Rapport annuel au parlement 2023-2024 : Loi sur la Protection des Renseignements Personnels

Création et croissance des nouveaux ministères

Depuis la création du Ministère, la Direction de l'Accès à l'information et la protection des renseignements personnels (AIPRP) fournit un soutien en matière de services partagés à RCAANC et à Services aux Autochtone Canada (SAC) par le biais d'un protocole d'entente (PE).

La délégation des responsabilités ministérielles au titre de la LPRP demeure particulière à l'organisation.

Mandat de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada

Le RCAANC continue de renouveler les relations de nation à nation, Inuites-Couronne, de gouvernement à gouvernement entre le Canada et les Premières Nations, les Inuits et les Métis. Son mandat est de moderniser les structures du gouvernement du Canada afin de permettre aux peuples autochtones de renforcer leurs capacités et d'appuyer leur vision de l'autodétermination ; et diriger les travaux du gouvernement du Canada dans le Nord.

La relation doit être fondée sur la reconnaissance des droits, le respect, la coopération et le partenariat. RCAANC s'appuiera sur les progrès qui ont déjà été réalisés, entre autre l'établissement de tables sur les droits et la reconnaissance dans l'ensemble du pays, la création de mécanismes bilatéraux permanents avec les organisations autochtones nationales afin de réaliser des progrès à l'égard des priorités communes, et les progrès réalisés dans l'ensemble du gouvernement pour donner suite aux appels à l'action de la Commission de vérité et réconciliation.

RCAANC est l'un des deux ministères fédéraux qui sont principalement appelés à respecter les obligations et les engagements du gouvernement du Canada envers les membres des Premières Nations, les Inuit et les Métis, et à assumer les responsabilités constitutionnelles du gouvernement fédéral dans le Nord. Le mandat général et les responsabilités variées de RCAANC sont façonnés par des siècles d'histoire et par des défis démographiques et géographiques uniques. Ce mandat découle de la Loi constitutionnelle de 1982, de la Loi sur les Indiens, de la Loi sur le ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien (précédé de la Loi sur le ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien), des Lois territoriales, des traités, des ententes sur les revendications globales et l'autonomie gouvernementale, ainsi que de diverses autres Lois qui concernent les Autochtones et le Nord.

Administration de la LPRP au sein de RCAANC

Le bureau de l'AIPRP de RCAANC administre les demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information (LAI) et de la LPRP. Le Secrétariat général est membre du Comité de la haute direction de RCAANC. Le Secrétariat général gère également le PE pour RCAANC. La Direction coordonne et met également en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures pour assurer la conformité du Ministère à la LAI et à la LPRP.

Des présentations en atelier, des cours de formation et des séances de sensibilisation conçus pour accroître l'accès à l'information et la capacité de protection des renseignements personnels dans l'ensemble du Ministère sont également offerts par la Direction de l'AIPRP.

En vertu d'un protocole d'entente sur les services partagés, tous les analystes de l'AIPRP ont traité les demandes de RCAANC et de SAC. Les demandes varient en volume et en complexité en fonction de leur niveau de classification.

RCAANC assume en partie la responsabilité de la collecte des documents des institutions qui l'ont précédé, entre autres Affaires autochtones et du Nord Canada et Affaires indiennes et du Nord Canada. À ce titre, la ministre des Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada a priorisé la réparation des torts causés par les pensionnats, ce qui suppose l'échange de renseignements sous le contrôle du Ministère. Les analystes possédant une expertise en matière de protection des renseignements personnels collaborent avec les secteurs afin de fournir des conseils sur les activités de partage de documents.

La Direction de l'AIPRP fournit des conseils et une orientation au Ministère sur plusieurs sujets :

1. Application de la LAI et de la LPRP;
2. Communication de renseignements de nature délicate ou protégés au public;
3. Éducation et sensibilisation aux questions d'accès à l'information et de protection de la vie privée dans l'ensemble du Ministère;
4. Publications proactives;
5. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) ministérielles;
6. Divulgation autorisée de renseignements personnels en vertu du paragraphe 8(2) de la LPRP;
7. Énoncés pertinents de la LPRP sur les instruments de collecte de données (p. ex., formulaires, sondages et événements enregistrés);
8. Mises à jour dans Info Source et préparation et enregistrement des fichiers de renseignements personnels et des catégories de documents connexes;
9. Protocoles entourant les atteintes à la vie privée;
10. Prestation de conseils sur la protection des renseignements personnels dans les protocoles d'entente, les ententes sur l'échange de renseignements et les ententes intergouvernementales sur l'échange de renseignements plus complexes.

L'équipe d'accueil trie et coordonne la réception des demandes d'information sous le contrôle du Ministère faites conformément à la LAI et à la LPRP.

L'équipe des opérations s'assure qu'une réponse est apportée dans les délais législatifs. Toutes les demandes sont suivies à l'aide du système de suivi « AccessPro Case Management ».

L'équipe des politiques et de la protection des renseignements personnels est disposée à prodiguer des conseils d'expert, à tenir à jour et à surveiller les risques liés à la vie privée, d'aider RCAANC à élaborer la formation sur la politique en matière de protection des renseignements personnels. Elle aide aussi RCAANC à élaborer des politiques ministérielles qui reflètent la relation unique du Ministère avec ses clients et ses partenaires autochtones, tout en veillant à ce que le Ministère s'acquitte des obligations que lui confère la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les spécialistes en protection des renseignements personnels fournissent des conseils importants sur la protection des renseignements personnels associés pour un nombre de programmes évoluant, et supportent la protections des renseignements personnels au eein du Département.

L'établissement de politiques et de procédures se poursuit, dans le contexte d'une réalité intergouvernementale en évolution, de sorte que des décisions stratégiques concernant le traitement des renseignements personnels soient prises tout au long du cycle de vie des programmes de RCAANC.

En plus de la Direction de l'AIPRP, des agents de liaison de l'AIPRP (ALA) se trouvent dans chacun des secteurs et des bureaux régionaux de RCAANC. Ces agents de liaison reçoivent les demandes de la Direction de l'AIPRP et confient celles-ci aux responsables compétents dans leur secteur.

Les ALA jouent un rôle essentiel en veillant à ce que les demandes soient communiqués aux experts en matière, assurent que l'ensemble des documents, des énoncés des répercussions et les approbations soient obtenus et communiqués aux fonctionnaires de la Direction de l'AIPRP en respectant les délais établis.

Le bureau de l'AIPRP est présentement en transition vers un nouveau logiciel de gestion de de dossiers; ATIPXpress. Celui-ci fut acquis par SAC et RCAANC afin de remplacer un logiciel qui n'est plus soutenu et sera bientôt supprimé. Cette solution a été choisie dans l'espoir d'accroître l'efficacité, de réduire les délais de traitement et de rationaliser le traitement des demandes. Cela pourrait à son tour réduire le nombre de plaintes que nous recevons, atténuer les pressions exercées par le Commissariat à l'information et les Commissaires à la protection de la vie privée du Canada, et améliorer le service au public.

Ce nouveau système de gestion des dossiers fournit un outil soutenu, stable et technologiquement contemporain qui permet de gérer les charges de travail des deux départements de manière fluide au sein d'un seul système, réduisant ainsi le temps de traitement. Le nouveau logiciel devrait être mise en œuvre au cours de l'exercice 2024-2025.

Le l'équipe des opérations de l'AIPRP a créé et a mis en œuvre un programme de développement. Ce programme est basé sur des critères de performance prédéterminés qui définissent clairement les attentes à chaque niveau, de CR-04 à PM-06. Un employé peut choisir de participer au programme afin de développer ses compétences et d'acquérir de l'expérience. Grâce aux conseils des chefs d'équipe, les employés peuvent progresser au sein de l'organisation.

Ce programme a été créé avec le but de soutenir un environnement d'ouverture et de transparence, et ce afin de développer et de conserver le personnel actuel en offrant des possibilités de croissance au sein du Bureau de l'AIPRP. Le programme de développement connaît un grand succès et, chaque année, de plus en plus d'analystes sont promus à des postes de niveau supérieur. Au cours de la période couverte par le présent rapport, onze analystes ont été promus ou ont bénéficié d'opportunités d'intérim sur la base de leur réussite dans le cadre du programme.

Le département s'est engagé à faire preuve de transparence et de responsabilité en vertu de la loi et continue de travailler à l'amélioration de ses performances afin de fournir les normes de service les plus élevées pour les demandes d'accès à l'information.

Le département a continué à utiliser les outils Microsoft Office 365 pour des communications internes, ainsi que pour s'engager avec les experts en matière. Le bureau de l'AIPRP a également tiré parti de ces outils pour le transfert d'informations avec les secteurs pour permettre la continuité des activités au sein du modèle de travail hybride.

Pour mieux servir ses clients, le département participe au Service de demande en ligne d'accès à l'information et de protection de la vie privée. Les clients peuvent soumettre des demandes en vertu de la Loi par le biais de ce portail en ligne administré par le SCT.

En avril 2023, le Bureau de l'AIPRP a retourné sur le site de travail dans le cadre d'un modèle hybride. Les conditions d'intervention en cas de pandémie ont considérablement réduit l'utilisation du papier. Au cours de la période couverte par le présent rapport, le bureau a principalement reçu des demandes et des documents électroniques et, dans la plupart des cas, a fourni des dossiers de communication par voie électronique aux demandeurs grâce à E-post Connect, qui a été mis en œuvre en février 2020.

Le département continue d'utiliser des outils électroniques pour faciliter la collecte, la consultation et le traitement des informations, même avec le retour au travail en mode hybride.

Bureau du directeur

Le Directeur (EX–01), à titre de Coordonnateur institutionnel de l'AIPRP, détient tous les pouvoirs délégués prévus par la Loi. Pour les fonctions administratives journalières, celui-ci est appuyé par un Directeur adjoint des Opérations (PM–06), un Directeur adjoint des Politiques et de la protection des renseignements personnels (PM–06), un Adjoint administratif (AS–01), ainsi que par un Administrateur des systèmes (AS‑04) pour la production de rapports.

Équipe des Politiques et de la protection des renseignements personnels

L'équipe est dirigée par deux Chefs d'équipe (PM–05), qui sont responsables de l'aperçu du traitement des demandes par leur équipe, y compris l'examen des demandes liées aux politiques et à la protection de la vie privée. Celle-ci est formée d'Analystes aux niveaux PM–04, PM–03 et PM–02, qui répondent aux questions liées à la protection de la vie privée (telles que les atteintes à la vie privée, les demandes de divulgation ordonnées par le tribunal, les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée) et offrent de la formation et des conseils en matière de la protection de la vie privée, avec le soutien d'un commis d'accueil (CR–04).

Équipe des Opérations

L'équipe des opérations est dirigée par trois Chefs d'équipe (PM-05), qui sont responsables de l'aperçu du traitement des demandes par leur équipe, y compris l'examen des demandes complétées. L'équipe des opérations est composée d'Analystes aux niveaux PM-04, PM-03 et PM-02 qui traitent les demandes d'accès et de confidentialité de volume et de complexité variables, ainsi que la formation.

Équipe de réception

L'équipe d'accueil est dirigée par un Chef d'équipe (PM-05) et est composée de divers agents d'accueil. (PM-04, PM-01 et CR-04), qui saisissent toutes les demandes dans le système électronique de gestion des cas, accusent réception des demandes, effectuent des services d'imagerie, interagissent avec le public et y répondent.

1. Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En 2023-2024, RCAANC a reçu 47 demandes et 6 autres demandes ont été reportées de l'année précédente, ce qui représente un total de 53 demandes à traiter au cours de la période référence. Le Ministère a traité 46 demandes, et a reporté 7 demandes dans la prochaine période de référence (2024-2025).

2. Demandes informelles

Par définition, une demande informelle est une demande pour une copie de documents divulgués dans le contexte d'une demande traité précédemment. Aucune demande informelle n'a été reçue en vertu de la LPRP en 2023-2024.

3. Demandes fermées au cours de la période visée par le rapport

3.1 Disposition et délais de traitement

Des 46 demandes fermées pendant la période visée, RCAANC a pu divulguer entièrement ou partiellement des documents dans 16 cas, soit 34 % des demandes. Le résultat le plus fréquent des demandes traitées au cour de la période de rapport fut des cas où aucun document n'existe, représentant 16 cas (soit 34 %). Les documents furent exemptés entièrement dans 1 (un) cas. Dans 13 cas, les demandes ont été abandonnées par le requérant, avec la cause étant possiblement l'état incomplet de la demande, ou bien en raison du fait que les autorisations nécessaires à la communication n'étaient pas présents sur le dossier. (tableau 3.1.1).

Équivalent textuel pour : Tableau 3.1.1 Pourcentage de dossiers complets pour chaque communication

Disposition	Pourcentage des demandes
Communication complète	15 %
Communication partielle	20 %
Exemptés entièrement	2 %
Aucun document n'existe	35 %
Demande abandonnée	28 %

Au cours de la période de référence visée par ce rapport, 20 demandes ont été traitées et fermées dans les 15 jours suivant leur réception et 8 autres demandes ont été fermées dans les 30 jours. Ainsi, 61  % des demandes reçues ont été fermées dans un délai de 30 jours. De plus, 9 dossiers supplémentaires ont été traités entre 31 et 60 jours après leur réception, avec ou sans prolongation consignée dans le dossier. Les 9 dossiers restants ont été traités en 61 jours ou plus.

Tableau 3.1.2 Décisions et délais de traitement

Disposition	Délais de traitement (jours)
	1 à 15	16 à 30	31 à 60	61 à 120	121 à 180	181 à 365	> 365	Total
Communication complète	0	3	2	1	0	1	0	7
Communication partielle	0	0	4	3	1	1	0	9
Exception totale	0	0	0	0	1	0	0	1
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Aucun document n'existe	8	4	3	1	0	0	0	16
Demande abandonnée	12	1	0	1	0	0	0	13
Ni confirmée ni rejetée	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	20	8	9	5	2	2	0	46

4. Communication en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5) de la LPRP

Le paragraphe 8(2) de la LPRP décrit les circonstances dans lesquelles des renseignements personnels relevant d'une institution fédérale peuvent être divulgués sans le consentement de la personne qu'ils concernent. En 2023-2024, RCAANC a fait aucune communication autorisée en vertu des alinéas 8(2)(e) et 8(2)(m). Le Conseil du Trésor du Canada exige que ces communications autorisées soient indiquées dans le rapport statistique.

Aucune communication n'a été autorisée en vertu des alinéa 8(2)(e) suite aux demandes d'organismes d'enquête, conformément à la LPRP. La Loi autorise la divulgation de renseignement personnelles à un organisme d'enquête déterminé par les règlement et qui en fait la demande par écrit, dans le but d'appliquer une loi du Canada ou d'une province ou pour la tenue d'enquêtes licites, pourvu que la demande précise les fins auxquelles les renseignements sont destinés et la nature des renseignements demandés.

Aucune communication n'a été autorisée en vertu des alinéa 8(2)(m). La LPRP autorise la divulgation en vertu de l'alinéa 8(2)(m) à toute fin lorsque, de l'avis du responsable de l'institution, des raisons d'intérêt public justifient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou la communication procure un avantage certain à la personne concernée par les renseignements.

Le Commissariat à la protection de la vie privée doit être informé des communications conformément à l'alinéa 8(2)(m) comme l'exige l'article 8(5) de LPRP. Cela n'a pas été nécessaire en 2023-2024.

Autres communication permises non-saisies dans le rapport statistique :

Il y a eu trois (13) communications autorisées en vertu de l'alinéa 8(2)(d) conformément à la LPRP, suite aux demandes du Ministère de la Justice. La LPRP permet la communication de renseignements personnels au procureur général du Canada pour son utilité dans des poursuites judiciaires intéressant la Couronne du chef du Canada ou le gouvernement fédéral.

Il y a eu deux (2) communications autorisées en vertu de l'alinéa 8(2)(f), en vertu d'un accord ou d'une entente entre le gouvernement du Canada et une autre juridiction aux fins de l'administration ou de l'application d'une loi ou de la réalisation d'une enquête licite.

Il y a eu une (1) divulgation autorisée en vertu de l'article 8(2)(j), à la suite de demandes visant à entreprendre des activités de recherche ou de statistique. La LPR autorise la divulgation d'informations personnelles à toute personne ou organisme à des fins de recherche ou de statistiques, sous réserve de dispositions spécifiques.

Il y a eu quarante-cinq (45) communications autorisées en vertu de l'alinéa 8(2)(k), conformément à la LPRP, à la suite des demandes des chercheurs autorisés identifiés. La LPRP permet la communication de renseignements personnels dans le but de faire des recherches ou de valider les revendications, les différends ou les griefs de l'un ou l'autre des peuples autochtones du Canada.

Le Ministère a traité un total de 64 demandes en vertu de l'alinéa 8(2) de la LPRP en 2023-2024.

5. Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Pendant la période de référence, il n'y a eu aucune demande de correction de renseignements personnels ou mention.

6. Prorogations

Ordonnance de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels signée le 28 janvier 2021

Désignation en vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information

6

Informer les demandeurs que nous avons besoin de renseignements supplémentaires pour donner suite à leur demande

7(a)

Aviser par écrit le demandeur que nous pouvons donner suite à la demande

8(1)

Demande de transfert à une autre institution ou accepter le transfert d'une autre institution

9

Proroger les délais

10

Refuser de reconnaître ou de nier l'existence de documents

11

Facturer des frais supplémentaires

12

Fournir l'accès en média substitut

13

Renseignements exemptés obtenus à titre confidentiel

14

Renseignements exemptés relatifs aux affaires fédérales-provinciales

15

Renseignements exemptés relatifs aux affaires internationales et/ou à la défense

16

Renseignements exemptés relatifs à l'application de la loi et aux enquêtes

17

Renseignements exemptés relatifs à la sécurité des personnes

18

Renseignements exemptés relatifs aux intérêts économiques du Canada

19

Renseignements personnels protégés

20

Exempter ou divulguer des renseignements de tiers

21

Exempter les renseignements relatifs aux conseils, aux processus décisionnels des plans et des postes gouvernementaux, etc.

22

Renseignements exemptés relatifs aux procédures d'essai ou aux vérifications

23

Renseignements exemptés relatifs au secret professionnel de l'avocat

24

Renseignements exemptés assujettis à des interdictions législatives ou à d'autres lois du Parlement

25

Séparer les informations

26

Renseignements exemptés à publier dans les 90 jours

27(1)(4)

Aviser les tiers de leurs droits de fournir des commentaires ou des observations concernant la divulgation de leurs dossiers

28

Recevoir des représentations de tiers; prendre la décision de communiquer ou non le document ou une partie de celui-ci; et aviser le tiers du droit d'interjeter appel devant la Cour fédérale

29(1)

Divulguer de l'information sur la recommandation du commissaire à l'information

33

Informer le commissaire à l'information de toute participation d'un tiers

35(2)

Présenter des observations au commissaire à l'information au cours d'une enquête

37(4)

Communiquer des renseignements au plaignant

43(1)

Émettre un avis à un tiers d'une demande de révision judiciaire

44(2)

Émettre un avis à un demandeur indiquant qu'un tiers a présenté une demande de révision par le tribunal

52

Demander des règles spéciales pour les audiences

69

Exclure les documents confidentiels du Cabinet

71

Inspecter et exempter les renseignements dans les manuels

72(1)

Préparer un rapport annuel au Parlement

77

S'acquitter des responsabilités conférées au responsable de l'institution par les règlements pris en vertu de l'article qui ne sont pas inclus dans ce qui précède

Annexe de la délégation de pouvoirs

Veuillez consulter Loi sur l'accès à l'information pour obtenir de plus amples renseignements sur la Loi sur l'accès à l'information.

Désignation en vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Sections et pouvoirs, devoirs ou fonctions

8(2)

Communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée

8(4)

Conserver des copies des demandes présentées en vertu de l'alinéa 8(2)e), tenir des registres des renseignements communiqués à la suite de ces demandes et mettre ces documents à la disposition du commissaire à la protection de la vie privée

8(5)

Aviser par écrit la commissaire à la protection de la vie privée de la communication en vertu de l'alinéa 8(2)m)

9(1)

Conserver un dossier d'utilisation des renseignements personnels

9(4)

Aviser la commissaire à la protection de la vie privée de l'utilisation uniforme des renseignements personnels et mettre à jour l'index en conséquence

10

Inclure des renseignements personnels dans des fichiers de renseignements personnels

11(a)

Publier annuellement un index de tous les fichiers de renseignements personnels et de leur contenu respectif

11(b)

Publier annuellement un index de tous les renseignements personnels détenus par l'institution qui ne fait pas partie d'une banque

14

Répondre à la demande d'accès, dans les délais prévus par la loi; donner accès ou donner un préavis

15

Proroger le délai et aviser le demandeur

16

Lorsque l'accès est refusé

17(2)(b)

Langue d'accès ou autre format d'accès

17(3)(b)

Accès aux renseignements personnels en média substitut

18(2)

Peut refuser de communiquer des renseignements contenus dans un fichier inconsultable

19(1)

Refuser de communiquer des renseignements obtenus à titre confidentiel d'un autre gouvernement

19(2)

Peut communiquer tout renseignement visé au 19(1) si l'autre gouvernement y consent ou les rend publiques

20

Peut refuser de communiquer des renseignements préjudiciables aux affaires fédérales-provinciales

21

Peut refuser de communiquer des renseignements préjudiciables aux affaires internationales ou à la défense

22

Peut refuser de communiquer des renseignements préjudiciables à l'application de la loi et aux enquêtes

23

Peut refuser de communiquer des renseignements préjudiciables aux autorisations de sécurité

24

Peut refuser de communiquer les renseignements recueillis par le Service canadien des pénitenciers, le Service national des libérations conditionnelles ou la Commission nationale des libérations conditionnelles

25

Peut refuser de communiquer des renseignements préjudiciables qui pourraient menacer la sécurité des personnes

26

Peut refuser de divulguer des renseignements sur d'autres personnes et refuser de divulguer de tels renseignements lorsque la divulgation est interdite en vertu de l'article 8

27

Peut refuser de communiquer des renseignements sous réserve du secret professionnel de l'avocat

28

Peut refuser de communiquer des renseignements relatifs à la santé physique ou mentale d'une personne lorsque la divulgation est contraire à l'intérêt supérieur de la personne

31

Recevoir un avis d'enquête de la commissaire à la protection de la vie privée

33(2)

Présenter des observations au commissaire à la protection de la vie privée au cours d'une enquête

35(1)

Recevoir le rapport de la commissaire à la protection de la vie privée sur les conclusions de l'enquête et donner avis des mesures prises

35(4)

Donner au plaignant l'accès aux renseignements après l'avis en date de l'alinéa 35(1)b)

36(3)

Recevoir le rapport de la commissaire à la protection de la vie privée sur les conclusions d'enquête des personnes exemptées

37(3)

Recevoir un rapport des conclusions de la commissaire à la protection de la vie privée après une enquête de conformité lorsque l'institution ne s'est pas conformée aux articles 4 à 8

51(2)(b)

Demander que l'affaire soit entendue et tranchée dans la région de la capitale nationale

51(3)

Demander et se voir accorder le droit de présenter des observations à l'audience en vertu de l'article 51

72(1)

Préparer un rapport annuel au Parlement

77

S'acquitter des responsabilités conférées au responsable de l'établissement par les règlements pris en vertu de l'article 77 qui ne sont pas inclus ci-dessus

Annexe de la délégation de pouvoirs

Veuillez consulter Loi sur la protection des renseignements personnels pour obtenir de plus amples renseignements sur la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada

Période d'établissement de rapport : 4/1/2023 to 3/31/2024