochtones et la Loi sur le ministère des Relations Couronne-Autochtones et des Affaires du Nord ont reçu l'ascendance royale. Cela a officialisé la création des deux nouveaux départements. La Direction de l'AIPRP fournit un soutien en matière de services partagés à RCAANC et à SAC par le biais d'un protocole d'entente (PE) entre les lois habilitantes des ministères.
La délégation des responsabilités ministérielles au titre de la LPRP demeurent au sein du RCAANC et le SAC respectivement.
Mandat de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada
Le RCAANC continue de renouveler les relations de nation à nation, Inuites-Couronne, de gouvernement à gouvernement entre le Canada et les Premières Nations, les Inuits et les Métis. Son mandat est de moderniser les structures du gouvernement du Canada afin de permettre aux peuples autochtones de renforcer leurs capacités et d'appuyer leur vision de l'autodétermination ; et diriger les travaux du gouvernement du Canada dans le Nord.
La relation doit être fondée sur la reconnaissance des droits, le respect, la coopération et le partenariat. RCAANC s'appuiera sur les progrès qui ont déjà été réalisés, comme l'établissement de tables sur les droits et la reconnaissance dans l'ensemble du pays, la création de mécanismes bilatéraux permanents avec les organisations autochtones nationales afin de réaliser des progrès à l'égard des priorités communes, et les progrès réalisés dans l'ensemble du gouvernement pour donner suite aux appels à l'action de la Commission de vérité et réconciliation.
RCAANC est l'un des deux ministères fédéraux qui sont principalement appelés à respecter les obligations et les engagements du gouvernement du Canada envers les membres des Premières Nations, les Inuit et les Métis, et à assumer les responsabilités constitutionnelles du gouvernement fédéral dans le Nord. Le mandat général et les responsabilités très variées de RCAANC sont façonnés par des siècles d'histoire et par des défis démographiques et géographiques uniques. Ce mandat découle de la Loi constitutionnelle de 1982, de la Loi sur les Indiens, de la Loi sur le ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien (précédé de la Loi sur le ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien), des Lois territoriales, des traités, des ententes sur les revendications globales et l'autonomie gouvernementale, ainsi que de diverses autres Lois qui concernent les Autochtones et le Nord.
II. Organisation
Direction de l'AIPRP à RCAANC
La Direction de l'AIPRP est chargée d'administrer les demandes présentées en vertu de la LPRP et de la Loi sur l'accès à l'information (LAI). Elle a été créée au sein du Secrétariat du Ministère et relève du secrétaire du Ministère qui, pour sa part, est directement responsable devant le sous-ministre. La Direction est aussi responsable de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures permettant de s'assurer que le Ministère respecte les dispositions de la LAI et de la LPRP.
Des présentations en atelier, des cours de formation et des séances de sensibilisation conçus pour accroître l'accès à l'information et la capacité de protection des renseignements personnels dans l'ensemble du Ministère sont également offerts par la Direction de l'AIPRP.
En vertu d'un protocole d'entente sur les services partagés, tous les analystes de l'AIPRP ont traité les demandes de SAC et de RCAANC. Les demandes varient en volume et en complexité en fonction de leur niveau de classification.
Les RCAANC, assume en partie la responsabilité de la collecte des documents des institutions qui l'ont précédé, comme Affaires autochtones et du Nord Canada et Affaires indiennes et du Nord Canada. À ce titre, la ministre des Relations Couronne-Autochtones a accordé la priorité à la réparation des torts causés par les pensionnats, ce qui suppose l'échange de renseignements sous le contrôle du Ministère. Les analystes possédant une expertise en matière de protection des renseignements personnels collaborent avec les secteurs afin de fournir des conseils sur les activités de partage de documents.
Le spécialiste de la protection des renseignements personnels a également prodigué des conseils importants sur la protection des renseignements personnels associés à de nouvelles initiatives, assurant ainsi la protection des renseignements personnels découlant des programmes ministériels.
L'établissement de politiques et de procédures se poursuit, dans le contexte d'une réalité intergouvernementale en évolution, de sorte que des décisions stratégiques au sujet de la collecte, de la divulgation et de l'utilisation des renseignements personnels soient prises tout au long du cycle de vie des programmes de RCAANC.
La Direction de l'AIPRP fournit des conseils et une orientation au Ministère sur plusieurs sujets :
- Application de la LAI et de la LPRP ;
- Communication de renseignements de nature délicate ou protégés au public ;
- Éducation et sensibilisation aux questions d'accès à l'information et de protection de la vie privée dans l'ensemble du Ministère ;
- Publications proactives ;
- Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) ministérielles ;
- Divulgation autorisée de renseignements personnels en vertu du paragraphe 8(2) de la LPRP ;
- Énoncés pertinents de la LPRP sur les instruments de collecte de données (p. ex., formulaires, sondages et événements enregistrés) ;
- Mises à jour dans Info Source et préparation et enregistrement des fichiers de renseignements personnels et des catégories de documents connexes ;
- Protocoles entourant les atteintes à la vie privée ;
- Prestation de conseils sur la protection des renseignements personnels dans les protocoles d'entente, les ententes sur l'échange de renseignements et les ententes intergouvernementales sur l'échange de renseignements plus complexes.
L'équipe d'accueil trie et coordonne la réception des demandes d'information sous le contrôle du Ministère faites conformément à la LAI et à la LPRP.
L'équipe des opérations s'assure qu'une réponse est apportée dans les délais législatifs. Toutes les demandes sont suivies à l'aide du système de suivi « AccessPro Case Management ».
Les analystes de l'AIPRP situés dans ces deux équipes travaillent en étroite collaboration avec les secteurs de programme pertinents afin de s'assurer que tous les documents pertinents sont fournis et de s'assurer que les renseignements contenus dans ces documents sont traités conformément aux lois afin de permettre la divulgation sécuritaire des documents gouvernementaux au public canadien.
L'équipe des politiques et de la protection des renseignements personnels prodigue des conseils d'expert, tient à jour et surveille les risques liés à la vie privée, et appuie la création des documents de formation sur la protection des renseignements personnels. Elle aide aussi RCAANC à élaborer des politiques ministérielles qui reflètent la relation unique du Ministère avec ses clients et ses partenaires autochtones, tout en veillant à ce que le Ministère s'acquitte des obligations que lui confère la LPRP.
En plus de la Direction de l'AIPRP, des agents de liaison de l'AIPRP (ALA) se trouvent dans chacun des secteurs et des bureaux régionaux du RCAANC. Ces ALA reçoivent les demandes de la Direction de l'AIPRP et confient celles-ci aux responsables compétents dans leur secteur. Les agents jouent un rôle essentiel en veillant à ce que des demandes claires soient envoyées aux personnes qui récupèrent les documents, et en faisant en sorte que les dossiers pertinents, les énoncés des répercussions et les approbations soient obtenus et communiqués aux fonctionnaires de la Direction de l'AIPRP en respectant les délais législatifs.
Bureau du directeur
Le Directeur (EX-01), à titre de Coordonnateur institutionnel de l'AIPRP, détient tous les pouvoirs délégués prévus par la Loi. Pour les fonctions administratives journalières, celui-ci est appuyé par un Directeur adjoint des Opérations (PM-06), un Directeur adjoint des Politiques et de la protection des renseignements personnels (PM-06), un Adjoint administratif (AS-01), ainsi que par un Administrateur des systèmes (AS 04) pour la production de rapports.
Équipe des Politiques et de la protection des renseignements personnels
L'équipe est dirigée par deux Chefs d'équipe (PM-05), qui sont responsables de l'aperçu du traitement des demandes par leur équipe, y compris l'examen des demandes liées aux politiques et à la protection de la vie privée. Celle-ci est formée d'Analystes aux niveaux PM-04, PM-03 et PM-02, qui répondent aux questions liées à la protection de la vie privée (telles que les atteintes à la vie privée, les demandes de divulgation ordonnées par le tribunal, les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée) et offrent de la formation et des conseils en matière de la protection de la vie privée, avec le soutien d'un commis d'accueil (CR-04).
Équipe des Opérations
L'équipe des opérations est dirigée par trois Chefs d'équipe (PM-05), qui sont responsables de l'aperçu du traitement des demandes par leur équipe, y compris l'examen des demandes complétées. L'équipe des opérations est composée d'Analystes aux niveaux PM-04, PM-03 et PM-02 qui traitent les demandes d'accès et de confidentialité de volume et de complexité variables, ainsi que la formation.
Équipe de réception
L'équipe d'accueil est dirigée par un Chef d'équipe (PM-5) et est composée de divers agents d'accueil. (PM-04, PM-01 et CR-04), qui saisissent toutes les demandes dans le système électronique de gestion des cas, accusent réception des demandes, effectuent des services d'imagerie, interagissent avec le public et y répondent.
III. Ordonnance de délégation de pouvoirs
En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la ministre peut déléguer aux fonctionnaires du Ministère ses pouvoirs d'administration de la LPRP à RCAANC.
Pendant la période de référence, l'ordonnance de délégation de pouvoirs signée par l'honorable Carolyn Bennett, ministre des Relations Couronne-Autochtones, le 28 janvier 2021, était en vigueur (Annexe A).
Conformément à l'article 73 de la LPRP, l'ordonnance délègue la totalité des pouvoirs et des responsabilités d'application de la LPRP aux personnes suivantes :
- Sous-ministre ;
- Sous-ministre délégué ;
- Secrétaire du Ministère ;
- Directeur de l'AIPRP du Ministère (coordonnateur) ;
- Directeur adjoint.
Statistiques
IV. Interprétation du rapport statistique
Le rapport statistique et le rapport supplémentaire de RCAANC ont été présentés au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) le 7 juin 2022 (Annexe B). Le rapport détaille divers aspects des demandes reçues et traitées par RCAANC au cours de la période du le 1er avril 2022 et le 31 mars 2023.
1. Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
En 2022-2023, RCAANC a reçu 622 demandes et 52 autres demandes ont été reportées de l'année précédente, ce qui représente un total de 674 demandes à traiter au cours de la période référence. Le Ministère a traité 668 demandes, soit 7 % de plus que ce qui été reçu, et a reporté 6 demandes dans la prochaine période de référence (2023-2024), soit une diminution de 88 %,.
1.1 Nombre de demandes reçues
Au cours de l'année fiscale, il y a eu une diminution de 34 % des demandes en vertu de la Loi sur protection des renseignements personnels par rapport à la période référence de 2021-2022. Cette diminution reflète l'entente de règlement et de résolution pour les externats indiens.
| Nombre de demandes | 2019-2020 | 2020-2021 | 2021-2022 | 2022-2023 |
|---|---|---|---|---|
| Reçues pendant la période de référence | 786 | 831 | 945 | 622 |
| Reportées de la période précédente | 10 | 224 | 117 | 52 |
| Total | 796 | 1 055 | 1 062 | 674 |
| Nombre de demandes | 2019-2020 | 2020-2021 | 2021-2022 | 2022-2023 |
|---|---|---|---|---|
| Traitées pendant la période de référence | 584 | 938 | 1 009 | 668 |
| Reportées à la période suivante | 212 | 117 | 53 | 6 |
1.2 Modes de demandes
Les modes de présentation des demandes servent à déterminer le mécanisme utilisé par le public canadien pour demander des documents au Ministère : portail du gouvernement ouvert du Canada, courriel, courrier, téléphone ou télécopieur. Le portail en ligne du gouvernement du Canada était le mécanisme le plus utilisé pour demander des documents au Ministère.
| Mode | Nombre de demandes |
|---|---|
| En ligne | 193 |
| Courriel | 421 |
| Poste | 7 |
| En personne | 0 |
| Téléphone | 0 |
| Télécopieur | 1 |
| Total | 622 |
2. Demandes informelles
Par définition, une demande informelle est une demande pour une copie de documents divulgués dans le contexte d'une demande traité précédemment. Aucune demande informelle n'a été reçue en vertu de la LPRP en 2022-2023.
3. Demandes fermées au cours de la période visée par le rapport
3.1 Disposition et délais de traitement
Des 668 demandes fermées pendant la période visée, RCAANC a pu divulguer entièrement ou partiellement des documents dans 434 cas, soit 65 % des demandes (tableau 3.1.1). Le résultat le plus fréquent des demandes traitées au cour de la période de rapport a été une divulgation partielle, pour 268 cas, soit 40 % du temps. Il n'existait aucun document pour 192 cas ou 29 % du temps. Dans 42 cas, les demandes ont été abandonnées par le demandeur, probablement parce que la demande initiale était incomplète ou parce qu'il n'avait pas obtenu toutes les autorisations nécessaires à la communication (tableau 3.1.2).
Équivalent textuel pour Tableau 3.1.1 Pourcentage de dossiers complets pour chaque communication
| Disposition | Pourcentage |
|---|---|
| Communication totale | 25 % |
| Communication partielle | 40 % |
| Demande abandonnée | 6 % |
| Aucun document n'existe | 29 % |
Au cours de la période de référence actuelle, 96 demandes ont été traitées et fermées dans les 15 jours suivant leur réception et 418 autres demandes ont été fermées dans les 30 jours. Ainsi, 77 % des demandes reçues ont été fermées dans un délai de 30 jours. De plus, 117 dossiers supplémentaires ont été traités entre 31 et 60 jours après leur réception, avec ou sans prolongation consignée dans le dossier. Les 37 dossiers restants ont été traités en 61 jours ou plus.
| Disposition | Délais de traitement (jours) | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 | 16 à 30 | 31 à 60 | 61 à 120 | 121 à 180 | 181 à 365 | Plus de 365 | Total | |
| Communication complète | 13 | 116 | 35 | 1 | 1 | 0 | 0 | 166 |
| Communication partielle | 6 | 158 | 74 | 21 | 3 | 4 | 2 | 268 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n'existe | 37 | 143 | 8 | 3 | 1 | 0 | 0 | 192 |
| Demande abandonnée | 40 | 1 | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 42 |
| Ni confirmée ni rejetée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 96 | 418 | 117 | 26 | 5 | 4 | 2 | 668 |
3.2 Exceptions
Comme pour les années précédentes, l'exception prévue à l'article 26 (renseignements personnels qui portent sur un autre individu que celui qui fait la demande) a été le plus souvent invoquée pendant la période de référence (271 fois). Les autres exceptions appliquées en 2022‑2023 concernaient l'alinéa 21 (Affaires internationales et défense), utilisé à une occasion, et l'alinéa 27 (secret professionnel de l'avocat), utilisé à une occasion (tableau 3.2).
| Disposition | Nombre de demande |
|---|---|
| 18(2) | 0 |
| 19(1)(a) | 0 |
| 19(1)(b) | 0 |
| 19(1)(c) | 0 |
| 19(1)(d) | 0 |
| 19(1)(e) | 0 |
| 19(1)(f) | 0 |
| 20 | 0 |
| 21 | 1 |
| 22(1)(a)(i) | 0 |
| 22(1)(a)(ii) | 0 |
| 22(1)(a)(iii) | 0 |
| 22(1)(b) | 0 |
| 22(1)(c) | 0 |
| 22(2) | 0 |
| 22.1 | 0 |
| 22.2 | 0 |
| 22.3 | 0 |
| 22.3 | 0 |
| 23(a) | 0 |
| 23(b) | 0 |
| 24(a) | 0 |
| 24(b) | 0 |
| 25 | 0 |
| 26 | 271 |
| 27 | 1 |
| 27.1 | 0 |
| 28 | 0 |
3.3 Exclusions
Aucune exclusion obligatoire n'a été appliquée aux demandes réglées à l'exercice 2022-2023.
3.4 Format des documents communiqués
Au cours de la période visée par le rapport, la majorité des réponses ont été communiquées aux requérants par voie électronique, au moyen du service Connexion Postel ou par courriel. À (1) occasion, un individu n'ayant pas accès à la récupération de documents par voie électronique a reçu des copies papier par la poste (tableau 3.4).
| Papier | Électronique | Autres modes | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Document électronique | Ensemble de données | Vidéo | Audio | ||
| 1 | 433 | 0 | 0 | 0 | 0 |
3.5 Complexité
Les sections suivantes décrivent en détail plusieurs facteurs ayant augmenté la complexité des demandes traitées en 2022-2023.
3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et électroniques
Des 668 demandes complétées, 476 demandes ont généré 16 345 pages traitées. Le nombre total de pages communiquées a été de 7 275 pages au cours de la période visée par le rapport (tableau 3.5.1).
| Nombre de pages traitées | Nombre de pages communiquées | Nombre de demandes |
|---|---|---|
| 16 345 | 7 275 | 476 |
3.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes
Des 476 demandes, 439 demandes (92 %), nécessitaient le traitement de 100 pages ou moins. De plus, un nombre total de 10 033 pages ont dû être traitées dans 36 demandes (8 %), où les dossiers comptaient entre 101 et 1 000 pages à examiner. Toutefois. Une (1) demandes (0,2 %) comptait plus de 1 001 pages à examiner.
| Divulgation | Moins de 100 pages | 101-500 pages | 501-1000 pages | 1001-5000 pages | Plus de 5000 pages | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Demandes | Pages communiqué | Demandes | Pages communiqué | Demandes | Pages communiqué | Demandes | Pages communiqué | Demandes | Pages communiqué | |
| Communication complète | 166 | 675 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 231 | 4 204 | 30 | 6 140 | 6 | 3 893 | 1 | 1 422 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Abandonnée | 42 | 11 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni rejetée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 439 | 4 890 | 30 | 6 140 | 6 | 3 893 | 1 | 1 422 | 0 | 0 |
3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées pour les supports audio
Aucun fichier audio n'a été fourni au bureau de l'AIPRP de RCAANC en réponse à une demande de la LPRP
3.5.4 Minutes pertinentes traitées par issue des demandes pour les supports audio en fonction de l'ampleur des demandes
Aucun fichier audio n'a été fourni au bureau de l'AIPRP de RCAANC en réponse à une demande de la LPRP
3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées pour les supports vidéo
Aucun fichier vidéo n'a été fourni au bureau de l'AIPRP de RCAANC en réponse à une demande de la LPRP.
3.5.6 Minutes pertinentes traitées et communiquées pour les supports vidéo en fonction de l'ampleur des demandes
Aucun fichier vidéo n'a été fourni au
3.5.7 Autres complexités
Aucune autre complexité n'a été signalée au cours de la période visée (2022-2023).
3.6 Demandes fermées
La section suivante précise le nombre de demandes traitées dans les délais prescrits.
3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prescrits
Le ministère a atteint un taux de conformité de 93 %, ce qui correspond à celui de l'exercice précédent. De plus, le ministère a reçu 622 demandes et en a fermé plus (668) qu'il n'en a reçu. Il est à noter que la majorité des demandes de protection de la vie privée étaient liées à la Convention de règlement relative aux externats indiens fédéraux (tableau 3.6.1).
| Nombre de demandes traitées dans les délais prescrits | 623 |
|---|---|
| Pourcentage des demandes traitées dans les délais prescrits (%) | 93,263 |
3.7 Présomptions de refus
Les sections suivantes précisent le nombre de demandes présumées refusées au cours de l'exercice 2022-2023, ainsi que les motifs de refus.
3.7.1 Raisons du non-respect des délais prescrits
La majorité des refus présumés ou des demandes traitées en retard étaient attribuables à la capacité du Ministère de récupérer des dossiers et l'augmentation des demandes de protection des renseignements personnels associée à la Convention de règlement relative aux externats indiens fédéraux a intensifié les pressions (tableau 3.7.1).
| Nombre de demandes traitées après les délais prescrits | Raison principale | |||
|---|---|---|---|---|
| Entrave au fonctionnement ou à la charge de travail | Consultation externe | Consultation interne | Autres | |
| 45 | 44 | 0 | 0 | 1 |
3.7.2 Demandes fermées après les délais prévus par la loi (y compris toute prorogation)
Les demandes fermées après les délais prévus par la Loi comprennent tous les dossiers pour lesquels une prorogation a été demandée. Au cours de la période visée par le rapport en cours, le nombre total de demandes fermées qui ont été considérées comme des refus (en retard) est repartie en fonction du nombre de jours qui se sont écoulés au-delà des délais prévus par la Loi. Au cours de la période visée par le rapport, 31 demandes n'ont fait l'objet d'aucune de prorogation et ont été fermées au-delà des délais prévus par la Loi. 14 demandes ont été fermées au-delà des délais où une prolongation a été prise dans le dossier en vertu du paragraphe 15 de la LPRP.
| Nombre de jours de retard | Nombre de demandes traitées en retard dont le délai n'a pas été prorogé | Nombre de demandes traitées en retard dont le délai a été prorogé | Total |
|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 11 | 4 | 15 |
| 16 à 30 jours | 6 | 1 | 7 |
| 31 à 60 jours | 7 | 2 | 9 |
| 61 à 120 jours | 4 | 3 | 7 |
| 121 à 180 jours | 1 | 2 | 3 |
| 181 à 365 jours | 1 | 1 | 2 |
| Plus de 365 days | 1 | 1 | 2 |
| Total | 31 | 14 | 45 |
3.8 Demandes de traduction
Au cours de la période visée par le rapport, il n'y a eu aucun cas où un requérant a demandé que des documents pertinents soient traduits dans une autre langue officielle.
4. Communication en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5) de la LPRP
Le paragraphe 8(2) de la LPRP décrit les circonstances dans lesquelles des renseignements personnels relevant d'une institution fédérale peuvent être divulgués sans le consentement de la personne qu'ils concernent. En 2022-2023, RCAANC a fait aucune communication autorisée en vertu des alinéas 8(2)(e) et 8(2)(m). Le Conseil du Trésor du Canada exige que ces communications autorisées soient indiquées dans le rapport statistique.
Aucune communication n'a été autorisée en vertu des alinéa 8(2)(e) suite aux demandes d'organismes d'enquête, conformément à la LPRP. La Loi autorise la divulgation de renseignement personnelles à un organisme d'enquête déterminé par les règlement et qui en fait la demande par écrit, dans le but d'appliquer une loi du Canada ou d'une province ou pour la tenue d'enquêtes licites, pourvu que la demande précise les fins auxquelles les renseignements sont destinés et la nature des renseignements demandés.
Aucune communication n'a été autorisée en vertu des alinéa 8(2)(m). La LPRP autorise la divulgation en vertu de l'alinéa 8(2)(m) à toute fin lorsque, de l'avis du responsable de l'institution, des raisons d'intérêt public justifient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou la communication procure un avantage certain à la personne concernée par les renseignements.
Le Commissariat à la protection de la vie privée doit être informé des communications conformément à l'alinéa 8(2)(m) comme l'exige l'article 8(5) de LPRP. Cela n'a pas été nécessaire en 2022-2023.
Communication permises non-saisies dans le rapport statistique :
Il y a eu trois (3) communications autorisées en vertu de l'alinéa 8(2)(d) conformément à la LPRP, suite aux demandes du Ministère de la Justice. La LPRP permet la communication de renseignements personnels au procureur général du Canada pour son utilité dans des poursuites judiciaires intéressant la Couronne du chef du Canada ou le gouvernement fédéral.
Il y a eu 45 communications autorisées en vertu de l'alinéa 8(2)(k), conformément à la LPRP, à la suite des demandes des chercheurs autorisés identifiés. La LPRP permet la communication de renseignements personnels dans le but de faire des recherches ou de valider les revendications, les différends ou les griefs de l'un ou l'autre des peuples autochtones du Canada.
Le Ministère a traité un total de 48 demandes en vertu de l'alinéa 8(2) de la LPRP en 2022-2023.
| Paragraphe 8(2) | Paragraphe (8)(5) | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 8(2)(a) | 8(2)(d) | 8(2)(e) | 8(2)(f) | 8(2)(j) | 8(2)(k) | 8(2)(m) | 8(5) |
| 0 | 3 | 0 | 0 | 0 | 45 | 0 | 0 |
5. Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
Pendant la période de référence, il n'y a eu aucune demande de correction de renseignements personnels ou mention.
6. Prorogations
6.1 Motifs de prorogation
En 2022-2023, 26 prorogations ont été appliquées en vertu de l'alinéa 15(a) de la LPRP en raison du volume des demandes associées à la Convention de règlement relative aux externats indiens fédéraux. Ces prorogations comprennent également 22 cas où des retards ont été causés par la difficulté d'obtenir des documents au sein du Ministère.
| Nombre de demandes ayant fait l'objet d'une prorogation | 15(a)(i) Entrave au fonctionnement | 15(a)(ii) Consultation | 15(b) | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions | Grand nombre de pages | Grand nombre de demandes | Documents difficiles à obtenir | Documents confidentiels du Cabinet (article 70) | Externe | Interne | Traduction ou conversion | |
| 72 | 8 | 16 | 26 | 22 | 0 | 0 | 0 | 0 |
6.2 Durée des prorogations
Toutes les prorogations accordées (72) étaient vertu de l'article 15(a)(i), soit en fonctions d'entraves au fonctionnement, représentant des prorogations entre 16 et 30 jours.
| Nombre de demandes ayant fait l'objet d'une prorogation | 15(a)(i) Entrave au fonctionnement | 15(a)(ii) Consultation | 15(b) | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions | Grand nombre de pages | Grand nombre de demandes | Documents difficiles à obtenir | Documents confidentiels du Cabinet (article 70) | Externe | Interne | Traduction ou conversion | |
| de 1 à 15 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| de 16 à 30 jours | 8 | 16 | 26 | 22 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 jours ou plus | 0 | |||||||
| Total | 8 | 16 | 26 | 22 | 0 | 0 | 0 | 0 |
7. Demandes de consultation provenant d'autres institutions et organismes
RCAANC a reçu une (1) demande de consultation d'une autre institution du gouvernement du Canada en 2022-2023.
7.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes du gouvernement du Canada
Au cours de la période visée par le rapport, RCAANC a reçu une (1) demande de consultation d'un autre ministère, ayant 141 pages.
7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada
Au cours de la période visée par le rapport, RCAANC a reçu une (1) demande de consultation d'un autre ministère, laquelle a été traitée dans les 15 jours suivant la réception de la demande.
7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'organisations en dehors du gouvernement du Canada
RCAANC n'a reçu aucune demande de consultation d'autres organisations à l'extérieur du gouvernement du Canada en 2022-2023.
8. Délais de traitement des demandes de consultation des documents confidentiels du Cabinet
Au cours de la période visée par le rapport, aucune demande de consultation en vertu de l'article 70 de la LPRP n'a été transmise aux Services juridiques du Ministère concernant d'éventuels documents confidentiels du Cabinet.
9. Plaintes et avis d'enquête reçus
Au cours de la période de référence 2022-2023, le Commissariat à la protection de la vie privée a déposé une (1) plainte en vertu de l'article 31. Une (1) plainte fut complétée qui n'a exigé aucune mesure de la part du Ministère, conformément à l'article 35. Le Conseil du Trésor du Canada exige que le rapport statistique des institutions fasse un suivi des questions relevant des articles 31, 33 et 35 de la LPRP. (tableau 9).
| Article 31 | Article 33 | Article 35 | Recours judiciaire | Total |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 0 | 0 | 0 | 1 |
10. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et fichiers de renseignements personnels
10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
L'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) consiste en une évaluation du risque inhérent à la circulation des renseignements personnels détenus aux fins d'un programme ou d'un service. Ce processus permet au Ministère de déterminer si les technologies, systèmes d'information, initiatives et programmes ou politiques proposés, qu'ils soient nouveaux ou suffisamment modifiés, se conforment aux exigences du gouvernement fédéral en matière de protection des renseignements personnels. Il contribue à cerner et à atténuer les risques que posent la collecte et utilisation des renseignements personnels les programmes et les politiques du ministère.
Aucune EFVP n'a été effectuée au cours de la période visée par le rapport.
10.2 Fichiers de renseignements personnels spécifiques aux institutions et centraux
La Direction de l'AIPRP a complété le transfert et le réalignement des fichiers de renseignements personnels propres à l'institution de RCAANC de l'ancien titre ministériel. La publication annuelle du chapitre ministériel d'Info Source reflets ces changement.
| Fichiers de renseignements personnels | Actifs | Créés | Terminés | Modifiés |
|---|---|---|---|---|
| Spécifiques aux institutions | 19 | 0 | 0 | 0 |
| Centraux | 35 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 54 | 0 | 0 | 0 |
11. Atteintes à la vie privée
11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalées
La Direction de l'AIPRP aide le Ministère à enquêter sur les éventuelles atteintes à la vie privée. RCAANC n'a signalé aucune atteinte substantielle à la vie privée au cours de l'exercice. L'atteinte substantielle à la vie privée comporte le degré le plus élevé de risque et de répercussions : l'atteinte touche des renseignements personnels de nature délicate, et il serait raisonnable de penser qu'elle pourrait causer un dommage ou un préjudice grave à une personne ou toucher un grand nombre de personnes.
11.2 Atteintes non substantielles à la vie privée
La Direction de l'AIPRP a complété l'enquête et l'examen d'une (1) atteinte non substantielle à la vie privée. L'atteinte à la vie privée était attribuable d'une erreur administrative et a été évaluée comme présentant un faible risque. L'atteinte n'a pas atteint le seuil d'une atteinte substantielle à la vie privée.
| Nombre d'atteintes non substantielles à la vie privée | 1 |
|---|
12. Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
12.1 Coûts alloués
En 2022-2023, RCAANC a dépensé un montant total de 183 136 $ pour la dotation et en biens et services. Ces montants reflètent le niveau d'effort à l'appui des responsabilités de RCAANC en vertu de la Loi (tableau 12.1).
| Dépenses | Montant | |
|---|---|---|
| Salaires | 103 039 $ | |
| Temps supplémentaire | 6 401 $ | |
| Biens et Services | ||
Contrats de services professionnels |
64 447 $ | |
Autre |
9 249 $ | |
| Total biens et Services | 73 696 $ | |
| Total | 183 136 $ | |
12.2 Ressources humaines
En 2022-2023, RCAANC a alloué un total de 1,519 employés à temps plein (ETP) à l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels (tableau 12.2).
Équivalent textuel pour Tableau 12.2 Ressources humaines
| Ressources | Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels |
|---|---|
| Employés à temps plein | 1,246 |
| Experts-conseils et personnel d'agence | 0,273 |
Faits Saillants
V. Sujets d'intérêt en 2022-2023
La Direction de l'AIPRP administre la Loi sur la protection des renseignements personnels en tant que service partagé pour Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC) et Services aux Autochtones Canada (SAC). Le dernier exercice financier (2022-2023) était la cinquième année complète de production de rapports pour Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC) en vertu de la LPRP.
Au cours de l'exercice, RCAANC a reçu 622 nouvelles demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, avec un total de 16 345 pages traitées en vertu de la LPRP. Cette augmentation constante depuis 2018-2019 correspond avec la Convention de règlement relative aux externats indiens fédéraux.
Le Ministère a atteint un taux de conformité de 93 % cette année. Il est à noter que la majorité des demandes en vertu de la LPRP étaient liées au règlement sur les externats indiens fédéraux.
L'exemption la plus citée en vertu de la LPRP était l'article 26 pour les renseignements personnels de d'autres personnes.
Une (1) nouvelle plainte a été reçue du Commissariat à la protection de la vie privée pour cette année.
Aucune demande de divulgation autorisée a été traitée en vertu de l'alinéa 8(2)(m) ou en vertu du paragraphe 8(5) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui autorise la divulgation de renseignements personnels sans consentement. Il y a eu quarante-huit (48) communications autorisées effectuées par l'intermédiaire de la Direction de l'AIPRP de RCAANC. La majorité des divulgations autorisées concernent des demandes fondées sur la recherche conformément à l'alinéa 8(2)(k) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il s'agit principalement de divulgations à des personnes, à des représentants ou à des titulaires de droits autochtones et associées à l'affirmation et à la mise en œuvre des droits des peuples autochtones ; pour la négociation d'accords ; et la promotion de la réconciliation.
En 2022-2023, l'Unité de la protection des renseignements personnels et des politiques s'est concentrée sur les activités d'échange de données et de divulgation de renseignements personnels liés aux séquelles des pensionnats indiens ; le soutien du processus d'accès aux dossiers des revendications particulières du ministère, en élaborant et en fournissant des orientations; des modèles communs; et le soutien de la réforme législative en matière d'informations reliés à la vie privée ; et le soutien à la politique interne de la protection des renseignements personnels.
La Direction de l'AIPRP continue de fournir des conseils en matière de protection des renseignements personnels pour les initiatives de divulgation de RCAANC à l'appui des appels à l'action 71 à 76 de la Commission de vérité et réconciliation
Le bureau de l'AIPRP a formé 387 employés sur la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels pour la période de 2022-2023.
Le bureau de l'AIPRP surveille continuellement l'état d'avancement de tous les dossiers liés à la protection des renseignements personnels. Des rapports sont préparés tous les mois pour assurer le respect des délais législatifs. De plus, des rapports trimestriels sont également préparés sur le rendement du Ministère dans le respect des délais législatifs et sont communiqués à la haute direction.
En 2022-2023, RCAANC a dépensé un total de 183 136 $ et compté sur l'appui de 1,519 ressources humaines pour l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Dans le but de mieux servir les Canadiens, l'AIPRP a continué de fournir des réponses aux requérants par voie électronique, Connexion Postel ou par courriel. Le ministère continue de surveiller les nouvelles options de procédures afin de rationaliser les processus et d'accroître l'efficacité.
Annexe A
Ordonnance de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels signée le 28 janvier 2021
L'ordonnance de délégation de pouvoirs
Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels
En ma qualité de ministre de les Relations Couronne-Autochtones et des Affaires du Nord Canada et en vertu de l'article 95 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, je délègue par la présente aux titulaires des postes énoncés à l'annexe de délégation de pouvoirs ci-après, ou aux personnes occupant les dits postes à titre intérimaire, les attributions dont je suis investie, à titre de ministre de Couronne-Autochtones et des Affaires du Nord Canada, aux termes des dispositions des lois et des règlements connexes mentionnés en regard de chaque poste. Le présent document remplace toute ordonnance de délégation de pouvoirs antérieure.
Document original signé le 28 janvier 2021
L'honorable Carolyn Bennett
Ministre des Relations Couronne-Autochtones
Désignation en vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information
- 6
- Informer les demandeurs que nous avons besoin de renseignements supplémentaires pour donner suite à leur demande
- 7(a)
- Aviser par écrit le demandeur que nous pouvons donner suite à la demande
- 8(1)
- Demande de transfert à une autre institution ou accepter le transfert d'une autre institution
- 9
- Proroger les délais
- 10
- Refuser de reconnaître ou de nier l'existence de documents
- 11
- Facturer des frais supplémentaires
- 12
- Fournir l'accès en média substitut
- 13
- Renseignements exemptés obtenus à titre confidentiel
- 14
- Renseignements exemptés relatifs aux affaires fédérales-provinciales
- 15
- Renseignements exemptés relatifs aux affaires internationales et/ou à la défense
- 16
- Renseignements exemptés relatifs à l'application de la loi et aux enquêtes
- 17
- Renseignements exemptés relatifs à la sécurité des personnes
- 18
- Renseignements exemptés relatifs aux intérêts économiques du Canada
- 19
- Renseignements personnels protégés
- 20
- Exempter ou divulguer des renseignements de tiers
- 21
- Exempter les renseignements relatifs aux conseils, aux processus décisionnels des plans et des postes gouvernementaux, etc.
- 22
- Renseignements exemptés relatifs aux procédures d'essai ou aux vérifications
- 23
- Renseignements exemptés relatifs au secret professionnel de l'avocat
- 24
- Renseignements exemptés assujettis à des interdictions législatives ou à d'autres lois du Parlement
- 25
- Séparer les informations
- 26
- Renseignements exemptés à publier dans les 90 jours
- 27(1)(4)
- Aviser les tiers de leurs droits de fournir des commentaires ou des observations concernant la divulgation de leurs dossiers
- 28
- Recevoir des représentations de tiers; prendre la décision de communiquer ou non le document ou une partie de celui-ci; et aviser le tiers du droit d'interjeter appel devant la Cour fédérale
- 29(1)
- Divulguer de l'information sur la recommandation du commissaire à l'information
- 33
- Informer le commissaire à l'information de toute participation d'un tiers
- 35(2)
- Présenter des observations au commissaire à l'information au cours d'une enquête
- 37(4)
- Communiquer des renseignements au plaignant
- 43(1)
- Émettre un avis à un tiers d'une demande de révision judiciaire
- 44(2)
- Émettre un avis à un demandeur indiquant qu'un tiers a présenté une demande de révision par le tribunal
- 52
- Demander des règles spéciales pour les audiences
- 69
- Exclure les documents confidentiels du Cabinet
- 71
- Inspecter et exempter les renseignements dans les manuels
- 72(1)
- Préparer un rapport annuel au Parlement
- 77
- S'acquitter des responsabilités conférées au responsable de l'institution par les règlements pris en vertu de l'article qui ne sont pas inclus dans ce qui précède
Annexe de la délégation de pouvoirs
| Poste | Loi sur l'accès à l'information et règlement d'application | Loi sur la protection des renseignements personnels et règlement d'application |
|---|---|---|
| Sous-ministre | Pleine autorité | Pleine autorité sauf : paragraphes 73.1(3), 73.1(5). |
| Sous-ministre délégué | Pleine autorité | Pleine autorité sauf : paragraphes 73.1(3), 73.1(5). |
| Secrétaire général | Pleine autorité sauf : les paragraphes 94, 96(3) ou 96(5). |
Pleine autorité Paragraphes 72, 73.1(3), 73.1(5). |
| Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels | Pleine autorité sauf : les paragraphes 94, 96(3) ou 96(5). |
Pleine autorité, sauf : Paragraphes 72, 73.1(3), 73.1(5). |
| Directeur adjoint, Accès à l'information et protection des renseignements personnels | Pleine autorité, sauf : Paragraphes 33, 37(1)c), 37(4), 41(2), 43(2), 44(2) et 52(2)b) et 52(3), 94, 96(3) ou 96(5). |
Plein pouvoir sauf : Paragraphes 8(2)j), 8(2)m), 8(5), 9(1), 9(4), 10, 33(2), 35(1)b), 35(4), 36(3)b), 51(2)b), (3), 72, 73.1(3), 73.1(5). |
Veuillez consulter Loi sur l'accès à l'information pour obtenir de plus amples renseignements sur la Loi sur l'accès à l'information.
Désignation en vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Sections et pouvoirs, devoirs ou fonctions
- 8(2)
- Communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée
- 8(4)
- Conserver des copies des demandes présentées en vertu de l'alinéa 8(2)e), tenir des registres des renseignements communiqués à la suite de ces demandes et mettre ces documents à la disposition du commissaire à la protection de la vie privée
- 8(5)
- Aviser par écrit la commissaire à la protection de la vie privée de la communication en vertu de l'alinéa 8(2)m)
- 9(1)
- Conserver un dossier d'utilisation des renseignements personnels
- 9(4)
- Aviser la commissaire à la protection de la vie privée de l'utilisation uniforme des renseignements personnels et mettre à jour l'index en conséquence
- 10
- Inclure des renseignements personnels dans des fichiers de renseignements personnels
- 11(a)
- Publier annuellement un index de tous les fichiers de renseignements personnels et de leur contenu respectif
- 11(b)
- Publier annuellement un index de tous les renseignements personnels détenus par l'institution qui ne fait pas partie d'une banque
- 14
- Répondre à la demande d'accès, dans les délais prévus par la loi; donner accès ou donner un préavis
- 15
- Proroger le délai et aviser le demandeur
- 16
- Lorsque l'accès est refusé
- 17(2)(b)
- Langue d'accès ou autre format d'accès
- 17(3)(b)
- Accès aux renseignements personnels en média substitut
- 18(2)
- Peut refuser de communiquer des renseignements contenus dans un fichier inconsultable
- 19(1)
- Refuser de communiquer des renseignements obtenus à titre confidentiel d'un autre gouvernement
- 19(2)
- Peut communiquer tout renseignement visé au 19(1) si l'autre gouvernement y consent ou les rend publiques
- 20
- Peut refuser de communiquer des renseignements préjudiciables aux affaires fédérales-provinciales
- 21
- Peut refuser de communiquer des renseignements préjudiciables aux affaires internationales ou à la défense
- 22
- Peut refuser de communiquer des renseignements préjudiciables à l'application de la loi et aux enquêtes
- 23
- Peut refuser de communiquer des renseignements préjudiciables aux autorisations de sécurité
- 24
- Peut refuser de communiquer les renseignements recueillis par le Service canadien des pénitenciers, le Service national des libérations conditionnelles ou la Commission nationale des libérations conditionnelles
- 25
- Peut refuser de communiquer des renseignements préjudiciables qui pourraient menacer la sécurité des personnes
- 26
- Peut refuser de divulguer des renseignements sur d'autres personnes et refuser de divulguer de tels renseignements lorsque la divulgation est interdite en vertu de l'article 8
- 27
- Peut refuser de communiquer des renseignements sous réserve du secret professionnel de l'avocat
- 28
- Peut refuser de communiquer des renseignements relatifs à la santé physique ou mentale d'une personne lorsque la divulgation est contraire à l'intérêt supérieur de la personne
- 31
- Recevoir un avis d'enquête de la commissaire à la protection de la vie privée
- 33(2)
- Présenter des observations au commissaire à la protection de la vie privée au cours d'une enquête
- 35(1)
- Recevoir le rapport de la commissaire à la protection de la vie privée sur les conclusions de l'enquête et donner avis des mesures prises
- 35(4)
- Donner au plaignant l'accès aux renseignements après l'avis en date de l'alinéa 35(1)b)
- 36(3)
- Recevoir le rapport de la commissaire à la protection de la vie privée sur les conclusions d'enquête des personnes exemptées
- 37(3)
- Recevoir un rapport des conclusions de la commissaire à la protection de la vie privée après une enquête de conformité lorsque l'institution ne s'est pas conformée aux articles 4 à 8
- 51(2)(b)
- Demander que l'affaire soit entendue et tranchée dans la région de la capitale nationale
- 51(3)
- Demander et se voir accorder le droit de présenter des observations à l'audience en vertu de l'article 51
- 72(1)
- Préparer un rapport annuel au Parlement
- 77
- S'acquitter des responsabilités conférées au responsable de l'établissement par les règlements pris en vertu de l'article 77 qui ne sont pas inclus ci-dessus
Annexe de la délégation de pouvoirs
| Poste | Loi sur l'accès à l'information et règlement d'application | Loi sur la protection des renseignements personnels et règlement d'application |
|---|---|---|
| Sous-ministre | Pleine autorité | Pleine autorité sauf : paragraphes 73.1(3), 73.1(5). |
| Sous-ministre délégué | Pleine autorité | Pleine autorité sauf : paragraphes 73.1(3), 73.1(5). |
| Secrétaire général | Pleine autorité sauf : les paragraphes 94, 96(3) ou 96(5). |
Pleine autorité Paragraphes 72, 73.1(3), 73.1(5). |
| Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels | Pleine autorité sauf : les paragraphes 94, 96(3) ou 96(5). |
Pleine autorité, sauf : Paragraphes 72, 73.1(3), 73.1(5). |
| Directeur adjoint, Accès à l'information et protection des renseignements personnels | Pleine autorité, sauf : Paragraphes 33, 37(1)c), 37(4), 41(2), 43(2), 44(2) et 52(2)b) et 52(3), 94, 96(3) ou 96(5). |
Plein pouvoir sauf : Paragraphes 8(2)j), 8(2)m), 8(5), 9(1), 9(4), 10, 33(2), 35(1)b), 35(4), 36(3)b), 51(2)b), (3), 72, 73.1(3), 73.1(5). |
Veuillez consulter Loi sur la protection des renseignements personnels pour obtenir de plus amples renseignements sur la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Annexe B
Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Nom de l'institution : Relations Couronne-Autochtones et des Affaires du Nord Canada
Période d'établissement de rapport : 2022-04-01 à 2023-03-31
Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
1.1a Nombre de demandes reçues et en suspens
| Nombre de demandes | ||
|---|---|---|
| Reçues pendant la période d'établissement de rapport | 622 | |
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | ||
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 51 | |
| En suspens pour plus d'une période d'établissement de rapport | 1 | |
| Total en suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 52 | |
| Total | 674 | |
1.1b Nombre de demandes fermées et reportées
| Nombre de demandes | ||
|---|---|---|
| Fermées pendant la période d'établissement de rapport | 668 | |
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport | ||
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport dans les délais prévus par la Loi | 4 | |
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport au-delà des délais prévus par la Loi | 2 | |
| Total reportées à la prochaine période d'établissement de rapport | 6 | |
1.2 Mode des demandes
| Mode | Nombre des demandes |
|---|---|
| En ligne | 193 |
| Courriel | 421 |
| Poste | 7 |
| En personne | 0 |
| Téléphone | 0 |
| Télécopieur | 1 |
| Total | 622 |
Section 2 : Demandes informelles
2.1a Nombre de demandes informelles reçues et en suspens
| Nombre de demandes | ||
|---|---|---|
| Reçues pendant la période d'établissement de rapport | 0 | |
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | ||
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 0 | |
| En suspens pour plus d'une période d'établissement de rapport | 0 | |
| Total en suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 0 | |
| Total | 0 | |
2.1b Nombre de demandes informelles fermées et reportées
| Nombre de demandes informelles | |
|---|---|
| Fermées pendant la période d'établissement de rapport | 0 |
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport | 0 |
2.2 Mode des demandes informelles
| Mode | Nombre des demandes |
|---|---|
| En ligne | 0 |
| Courriel | 0 |
| Poste | 0 |
| En personne | 0 |
| Téléphone | 0 |
| Télécopieur | 0 |
| Total | 0 |
2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles
| Délai de traitement | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total |
| 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
2.4 Pages communiquées informellement
| Moins de 100 pages communiquées |
100 à 500 pages communiquées |
501 à 1 000 pages communiquées |
1 001 à 5 000 pages communiquées |
Plus de 5 000 pages communiquées |
|||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées |
| 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Section 3 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport
3.1 Disposition et délai de traitement
| Disposition des demandes | Délai de traitement | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 13 | 116 | 35 | 1 | 1 | 0 | 0 | 166 |
| Communication partielle | 6 | 158 | 74 | 21 | 3 | 4 | 2 | 268 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n'existe | 37 | 143 | 8 | 3 | 1 | 0 | 0 | 192 |
| Demande abandonnée | 40 | 1 | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 42 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 96 | 418 | 117 | 26 | 5 | 4 | 2 | 668 |
3.2 Exceptions
| Article | Nombre de demandes |
|---|---|
| 18(2) | 0 |
| 19(1)(a) | 0 |
| 19(1)(b) | 0 |
| 19(1)(c) | 0 |
| 19(1)(d) | 0 |
| 19(1)(e) | 0 |
| 19(1)(f) | 0 |
| 20 | 0 |
| 21 | 1 |
| 22(1)(a)(i) | 0 |
| 22(1)(a)(ii) | 0 |
| 22(1)(a)(iii) | 0 |
| 22(1)(b) | 0 |
| 22(1)(c) | 0 |
| 22(2) | 0 |
| 22.1 | 0 |
| 22.2 | 0 |
| 22.3 | 0 |
| 22.4 | 0 |
| 23(a) | 0 |
| 23(b) | 0 |
| 24(a) | 0 |
| 24(b) | 0 |
| 25 | 0 |
| 26 | 271 |
| 27 | 1 |
| 27.1 | 0 |
| 28 | 0 |
3.3 Exclusions
| Article | Nombre de demandes |
|---|---|
| 69(1)(a) | 0 |
| 69(1)(b) | 0 |
| 69.1 | 0 |
| 70(1) | 0 |
| 70(1)(a) | 0 |
| 70(1)(b) | 0 |
| 70(1)(c) | 0 |
| 70(1)(d) | 0 |
| 70(1)(e) | 0 |
| 70(1)(f) | 0 |
| 70.1 | 0 |
3.4 Format des documents communiqués
| Papier | Électronique | Autres | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Document électronique | Ensemble de données | Vidéo | Audio | ||
| 1 | 433 | 0 | 0 | 0 | 0 |
3.5 Complexité
3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique
| Nombre de pages traitées | Nombre de pages communiquées | Nombre de demandes |
|---|---|---|
| 16 345 | 7 275 | 476 |
3.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes
| Disposition | Moins de 100 pages traitées |
100 à 500 pages traitées |
501 à 1 000 pages traitées |
1 001 à 5 000 pages traitées |
More than 5 000 pages traitées |
|||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages traitées | Nombre de demandes | Pages traitées | Nombre de demandes | Pages traitées | Nombre de demandes | Pages traitées | Nombre de demandes | Pages traitées | |
| Communication totale | 166 | 675 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 231 | 4 204 | 30 | 6 140 | 6 | 3 893 | 1 | 1 422 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 42 | 11 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 439 | 4 890 | 30 | 6 140 | 6 | 3 893 | 1 | 1 422 | 0 | 0 |
3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio
| Nombre de minutes traitées | Nombre de minutes communiquées | Nombre de demandes |
|---|---|---|
| 0 | 0 | 0 |
3.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio par dispositions des demandes
| Disposition | Moins de 60 minutes traitées | 60 à 120 minutes traitées | Plus de 120 minutes traitées | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Minutes traitées | Nombre de demandes | Minutes traitées | Nombre de demandes | Minutes traitées | |
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo
| Nombre de minutes traitées | Nombre de minutes communiquées | Nombre de demandes |
|---|---|---|
| 0 | 0 | 0 |
3.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par dispositions des demandes
| Disposition | Moins de 60 minutes traitées | 60 à 120 minutes traitées | Plus de 120 minutes traitées | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Minutes traitées | Nombre de demandes | Minutes traitées | Nombre de demandes | Minutes traitées | |
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
3.5.7 Autres complexités
| Disposition | Consultation requise | Avis juridique | Renseignements entremêlés | Autres | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 7 | 7 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 3 | 30 | 33 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 3 | 37 | 40 |
3.6 Demandes fermées
3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi
| Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi | 623 |
|---|---|
| Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la Loi (%) | 93,26347305 |
3.7 Présomptions de refus
3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi
| Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi | Motif principal | |||
|---|---|---|---|---|
| Entrave au fonctionnement / Charge de travail | Consultation externe | Consultation interne | Autres | |
| 45 | 44 | 0 | 0 | 1 |
3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prolongation prise)
| Nombre de jours au-delà des délais prévus par la Loi | Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi où aucune prolongation n'a été prise | Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi où une prolongation a été prise | Total |
|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 11 | 4 | 15 |
| 16 à 30 jours | 6 | 1 | 7 |
| 31 à 60 jours | 7 | 2 | 9 |
| 61 à 120 jours | 4 | 3 | 7 |
| 121 à 180 jours | 1 | 2 | 3 |
| 181 à 365 jours | 1 | 1 | 2 |
| Plus de 365 jours | 1 | 1 | 2 |
| Total | 31 | 14 | 45 |
3.8 Demandes de traduction
| Demandes de traduction | Acceptées | Refusées | Total |
|---|---|---|---|
| De l'anglais au français | 0 | 0 | 0 |
| Du français à l'anglais | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 |
Section 4 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
| Alinéa 8(2)(e) | Alinéa 8(2)(m) | Paragraphe 8(5) | Total |
|---|---|---|---|
| 0 | 0 | 0 | 0 |
Section 5 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
| Disposition des demandes de correction reçues | Nombre |
|---|---|
| Mentions annexées | 0 |
| Demandes de correction acceptées | 0 |
| Total | 0 |
Section 6 : Prorogations
6.1 Motifs des prorogations
| Durée des prorogations | 15(a)(i) Entrave au fonctionnement de l'institution | 15 (a)(ii) Consultation | 15(b) Traduction ou cas de transfert sur support de substitution |
|||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions | Grand nombre de pages | Grand volume de demandes | Documents difficiles à obtenir | Documents confidentiels du Cabinet (article 70) | Externe | Interne | ||
| 72 | 8 | 16 | 26 | 22 | 0 | 0 | 0 | 0 |
6.2 Durée des prorogations
| Durée des prorogations | 15(a)(i) Entrave au fonctionnement de l'institution | 15 (a)(ii) Consultation | 15(b) Traduction ou cas de transfert sur support de substitution |
|||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions | Grand nombre de pages | Grand volume de demandes | Documents difficiles à obtenir | Documents confidentiels du Cabinet (article 70) | Externe | Interne | ||
| 1 à 15 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 jours | 8 | 16 | 26 | 22 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 jours ou plus | 0 | |||||||
| Total | 8 | 16 | 26 | 22 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Section 7 : Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations
7.1a Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations
| Consultations | Autres institutions du gouvernement du Canada | Nombre de pages à traiter | Autres organisations | Nombre de pages à traiter |
|---|---|---|---|---|
| Reçues pendant la période d'établissement de rapport | 1 | 141 | 0 | 0 |
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 1 | 141 | 0 | 0 |
7.1b Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations
| Consultations | Autres institutions du gouvernement du Canada | Nombre de pages à traiter | Autres organisations | Nombre de pages à traiter |
|---|---|---|---|---|
| Fermées pendant la période d'établissement de rapport | 1 | 141 | 0 | 0 |
| Reportées à l'intérieur des délais négociés à la prochaine période d'établissement de rapport | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Reportées au-delà des délais négociés à la prochaine période d'établissement de rapport | 0 | 0 | 0 | 0 |
7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada
| Recommendation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communiquer en entier | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communiquer en partie | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exempter en entier | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclure en entier | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations
| Recommendation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communiquer en entier | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communiquer en partie | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exempter en entier | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclure en entier | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Section 8 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet
8.1 Demandes auprès des services juridiques
| Nombre de jours | Moins de 100 pages communiquées | De 100 à 500 pages communiquées | De 501 à 1 000 pages communiquées | De 1 001 à 5 000 pages communiquées | Plus de 5 000 pages communiquées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
| Nombre de jours | Moins de 100 pages communiquées | De 100 à 500 pages communiquées | De 501 à 1 000 pages communiquées | De 1 001 à 5 000 pages communiquées | Plus de 5 000 pages communiquées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Section 9 : Avis de plaintes et d'enquêtes reçus
| Article 31 | Article 33 | Article 35 | Recours judiciaire | Total |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 0 | 0 | 0 | 1 |
Section 10 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)
10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
| Nombre d'ÉFVP terminées | 0 |
|---|---|
| Nombre d'ÉFVP modifiées | 0 |
10.2 Fichiers de renseignements personnels spécifiques à l'institution et centraux
| Fichiers de renseignements personnels | Actifs | Créés | Supprimés | Modifiés |
|---|---|---|---|---|
| Spécifiques à l'institution | 19 | 0 | 0 | 0 |
| Centraux | 35 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 54 | 0 | 0 | 0 |
Section 11 : Atteintes à la vie privée
11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalée
| Nombre d'atteintes substantielles à la vie privée signalées au SCT | 0 |
|---|---|
| Nombre d'atteintes substantielles à la vie privée signalées au CPVP | 0 |
11.2 Atteintes à la vie privée signalée non-substantielles
| Nombre d'atteintes à la vie privée non-substantielles | 1 |
|---|
Section 12 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
12.1 Coûts répartis
| Dépenses | Montant | |
|---|---|---|
| Salaires | 103 039 $ | |
| Heures supplémentaires | 6 401 $ | |
| Biens et services | ||
| Contrats de services professionnels | 64 447 $ | |
| Autres | 9 249 $ | |
| Total Biens et services | 73 696 $ | |
| Total | 183 136 $ | |
12.2 Ressources humaines
| Ressources | Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels |
|---|---|
| Employés à temps plein | 1,246 |
| Employés à temps partiel et occasionnels | 0,000 |
| Employés régionaux | 0,000 |
| Experts-conseils et personnel d'agence | 0,273 |
| Students | 0,000 |
| Étudiants | 1,519 |