Examen financier de la Commission d’aménagement du Nunavut
Date : Février 2018
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Table des matières
Contexte
- Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC) a retenu les services de Ernst and Young pour effectuer un examen de suivi du précédent examen financier de la Commission d’aménagement du Nunavut (CAN).
- L’examen de suivi comprenait:
- une revue de la politique sur les conflits d’intérêt de la CAN, des pratiques de gestion, ainsi que des contrôles financiers des exercices 2015-2016 et 2016-2017.
- déterminer si le financement du Ministère a été utilisé conformément aux conditions de l’entente de financement.
Constatations : En général
- Il y avait suffisamment de documentation et de preuves d’approbation pour l’échantillon sélectionné.
- Il n’y a eu aucun cas de mauvaise utilisation des fonds du Ministère pour payer des dépenses non-éligibles ou non-fondées.
- CAN a des politiques et des procédures bien établies et des pratiques de contrôles et de surveillance cohérentes et qui étaient consignées de façon claire.
Constatations : Pratiques de gestion
- Les politiques et procédures relatives aux pratiques de gestion et aux contrôles financiers sont consignées de façon claire et sont considérées suffisantes pour cette organisation lorsqu’elles sont suivies.
- Politique sur les conflits d’intérêts :
- est comprise dans les politiques et les procédures liées à l’exploitation, les RH et l’administration de la CAN
- est communiquée aux employés et fait l’objet de discussions avec eux sur une base annuelle
- ne comprend pas des formulaires de divulgation particulière
Constatations : Montants financés par RCAANC
- La CAN reçoit du financement de base et supplémentaire pour le développement de l’utilisation des terres.
- L’objet du financement supplémentaire est pour l’élaboration d’un Plan d’utilisation des terres et pour les frais liés à neuf sessions de consultation ou audiences.
- Lors de l’examen huit sessions avaient déjà eu lieu et deux autres étaient planifiées.
- Le coût relatif aux sessions tenues surpassait le budget de 138 554 $. Le manque à gagner à été comblé par l’Accord de contribution de la CAN reçu de RCAANC.
Conclusions
- La CAN a suffisamment de politiques et de procédures en place pour une organisation de sa dimension afin de lui permettre de gérer de façon efficace le financement provenant de notre Ministère.
- Les fonds provenant du Ministère ont été utilisés conformément aux conditions de l’entente de financement.
- Les pratiques de gestion et les contrôles financiers sont consignés de façon claire et fournissent une orientation adéquate.
- Le nombre d’audiences était différent de celui contenu dans le plan mais les sessions tenues étaient conformes aux buts du plan.
Recommandations
- Les contrats de longue durée devraient être revus de façon périodique et un appel d’offre considéré. La décision devrait être documentée.
- La documentation qui doit être maintenue pour tout processus d’appel d’offre entrepris devrait être clarifié, et devrait comprendre la justification d’un refus de procéder à un appel d’offre.
- Songer à officialiser le processus de Déclaration de conflit d’intérêt ainsi que la fréquence requise pour la déclaration.
- Formaliser le processus de révision et l’approbation des factures.
- Formaliser la documentation nécessaire à la justification des écarts des politiques écrites.