Rapport annuel au parlement 2020-2021 : Loi sur la protection des renseignements personnels

Table des matières

Introduction

I. Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) a pour objet de protéger les renseignements personnels sous la responsabilité et le contrôle d'une institution fédérale, et de conférer aux particuliers un droit d'accès à ces renseignements.

Le présent rapport fait état des activités de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC) en matière de protection des renseignements personnels qui se sont déroulées entre le 1er avril 2020 et le 31 mars 2021.

Soumis au Parlement en vertu de l'article 72 de la LPRP, ce rapport décrit les activités de RCAANC qui contribuent au respect des lois et règlements sur la protection des renseignements personnels. Il expose en détail les activités et les réalisations de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de RCAANC, y compris les éléments essentiels suivants :

  • limitez la pause de service pendant la COVID-19;
  • poursuivre les initiatives de formation afin de renforcer les capacités et la sensibilisation du Ministère à l'égard de la protection des renseignements personnels;
  • poursuivre la mise sur pied d'une équipe des politiques et de la protection des renseignements personnels.

Création de deux ministères

En juin 2019, la Loi sur le ministère des Relations Couronne-Autochtones et des Affaires du Nord et la Loi sur le ministère des Services aux Autochtones ayant reçu la sanction royale, la création des deux ministères devenait officielle. La Direction de l'AIPRP fournit un soutien aux services communs à RCAANC et à Services aux Autochtones Canada (SAC), dans le cadre d'un protocole d'entente (PE) conclu entre les ministères.

La délégation des responsabilités ministérielles au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) demeure particulière à l'institution.

Mandat de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada

Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada continue de renouveler les relations de nation à nation, entre les Inuits et le gouvernement, et de gouvernement à gouvernement entre le Canada et les Premières Nations, les Inuits et les Métis. Son mandat consiste à moderniser les structures du gouvernement du Canada, de sorte que les peuples autochtones puissent renforcer leurs capacités et concrétiser leur vision de l'autodétermination, et à diriger les travaux du gouvernement du Canada dans le Nord.

La relation doit se fonder sur la reconnaissance des droits, le respect, la coopération et le partenariat. RCAANC tablera sur les progrès déjà réalisés, comme l'établissement des droits et les tables de discussions sur la reconnaissance dans l'ensemble du pays, sur la création de mécanismes bilatéraux permanents avec des organisations autochtones nationales afin de faire avancer des priorités communes, et sur les progrès accomplis dans l'ensemble du gouvernement en ce qui concerne les appels à l'action de la Commission de vérité et réconciliation.

RCAANC est l'un des deux ministères fédéraux principalement appelés à s'acquitter des obligations et engagements du gouvernement du Canada envers les membres des Premières Nations, les Inuits et les Métis, et à assumer ses responsabilités constitutionnelles dans le Nord. Le mandat global de RCAANC et ses responsabilités très variées sont façonnés par des siècles d'histoire et par des défis démographiques et géographiques uniques. Le mandat découle de la Loi constitutionnelle de 1982, de la Loi sur les Indiens, de la Loi sur le ministère des Relations Couronne-Autochtones et des Affaires du Nord (autrefois la Loi sur le ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien), des lois territoriales, de traités, d'accords de revendications globales et d'autonomie gouvernementale, et de diverses autres lois qui touchent les peuples autochtones et le Nord.

La majorité des dépenses de RCAANC servent à financer ses programmes, dont la plupart sont exécutés en partenariat avec des collectivités autochtones et au moyen d'ententes fédérale‑provinciale ou fédérale-territoriale. RCAANC travaille également avec les Autochtones vivant en milieu urbain.

II. Organisation

Direction de l'AIPRP à RCAANC

La Direction de l'AIPRP est chargée d'administrer les demandes déposées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information (LAI) et de la LPRP. Elle a été créée au sein du Secrétariat du Ministère et relève du secrétaire du Ministère qui, pour sa part, est directement responsable devant le sous-ministre et fait partie de l'équipe de la haute direction (EHD) de RCAANC. En outre, la Direction coordonne et met en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures qui veillent à ce que le ministère se conforme à la LAI et à la LPRP.

La Direction de l'AIPRP offre aussi des ateliers, des formations et des séances de sensibilisation conçus afin de renforcer les capacités liées à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels au sein du Ministère.

Dans le cadre d'un PE sur les services communs, tous les analystes de l'AIPRP ont traité pour RCAANC et SAC des demandes dont le volume et la complexité varient en fonction de leur niveau de classification. Ils ont également prodigué des conseils indispensables sur la protection des renseignements personnels associés à de nouvelles initiatives, assurant ainsi la protection des renseignements personnels découlant des programmes ministériels. L'établissement de politiques et de procédures se poursuit, de sorte que la protection des renseignements personnels soit prise en compte tout au long du cycle de vie des programmes de RCAANC, et que des décisions stratégiques éclairées soient prises au sujet de la collecte, de la divulgation et de l'utilisation des renseignements personnels.

La Direction de l'AIPRP fournit des conseils et une orientation au Ministère sur plusieurs sujets :

  1. application de la LAI et de la LPRP;
  2. communication de renseignements de nature délicate ou protégés au public;
  3. formation et sensibilisation à des questions touchant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels au Ministère;
  4. publications proactives;
  5. évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) ministérielles;
  6. communication autorisée de renseignements personnels en vertu du paragraphe 8(2) de la LPRP;
  7. énoncés pertinents de la LPRP sur les instruments de collecte de données (formulaires, sondages, etc.);
  8. mises à jour dans Info Source et préparation et enregistrement des fichiers de renseignements personnels et des catégories de documents connexes;
  9. protocoles entourant les atteintes à la vie privée;
  10. prestation de conseils sur la protection des renseignements personnels dans les protocoles d'entente et les ententes sur l'échange de renseignements.

L'équipe de réception coordonne la réception et trie les demandes d'information qui relèvent du Ministère et sont présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'équipe des opérations fait en sorte qu'on y donne suite dans les délais prescrits. Le suivi de toutes les demandes passe par le système de suivi Access Pro Case Management.

Les analystes de l'AIPRP collaborent de près avec les secteurs de programmes compétents, afin de réunir tous les documents pertinents et de veiller à en traiter le contenu conformément aux dispositions législatives, dans l'optique de communiquer sans risque les dossiers gouvernementaux à tous les Canadiens.

L'équipe des politiques et de la protection des renseignements personnels est disponible pour prodiguer des conseils d'expert, tenir à jour et surveiller les risques liés à la vie privée, et appuyer la création des documents de formation sur la protection des renseignements personnels. Elle aide aussi RCAANC à élaborer des politiques ministérielles qui reflètent la relation unique du Ministère avec ses clients et ses partenaires autochtones, tout en veillant à ce que le ministère s'acquitte des obligations que lui confère la Loi sur la protection des renseignements personnels.

En plus de la Direction de l'AIPRP, des agents de liaison de l'AIPRP se trouvent dans chacun des secteurs et des bureaux régionaux de RCAANC. Ces agents de liaison reçoivent les demandes de la Direction de l'AIPRP et confient celles‑ci aux responsables compétents dans leur secteur. Les agents jouent un rôle essentiel en veillant à ce que des demandes claires soient envoyées aux personnes qui récupèrent les documents, et en faisant en sorte que les dossiers pertinents, les énoncés des répercussions et les approbations soient obtenus et communiqués aux fonctionnaires de la Direction de l'AIPRP en respectant les délais établis.

Organigramme
Équivalent textuel pour le graphique de l'Organigramme

Bureau du directeur
Le directeur (EX-01), à titre de coordonnateur institutionnel de l'AIPRP, détient tous les pouvoirs délégués prévus par la LAI.Pour les fonctions administratives journalières, le directeur est appuyé par le directeur adjoint, Opérations (PM-06), le directeur adjoint des politiques et de la protection des renseignements personnels (PM-06) et un adjoint administratif (AS-01), ainsi que par un administrateur des systèmes (AS‑04) pour la production de rapports.

Équipe de réception des demandes
L'équipe de réception des demandes est dirigée par une responsables d'équipe (PM-05), est formée de plusieurs agents de réception (PM-01 et CR-04), qui saisissent toutes les demandes dans le système électronique de gestion des cas, accusent réception des demandes, assurent les services d'imagerie, interagissent avec le grand public et répondent à leurs demandes et se chargent d'autres tâches

Équipe des opérations
L'équipe des opérations est dirigée par quatre responsables d'équipe (PM-05) qui surveillent le traitement des demandes par leur équipe, notamment l'examen des demandes traitées. L'équipe des opérations est constituée d'analystes de niveaux PM-04, PM-03 et PM-02, qui traitent les demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels dont le volume et la complexité varient, en plus de donner de la formation.

Équipe des politiques et de la protection des renseignements personnels
L'équipe des politiques et de la protection des renseignements personnels est dirigée par deux responsables d'équipe (PM-05) qui surveillent le traitement des demandes par leur équipe, dont l'examen des demandes de politiques et de protection des renseignements personnels. L'équipe compte des analystes de niveaux PM-04, PM‑03 et PM‑02 qui donnent suite aux questions de protection des renseignements personnels (comme les atteintes à la vie privée et les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée), et offrent de la formation et des conseils sur la protection des renseignements personnels, avec l'aide d'un commis (CR-04).

III. Ordonnance de délégation de pouvoirs

En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la ministre peut déléguer aux fonctionnaires du Ministère ses pouvoirs d'administration de la LPRP à RCAANC.

Pendant la période de référence l'ordonnance de délégation de pouvoirs signée par l'honorable Carolyn Bennett, ministre des Relations Couronne‑Autochtones le 28 janvier 2021, était en vigueur (Appendice A). Conformément à l'article 73 de la LPRP

L'ordonnance délègue la totalité des pouvoirs et des responsabilités d'application de la LPRP aux personnes suivantes :

  • sous-ministre;
  • sous-ministre délégué;
  • secrétaire du Ministère;
  • coordonnateur de l'AIPRP du Ministère.

Statistiques

IV. Interprétation du rapport statistique

Le rapport statistique et le rapport supplémentaire de RCAANC ont été présentés au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) le 4 juin 2021 (Appendice B). Le rapport expose en détail divers aspects des demandes reçues et traitées par RCAANC entre le 1er avril 2020 et le 31 mars 2021.

Section 1. Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En 2020-2021, RCAANC a reçu 831 nouvelles demandes déposées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.De ces 831 demandes, 224 avaient été reportées depuis la période de rapport précédente. La Direction de l'AIPRP a traité 938 demandes et en a reporté 117 à la période visée par le rapport de 2021‑2022. (Tableau 1.1)

Entre la période visée par le rapport de 2018‑2019 et le présent exercice, les demandes de protection des renseignements personnels ont fait un bond de 622 %. Cette augmentation concorde avec les ententes et ordonnances de règlement sur les externats indiens.

Tableau 1.1 Nombre de demandes de 2018 à 2021
Nombre de demandes 2018-2019 2019-2020 2020-2021
Reçues 115 786 831
Reportées depuis l'exercice précédent 14 10 224
Total 129 796 1 055
Traitées pendant l'exercice 119 584 938
Reportées à l'exercice suivant 10 212 117

Section 2. Demandes traitées au cours de la période de référence

2.1 Décisions et délais de traitement

Des 938 demandes traitées pendant la période de référence (Tableau 2.1), RCAANC a été en mesure de communiquer des dossiers complets ou partiels dans 547 cas, soit 58,3 % du temps.Il en a résulté la divulgation de renseignements pertinents. La majorité des demandes (580 ou 61,8 %) ont été réglées en 60 jours ou moins. En 2020‑2021, il a fallu plus de 61 jours pour traiter 358 demandes.

Tableau 2.1 Décisions et délais de traitement
Décisions Délais de traitement
de 1 à 15 jours de 16 à 30 jours de 31 à 60 jours de 61 à 120 jours de 121 à 180 jours de 181 à 365 jours plus de 365 jours Total
Communication complète 6 82 47 43 35 24 0 237
Communication partielle 4 70 76 73 34 50 3 310
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 35 79 52 49 26 12 0 253
Demande abandonnée 121 4 4 6 2 0 1 138
Ni confirmée ni rejetée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 166 235 179 171 97 86 4 938

L'issue la plus fréquente des demandes traitées pendant la période de référence était la « communication partielle » en réponse à 310 demandes ou 33 % du temps. La catégorie « Aucun document n'existe » a été invoquée pour 253 demandes, ou 27 % du temps. Dans 138 cas, le demandeur a laissé tomber sa demande, probablement parce que la demande initiale était incomplète ou parce qu'il n'avait pas obtenu toutes les autorisations nécessaires à la communication.

2.2 Exceptions

Comme pour les années précédentes, l'exception prévue à l'article 26 (renseignements qui portent sur un autre individu que celui qui fait la demande) a été le plus souvent invoquée pendant la période de référence (316 fois). Utilisées à une occasion, les seules autres exceptions appliquées en 2020‑2021 concernaient l'article 27 (privilège de l'avocat client). (Tableau 2.2)

Tableau 2.2 Nombre de demandes traitées pour lesquelles des exceptions ont été invoquées
Disposition Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)a) 0
19(1)b) 0
19(1)c) 0
19(1)d) 0
19(1)e) 0
19(1)f) 0
20 0
21 0
22(1)(a)i) 0
22(1)(a)ii) 0
22(1)(a)iii) 0
22(1)b) 0
22(1)c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23(a) 0
23(b) 0
24(a) 0
24(b) 0
25 0
26 316
27 1
28 0
Total 317
2.3 Exclusions

Aucune exclusion obligatoire n'a été appliquée aux demandes réglées à l'exercice 2020‑2021.

2.4 Mode de communication

Au cours de la période de référence, RCAANC a produit des trousses de réponse électroniques aux 547 demandes, par l'entremise du service de transmission électronique. (Tableau 2.4)

Tableau 2.4 Mode de communication
Papier Électronique Autres modes
0 547 0
2.5 Complexité

Les sections suivantes décrivent en détail plusieurs facteurs ayant augmenté la complexité des demandes traitées en 2020-2021.

2.5.1 Traitement et communication des pages pertinentes

Pendant la période de référence, le ministère a traité 938 demandes, dont 253 pour lesquelles il n'existait aucun document. Quant aux 685 demandes restantes, 138 ont été abandonnées, si bien qu'il n'en restait que 547 pouvant être traitées. Ces demandes ont nécessité l'examen de 15 371 pages et la communication de 11 056 pages. (Tableau 2.5.1)

Tableau 2.5.1 Traitement et communication des pages pertinentes
Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
15 371 11 056 938
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes

Pour plus de 95 % des demandes traitées, il a fallu examiner 100 pages ou moins. Les 20 demandes ayant nécessité le traitement de 101 à 500 pages de dossiers ont entraîné la communication de 1 915 pages. Seulement six demandes portaient sur plus de 501 pages.

Tableau 2.5.2 Traitement et communication des pages pertinentes selon la taille des demandes
Décision moins de 100 pages traitées de 101 à 500 pages traitées de 501 à 1 000 pages traitées de 1 001 à 5 000 pages traitées plus de 5 000 pages traitées
Demandes Pages communiquées Demandes Pages communiquées Demandes Pages communiquées Demandes Pages communiquées Demandes Pages communiquées
Communication complète 236 1 739 1 150 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 285 4 205 19 1 765 4 1 572 2 1 570 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Abandonnée 138 55 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni rejetée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 659 5 999 20 1 915 4 1 572 2 1 570 0 0
2.5.3 Autres complexités

Le ministère de l'AIPRP n'a sollicité aucune consultation externe auprès du ministère de la Justice au sujet des demandes de protection des renseignements personnels.

Tableau 2.5.3 Autres complexités
Décision Consultation requise Avis juridique sollicité Renseignements entremêlés Autres Total
Communication complète 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni rejetée 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0
2.6 Demandes fermées

La section suivante précise le nombre de demandes traitées dans les délais prescrits.

2.6.1 Nombre de demandes traitées dans les délais prescrits

Pendant la période de référence, 552 demandes, ou 58,8 %, ont été réglées dans les délais prescrits. (Tableau 2.6.1)

Tableau 2.6.1 Nombre de demandes traitées dans les délais prescrits
Demandes traitées dans les délais prescrits
Nombre de demandes traitées dans les délais prescrits 552
Pourcentage des demandes traitées dans les délais prescrits (%) 58,8
2.7 Présomptions de refus

Les sections suivantes précisent le nombre de demandes présumées refusées au cours de l'exercice 2020‑2021, ainsi que les motifs de refus.

2.7.1 Raisons du non-respect des délais prescrits

La majorité des refus présumés ou des demandes traitées en retard étaient attribuables à la COVID‑19 et à la capacité du Ministère de récupérer des dossiers. En outre, l'augmentation des demandes de protection des renseignements personnels associée à la Convention de règlement relative aux externats indiens fédéraux a intensifié les pressions. Depuis 2018‑2019, ces types de demandes de protection des renseignements personnels ont augmenté de 622 %. Tous ces facteurs influent sur la charge de travail et le rendement global. (Tableaux 2.7.1 et 2.7.2)

Tableau 2.7.1 Raisons du non respect des délais prescrits
Nombre de demandes traitées après les délais prescrits Raison principale
Entrave au fonctionnement ou à la charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
386 219 0 0 167
2.7.2 Nombre de jours de retard
Tableau 2.7.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes traitées en retard dont le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes traitées en retard dont le délai a été prorogé Total
de 1 à 15 jours 19 25 44
de 16 à 30 jours 17 16 33
de 31 à 60 jours 26 58 84
de 61 à 120 jours 66 49 115
de 121 à 180 jours 31 26 57
de 181 à 365 jours 28 24 52
plus de 365 jours 1 0 1
total 188 198 386
2.8 Demandes de traduction

Pendant la période de référence, aucun demandeur n'a exigé la traduction des dossiers sollicités dans une autre langue officielle.

Section 3. Communication en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5) de la LPRP

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels décrit les circonstances dans lesquelles des renseignements personnels relevant d'une institution fédérale peuvent être communiqués sans le consentement de la personne qu'ils concernent. En 2020-2021, RCAANC n'a fait aucune communication permise en vertu des alinéas 8(2)e) et 8(2)m). Le Conseil du Trésor du Canada exige que ces communications permises soient indiquées dans le rapport statistique.

8(2)e) Communication des renseignements personnels – L'alinéa 8(2)e) autorise la communication de renseignements sollicités par des organismes d'enquête, comme il est indiqué aux annexes II et III de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

8(2)m) Communication des renseignements personnels – L'alinéa 8(2)m) autorise la communication de renseignements personnels à toute fin si, de l'avis du responsable de l'institution, des raisons d'intérêt public justifient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou la communication procure un avantage certain à la personne concernée par les renseignements.

8(5) Communication des renseignements personnels – Les institutions sont tenues en vertu de l'alinéa 8(2)m) de présenter un rapport au Commissariat à la protection de la vie privée. Puisqu'il n'y a eu aucune communication fondée sur l'alinéa 8(2)m), rien n'a été signalé au commissaire à la protection de la vie privée.

Autres communications permises non mentionnées dans le rapport statistique :

8(2)d) Communication des renseignements personnels – RCAANC a fait quatre communications au procureur général du Canada pour usage dans des poursuites judiciaires.

8(2)j) Communication des renseignements personnels – La communication de renseignements personnels à des fins statistiques est permise. RCAANC a fait cinq communications à des fins statistiques.

8(2)k) Communication des renseignements personnels – RCAANC a procédé à 20 communications qui lui ont permis de divulguer des renseignements personnels à des chercheurs, dans le but d'étudier ou de valider les revendications, les conflits ou les griefs des peuples autochtones du Canada.

L'équipe des politiques et de la protection des renseignements personnels a, en tout, traité 29 demandes en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi.

À l'exercice 2020‑2021, 20 demandes de communication étaient assujetties à l'alinéa 8(2)k) de la Loi. (Tableau 3.1)

Tableau 3.1 Communications additionnelles assujetties au paragraphe 8(2)
Alinéa 8(2)d) Alinéa 8(2)j) Alinéa 8(2)k)
4 5 20

Section 4. Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Pendant la période de référence, il n'y a eu aucune demande de correction de renseignements personnels ou mention.

Section 5. Prorogations

5.1 Motifs de prorogation et issue des demandes

En 2020-2021, 345 prorogations ont été prises en vertu de l'alinéa 15a) de la Loi sur la protection des renseignements personnels compte tenu du volume des demandes associées aux externats indiens et des pressions opérationnelles exercées par la COVID‑19.

Tableau 5.1 Motifs de prorogation et issue des demandes
Nombre de demandes ayant fait l'objet d'une prorogation 15(a)i) Entrave au fonctionnement 15(a)ii) Consultation 15(b)
Traduction ou conversion
Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions Grand nombre de pages Grand nombre de demandes Documents difficiles à obtenir Documents confidentiels du Cabinet (article 70) Externe Interne
345 8 4 88 245 0 0 0 0
5.2 Durée des prorogations
Tableau 5.2 Durée des prorogations
Nombre de demandes ayant fait l'objet d'une prorogation 15(a)i) Entrave au fonctionnement 15(a)ii) Consultation 15(b)
Traduction ou conversion
Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions Grand nombre de pages Grand nombre de demandes Documents difficiles à obtenir Documents confidentiels du Cabinet (article 70) Externe Interne
de 1 à 15 jours 0 0 0 1 0 0 0 0
de 16 à 30 jours 8 4 88 244 0 0 0 0
Total 8 4 88 245 0 0 0 0

Section 6. Demandes de consultation provenant d'autres institutions et organismes

RCAANC n'a reçu aucune demande de consultation d'une autre institution du gouvernement du Canada en 2020-2021.

Section 7. Délais de traitement des demandes de consultation des documents confidentiels du Cabinet

Au cours de la période de référence, aucune demande de consultation en vertu de l'article 70 de la LPRP n'a été transmise aux Services juridiques du Ministère, concernant d'éventuels documents confidentiels du Cabinet.

Section 8. Plaintes et avis d'enquête reçus

Au cours de la période de référence, le Commissariat à la protection de la vie privée a déposé une plainte en vertu de l'article 31. Une plainte traitée n'a exigé aucune mesure de la part du Ministère, conformément à l'article 35. Le Conseil du Trésor du Canada exige que le rapport statistique des institutions fasse un suivi des questions relevant des articles 31, 33 et 35 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces articles ne sont pas cumulatifs. (Tableau 8.1)

Tableau 8.1 Avis de plaintes et d'enquêtes reçus
Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
1 0 1 0 2

Section 9. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

L'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) consiste en une évaluation du risque inhérent à la circulation des renseignements personnels détenus aux fins d'un programme ou d'un service. Ce processus permet au Ministère de déterminer si les technologies, systèmes d'information, initiatives et programmes ou politiques proposés, qu'ils soient nouveaux ou considérablement modifiés, se conforment aux exigences du gouvernement fédéral en matière de protection des renseignements personnels. Il cerne et atténue les risques que posent les programmes pour lesquels des renseignements personnels sont recueillis.

Aucune EFVP n'a été effectuée au cours de la période de référence.

Section 10. Atteintes substantielles à la vie privée

Atteintes à la vie privée

La Direction de l'AIPRP aide le ministère à enquêter sur les éventuelles atteintes à la vie privée. RCAANC n'a signalé aucune atteinte substantielle à la vie privée au cours de l'exercice. L'atteinte substantielle à la vie privée comporte le degré le plus élevé de risque et de répercussions : l'atteinte touche des renseignements personnels sensibles et il serait raisonnable de penser qu'elle pourrait causer un dommage ou un préjudice grave à une personne ou toucher un grand nombre de personnes.

Section 11. Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

11.1 Coûts

La Direction de l'AIPRP a utilisé un modèle de services partagés afin d'appuyer RCAANC et SAC. En tout, elle a dépensé 2 234 522 $ en salaires, et a eu recours à 26,094 ressources humaines.

Les calculs effectués pour la production des rapports annuels reflètent le niveau d'effort nécessaire pour permettre à RCAANC de s'acquitter de ses responsabilités législatives.

En 2020-2021, RCAANC a consacré 150 059 $ à l'administration de la LPRP, et compté sur 2,622 ressources humaines.

Tableau 11.1 Données budgétaires affectées à l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Dépenses Montant
Salaires 149 755 $
Heures supplémentaires 304 $
Biens et services
  • Contrats de services professionnels: 0 $
  • Autres: 0 $
 0 $
Total 150 059 $
11.2 Ressources humaines

La section des opérations de la Direction de l'AIPRP comptait 2,622 équivalents temps plein (ETP). (Tableau 11.2)

Tableau 11.2 Ressources humaines affectées à l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Ressources Années-personnes affectées aux activités liées à l'accès à l'information
Employés à temps plein 2,622
Employés à temps partiel et occasionnels 0,000
Employés régionaux 0,000
Experts-conseils et personnel d'agence 0,000
Étudiants 0,000
Total 2,622

Faits Saillants

V. Sujets d'intérêt en 2020-2021

Depuis le 30 novembre 2017, la Direction de l'AIPRP offre des services partagés d'administration des lois à Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC) et à Services aux Autochtones Canada (SAC). L'exercice précédent (2020‑2021) marquait la troisième année complète de rapports pour RCAANC, en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Au cours de l'exercice, RCAANC a reçu 831 nouvelles demandes de protection des renseignements personnels, et il a en a traité 938, soit 15 371 pages examinées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. On constate une augmentation de 622 % des demandes de protection des renseignements personnels depuis 2018‑2019. Cette augmentation concorde avec les ententes et ordonnances de règlement sur les externats indiens.

L'exception la plus souvent invoquée concernait la communication des renseignements personnels visés à l'article 26 de la LPRP.

En 2020‑2021, le Commissariat à la protection de la vie privée a déposé une seule plainte, comparativement à deux à l'exercice précédent.

Conformément au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui autorise la divulgation de renseignements personnels sans consentement, 29 demandes de communications autorisées ont été traitées.

De ce nombre, il convient de signaler que 20 communications s'appuyaient sur l'alinéa 8(2)k) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et touchaient la recherche sur les revendications, conflits ou griefs des peuples autochtones du Canada ou la validation de ces revendications, conflits ou griefs.

En 2020‑2021, la Direction de l'AIPRP a également formé 860 employés (209 de RCAANC/651 de SAC) à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

À l'exercice 2020-2021, RCAANC a dépensé 150 059 $ et compté sur l'appui de 2,622 ressources humaines au titre de la protection des renseignements personnels.

Dans un environnement partagé par RCAANC et SAC, la Direction de l'AIPRP a en tout dépensé 2 234 522 $ en salaires et en biens et services, et elle a appliqué les deux lois avec l'aide de 26,094 ressources humaines.

L'équipe des politiques et de la protection des renseignements personnels a continué de s'appuyer sur l'examen de l'an dernier et sur l'évaluation des outils ministériels de surveillance existants, afin de répondre à la pandémie de COVID‑19 et de réaliser des activités de planification pour les collectivités autochtones. L'exercice 2020‑2021 s'est concentré sur les activités de mise en commun des données associées à la communication de renseignements personnels, afin de répondre à la pandémie ou de dispenser des services connexes de santé, à l'enfance et à la famille.

Dans le cadre d'un examen de la mise en commun des données amorcé de concert avec la Direction de la gestion de l'information de RCAANC, la Direction de l'AIPRP a participé à l'examen des processus, modèles, documents de référence et outils associés aux EER.

Répercussions de la COVID‑19

Dans le but de mieux servir les Canadiens, la Direction de l'AIPRP a instauré un service de transmission électronique pour l'envoi de réponses aux demandeurs, ainsi que de nouvelles procédures internes simplifiant les processus et augmentant l'efficacité. En outre, trois experts-conseils ont été retenus pour réduire l'arriéré.

Annexe A

Ordonnance de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels signée le 28 janvier 2021

Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels - Ordonnance de délégation de pouvoirs

En ma qualité de ministre de les Relations Couronne-Autochtones et des Affaires du Nord Canada et en vertu de l'article 95 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, je délègue par la présente aux titulaires des postes énoncés à l'annexe de délégation de pouvoirs ci-après, ou aux personnes occupant les dits postes à titre intérimaire, les attributions dont je suis investie, à titre de ministre de Couronne-Autochtones et des Affaires du Nord Canada, aux termes des dispositions des lois et des règlements connexes mentionnés en regard de chaque poste. Le présent document remplace toute ordonnance de délégation de pouvoirs antérieure.

Signé le 28 Janvier 2021

L'honorable Carolyn Bennett
Ministre de les Relations Couronne-Autochtones et des Affaires du Nord Canada

Annexe de délégation de pouvoirs

Poste Loi sur l'accès à l'information Loi sur la protection personnels et règlements
Sous-ministre Authorité absolue Authorité absolue
Sous-ministre délégué(e) Authorité absolue Authorité absolue
Secrétaire général Authorité absolue Authorité absolue
Directeur (trice). Accès à l'information et protection des renseignements personnels Authorité absolue Authorité absolue
Directeur (trice) adjoint (e). Accès à l'information et protection des renseignements personnels Authorité absolue Authorité absolue sauf : Articles
8(2)(j), 8(2)(m), 8(5), 9(1), 9(4), 10

Annexe B

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution :
Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada
Période d'établissement de rapport :
04-01-2020
au
03-31-2021

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 831
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 224
Total 1 055
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 938
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 117

Section 2 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Table 2.1 Disposition et délai de traitement
Décisions Délais de traitement
de 1 à 15 jours de 16 à 30 jours de 31 à 60 jours de 61 à 120 jours de 121 à 180 jours de 181 à 365 jours plus de 365 jours Total
Communication complète 6 82 47 43 35 24 0 237
Communication partielle 4 70 76 73 34 50 3 310
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 35 79 52 49 26 12 0 253
Demande abandonnée 121 4 4 6 2 0 1 138
Ni confirmée ni rejetée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 166 235 179 171 97 86 4 938

2.2 Exceptions

Tableau 2.2 Nombre de demandes traitées pour lesquelles des exceptions ont été invoquées
Disposition Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)a) 0
19(1)b) 0
19(1)c) 0
19(1)d) 0
19(1)e) 0
19(1)f) 0
20 0
21 0
22(1)(a)i) 0
22(1)(a)ii) 0
22(1)(a)iii) 0
22(1)b) 0
22(1)c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23(a) 0
23(b) 0
24(a) 0
24(b) 0
25 0
26 316
27 1
27.1 0
28 0
Total 317

2.3 Exclusions

Tableau 2.3 Exclusions
Artical Nombre de demandes
69(1)a) 0
69(1)b) 0
69.1 0
70(1) 0
70(1)a) 0
70(1)b) 0
70(1)c) 0
70(1)d) 0
70(1)e) 0
70(1)f) 0
70.1 0

2.4 Support des documents communiqués

Tableau 2.4 Mode de communication
Papier Électronique Autres modes
0 547 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Tableau 2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
15 371 11 056 938
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
Tableau 2.5.2 2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
Décision moins de 100 pages traitées de 101 à 500 pages traitées de 501 à 1 000 pages traitées de 1 001 à 5 000 pages traitées plus de 5 000 pages traitées
Demandes Pages communiquées Demandes Pages communiquées Demandes Pages communiquées Demandes Pages communiquées Demandes Pages communiquées
Communication complète 236 1 739 1 150 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 285 4 205 19 1 765 4 1 572 2 1 570 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Abandonnée 138 55 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni rejetée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 659 5 999 20 1 915 4 1 572 2 1 570 0 0
2.5.3 Autres complexités
Tableau 2.5.3 Autres complexités
Décision Consultation requise Avis juridique sollicité Renseignements entremêlés Autres Total
Communication complète 0 0 0 59 59
Communication partielle 0 0 94 76 170
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Abandonnée 0 0 0 13 13
Ni confirmée ni rejetée 0 0 0 0 0
Total 0 0 94 148 242

2.6 Demandes fermées

2.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi
Tableau 2.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi
Demandes fermées dans les délais prévus par la loi
Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi 552
Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la loi (%) 58,8

2.7 Présomptions de refus

2.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi
Tableau 2.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi
Nombre de demandes traitées après les délais prescrits Raison principale
Entrave au fonctionnement ou à la charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
386 219 0 0 167
2.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)
Tableau 2.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)
Nombre de jours de retard Nombre de demandes traitées en retard dont le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes traitées en retard dont le délai a été prorogé Total
de 1 à 15 jours 19 25 44
de 16 à 30 jours 17 16 33
de 31 à 60 jours 26 58 84
de 61 à 120 jours 66 49 115
de 121 à 180 jours 31 26 57
de 181 à 365 jours 28 24 52
plus de 365 jours 1 0 1
total 188 198 386

2.8 Demandes de traduction

Tableau 2.8 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Section 3: Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Paragraphe 8(5) Total
0 0 0 0

Section 4: Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

Section 5: Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Tableau 5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Nombre de demandes pour lesquelles une prorogation a été prise 15(a)i) Entrave au fonctionnement 15(a)ii) Consultation 15(b)
Traduction ou conversion
Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions Grand nombre de pages Grand nombre de demandes Documents difficiles à obtenir Documents confidentiels du Cabinet (article 70) Externe Interne
345 8 4 88 245 0 0 0 0

5.2 Durée des prorogations

Tableau 5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 15(a)i) Entrave au fonctionnement 15(a)ii) Consultation 15(b)
Traduction ou conversion
Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions Grand nombre de pages Grand nombre de demandes Documents difficiles à obtenir Documents confidentiels du Cabinet (article 70) Externe Interne
de 1 à 15 jours 0 0 0 1 0 0 0 0
de 16 à 30 jours 8 4 88 244 0 0 0 0
Plus de 31 jours 0 0 0 0 0 0 0; 0
Total 8 4 88 245 0 0 0 0

Section 6: Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Tableau 6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 0 0 0 0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 0 0 0 0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0 93 0 0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

Tableau 6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada
Recommendation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 30 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations

Tableau 6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations
Recommendation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 61 à 120 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Section 7: Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

Tableau 7.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Tableau 7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Section 8: Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Tableau 8.1 Avis de plaintes et d'enquêtes reçus
Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
1 0 1 0 2

Section 9: Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

9.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Nombre d'ÉFVP terminées : 0

9.2 Fichiers de renseignements personnels

Table 9.2 Fichiers de renseignements personnels
Fichiers de renseignements personnels Actifs Créés Supprimés Modifiés
  25 0 0 0

Section 10: Atteintes substantielles à la vie privée

Nombre d'atteintes substantielles à la vie privée signalées au SCT : 0

Nombre d'atteintes substantielles à la vie privée signalées au CPVP : 0

Section 11 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

11.1 Coûts

Tableau 11.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 149 755 $
Heures supplémentaires 304 $
Biens et services
  • Contrats de services professionnels: 0 $
  • Autres: 0 $
 0 $
Total 150 059 $

11.2 Ressources humaines

Tableau 11.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes affectées aux activités liées à l'accès à l'information
Employés à temps plein 2,622
Employés à temps partiel et occasionnels 0,000
Employés régionaux 0,000
Experts-conseils et personnel d'agence 0,000
Étudiants 0,000
Total 2,622
Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.

Avez-vous trouvé ce que vous cherchiez?

Qu’est-ce qui n’allait pas?

Vous ne recevrez aucune réponse. N'incluez pas de renseignements personnels (téléphone, courriel, NAS, renseignements financiers, médicaux ou professionnels)
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