Rapport annuel au parlement 2018-2019 : Loi sur la protection des renseignements personnels
Table des matières
1 Introduction
I. Introduction
La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) a pour objet de protéger les renseignements personnels sous la responsabilité et le contrôle d'une institution fédérale et de conférer aux Canadiennes et aux Canadiens le droit d'accès aux documents.
Le présent rapport fait état des activités de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC) du 1er avril 2018 au 31 mars 2019.
Le présent rapport, préparé et soumis au Parlement en vertu de l'article 72 de la LPRP, décrit les activités de RCAANC qui contribuent à assurer le respect des lois et règlements sur la protection des renseignements personnels. Le rapport expose en détail les activités et les réalisations de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de RCAANC, y compris les éléments essentiels suivants :
- la création de l'équipe des politiques et de la protection des renseignements personnels;
- un nombre accru d'initiatives de formation afin d'améliorer la capacité et la sensibilisation ministérielle de l'AIPRP.
Création de deux nouveaux ministères
En août 2017, le premier ministre a annoncé la dissolution d'Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC) et la création de deux nouveaux ministères pour mieux répondre aux besoins et aux aspirations des Premières Nations, des Inuits et des Métis. À l'époque, il nomma deux ministres pour diriger ces nouveaux ministères : un ministre des Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada et un ministre des Services aux Autochtones Canada (SAC).
Le bureau de l'AIPRP a fourni un soutien aux services communs pour RCAANC et SAC au moyen d'un protocole d'entente (PE) entre les ministères.
Mandat de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada
Le ministère des Relations Couronne-Autochtones et des Affaires du Nord accéléra les travaux qui ont déjà été commencés afin de renouveler les relations de nation à nation, entre les Inuits et le gouvernement, et de gouvernement à gouvernement entre le Canada et les peuples autochtones. De plus, le Ministère modernisera notre structure institutionnelle et notre gouvernance pour que les Premières Nations, les Inuits et les Métis puissent renforcer la capacité qui appuie la mise en œuvre de leur vision d'autodétermination.
La nouvelle relation doit être fondée sur la reconnaissance des droits, le respect, la coopération et le partenariat. Le Ministère s'appuiera sur les progrès qui ont déjà été réalisés, y compris l'établissement des droits et les tables de discussion sur la reconnaissance dans l'ensemble du pays, la création d'un mécanisme bilatéral avec les organisations autochtones nationales afin de réaliser des progrès sur les priorités communes, et les progrès réalisés dans l'ensemble du gouvernement en ce qui concerne les appels à l'action de la Commission de vérité et réconciliation.
À la suite de la dissolution annoncée d'AANC, la Direction de l'AIPRP a suivi l'orientation et le mandat de RCAANC afin de commencer les demandes de traitement au sein du nouveau ministère.
RCAANC est l'un des deux ministères fédéraux qui sont principalement appelés à respecter les obligations et les engagements du gouvernement du Canada envers les membres des Premières Nations, les Inuits et les Métis, et à assumer les responsabilités constitutionnelles du gouvernement fédéral dans le Nord. Le mandat global de RCAANC et les responsabilités très variées sont façonnés par des siècles d'histoire et par des défis démographiques et géographiques uniques. Le mandat découle de la Loi constitutionnelle de 1982, de la Loi sur les Indiens, de la Loi sur le ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien, de lois territoriales, de traités, des revendications territoriales globales et de l'autonomie gouvernementale, ainsi que de diverses autres lois qui touchent les peuples autochtones et du Nord.
La plupart des programmes du Ministère, qui comptent pour la majorité de ses dépenses, sont exécutés dans le cadre de partenariats avec les collectivités des Premières Nations et autochtones ou d'accords fédéraux-provinciaux ou fédéraux-territoriaux. RCAANC travaille également avec les Autochtones vivant en milieu urbain, les Métis et les Indiens non-inscrits (dont bon nombre habitent des régions rurales).
II. Organisation
Direction de l'AIPRP à RCAANC
La Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est responsable de l'administration des demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information (LAI) et de la LPRP.Elle a été créée au sein du Secrétariat du Ministère et relève du secrétaire du Ministère qui, pour sa part, est directement responsable devant le sous-ministre et fait partie du Comité de la haute direction de RCAANC. La Direction est aussi responsable de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures que le Ministère doit suivre afin de respecter les dispositions de la LAI et de la LPRP. De plus, la Direction de l'AIPRP offre des ateliers, des formations et des séances de sensibilisation conçus afin d'améliorer la connaissance et la compréhension des questions liées à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels dans l'ensemble du Ministère.
Dans le cadre d'un PE de services communs, tous les analystes de l'AIPRP ont traité des demandes pour RCAANC et SAC. Les analystes de l'AIPRP traitent des demandes complexes et de volume variable en fonction de leur niveau de classification. Ils prodiguent également des conseils indispensables en matière de protection des renseignements personnels pour les nouvelles initiatives, dans le but d'assurer la protection des renseignements personnels au sein des programmes ministériels. Des politiques et procédures continuent d'être établies afin que la protection des renseignements personnels soit prise en compte tout au long du cycle de vie des programmes de RCAANC et que des décisions stratégiques éclairées soient prises en ce qui concerne la collecte, la diffusion et l'utilisation des renseignements personnels.
Les analystes fournissent des conseils et une orientation au Ministère sur plusieurs sujets :
- L'application de la LAI et de la LPRP;
- La communication de renseignements de nature délicate ou protégés au public;
- Les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée ministérielle (EFVP);
- La communication des renseignements personnels autorisée aux termes de l'article 8(2) de la LPRP;
- Les énoncés pertinents de la LPRP dans les instruments de collecte de données (ICD) (formulaires, sondages, etc.);
- Les mises à jour dans Info Source ainsi que la préparation et l'enregistrement de fichiers de renseignements personnels (FRP) et des catégories de documents connexes;
- Les protocoles entourant les atteintes à la vie privée;
- La formation et la sensibilisation à l'égard des questions touchant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels à l'échelle du Ministère;
- La prestation de conseils sur la protection des renseignements personnels dans les protocoles d'entente (PE).
Les agents de liaison de l'AIPRP se trouvent dans chacun des secteurs et des bureaux régionaux de RCAANC. Ils reçoivent les demandes de la Direction de l'AIPRP et, par la suite, ils confient la demande aux secteurs appropriés de leur secteur. Les agents jouent un rôle essentiel en veillant à ce que des demandes claires soient envoyées aux personnes qui récupèrent les documents, et en faisant en sorte que les dossiers pertinents, les énoncés des répercussions et les approbations soient obtenus et communiqués aux fonctionnaires de la Direction de l'AIPRP en respectant les délais établis.
L'équipe de réception trie et coordonne la réception des demandes d'information relevant du Ministère qui sont présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'équipe des opérations fait en sorte qu'on y donne suite dans le délai prescrit par les deux lois (qui est de 30 jours). Le suivi de toutes les demandes est effectué au moyen du système de suivi Access Pro Case Management. À cette fin, les analystes de l'AIPRP collaborent étroitement avec les secteurs de programmes compétents, afin de réunir tous les documents pertinents et de s'assurer que leur contenu est traité conformément aux dispositions législatives, pour que les dossiers gouvernementaux soient communiqués sans risque à tous les Canadiens. L'équipe des politiques et de la protection des renseignements personnels est disponible pour prodiguer des conseils d'expert, tenir à jour et surveiller les risques liés à la vie privée en plus de soutenir SAC avec la création de la formation sur la politique en matière de protection des renseignements personnels.
Description du texte
Bureau du directeur
Le directeur (EX-01), à titre de coordonnateur institutionnel de l'AIPRP, détient tous les pouvoirs délégués prévus par la Loi. Pour les fonctions administratives journalières, le directeur est appuyé par un directeur adjoint, Opérations (PM-06), un directeur adjoint des politiques et de la protection des renseignements personnels (PM-06) et un adjoint administratif (AS-01) et un analyste des rapports ministériels (PM-03) qui assure le soutien pour la communication de rapports et les initiatives reliées aux politiques.
Équipe de réception
L'équipe de réception des demandes est constituée de deux agents de réception (PM-01) et d'un commis (CR-04), qui saisissent toutes les demandes dans le système électronique de gestion des cas, accusent réception des demandes, assurent les services d'imagerie, interagissent avec le grand public et répondent à leurs demandes et se chargent d'autres tâches administratives.
Équipe des opérations
L'équipe des opérations est dirigée par quatre responsables d'équipe (PM-05) qui veillent au contrôle de l'administration des demandes par leur équipe, ce qui comprend l'examen des demandes traitées. L'équipe des opérations est constituée d'analystes de niveau PM-04, PM-03 et PM-02, qui traitent des demandes d'accès à l'information et de la protection de la vie privée dont le volume et la complexité varient. Ils donnent la formation et des conseils sur l'accès à l'information et de la protection de la vie privée.
Équipe des politiques et de la protection des renseignements personnels
L'équipe des politiques et de la protection des renseignements personnels est dirigée par deux responsables d'équipe (PM-05), qui sont chargés de la surveillance du traitement des demandes de leur équipe, y compris l'examen des demandes de politique et de la protection des renseignements personnels. L'équipe des politiques et de la protection des renseignements personnels est formée d'analystes PM-04, et PM-02, qui répondent aux questions de vie privée (comme des atteintes), donnent la formation et fournissent des conseils sur la protection des renseignements personnels.
III. Ordonnance de délégation de pouvoir
En vertu de l'article 73 de la LPRP, le ministre peut déléguer à des responsables ministériels ses attributions en ce qui concerne l'administration de la LPRP au sein de RCAANC.
Pendant la période visée par le rapport, les ordonnances de délégation de pouvoirs signées par la ministre Carolyn Bennett, le 14 mars 2016, étaient en vigueur (annexe A). En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, l'ordonnance délègue la totalité des pouvoirs et des responsabilités d'application de la LPRP aux personnes suivantes :
- le sous-ministre;
- le sous-ministre délégué;
- le secrétaire du Ministère;
- le coordonnateur de l'AIPRP du Ministère.
Statistiques
IV. Interprétation du rapport statistique
Le rapport statistique de RCAANC a été présenté au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) le 14 mai 2019 (annexe B). Le rapport présente en détail divers aspects des demandes que RCAANC a reçues et traitées durant la période du 1er avril 2018 au 31 mars 2019.
Partie 1. Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Au cours de la période 2018-2019, RCAANC a reçu 115 nouvelles demandes en vertu de la LPRP. Parmi les 129 demandes (14 ont été reportées de la période de référence précédente), la Direction de l'AIPRP a traité 119 demandes et en a reporté 10 à la période visée par le rapport 2019-2020 (tableau 1.1.).
| Nombre de demandes | 2016-2017 | 2017-2018 | 2018-2019 |
|---|---|---|---|
| Reçues | 178 | 165 | 115 |
| Reportées de la dernière période | 0 | 23 | 14 |
| Total | 178 | 188 | 129 |
| Traitées durant cette année | 155 | 174 | 119 |
| Reportées à l'année suivante | 23 | 14 | 10 |
Description du texte
Dans ce tableau, nous comparons le nombre de demandes reçues au cours des trois exercices. En 2016-2017, le Bureau de l'AIPRP avait reçu cent soixante-dix-huit (178) nouvelles demandes. En 2017-2018, cent soixante-cinq (165) nouvelles demandes ont été reçues, et en 2018-2019, cent quinze (115) nouvelles demandes ont été reçues.
Vingt-trois demandes ont été reportées de 2016-2017 à 2017-2018 et quatorze (14) ont été reportées de 2017 à 2018 en 2018-2019. De plus, dix (10) demandes ont été reportées de l'année écoulée à l'année en cours.
Le bureau de l'AIPRP a fermé cent cinquante-cinq demandes en 2016-2017, contre cent soixante-quatorze en 2017-2018, puis le nombre de demandes fermées en 2018-2019 est tombé à cent dix-neuf (119).
Partie 2. Demandes traitées au cours de la période de référence
2.1 Disposition et délai de traitement
Parmi les 119 demandes traitées pendant la période visée par le rapport (tableau 2.1), RCAANC a été en mesure de communiquer des renseignements, en partie ou en entier, dans 70 cas. Ainsi, 58,8 % du temps, lorsqu'une demande était présentée à RCAANC, les renseignements pertinents étaient communiqués. La majorité de ces demandes (c.-à-d. 76 ou 63,8 %) ont été réglées en moins de 30 jours. En 2018-2019, il a fallu plus de 120 jours pour traiter deux (2) demandes.
L'issue la plus fréquente des demandes traitées pendant la période visée par le rapport a été une « communication partielle » pour 41 demandes (34,4 %) et a été une « communication totale » pour 29 demandes (24,3 %). Dans 23 cas, le demandeur a abandonné sa demande, probablement parce que la demande initiale était incomplète ou parce qu'il n'avait pas obtenu l'autorisation suffisante pour la communication.
| Disposition des demandes | Délai de traitement | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| De 1 à 15 jours | De 16 à 30 jours | De 31 à 60 jours | De 61 à 120 jours | De 121 à 180 jours | De 181 à 365 jours | Plus de 365 jourss | Total | |
| Communication totale | 11 | 9 | 6 | 3 | 0 | 0 | 0 | 29 |
| Communication partielle | 2 | 14 | 20 | 4 | 1 | 0 | 0 | 41 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n'existe | 1 | 17 | 6 | 1 | 1 | 0 | 0 | 26 |
| Demande abandonnée | 16 | 6 | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 23 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 30 | 46 | 32 | 9 | 2 | 0 | 0 | 119 |
Description du texte
Ce tableau définit les dispositions des demandes et des délais de traitement des demandes complétées au cours du dernier exercice.
Trente (30) demandes ont été complétées dans les quinze (15) jours suivant la réception, parmi celles-ci onze (11) ont été divulguées dans leur intégralité, deux (2) ont été divulguées en partie, une (1) n'avait pas de dossiers sensibles et seize (16) ont été abandonnées par les demandeurs.
Quarante-six (46) demandes ont été classées dans un délai de 16 à 60 jours après la réception, parmi celles-ci neuf (9) ont été divulguées dans leur intégralité, quatorze (14) demandes ont été divulguées en partie, dix-sept (17) demandes n'avaient pas de dossiers sensibles et six (6) ont été abandonnées par les demandeurs.
Trente-deux (32) demandes ont été classées dans un délai de 31 à 60 jours après la réception, parmi celles-ci six (6) ont été divulguées dans leur intégralité, vingt (20) ont été divulguées en partie, six (6) n'avaient pas de dossiers sensibles.
Neuf (9) demandes ont été classées dans un délai de 61 à 120 jours après la réception, parmi celles-ci trois (3) ont été divulguées en totalité, quatre (4) ont été divulguées en partie, une (1) n'avait pas de dossiers sensibles et une (1) a été abandonnée par le demandeur.
Deux (2) demandes ont été classées dans un délai de 121 à 180 jours après réception, l'une (1) a été divulguée en partie et l'autre n'avait pas de dossiers sensibles.
Dans un délai de cent dix-neuf (119) divulgations; vingt-neuf (29) ont été divulgués dans leur intégralité, quarante et un (41) ont été divulgués en partie, vingt-six (26) n'avaient pas de dossiers sensibles, vingt-trois (23) ont été abandonnés par les demandeurs.
2.2 Exceptions
Tel qu'il a été observé au cours des dernières années, l'exception prévue à l'article 26 (renseignements qui portent sur une autre personne que celle qui fait la demande) est celle qui a été le plus souvent invoquée (38 fois) pendant la période visée par le rapport. En 2018-2019, la seule autre exception qui a été invoquée était en lien avec l'alinéa 22(1)b) (enquêtes) et l'a été une seule fois (tableau 2.2).
| Disposition | Nombre de demandes |
|---|---|
| 18(2) | 0 |
| 19(1)(a) | 0 |
| 19(1)(b) | 0 |
| 19(1)(c) | 0 |
| 19(1)(d) | 0 |
| 19(1)(e) | 0 |
| 19(1)(f) | 0 |
| 20 | 0 |
| 21 | 0 |
| 22(1)(a)(i) | 0 |
| 22(1)(a)(ii) | 0 |
| 22(1)(a)(iii) | 0 |
| 22(1)(b) | 1 |
| 22(1)(c) | 0 |
| 22(2) | 0 |
| 22.1 | 0 |
| 22.2 | 0 |
| 22.3 | 0 |
| 23(a) | 0 |
| 23(b) | 0 |
| 24(a) | 0 |
| 24(b) | 0 |
| 25 | 0 |
| 26 | 38 |
| 27 | 0 |
| 28 | 0 |
| Total | 39 |
Description du texte
Ce tableau définit le nombre de demandes fermées lorsqu'une exemption a été invoquée. L'article 26 a été appliqué dans trente-huit (38) demandes et l'alinéa 22(1)b) a été appliqué une fois. Trente-neuf (39) demandes ont été complétées avec une exemption invoquée.
2.3 Exclusions
Aucune disposition relative à l'exclusion n'a été appliquée aux demandes traitées au cours de l'exercice 2018-2019.
2.4 Support des documents communiqués
Au cours de la période visée par le rapport, la majorité des réponses ont été communiquées aux demandeurs sous format papier. RCAANC a communiqué les demandes sur support électronique (disque compact ou courriel) pour 24 demandes (34,3 %), et sous format papier pour 46 demandes (65,7 %) (tableau 2.4).
| Disposition | Papier | Électronique | Autres formats |
|---|---|---|---|
| Communication totale | 24 | 5 | 0 |
| Communication partielle | 22 | 19 | 0 |
| Total | 46 | 24 | 0 |
Description du texte
Ce tableau représente le format de disposition utilisé par le Bureau de l'AIPRP au cours du dernier exercice.
Quarante-six (46) demandes ont été envoyées en format papier aux demandeurs, dont vingt-quatre (24) demandes ayant une communication totale et vingt-deux (22) ayant une communication partielle.
Vingt-deux (22) demandes, ont été envoyées en format électronique aux demandeurs, dont cinq (5) demandes ayant une communication totale et dix-neuf (19) ayant une communication partielle.
Aucun autre format n'a été utilisé au cours du dernier exercice.
2.5 Complexité
Les sections suivantes décrivent en détail plusieurs facteurs qui affectent la complexité des demandes traitées en 2018-2019.
2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Au cours de la période visée par le rapport, la Direction de l'AIPRP a traité 119 demandes et, parmi elles, 23 ont été abandonnées et il n'y avait aucun dossier pour 26 demandes. Sur les 70 demandes restantes, il a donné lieu à 10 625 pages traitées sous le contrôle du Ministère. Au total, 8 076 pages ont été communiquées en 2018-2019 (tableau 2.5.1).
| Disposition des demandes | Nombre de pages traitées |
Nombre de pages communiquées |
Nombre de demandes |
|---|---|---|---|
| Communication totale | 788 | 704 | 29 |
| Communication partielle | 9 768 | 7 359 | 41 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 69 | 13 | 23 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 |
| Total | 10 625 | 8 076 | 93 |
Description du texte
Ce tableau illustre le nombre de pages traitées et divulguées par disposition des demandes. Au total, dix mille six cent vingt-cinq (10 625) pages ont été traitées et huit mille soixante-seize (8 076) pages ont été divulguées dans un total de quatre-vingt-treize (93) demandes.
Parmi les pages traitées, sept cent quatre-vingt-huit (788) pages ont été entièrement divulguées, neuf mille sept cent soixante-huit (9 768) pages ont été divulguées en partie et soixante-neuf (69) ont été traitées dans des demandes abandonnées.
De plus, sept cent quatre pages (704) ont été divulguées en totalité, sept mille trois cent cinquante-neuf (7 359) pages ont été reçues et divulguées en partie, tandis que treize pages ont été reçues et divulguées dans des demandes abandonnées.
Toutefois, aucune page n'a été traitée ni divulguée pour la demande qui ont toutes été exemptées, toutes exclues ou si l'existence de documents pouvait être confirmée ou non.
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandess
Plus de 90 % des demandes traitées ont nécessité 100 pages de traitement ou moins. Les cinq (5) demandes qui exigeaient le traitement de 101 à 500 pages de documents se sont traduites par la communication de 1 258 pages. RCAANC a traité trois (3) demandes de grande envergure (de 1 001 à plus de 5 000 pages) de 6 000 pages en 2018-2019. Avec un total de 93 demandes, 8 076 pages ont été communiquées en 2018-2019 (tableau 2.5.2).
| Disposition | Moins de 100 pages traitées | 101-500 pages traitées |
501-1000 pages traitées |
1001-5000 pages traitées |
Plus de 5000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Demandes | Pages communiquées | Demandes | Pages communiquées | Demandes | Pages communiquées | Demandes | Pages communiquées | Demandes | Pages communiquées | |
| Communication totale | 28 | 217 | 1 | 487 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 34 | 588 | 4 | 771 | 0 | 0 | 3 | 6000 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 23 | 13 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 85 | 818 | 5 | 1258 | 0 | 0 | 3 | 6000 | 0 | 0 |
Description du texte
Ce tableau illustre les détails du traitement et communication des pages pertinentes selon la taille des demandes
En ce qui concerne les demandes pour lesquelles moins de cent (100) pages pertinentes ont été traitées, vingt-huit (28) demandes ont été traitées en comptant un total de deux-cent-dix-sept (217) pages pertinentes divulguées dans leur intégralité, trente-quatre (34) demandes ont été complétées en comptant un total de cinq cent quatre-vingt-huit (588) pages pertinentes divulguées en partie et vingt-trois (23) demandes abandonnées avaient un total de treize (13) pages. Quatre-vingt-cinq (85) demandes et huit-cent-dix-hui (818) pages pertinentes ont été traitées dans cette catégorie.
Les demandes pour lesquelles le nombre de pages pertinentes traitées se situe entre cent et un (101) et cinq cents (500) ont été compilées comme suit; une (1) demande a été traitée en comptant un total de quatre-cent-quatre-vingt-sept (487) pages pertinentes divulguées dans leur intégralité et quatre (4) demandes ont été complétées en comptant un total de sept-cent-soixante-onze (771) pages pertinentes divulguées en partie. Cinq (5) demandes et mille-deux-cent-cinquante-huit (1 258) pages pertinentes ont été traitées dans cette catégorie.
Trois (3) demandes correspond à la catégorie des pages pertinentes traitées entre mille-un (1 001) et cinq-mille (5 000) pages pertinentes, six-milles pages (6 000) pertinentes ont été divulguées en partie au demandeur.
2.5.3 Autres complexités
La Direction de l'ATIP a exigé des consultations externes avec le ministère de la Justice et a autorisé une communication partielle des renseignements.
| Disposition | Consultation requise | Avis juridique | Renseignements entremêlés | Autre | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| Communication totale | 0 | 1 | 0 | 0 | 1 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 1 | 0 | 0 | 1 |
Description du texte
Le tableau ci-dessus illustre le nombre de demandes où autres complexités ont pu faire partie du traitement des demandes, les complexités peuvent être pour des raisons que les consultations requises, les conseils juridiques et les renseignements entrelacés ou autres raisons trouvés dans les dossiers traités. Au cours du dernier exercice, le bureau de l'AIPRP a compté une (1) demande où des conseils juridiques ont été requises.
2.6 Présomption de refus
Les sections suivantes indiquent le nombre et le motif des demandes qui étaient en présomption de refus tout au long de 2018-2019.
2.6.1 Motif du non-respect des échéances prévues par la Loi
Au cours de la période visée par le rapport, RCAANC n'a pas respecté l'échéance prévue par la loi pour neuf (9) demandes, avec comme motif une charge de travail excessive pour huit (8) de ces demandes (tableau 2.6.1).
| Nombre de demandes fermées après le délai statutaire | Motif principal | |||
|---|---|---|---|---|
| Charge de travail | Consultation externe | Consultation interne | Autre | |
| 9 | 8 | 0 | 0 | 1 |
Description du texte
Le tableau ci-dessus illustre le nombre de demandes qui, lorsqu'elles sont fermées au-delà de la date limite prévue par la loi.
Neuf (9) demandes ont été jugées répondant à ce critère. Huit (8) d'entre elles étaient en retard en raison de la charge de travail du Bureau de l'AIPRP et une (1) était en retard en raison d'autres facteurs.
2.6.2 Nombre de jours de retard
Parmi les neuf (9) demandes traitées après les échéances prévues par la Loi, six (6) ont été traitées en 1 à 15 jours (tableau 2.6.2).
| Nombre de jours de retard | Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé | Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé | Total |
|---|---|---|---|
| De 1 à 15 jours | 4 | 2 | 6 |
| De 16 à 30 jourss | 0 | 1 | 1 |
| De 31 à 60 jours | 0 | 0 | 0 |
| De 61 à 120 jours | 0 | 2 | 2 |
| De 121 à 180 jours | 0 | 0 | 0 |
| De 181 à 365 jours | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 jourss | 0 | 0 | 0 |
| Total | 4 | 5 | 9 |
Description du texte
Le RCAANC identifie le nombre de demandes complétées au-delà de leur date limite. Dans le cas où aucune prorogation n'a été prise; quatre (4) demandes répondaient aux critères et ont été fermées dans les quinze (15) jours suivant leur date d'échéance. Cela fait un total de quatre (4) demandes qui n'avaient pas de demande de prorogation aux dossier et qui ont dépassé leur délai légal.
De plus, le tableau ci-dessus indique le nombre de demandes complétées au-delà de leur date limite et l'endroit où une prorogation a été documentée dans le dossier. Deux (2) demandes ont été fermées dans les quinze (15) jours, une (1) a été fermée entre seize (16) et trente (30) jours en plus de deux (2) entre soixante et un (61) et cent vingt (120) jours. Cela fait un total de cinq (5) demandes qui avaient une prorogation de délais et qui ont dépassé leur délai législatif.
2.7 Demandes de traduction
Pendant la période visée par le rapport, aucun demandeur n'a demandé la traduction des documents pertinents dans l'autre langue officielle.
Partie 3. Communication aux termes des paragraphes 8(2) et 8(5) de la Loi sur la protection des renseignements personnels
La communication permise conformément au paragraphe 8(2) de la LPRP décrit les circonstances dans lesquelles des renseignements personnels relevant d'une institution fédérale peuvent être communiqués sans le consentement de la personne qu'ils concernent. En 2018-2019, RCAANC a effectué 57 communications permises en vertu des alinéas 8(2)e), 8(2)m) et de l'article 8(5). Le Conseil du Trésor du Canada exige que ces trois communications permises soient indiquées dans le rapport statistique. L'AIPRP de RCAANC, comme les autres institutions, a traité 706 demandes supplémentaires en vertu de l'article 8(2) pour un total de 763 communications permises en 2018-2019.
Communications en vertu de l'alinéa 8(2)e) – 55 communications ont été effectuées en vertu de l'alinéa 8(2)e) conformément à la demande présentée par les organismes d'enquête comme il est indiqué aux annexes II et III de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Communications en vertu de l'alinéa 8(2)m) – Dans le but de l'intérêt public. RCAANC a fait une (1) communication en vertu de l'alinéa 8(2)m).
Communications en vertu de l'article 8(5) – Nécessite que les institutions communiquent en vertu de l'alinéa 8(2)m) au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. La communication en vertu de l'alinéa 8(2)m) indiquée ci-dessus a été signalée au Commissariat à la protection de la vie privée.
D'autres communications autorisées qui ne sont pas saisies par le rapport statistique comprennent :
Communications en vertu de l'alinéa 8(2)b) – RCAANC a fait une (1) communication pour se conformer à une assignation à témoigner ou à un mandat.
Communications en vertu de l'alinéa 8(2)d) – RCAANC a fait 81 communications au procureur général du Canada conformément à des poursuites judiciaires.
Communications en vertu de l'alinéa 8(2)f) – En vertu d'accords ou d'ententes conclus entre le gouvernement du Canada et les gouvernements provinciaux en vue de l'application des lois ou de la tenue d'enquêtes licites. RCAANC a fait 543 communications de renseignements personnels.
Communications en vertu de l'alinéa 8(2)j) – RCAANC a fait quatre (4) communications pour un organisme de recherche aux fins de statistiques.
Communications en vertu de l'alinéa 8(2)k) – Permet la communication de renseignements personnels aux chercheurs dont les travaux portent sur le règlement des griefs des autochtones. RCAANC a fait 77 communications à des chercheurs pour des travaux de règlement des griefs autochtones.
Partie 4. Demandes de correction de renseignements personnels et notations
Aucune demande de correction ni de notation de renseignements personnels n'a été présentée au cours de la période visée par le rapport.
Partie 5. Prorogations
Durant 2018-2019, 30 prorogations ont été faites en vertu de l'article 15a) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les 30 prorogations ont été faites en vertu de l'alinéa 15a)(i) (entrave aux opérations). Sept (7) demandes ont fait l'objet d'une communication totale, tandis que 20 demandes ont été communiquées en partie (tableau 5.1).
| Disposition des demandes nécessitant une prorogation | 15(a)(i) Entrave aux opérations | 15(a)(ii) Consultation | Paragraphe 15b)– Traduction ou conversion | |
|---|---|---|---|---|
| Article 70 | Autre | |||
| Communication totale | 7 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 20 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n'existe | 3 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 30 | 0 | 0 | 0 |
Description du texte
Dans l'éventualité qu'une prorogation est nécessaire afin de complétées une demande d'information, on doit rencontrer une ou plusieurs des trois (3) conditions conformément à la Loi soit : entrave aux opérations, des consultations et la traduction ou la conversion. RCAANC a identifié trente (30) demandes qui nécessitaient une prorogation tous expliquées par l'entrave aux opérations aux fins de compléter les demandes. Parmi les trente (30), sept (7) demandes ont été entièrement divulguées aux demandeurs, vingt (20) ont été divulguées en partie et trois n'avaient aucun documents répondants à leur demande.
5.2 Durée des prorogations
La durée de 28 (93 %) des prorogations appliquées pendant la période visée par le rapport se situait entre 16 à 0 jours (tableau 5.2).
| Durée des prorogations | 15a)(i) – Entrave aux opérations | 15a)(ii) – Consultation | Paragraphe 15b) – À des fins de traduction | |
|---|---|---|---|---|
| Article 70 | Autre | |||
| De 1 à 15 jours | 2 | 0 | 0 | 0 |
| De 16 à 30 jours | 28 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 30 | 0 | 0 | 0 |
Description du texte
Deux (2) demandes avec prorogation ont été traitées dans les quinze (15) jours suivant leur date législative et les vingt-huit autres (28) ont été complétées entre seize (16) et trente (30) jours de leur date législative.
Partie 6. Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations
RCAANC n'a pas reçu de demande de consultation d'une autre institution du gouvernement du Canada en 2018-2019.
Partie 7. Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet
Au cours de la présente période visée par le rapport, aucune consultation touchant l'application de l'article 70 de la LPRP n'a été envoyée aux Services juridiques et portant sur de possibles documents confidentiels du Cabinet.
Partie 8. Plaintes et enquêtes
Au cours de la période visée par le rapport de 2018-2019, une plainte a été portée à l'attention du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Le Conseil du Trésor du Canada exige que les établissements suivent dans le rapport statistique les articles 31, 33 et 35 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces sections ne sont pas cumulatives.
| Article 31 | Article 33 | Article 35 | Recours judiciaire | Total |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 0 | 0 | 0 | 1 |
Description du texte
Le Bureau de l'AIPRP a reçu une (1) plainte du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP)
Partie 9. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (annexe A du Rapport statistique du SCT)
L'EFVP consiste en une évaluation du risque inhérent à la circulation des renseignements personnels détenus au sein d'un programme ou d'un service donné. Ce processus permet au Ministère de déterminer si les technologies, les systèmes d'information, les initiatives et les programmes ou politiques proposés, nouveaux ou considérablement modifiés, se conforment aux exigences du gouvernement fédéral en matière de protection des renseignements personnels.
Aucune EFVP n'a été réalisée pendant la période visée par le rapport 2018-2019.
Énoncés de la Loi sur la protection des renseignements personnels
La Direction de l'AIPRP aide les programmes à RCAANC à élaborer les énoncés d'avis de confidentialité à inclure dans les formulaires ou devant être communiqués lors d'un processus de consultation dans le cadre duquel on recueille des renseignements personnels. Les énoncés de confidentialité indiquent aux personnes ce qui est fait avec leurs renseignements personnels. En 2018‑2019, la Direction de l'AIPRP a traité de nombreuses demandes d'énoncés de confidentialité.
La Direction de l'AIPRP continue de travailler avec tous les secteurs et programmes de RCAANC pour les exercices à venir afin de mettre à jour les énoncés de confidentialité pour tous les instruments de collecte de données, les formulaires et les processus de consultation imprimés et en ligne.
Questions sur les politiques de la vie privée
La Direction de l'AIPRP répond également à des questions sur les protocoles, les politiques, les directives, les enjeux et autres concernant la protection des renseignements personnels et à d'autres demandes sur la collecte, l'utilisation, la conservation, l'élimination et la communication de renseignements personnels. Au cours de la période visée par le rapport, la Direction de l'AIPRP a répondu à de nombreuses questions de la part de ministères clients concernant l'application des politiques sur la vie privée de RCAANC.
Atteintes à la vie privée
La Direction de l'AIPRP appuie les fonctionnaires de RCAANC pour traiter et prévenir les atteintes potentielles de la vie privée. Au cours de cet exercice, RCAANC a signalé six (6) atteintes substantielles à la vie privée qui ont touché des personnes. La majorité des atteintes étaient de faible sensibilité et ont été causées par une erreur humaine. Une (1) atteinte à la vie privée a été considérée comme importante et elle a été signalée au Commissariat à la protection de la vie privée.
Partie 10. Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
10.1 Coûts
La Direction de l'AIPRP a exercé ses activités selon un modèle de services partagés afin de soutenir RCAANC et SAC. Dans son ensemble, elle a dépensé 1 603 740 $ en salaires, biens et services et a eu recours à 23 ressources humaines.
Les dépenses de ce rapport annuel reflètent le niveau d'effort nécessaire au support des responsabilités législatives de RCAANC.
En 2018-2019, RCAANC a dépensé 159 756 $ pour l'administration de la LPRP à l'aide de 2,30 ressources humaines.
| Dépenses | Montant |
|---|---|
| Salaires | 139 936 $ |
| Heures supplémentaires | 392 $ |
| Biens et services | 19 458 $ |
| Contrats de service professionnels | 2 238 $ |
| Autre | 17 220 $ |
| Total | 159 786 $ |
Description du texte
La Direction de l'AIPRP a dépensé un total de 159 786 $ répartis comme suit : 139 936 $ en salaires, 392 $ en heures supplémentaires et 19 458 $ en biens et services. Les biens et services sont divisés en deux (2) catégories, les contrats de services professionnels pour un total de 2 238 $ dépensés et 17 220 $ ont été dépensés dans l'autre catégorie.
10.2 Ressources humaines
La section des opérations de la Direction de l'AIPRP comptait 2,30 équivalents temps plein (ETP) (tableau 10.2). Au cours de la période de référence, RCAANC a embauché 0,10 ETP étudiant ou consultant et 0,10 employé à temps partiel ou occasionnel.
| Ressources | Années-personnes consacrées aux activités liées à l'accès à l'information |
|---|---|
| Employés à temps plein | 2,20 |
| Employés à temps partiel et occasionnels | 0,00 |
| Employés régionaux | 0,00 |
| Experts-conseils et personnel d'organismes | 0,00 |
| Étudiants | 0,10 |
| Total | 2,30 |
Description du texte
Concernant les ressources humaines, la Direction de l'AIPRP était composée de 2,3 équivalents temps plein (ETP). Ce qui comprenait aussi l'embauche de 0,10 étudiant et 0,01 employé à temps partiel ou occasionnels.
Faits saillantss
V. Points d'intérêt pour l'année 2018-2019
La dernière année fiscale (2018-2019) a été la première année complète de déclaration pour RCAANC en vertu de la LAI et de la LPRP.
La Direction de l'AIPRP a atteint avec réussite un taux de conformité de 79 % pour les demandes de RCAANC reçues en vertu de la LAI et de 85% en vertu de la LPRP.
115 demandes en vertu de la LPRP ont été reçues en 2018-2019 et 119 ont été fermées (10 ont été reportées de l'année précédente). 10 625 pages ont été traitées en vertu de la LPRP.
L'exception la plus appliquée en vertu de la LPRP était l'article 26 concernant les renseignements personnels.
En 2018-2019, seulement une plainte a été reçue par le Commissariat à la protection de la vie privée comparativement à 15 reçues à la précédente année fiscale.
763 demandes de divulgation proactive ont été traitées en vertu de l'article 8 (2) de la LPRP, ce qui permet la divulgation de renseignements personnels sans consentement.
Il est à noter que sur les 763 demandes, 77 ont été divulgués en vertu de l'alinéa 8 (2) k) identifié dans la Loi aux fins de recherche ou de validation des revendications, litiges ou griefs de l'un des peuples autochtones du Canada.
Depuis le 30 novembre 2017, l'AIPRP administre les Lois dans un environnement de services partagés pour RCAANC et SAC.
Dans l'ensemble, pour les deux ministères en 2018-2019, il y a eu une augmentation de 41% des nouvelles demandes en vertu de la LAI et une augmentation de 13% en vertu de la LPRP.
Au total, 15 066 pages ont été traitées en vertu de la LPRP comparativement à 6 565 pages en 2017-2018.
L'AIPRP a également formé un total de 870 employés (562 SAC/ 308 RCAANC) sur la LAI et la LPRP en 2018-2019.
La Direction de l'AIPRP dans son ensemble a dépensé 1 603 740 dollars en personnel, biens et services et a bénéficié de l'appui de 23 ressources humaines.
Le bureau de L'AIPRP de SAC a dépensé 801 870 $ en personnel, en biens et services et a bénéficié de 11,5 ressources humaines. Le montant a été séparé à 80 % pour accès à l'information et à 20 % pour la protection des renseignements personnels.
Annexe A
Ordonnance de délégation de pouvoir de la Loi sur la protection des renseignements personnels en date du 14 mar 2016
Loi sur la protection des renseignements personnels – Ordonnance de délégation de pouvoirs.
En application des pouvoirs de désignation qui me sont confères en vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, j'autorise par la présentes les employés exerçant des fonctions ou occupant le poste de sous-ministre (numéro de poste 00000001), sous-ministre délégué(e) (numéro de poste 00000006), secrétaire du Ministère (numéro de poste 00012294), coordonnateur/directeur de l'Access a l'information et de la protection des renseignements personnels (numéro de poste 20003872), et leurs successeurs respectifs et les employés qui les remplacent en leur absence, ou toute personne ou agent désigné par écrit pour les remplacer, à exercer ces pouvoirs, responsabilités ou fonctions dévolus au ministre en tant que chef de cette institution administrative en vertu de la Loi, et tel qu'énoncés dans l'annexe A ci-jointe.
J'autorise par la présente le Directeur adjoint (numéro de poste 20007504) et le Chefs d'équipe de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (numéros de postes 00012590 et 00012061), y compris, en leur absence, toute personne ou agent désigné par écrit pour agir en son nom, à exercer les pouvoirs, les responsabilités ou les fonctions dévolus au ministre en tant que Chef de cette institution administrative du gouvernement en vertu de la Loi, et tel qu'énoncés dans l'annexe B ci-jointe.
Document original signé le 14 mars, 2011
L'honorable Carolyn Bennett
Ministre des Affaires Indiennes et du Nord canadien
Annexe A
DEPARTMENT OF INDIAN AFFAIRS AND NORTHERN DEVELOPMENT
SCHEDULE TO DELEGATION ORDER
DÉSIGNATION EN VERTU DE L'ARTICLE 73 DE LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Articles et pouvoirs, responsabilités ou fonctions
8(2) Divulguer des renseignements personnels sans le consentement de l'individu qui le concerne
8(4) Conserver des copies des demandes reçues en vertu de l'alinéa 8(2) e), une mention des renseignements communiqués et mettre cette copie et cette mention à la disposition du Commissaire à la protection de la vie privée
8(5) Aviser par écrit le Commissaire à la protection de la vie privée de la communication des renseignements en vertu de l'alinéa 8(2) m)
9(1) Faire un relevé de l'usage des renseignements personnels
9(4) Aviser le Commissaire à la protection de la vie privée de l'usage de l'information à des fins compatibles avec celles auxquelles les renseignements ont été recueillis et mettre le répertoire à jour
10 Verser les renseignements personnels dans les fichiers de renseignements personnels
11(a) Faire publier annuellement un répertoire de tous les fichiers de renseignements personnels et leurs contenus respectifs
11(b) Faire publier annuellement un répertoire de tous les renseignements personnels qui ne sont pas contenus dans un fichier spécifique
14 Répondre à la demande de communication de renseignements dans les délais prévus par la Loi ; communiquer les renseignements ou aviser le demandeur
15 Proroger le délai et en aviser le demandeur
16 Refus de communication
17(2) b) Version de la communication ou autre forme de communication
17(3) b) Autre forme de communication
18(2) Refus de divulguer de l'information se trouvant dans un fichier non consultable
19(1) Refus de divulguer des renseignements personnels obtenus à titre confidentiel d'un autre gouvernement
19(2) Divulguer au besoin des renseignements personnels mentionnés au paragraphe 19(1) si le gouvernement en question consent à la divulgation ou rend les renseignements publics
20 Refus de divulguer des renseignements portant préjudice aux affaires fédérales et provinciales
21 Refus de divulguer des renseignements portant préjudice à la conduite des affaires internationales et à Ia défense
22 Refus de divulguer des renseignements portant préjudice au maintien de l'ordre public et à des enquêtes
23 Refus de divulguer des renseignements recueillis pour des enquêtes de sécurité
24 Refus de divulguer des renseignements recueillis par le Service correctionnel du Canada, le Service national de libération conditionnelle ou la Commission nationale des libérations conditionnelles
25 Refus de divulguer des renseignements pouvant nuire à la sécurité des individus
26 Refus de divulguer de l'information concernant d'autres individus, et refuser de les divulguer lorsque leur communication est interdite en vertu de l'article 8
27 Refus de divulguer des renseignements personnels qui sont protégés par le secret professionnel liant un avocat à son client
28 Refus de divulguer des renseignements sur la santé physique ou mentale de l'individu lorsque leur communication le desservirait
31 Prendre connaissance de l'avis du Commissaire à la protection de la vie privée de son intention d'enquêter
33(2) Présenter des observations au Commissaire à la protection de la vie privée pendant une enquête
35(1) Prendre acte des constatations du rapport du Commissaire à la protection de la vie privée à la suite de son enquête et l'aviser des mesures prises
35(4) Communiquer les renseignements au plaignant après en avoir avisé le Commissaire à la protection de la vie privée en vertu de l'alinéa 35(1) b)
36(3) Prendre acte des conclusions du rapport du Commissaire à la vie privée découlant d'une enquête concernant un fichier non consultable
37(3) Prendre acte des conclusions du Commissaire à la protection de la vie privée à l'issue de son enquête sur la mesure dans laquelle une institution fédérale a appliqué les articles 4 à 8
51(2) b) Demander qu'une affaire fasse l'objet d'une audition et soit tranchée dans la région de la capitale nationale
51(3) Demander le droit de présenter des arguments aux auditions mêmes en application de l'article 51
72(1) Dresser un rapport annuel destiné au Parlement
77 S'acquitter de responsabilités dévolues au chef de l'institution en application des règlements pris en vertu de l'article 77 dont il n'est pas question ci-dessus
Annexe B
MINISTRE DES AFFAIRES INDIENNES ET DU DÉVELOPPEMENT DU NORD ANNEXE DE L'ORDONNANCE DE DÉLÉGATION DE POUVOIRS
DÉLÉGATION EN VERTU DE L'ARTICLE 73 DE LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Articles et pouvoirs, responsabilités ou fonctions
10 Verser les renseignements personnels dans les fichiers de renseignements personnels
11(a) Faire publier annuellement un répertoire de tous les fichiers de renseignements personnels et leurs contenus respectifs
11(b) Faire publier annuellement un répertoire de tous les renseignements personnels qui ne sont pas contenus dans un fichier spécifique
15 Proroger le délai et en aviser le demandeur
31 Prendre connaissance de l'avis du Commissaire à la protection de la vie privée de son intention d'enquêter
Annexe B
Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Nom de l'institution : Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada
Période d'établissement de rapport : 2018-04-01 au 2019-03-31
Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
| Nombre de demandes | |
|---|---|
| Reçues pendant la période d'établissement de rapport | 115 |
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 14 |
| Total | 129 |
| Fermées pendant la période d'établissement de rapport | 119 |
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport | 10 |
Partie 2 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport
2.1 Disposition et délai de traitement
| Disposition des demandes | Délai de traitement | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| De 1 à 15 jours | De 16 à 30 jours | De 31 à 60 jours | De 61 à 120 jours | De 121 à 180 jours | De 181 à 365 jours | Plus de 365 jourss | Total | |
| Communication totale | 11 | 9 | 6 | 3 | 0 | 0 | 0 | 29 |
| Communication partielle | 2 | 14 | 20 | 4 | 1 | 0 | 0 | 41 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n'existe | 1 | 17 | 6 | 1 | 1 | 0 | 0 | 26 |
| Demande abandonnée | 16 | 6 | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 23 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 30 | 46 | 32 | 9 | 2 | 0 | 0 | 119 |
2.2 Exceptions
| Article | Nombre de demandes |
|---|---|
| 18(2) | 0 |
| 19(1)(a) | 0 |
| 19(1)(b) | 0 |
| 19(1)(c) | 0 |
| 19(1)(d) | 0 |
| 19(1)(e) | 0 |
| 19(1)(f) | 0 |
| 20 | 0 |
| 21 | 0 |
| 22(1)(a)(i) | 0 |
| 22(1)(a)(ii) | 0 |
| 22(1)(a)(iii) | 0 |
| 22(1)(b) | 0 |
| 22(1)(c) | 0 |
| 22(2) | 0 |
| 22.1 | 0 |
| 22.2 | 0 |
| 22.3 | 0 |
| 23(a) | 0 |
| 23(b) | 0 |
| 24(a) | 0 |
| 24(b) | 0 |
| 25 | 0 |
| 26 | 38 |
| 27 | 0 |
| 28 | 0 |
2.3 Exclusions
| Article | Nombre de demandes |
|---|---|
| 69(1)(a) | 0 |
| 69(1)(b) | 0 |
| 69.1 | 0 |
| 70(1) | 0 |
| 70(1)(a) | 0 |
| 70(1)(b) | 0 |
| 70(1)(c) | 0 |
| 70(1)(d) | 0 |
| 70(1)(e) | 0 |
| 70(1)(f) | 0 |
| 70.1 | 0 |
2.4 Support des documents communiqués
| Disposition | Papier | Électronique | Autres formats |
|---|---|---|---|
| Communication totale | 24 | 5 | 0 |
| Communication partielle | 22 | 19 | 0 |
| Total | 46 | 24 | 0 |
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
| Disposition des demandes | Nombre de pages traitées |
Nombre de pages communiquées |
Nombre de demandes |
|---|---|---|---|
| Communication totale | 788 | 704 | 29 |
| Communication partielle | 9768 | 7359 | 41 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 69 | 13 | 23 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 |
| Total | 10625 | 8076 | 93 |
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
| Disposition | Moins de 100 pages traitées | 101-500 pages traitées |
501-1000 pages traitées |
1001-5000 pages traitées |
Plus de 5000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| Communication totale | 28 | 217 | 1 | 487 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 34 | 588 | 4 | 771 | 0 | 0 | 3 | 6000 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 23 | 13 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 85 | 818 | 5 | 1258 | 0 | 0 | 3 | 6000 | 0 | 0 |
2.5.3 Autre complexities
| Disposition | Consultation requise | Avis juridique | Renseignements entremêlés | Autres | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| Communication totale | 0 | 1 | 0 | 0 | 1 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 1 | 0 | 0 | 1 |
2.6 Présomptions de refus
2.6.1 Motifs du non-respect du délai statutaire
| Nombre de demandes fermées après le délai statutaire | Motif principal | |||
|---|---|---|---|---|
| Charge de travail | Consultation externe | Consultation interne | Autres | |
| 9 | 8 | 0 | 0 | 1 |
2.6.2 Nombre de jours de retard
| Nombre de jours de retard | Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogén | Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé | Total |
|---|---|---|---|
| De 1 à 15 jours | 4 | 2 | 6 |
| De 16 à 30 jourss | 0 | 1 | 1 |
| De 31 à 60 jours | 0 | 0 | 0 |
| De 61 à 120 jours | 0 | 2 | 2 |
| De 121 à 180 jours | 0 | 0 | 0 |
| De 181 à 365 jours | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 jourss | 0 | 0 | 0 |
| Total | 4 | 5 | 9 |
2.7 Demandes de traduction
| Demandes de traduction | Acceptées | Refusées | Total |
|---|---|---|---|
| De l'anglais au français | 0 | 0 | 0 |
| Du français à l'anglais | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 |
Partie 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
| Alinéa 8(2)(e) | Alinéa 8(2)(m) | Alinéa 8(5) | Total |
|---|---|---|---|
| 55 | 1 | 1 | 57 |
Partie 4 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
| Disposition des demandes de correction reçues | Nombre |
|---|---|
| Mentions annexées | 0 |
| Demandes de correction acceptées | 0 |
| Total | 0 |
Partie 5 : Prorogations
5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
| Disposition des demandes où le délai a été prorogé | 15a)(i) Entrave au fonctionnement | 15a)(ii) Consultation | 15b) Traduction ou conversion | |
|---|---|---|---|---|
| Article 70 | Autre | |||
| Communication totale | 7 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 20 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n'existe | 3 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 30 | 0 | 0 | 0 |
5.2 Durée des prorogations
| Durée des prorogations | 15a)(i) Entrave au fonctionnement | 15a)(ii) Consultation | 15b) Traduction ou conversion | |
|---|---|---|---|---|
| Article 70 | Autres | |||
| De 1 à 15 jours | 2 | 0 | 0 | 0 |
| De 16 à 30 jours | 28 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 30 | 0 | 0 | 0 |
Partie 6 : Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations
6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisationss
| Consultations | Autres institutions du gouvernement du Canada | Nombre de pages à traiter | Autres organisations | Nombre de pages à traiter |
|---|---|---|---|---|
| Reçues pendant la période d'établissement de rapport | 0 | 0 | 0 | 0 |
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Fermées pendant la période d'établissement de rapport | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport | 0 | 0 | 0 | 0 |
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada
| Recommendation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| De 1 à 15 jours | De 16 à 30 jours | De 31 à 60 jours | De 61 à 120 jours | De 121 à 180 jours | De 181 à 365 jours | Plus de 365 jourss | Total | |
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 17 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations
| Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| De 1 à 15 jours | De 16 à 30 jours | De 31 à 60 jours | De 61 à 120 jours | De 121 à 180 jours | De 181 à 365 jours | Plus de 365 jourss | Total | |
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Partie 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet
7.1 Demandes auprès des services juridiques
| Nombre de jourss | Moins de 100 pages traitées | 101-500 pages traitées |
501-1000 pages traitées |
1001-5000 pages traitées |
Plus de 5000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées |
101-500 pages traitées |
501-1000 pages traitées |
1001-5000 pages traitées |
Plus de 5000 pages traitées |
|||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Partie 8 : Plaintes et enquêtes
| Article 31 | Article 33 | Article 35 | Recours judiciaire | Total |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 0 | 0 | 0 | 1 |
Partie 9 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
| Nombre d'ÉFVP terminées | 0 |
|---|
Partie 10 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
10.1 Coûts
| Dépenses | Montant |
|---|---|
| Salaires | 139 936 $ |
| Heures supplémentaires | 392 $ |
| Biens et services | 19 458 $ |
| Contrats de service professionnels | 2 238 $ |
| Autre | 17 220 $ |
| Total | 159 786 $ |
10.2 Ressources humaines
| Ressources | Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels |
|---|---|
| Employés à temps plein | 2.20 |
| Employés à temps partiel et occasionnels | 0.00 |
| Employés régionaux | 0.00 |
| Experts-conseils et personnel d'agence | 0.00 |
| Étudiants | 0.10 |
| Total | 2.30 |