Rapport annuel au parlement 2023-2024 : Loi sur l'accès à l'information

I. Introduction

La Loi sur l'accès à l'information (LAI) a pour objet de conférer aux Canadiennes et aux Canadiens le droit d'accès aux documents qui relèvent d'une institution fédérale, à l'exception des documents assujettis à certaines exceptions et exclusions précises.

Le présent rapport fait état des activités de Relations Couronne Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC) en matière d'accès à l'information du 1er avril 2023 au 31 mars 2024.

Le rapport annuel est déposé au Parlement conformément à l'article 94 de la LAI, et conformément à l'article 20 de la Loi sur les frais de service. Le rapport décrit les activités de RCAANC qui contribuent à assurer le respect des Lois et règlements sur l'accès à l'information

II. Organisation

III. Ordonnance de délégation de pouvoirs

En vertu de l'article 95 de la LAI, le ministre peut déléguer à des responsables ministériels ses pouvoirs et responsabilités en ce qui concerne l'administration de la LAI au sein de RCAANC.

Pendant la période visée par le rapport, l'ordonnance de délégation de pouvoirs signée le 28 janvier 2021 par l'honorable Marc Miller, ministre des Relations Couronne-Autochtones était en vigueur (Annexe A). L'ordonnance délègue la totalité des pouvoirs et des responsabilités d'application de la LAI aux personnes suivantes :

• Sous-ministre ;
• Sous-ministre délégué ;
• Secrétaire ministériel ;
• Coordonnateur de l'AIPRP ;
• Directeur adjoint

IV. Interprétation du rapport statistique

Le rapport statistique des RCAANC et le rapport supplémentaire ont été présentés au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) le 15 juillet 2024 (Annexe B). Le rapport présente en détail divers aspects des demandes reçues et traitées RCAANC au courant de la période du 1er avril 2023 au 31 mars 2024.

1. Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Nombre de demandes

En 2023 2024, RCAANC a reçu 239 demandes, ce qui représente une augmentation d'environ 5 % comparativement aux 227 demandes reçues en 2022 2023 (tableau 1.1), Avec l'ajout de 179 demandes reportées de l'exercice précédent, pour un nombre total général de 418 demandes à traiter au cours de la période visée par le rapport. La Direction de l'AIPRP a traité 235 demandes et a reporté 183 demandes à la prochaine période visée (2024 2025).

La liste des demandes d'accès à l'information complétées de RCAANC est publiée sur le site Web du gouvernement ouvert.

Tableau 1.1a 2020-2024 Nombre de demandes reçues et reportés de la période de rapport précédente

Nombre de demandes	2020-2021	2021-2022	2022-2023	2023-2024
Reçues pendant la période visée par le rapport	196	303	227	239
Reportées de la période précédente	265	215	216	179
Total	461	518	443	418

Tableau 1.1b 2020-2024 Nombre de demandes réglées et reportées à la période de rapport suivante

Nombre de demandes	2020-2021	2021-2022	2022-2023	2023-2024
Réglées pendant la période visée par le rapport	236	305	266	235
Reportées à la période suivante	225	213	177	183

1.2 Sources des demandes

Sur les 239 demandes reçues pendant la période visée par le rapport, 95 (40 %) provenaient d'individus s'identifiant comme membres du public, 61 (26 %) provenaient des entreprises du secteur privé, et 27 (11 %) provenaient du secteur académique (tableau 1.2). Lors des années précédentes, la principale source de requérants furent les médias et les membres du public.

Équivalent textuel pour le graphique Tableau 1.2 Sources des demandes de 2020 à 2024

	Public	Médias	Entreprise	Organisation	Secteur universitaire	Refus de s'identifier
2020-2021	33	12	70	10	56	15
2021-2022	85	26	61	13	78	40
2022-2023	41	10	42	3	64	67
2023-2024	24	27	61	7	95	25

1.3 Modes des demandes

Les modes de présentation des demandes servent à déterminer le mécanisme utilisé par le public canadien pour demander des documents au Ministère : portail du gouvernement ouvert du Canada, courriel, courrier, téléphone ou télécopieur. Le portail en ligne du gouvernement du Canada était le mécanisme le plus utilisé pour demander des documents au Ministère. (Tableau 1.3)

Tableau 1.3 Modes des demandes

Mode	Nombre de demandes
En ligne	220
Courriel	15
Poste	4
En personne	0
Téléphone	0
Télécopieur	0
Total	239

2. Demandes informelles

Une demande informelle est définie comme une demande de copies de demandes d'accès à l'information précédemment traitées et divulguées. La politique du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) exige que les institutions affichent publiquement les sommaires de demandes formelles complétées mensuellement. Les ministères ne facturent pas de frais pour les demandes informelles et il n'y a pas de délais législatifs pour répondre à ces demandes. De plus, les requérants n'ont aucun droit légal de déposer une plainte auprès du Commissariat à l'information du Canada (CIC).

2.1 Nombre de demandes informelles

Au cours de la période de référence 2023-2024, RCAANC a reçu 227 demandes informelles, soit une diminution de 55 % par rapport aux 617 demandes reçues en 2022-2023. Avec l'ajout de 470 demandes qui ont été reportées de l'année précédente, cela reflétait un total de 747 demandes informelles à traiter. La Direction de l'AIPRP a traité 628 demandes et a reporté 119 demandes à la prochaine période de rapport 2024-2025.

Équivalent textuel pour le graphique Tableau 2.1 Nombre de demandes informelles reçues

Année	Nombre de demandes
2020-2021	111
2021-2022	157
2022-2023	617
2023-2024	277

2.2 Mode des demandes informelles

Les modes de présentation des demandes servent à déterminer le mécanisme utilisé par le public canadien pour demander des documents au Ministère : portail du gouvernement ouvert du Canada, courriel, courrier, téléphone ou télécopieur. Au cours de la dernière période visée par le rapport, la majorité des demandes informelles ont été reçues par courriel. (Tableau 2.2)

Tableau 2.2 Mode des demandes informelles

Mode	Nombre de demandes
En ligne	258
Courriel	19
Poste	0
En personne	0
Téléphone	0
Télécopieur	0
Total	277

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

Le tableau 2.3 présente le pourcentage de demandes informelles réglées, par délai de traitement, pour les 628 demandes traitées au cours de la période visée par le rapport de 2023-2024. Autrement dit, les demandes sont présentées en fonction du nombre de jours consacrés à leur traitement.

Équivalent textuel pour le graphique Tableau 2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

Jours	percentage
De 1 à 15 jours	4 %
De 16 à 30 jours	3 %
De 31 à 60 jours	5 %
De 61 à 120 jours	7 %
De 121 à 180 jours	6 %
De 181 à 365 jours	43 %
Plus de 365 jours	32 %

2.4 Pages communiquées informellement

Cette section fournit des renseignements sur le nombre de demandes informelles fermées relativement aux pages communiquées. Le tableau 2.4 fournit des renseignements sur le nombre de demandes informelles qui ont été fermées au cours de la période de rapport 2023-2024 et qui relèvent de chaque plage de pages communiquées. Parmi les 628 demandes informelles complétés, 434 représentaient des demandes pour des copies de documents traités dans le contexte d'un dossier posée précédemment en vertu de la LAI.

Tableau 2.4 Pages communiquées informellement

Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées
Moins de 100	374	4 140
De 100 à 500	43	9 531
De 501 à 1 000	8	5 724
De 1 001 à 5 000	8	18 294
Plus de 5 000	1	5 761
Total	434	43 450

2.5 Pages recommuniquées informellement

Parmi les 628 demandes informelles complétés, 194 de celles-ci représentent des demandes ou les documents furent recommuniqués informellement. Ces demandes sont placés pour obtenir des copies de documents ayant étés divulgués dans le contexte d'une demande informelle précédente.

Tableau 2.5 Pages recommuniquées informellement

Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées
Moins de 100	138	3 217
De 100 à 500	42	7 294
De 501 à 1 000	11	6 414
De 1 001 à 5 000	3	4 512
Plus de 5 000	0	0
Total	194	21 437

4. Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

4.1 Disposition et délai de traitement

Parmi les 235 demandes fermées pendant la période visée par le rapport, RCAANC a été en mesure de divulguer des renseignements, soit partiellement ou entièrement, dans 109 cas (46 % des demandes) (tableau 4.1.1).

Équivalent textuel pour le graphique Tableau 4.1.1 Pourcentage des dossiers fermés, en fonction de la divulgation

Dispositions	Pourcentage
Communication totale	7 %
Communication partielle	39 %
Exception totale	1 %
Exclus totale	0 %
Aucun document n'existe	36 %
Demande transférée	4 %
Demande abandonnée	13 %

Environ 17 % des demandes ont été abandonnées ou transférées à l'institution gouvernementale appropriée (soit 47 cas). Dans seulement 1 % de toutes les demandes (soit 2 cas), les dossiers pertinents ont été entièrement retenus en vertu des dispositions de la Loi. Enfin, il n'y avait aucun document en réponse à 36 % des demandes (soit 85 cas) (tableau 4.1.2).

Tableau 4.1.2 Disposition et délai de traitement

Disposition	Délai de traitement (jours)
	1 à 15	16 à 30	31 à 60	61 à 120	121 à 180	181 à 365	> 365	Total
Communication totale	0	5	2	6	0	1	3	17
Communication partielle	0	1	8	14	19	19	31	92
Exception totale	0	0	0	0	0	0	2	2
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Aucun document n'existe	20	30	19	9	3	4	0	85
Demande transférée	2	6	0	1	1	0	0	10
Demande abandonnée	15	6	4	0	0	1	3	29
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0	0	0	0
Refus d'agir avec l'approbation de la Commissaire à l'information	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	37	48	33	30	30	23	39	235

4.2 Exceptions

L'exception la plus fréquemment invoquée au cours de la période visée par le rapport était le paragraphe 21(1) de la Loi (avis et délibérations), qui a été cité dans 144 demandes (tableau 4.2). La deuxième exception la plus couramment utilisée était l'article 20(1) (renseignements sur des tiers), qui a été appliqué dans 94 cas, et enfin le paragraphe 19(1) (renseignements personnels) qui a été appliqué dans 64 cas.

Tableau 4.2 Nombre de demandes réglées lorsque des dispositions d'exceptions ont été invoquées

Disposition	Nombre de demandes
13(1)c)	9
13(1)e)	8
14	3
14a)	10
14b)	1
15(1)	1
16(1)c)	1
16(2)	6
16(2)c)	10
18(b)	1
18(d)	2
19(1)	64
20(1)(a)	2
20(1)(b)	44
20(1)(c)	23
20(1)d)	25
21(1)(a)	48
21(1)(b)	60
21(1)(c)	33
21(1)(d)	3
23	25
26	1

4.3 Exclusions

En 2023 2024, le Ministère a utilisé 20 dispositions d'exclusion obligatoire dans les demandes traitées. Les dispositions d'exclusion ont été plus fréquemment mises en application pour les dossiers liés à un mémoire au Cabinet, en vertu de la section 69(1)(g) re (a) de la Loi. (tableau 4.3).

Tableau 4.3 Nombre de demandes réglées lorsque des dispositions d'exclusion ont été invoquées

Disposition	Nombre de demandes
68(a)	2
68.1	2
68.2(a)	2
69(1)	1
69(1)(a)	1
69(1)(c)	1
69(1)(g) re (a)	5
69(1)(g) re (b)	2
69(1)(g) re (c)	1
69(1)(g) re (e)	3

4.4 Format des documents communiqués

Au cours de la période visée par le rapport, la majorité des réponses ont été communiquées aux requérant par voie électronique, au moyen du service Connexion Postel ou par courriel. À deux (2) reprises, des personnes qui n'avaient pas accès à la récupération de documents par voie électronique ont reçu des copies papier par la poste (tableau 4.4).

Tableau 4.4 Format des documents communiqués

Papier	Voie électronique				Autres
	Document électronique	Ensemble de données	Vidéo	Audio
2	107	0	0	0	0

4.5 Complexité

Les sections suivantes décrivent en détail plusieurs éléments ayant une incidence sur la complexité des demandes traitées en 2023-2024.

4.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

Sur les 235 demandes réglées, 140 demandes ont généré 83 528 pages à traiter. Le nombre total de pages communiquées a été de 24 281 pages au cours de la période visée par le rapport (tableau 4.5.1).

Tableau 4.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

Nombre de pages traitées	Nombre de pages communiquées	Nombre de demandes
83 528	24 281	140

4.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

Sur les 140 demandes, 84 (60 %) nécessitaient le traitement de 100 pages ou moins. 44 demandes contenaient entre 101 et 1 000 pages, requérant le traitement de 15 232 pages en total. 4 (quatre) demandes contenaient plus de 5 000 pages, requérant le traitement d'un total de 51 317 pages de documents.

Tableau 4.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

Disposition	< 100 pages		101-500 pages		501-1 000 pages		1001-5 000 pages		> 5 000 pages
	Demandes	Pages	Demandes	Pages	Demandes	Pages	Demandes	Pages	Demandes	Pages
Communication totale	15	369	2	298	0	0	0	0	0	0
Communication partielle	42	1 434	28	6 046	12	8 162	8	15 075	2	13 944
Exception totale	1	18	0	0	0	0	0	0	1	5 700
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	26	83	1	160	1	566	0	0	1	31 673
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Refus d'agir avec l'approbation de la Commissaire à l'information	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	84	1 904	31	6 504	13	8 728	8	15 075	4	51 317

4.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

Aucun fichier audio n'a été fourni au bureau de l'AIPRP des RCAANC en réponse à une demande de l'ATIA.

4.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio par disposition des demandes

Aucun fichier audio n'a été fourni au bureau de l'AIPRP des RCAANC en réponse à une demande de l'ATIA.

4.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

Aucun fichier vidéo n'a été fourni au bureau de l'AIPRP des RCAANC en réponse à une demande de l'ATIA

4.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par disposition des demandes

Aucun fichier vidéo n'a été fourni au bureau de l'AIPRP des RCAANC en réponse à une demande de l'ATIA

4.5.7 Autres complexités

Pendant la période visée par le rapport, le Ministère a dû consulter avec d'autres institutions gouvernementales à 42 reprises, et avec des organismes hors du gouvernement fédéral à 6 reprises. Les institutions les plus consultés par le Ministère furent Sécurité publique Canada, Pêche et océans Canada, et le Bureau du Conseil Privé. Des consultations ont été requises avec des tiers partis à 114 reprises, et ce avec des Premières Nations, des organisations et entreprises du secteur privé. Plus qu'une demande de consultation peux être requise par demande. Autres complexités ont inclus le haut niveau de complexités de certaines demandes, des demandes pour des contenus de bases de données, ainsi que des instances ou les documents ont dû être récupérés d'autres régions (tableau 4.5.7).

Tableau 4.5.7 Autres complexités

Disposition	Consultation requise	Avis juridique	Autres	Total
Communication totale	5	0	10	15
Communication partielle	45	8	38	91
Exception totale	2	0	0	2
Exclusion totale	0	0	0	0
Demande abandonnée	3	0	10	13
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0
Refus d'agir avec l'approbation de la Commissaire à l'information	0	0	0	0
Total	55	8	58	121

4.6 Demandes fermées

4.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

La section suivante indique le nombre et le pourcentage de demandes traitées dans les délais prévus par la Loi, avec ou sans prolongation, au cours de la période visée par le rapport en cours. Dans l'ensemble, 142 dossiers ont été fermés dans les délais législatifs, ce qui représente un taux de conformité de 60 %. Les résultats de 2023-2024 démontrent une diminution des taux de conformité par rapport au niveau de 67 % atteints lors de l'exercice précédent.

Tableau 4.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi	142
Pourcentage de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi (%)	60.42553791

4.7 Présomptions de refus

4.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

Au cours de la période visée par le rapport, les RCAANC n'a pas répondu dans les délais prévus par la Loi à 93 reprises. La majorité des présomptions de refus (tardifs) résultaient de difficultés dans la capacité du Ministère à récupérer les documents et de son habileté de traiter les demandes existantes avec le niveau de ressources présentement disponible. Parmi les autres difficultés rencontrées par le Bureau de l'AIPRP se retrouvent : la recherche et le recrutement de personnel débutant pour le programme de développement répondant aux exigences de base ; un grand nombre de documents à traiter pour seulement quelques dossiers ainsi qu'un grand nombre de dossiers reçus dans un court laps de temps. Tous ces facteurs ont contribués à des augmentations de la charge de travail qui n'étaient pas gérables avec les ressources existantes. Cette situation a été exacerbée par les ordonnances imprévisibles du commissaire à l'information, qui ont nécessité la réaffectation d'analystes principaux et de spécialistes sectoriels. En outre, les consultations externes avec les organisations autochtones et d'autres institutions créent des pressions supplémentaires. Tous ces facteurs ont eu une incidence sur la charge de travail et le rendement global du Ministère.

Tableau 4.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi	Motif principal
	Entrave au fonctionnement / Charge de travail	Consultation externe	Consultation interne	Autres
93	70	12	0	11

4.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prorogation prise)

Les demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi comprennent les dossiers pour lesquels une demande de prorogation a été demandée. Au cours de la période visée par le rapport en cours, le nombre total de demandes fermées qui ont été considérées comme des refus (en retard) est repartie en fonction du nombre de jours qui se sont écoulés au-delà des délais prévus par la Loi. Pour cette période de rapportage, 39 demandes n'ont fait l'objet d'aucune de prorogation et ont été fermées au-delà des délais prévus par la Loi. 54 demandes ont été fermées au-delà des délais où une prolongation a été prise dans le dossier en vertu de l'article 9(1) de la Loi.

Tableau 4.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prorogation prise)

Nombre de jours de retard au-delà des délais prévus par la Loi	Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi où aucune prolongation n'a été prise	Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi où une prolongation a été prise
1 à 15 jours	5	3
16 à 30 jours	5	3
31 à 60 jours	6	9
61 à 120 jours	7	4
121 à 180 jours	3	3
181 à 365 jours	6	6
Plus de 365 jours	7	26
Total	39	54

4.8 Demandes de traduction

Au cours de la période visée par le rapport, il n'y a eu aucun cas où un requérant a demandé que des documents pertinents soient traduits dans une autre langue officielle.

6. Frais

La Loi sur les frais de service exige qu'une autorité responsable présente les frais collectés par l'institution annuellement au Parlement.

Conformément aux modifications apportées à la LAI qui sont entrées en vigueur le 21 juin 2019, RCAANC ne peut facturer que des frais de demande de 5 $, tel qu'énoncé à l'alinéa 7(1) a) du Règlement. Conformément à l'article 11 de la LAI, les institutions peuvent dispenser ces frais de demande s'ils le jugent approprié.

En novembre 2023, RCAANC a pris la décision d'éliminer le frais de 5 $ pour tout requérant lorsque ceux-ci soumettent une demande en vertu de la LAI, avec le but d'avancer la réconciliation des peuples autochtones. Dès le 1er décembre 2023, ceci fut mis en œuvre, voulant dire que toute demande posée avec le ministère par moyen du Portail en ligne du gouvernement du Canada n'ont eu aucun frais à payer.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la LAI, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément aux exigences de l'article 20 de la Loi sur les frais de service.

Sous l'autorité de la LAI, avant que la décision fut prise d'éliminer les frais au requérant, le Ministère a perçu des frais de demande de 5 $ pour 168 demandes, pour un total de 840 $ (tableau 6) Pour 11 demandes, les frais applicables ont été dispensés pour un total de 355 $ non perçus.

Équivalent textuel pour le graphique Tableau 6. Frais perçus et dispensés

Droits perçus	Frais Dispensés
840,00 $	355,00 $

7. Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

La Direction de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée communique avec d'autres ministères pour s'enquérir de leurs normes de service afin de s'assurer que les délais législatifs sont respectés.

7.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

Le Ministère a reçu 69 consultations pour un total de 5 885 pages d'autres institutions gouvernementales et deux (2) consultations d'autres organisations, résultant en 232 pages additionnelles à examiner. Sept (7) dossiers de l'année précédente ont été reportés, pour un total de 78 consultations à traiter en 2023-2024 (tableau 7.1). Au total, 69 consultations ont été complétés, dont l'examen et la divulgation de 4 063 pages.

Les consultations reçues des autres institutions du gouvernement du Canada sont d'autres institutions gouvernementales assujetties à la Loi et les autres organisations comprennent les gouvernements provinciaux, les territoires et les municipalités, en plus des consultations reçues d'autres pays.

Tableau 7.1a Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations reportés de l'année précédente

Consultations	Autres institutions du gouvernement	Pages à traiter	Autres organisations	Pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport	69	5 885	2	232
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente	7	1 501	0	0
Total	76	7 386	2	232

Tableau 7.1b Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations fermés et reportés à la prochaine année de rapport.

Consultations	Autres institutions du gouvernement	Pages à traiter	Autres organisations	Pages à traiter
Fermés lors de cette période de rapport	68	4 032	1	31
Reportés à la prochaine année de rapport	8	3 354	1	201

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

En 2023-2024, sur les 68 consultations complétés, 45 consultations, soit 66 %, ont été recommandées par le Ministère pour une divulgation complète (tableau 7.2). Trente-neuf (39) consultations, soit 57 %, ont été effectuées dans les 60 jours suivant leur réception. Il y a eu douze (12) cas (soit 17 %) où le Ministère a requis de plus de 120 jours pour répondre à leur demande.

Équivalent textuel pour le graphique Tableau 7.2 Recommandations de divulgation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

	1 à 15	16 à 30	31 à 60	61 à 120	121 à 180	181 à 365	> 365
Communiquer en entier	6	9	13	7	8	2	0
Communiquer en partie	2	3	2	7	1	1	0
Exempter en entier	0	1	0	1	0	0	0
Exclure en entier	0	0	0	0	0	0	0
Consulter une autre institution	1	1	1	2	0	0	0
Autre	0	0	0	0	0	0	0

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations à l'extérieur du gouvernement du Canada

En 2023-2024, le Ministère a reçu deux (2) nouvelles demandes de consultation d'autres organisations et une (1) consultation a été clôturé au cours de la même période. Cette demande a été recommandé pour être partiellement divulguée.

Équivalent textuel pour le graphique Tableau 7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations à l'extérieur du gouvernement du Canada

	1 à 15	16 à 30	31 à 60	61 à 120	121 à 180	181 à 365	> 365
Communiquer en entier	0	0	0	0	0	0	0
Communiquer en partie	1	0	0	0	0	0	0
Exempter en entier	0	0	0	0	0	0	0
Exclure en entier	0	0	0	0	0	0	0
Consulter une autre institution	0	0	0	0	0	0	0
Autre	0	0	0	0	0	0	0

V. Contrôle de la conformité

Le Bureau de l'AIPRP établit des rapports hebdomadaires, mensuels, trimestriels et ad hoc sur tous les aspects des opérations et du respect de l'AIPRP avec tous les niveaux de personnel. Au cours de la période considérée, des réunions hebdomadaires ont eu lieu avec le cabinet du ministre, le cabinet du vice-ministre, les affaires parlementaires et les communications afin de présenter les nouvelles demandes et les demandes traités. Des rapports statistiques mensuels sur les opérations d'AIPRP sont créés et présentés au secrétaire général, ainsi que des rapports trimestriels sur la conformité des secteurs et des régions qui ont été chargés de récupérer ou d'examiner des documents. Le directeur de l'AIPRP se réunit de manière informelle pour discuter des cas de non-conformité avec les chefs de secteur. L'administrateur du système est responsable de toutes les fonctions de rapport, y compris le temps nécessaire pour traiter les demandes d'accès à l'information et la conformité de l'unité opérationnelle.

Les analystes de l'AIPRP de tous niveaux préparent des consultations avec d'autres services gouvernementaux, mais un chef d'équipe n'examine et n'envoie la consultation que lorsqu'il y a intention de divulguer des informations, afin de limiter les consultations interinstitutionnelles. Le pouvoir discrétionnaire est exercé de manière appropriée et examiné par un chef d'équipe chaque fois qu'une consultation est nécessaire.

Lorsqu'une demande est reçue par l'équipe d'accueil, une recherche est effectuée pour s'assurer que la demande est unique et/ou nouvelle. Une voie de traitement informelle est proposée pour les demandes en double ou similaires afin d'y améliorer l'accès. Pour les types d'informations fréquemment demandées, l'unité d'accueil tient à jour une liste de thèmes et de sujets pour en faciliter la consultation. Ce processus est répété pour chaque demande reçue afin de réduire la charge de travail de l'unité des opérations et des secteurs, ce qui allège la charge pour le département dans son ensemble et améliore l'accès pour le public.

Le Bureau de l'AIPRP a inclus des contrats, des accords de partage d'informations et des arrangements de partage d'informations dans son processus de publication des programmes et activités, ainsi que des fonds d'information liés aux programmes et activités, des institutions gouvernementales (InfoSource).

En raison de ressources limitées, il n'y a pas de contrôle centralisé de l'exactitude et de l'exhaustivité des informations publiées de manière proactive conformément à la partie 2 de la Loi.

VI. Formation et sensibilisation

Au cours de la période considérée, le Bureau de l'AIPRP a organisé les séances de formation AIPRP 101 et 102, qui portent respectivement sur la sensibilisation et l'information en matière d'AIPRP et sur la formation spécifique de l'agent de liaison en matière d'AIPRP. Ces sessions de formation fournissent des informations générales sur l'AIPRP, telles que l'objectif des lois sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, l'historique, ainsi que les applications générales des lois. Elles comprennent également des informations spécifiques aux départements, telles que les exemptions les plus couramment appliquées et des informations sur la manière de travailler efficacement avec nos partenaires autochtones. La formation des agents de liaison de l'AIPRP aborde les pratiques et les processus communs à chaque secteur, ainsi que les normes de conformité et de service interne. Outre ces séances de formation, le Bureau de l'AIPRP rencontre deux fois par an les agents de liaison de l'AIPRP pour une séance de discussion ouverte afin d'établir une communication ouverte et transparente avec nos partenaires internes. Au cours de l'exercice écoulé, 170 membres du personnel de CIRNAC ont été formés dans le cadre des sessions AIPRP 101 et 102.

Les chefs d'équipe de l'AIPRP et les directeurs adjoints organisent souvent des séances de formation ad hoc à l'intention de tous les niveaux de personnel, y compris, mais sans s'y limiter, les cadres supérieurs, les cabinets des vice-ministres et des ministres. Il peut s'agir de séances de sensibilisation à l'AIPRP, de séances d'information informelles sur les lois ou sur des sujets d'intérêt liés à l'AIPRP. Des séances de formation individuelles sont également organisées avec les cadres supérieurs, le directeur et les directeurs adjoints. Ces types de formation et de sensibilisation visent à assurer la cohérence de l'application des lois et à créer un dialogue ouvert et transparent au sein du ministère.

VII. Politiques, lignes directrices et procédures

Le Bureau de l'AIPRP s'efforce de mettre à jour ses politiques et procédures internes afin de se conformer aux nouvelles directives et politiques du Conseil du Trésor du Canada. Au cours de l'exercice écoulé, le Bureau de l'AIPRP a mis à jour ses procédures de publication proactive afin de rationaliser le processus. En raison de l'afflux d'ordonnances reçues par le Commissariat à l'information du Canada, le processus d'information du sous-ministre et de réponse aux ordonnances a été mis à jour. Les lignes directrices relatives au traitement des dossiers médicaux, aux demandes simples de protection de la vie privée et aux demandes d'externat ont également été mises à jour au cours de la période couverte par le présent rapport. Le manuel de l'AIPRP, qui contient toutes les politiques et procédures de l'unité, a également été mis à jour. Les procédures mises à jour sont les suivantes : Clôture des demandes, Procédure de plainte, Chapitres des demandes informelles, et Procédures relatives aux fiches de sortie.

VIII. Divulgation proactive en vertu de la partie 2 de la LAI

La divulgation proactive est un effort à l'échelle du ministère, avec des contributions de plusieurs secteurs dans RCAANC et SAC, y compris le Secrétariat ministériel, les Ressources humaines et les services en milieu de travail, et le Secteur du dirigeant principal des finances, des résultats et de l'exécution. Les responsabilités de divulgation proactive de chaque élément sont réparties entre plusieurs groupes dans différents secteurs. Chaque secteur a élaboré ses propres procédures de gestion afin de simplifier et d'afficher les documents sur le site Web du Ministère ou dans Gouvernement Ouvert dans les délais prescrits. Le CGC Entreprise et GCDocs sont utilisés pour gérer l'information et consulter les secteurs. Certaines publications, dont les reliures d'information, les listes de titres des notes d'information et les trousses de documents d'information, sont examinées par le bureau de l'AIPRP avant leur publication. Le tableau ci-dessous présente chaque exigence législative, section de la Loi, calendrier de publication, lien vers la publication et conformité globale pour l'année 2023-2024 (tableau 12.1).

IX. Points d'intérêt 2023-2024

Depuis le 30 novembre 2017, le bureau de l'AIPRP administre la Loi sur l'accès à l'information (LAI) en tant que service partagé pour Relations Couronne-Autochtone et Affaires du Nord Canada (RCAANC) et Services aux Autochtones Canada (SAC). L'exercice financier précédent (2023-2024) représente la sixième année complète de production de rapports pour RCAANC en vertu de la LAI.

Le Ministère a reçu 239 demandes d'accès à l'information pour les dossiers et en a fermé 235. Il a traité 83 528 pages de documents en vertu de la Loi et a reporté 183 dossiers à la nouvelle année (2024-2025).

La plus grande source de demandes d'accès à l'information provenaient du Public (40 % des demandes) suivi par des entreprises du secteur privé, avec 26 % des demandes.

De plus, 71 demandes de consultation ont été reçues d'autres institutions et organisations, résultant en le traitement de 4 063 pages. De plus, 277 demandes informelles ont été reçues et 628 demandes informelles ont étés fermés en 2023-2024.

La majorité des exceptions appliquées en vertu de la LAI furent en vertu de l'article 21 (conseils et délibérations), suivi du paragraphe 20(1) (renseignements sur les tiers) et enfin de l'article 19 (renseignements personnels). L'exclusion la plus appliquée en vertu de la Loi était le paragraphe 69(1) (documents confidentiels du Cabinet), car ils contenaient généralement des références à des documents liés au financement obtenu au moyen de présentations au Conseil du Trésor et de mémoires au Cabinet.

Les prorogations demandées au-delà de 30 jours, conformément à la LAI, ont été appliquées en vertu de l'article 9(1)(a) pour entrave aux opérations en raison de demandes et de charges de travail supérieures à la normale. Des prorogations furent aussi requises en vertu de la section 9(1)(b) et 9(1)(c) en raison de consultations requises avec d'autres département gouvernementaux, les Premières Nations et d'autres organismes.

Le département a reçu 11 plaintes du bureau du commissaire à l'information. 22 plaintes ont été clôturées et ont donné lieu au traitement de 43 593 pages.

En vertu de la loi C-58 et les amendement subséquents portés à la Loi sur l'accès à l'information requérant la divulgation proactive obligatoire de rapports spécifiques produits par les ministères du gouvernement fédéral, le bureau de l'AIPRP y en a resté conforme et assure la publication de tout document requis, et ce par moyen du site-web du Ministère ou le Site web du gouvernement ouvert.

Au cours de l'exercice, le bureau de l'AIPRP a également formulé des recommandations aux secteurs concernant des divulgations proactives. Au total, 38 dossiers ont été traités et 1 950 pages ont été examinées.

Au total, 170 employés de RCAANC ont été formés sur leurs responsabilités en vertu de la LAI et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) en 2023-2024.

Le bureau de l'AIPRP surveille de manière constante l'avancement de tous les dossiers de la LAI. Des rapports sont préparés mensuellement pour assurer le respect des délais législatifs. Des rapports trimestriels sont également extraits sur le rendement du Ministère dans le respect des délais législatifs et sont communiqués à la table de la haute direction.

En décembre 2023, le Ministère a pris l'initiative de renoncer les frais de demande pour la totalité des nouvelles demandes en vertu de la LAI. Avec l'assistance du SCT, aucun paiement est requis pour soumettre une demande en vertu de la LAI au Ministère directement et par l'entremise du Service de demande d'accès à l'information et de renseignements personnels en ligne.

En 2023-2024, RCAANC a dépensé un total 1 392 782 $ en personnel et en biens et services à l'appui de la LAI. Ceci comprends l'achat d'un nouveau système de gestion de dossiers.

Ordonnance de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l'accès à l'information signée le 28 janvier 2021

En ma qualité de ministre de les Relations Couronne-Autochtones et des Affaires du Nord Canada et en vertu de l'article 95 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, je délègue par la présente aux titulaires des postes énoncés à l'annexe de délégation de pouvoirs ci-après, ou aux personnes occupant les dits postes à titre intérimaire, les attributions dont je suis investie, à titre de ministre de Couronne-Autochtones et des Affaires du Nord Canada, aux termes des dispositions des lois et des règlements connexes mentionnés en regard de chaque poste. Le présent document remplace toute ordonnance de délégation de pouvoirs antérieure.

Document original signé le 28 janvier 2021

L'honorable Carolyn Bennett
Ministre des Relations Couronne-Autochtones

Désignation en vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information

6

Informer les demandeurs que nous avons besoin de renseignements supplémentaires pour donner suite à leur demande

7(a)

Aviser par écrit le demandeur que nous pouvons donner suite à la demande

8(1)

Demande de transfert à une autre institution ou accepter le transfert d'une autre institution

9

Proroger les délais

10

Refuser de reconnaître ou de nier l'existence de documents

11

Facturer des frais supplémentaires

12

Fournir l'accès en média substitut

13

Renseignements exemptés obtenus à titre confidentiel

14

Renseignements exemptés relatifs aux affaires fédérales-provinciales

15

Renseignements exemptés relatifs aux affaires internationales et/ou à la défense

16

Renseignements exemptés relatifs à l'application de la loi et aux enquêtes

17

Renseignements exemptés relatifs à la sécurité des personnes

18

Renseignements exemptés relatifs aux intérêts économiques du Canada

19

Renseignements personnels protégés

20

Exempter ou divulguer des renseignements de tiers

21

Exempter les renseignements relatifs aux conseils, aux processus décisionnels des plans et des postes gouvernementaux, etc.

22

Renseignements exemptés relatifs aux procédures d'essai ou aux vérifications

23

Renseignements exemptés relatifs au secret professionnel de l'avocat

24

Renseignements exemptés assujettis à des interdictions législatives ou à d'autres lois du Parlement

25

Séparer les informations

26

Renseignements exemptés à publier dans les 90 jours

27(1)(4)

Aviser les tiers de leurs droits de fournir des commentaires ou des observations concernant la divulgation de leurs dossiers

28

Recevoir des représentations de tiers; prendre la décision de communiquer ou non le document ou une partie de celui-ci; et aviser le tiers du droit d'interjeter appel devant la Cour fédérale

29(1)

Divulguer de l'information sur la recommandation du commissaire à l'information

33

Informer le commissaire à l'information de toute participation d'un tiers

35(2)

Présenter des observations au commissaire à l'information au cours d'une enquête

37(4)

Communiquer des renseignements au plaignant

43(1)

Émettre un avis à un tiers d'une demande de révision judiciaire

44(2)

Émettre un avis à un demandeur indiquant qu'un tiers a présenté une demande de révision par le tribunal

52

Demander des règles spéciales pour les audiences

69

Exclure les documents confidentiels du Cabinet

71

Inspecter et exempter les renseignements dans les manuels

72(1)

Préparer un rapport annuel au Parlement

77

S'acquitter des responsabilités conférées au responsable de l'institution par les règlements pris en vertu de l'article qui ne sont pas inclus dans ce qui précède

Veuillez consulter Loi sur l'accès à l'information pour obtenir de plus amples renseignements sur la Loi sur l'accès à l'information.

Désignation en vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Sections et pouvoirs, devoirs ou fonctions

8(2)

Communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée

8(4)

Conserver des copies des demandes présentées en vertu de l'alinéa 8(2)e), tenir des registres des renseignements communiqués à la suite de ces demandes et mettre ces documents à la disposition du commissaire à la protection de la vie privée

8(5)

Aviser par écrit la commissaire à la protection de la vie privée de la communication en vertu de l'alinéa 8(2)m)

9(1)

Conserver un dossier d'utilisation des renseignements personnels

9(4)

Aviser la commissaire à la protection de la vie privée de l'utilisation uniforme des renseignements personnels et mettre à jour l'index en conséquence

10

Inclure des renseignements personnels dans des fichiers de renseignements personnels

11(a)

Publier annuellement un index de tous les fichiers de renseignements personnels et de leur contenu respectif

11(b)

Publier annuellement un index de tous les renseignements personnels détenus par l'institution qui ne fait pas partie d'une banque

14

Répondre à la demande d'accès, dans les délais prévus par la loi; donner accès ou donner un préavis

15

Proroger le délai et aviser le demandeur

16

Lorsque l'accès est refusé

17(2)(b)

Langue d'accès ou autre format d'accès

17(3)(b)

Accès aux renseignements personnels en média substitut

18(2)

Peut refuser de communiquer des renseignements contenus dans un fichier inconsultable

19(1)

Refuser de communiquer des renseignements obtenus à titre confidentiel d'un autre gouvernement

19(2)

Peut communiquer tout renseignement visé au 19(1) si l'autre gouvernement y consent ou les rend publiques

20

Peut refuser de communiquer des renseignements préjudiciables aux affaires fédérales-provinciales

21

Peut refuser de communiquer des renseignements préjudiciables aux affaires internationales ou à la défense

22

Peut refuser de communiquer des renseignements préjudiciables à l'application de la loi et aux enquêtes

23

Peut refuser de communiquer des renseignements préjudiciables aux autorisations de sécurité

24

Peut refuser de communiquer les renseignements recueillis par le Service canadien des pénitenciers, le Service national des libérations conditionnelles ou la Commission nationale des libérations conditionnelles

25

Peut refuser de communiquer des renseignements préjudiciables qui pourraient menacer la sécurité des personnes

26

Peut refuser de divulguer des renseignements sur d'autres personnes et refuser de divulguer de tels renseignements lorsque la divulgation est interdite en vertu de l'article 8

27

Peut refuser de communiquer des renseignements sous réserve du secret professionnel de l'avocat

28

Peut refuser de communiquer des renseignements relatifs à la santé physique ou mentale d'une personne lorsque la divulgation est contraire à l'intérêt supérieur de la personne

31

Recevoir un avis d'enquête de la commissaire à la protection de la vie privée

33(2)

Présenter des observations au commissaire à la protection de la vie privée au cours d'une enquête

35(1)

Recevoir le rapport de la commissaire à la protection de la vie privée sur les conclusions de l'enquête et donner avis des mesures prises

35(4)

Donner au plaignant l'accès aux renseignements après l'avis en date de l'alinéa 35(1)b)

36(3)

Recevoir le rapport de la commissaire à la protection de la vie privée sur les conclusions d'enquête des personnes exemptées

37(3)

Recevoir un rapport des conclusions de la commissaire à la protection de la vie privée après une enquête de conformité lorsque l'institution ne s'est pas conformée aux articles 4 à 8

51(2)(b)

Demander que l'affaire soit entendue et tranchée dans la région de la capitale nationale

51(3)

Demander et se voir accorder le droit de présenter des observations à l'audience en vertu de l'article 51

72(1)

Préparer un rapport annuel au Parlement

77

S'acquitter des responsabilités conférées au responsable de l'établissement par les règlements pris en vertu de l'article 77 qui ne sont pas inclus ci-dessus

Veuillez consulter Loi sur la protection des renseignements personnels pour obtenir de plus amples renseignements sur la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Section 2 – Demandes informelles

Section 3 – Demandes à la Commissaire à l'information pour ne pas donner suite à la demande

Section 4 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

Section 5 – Prorogations

Section 6 – Frais

Section 7 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Section 9 – Enquêtes et compte rendus de conclusion

Section 10 – Recours judiciaire

Section 11 – Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information