Vérification de la gestion du pétrole et du gaz du Sud - Rapports de suivi en date du 30 juin 2014
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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 30 juin 2014
PGIC
| Recommandations du projet | Plan d'action | Date d'achèvement prévue |
Réponse du programme |
|---|---|---|---|
| 1. Le directeur général de Pétrole et gaz des Indiens du Canada devrait voir à ce que les politiques et les procédures applicables aux processus névralgiques de PGIC soient bien documentés, de manière à ce qu'elles énoncent clairement les rôles et les responsabilités individuels. | Pétrole et gaz des Indiens du Canada verra à ce que les politiques et les procédures applica bles aux processus névralgiques soient bien documentés et à ce qu'elles énoncent clairement les rôles et les responsabilités individuels. La politique/procédure de détermination des primes sera documentée, puis instaurée d'ici le 31 mars 2014; la politique relative au travail en isolement et la procédure de sécurité connexe seront élaborées, puis approuvées au plus tard le 30 juin 2014. | 30 juin 2014 | État : Terminé Mise à jour/Justification : Au 30 juin 2014 : La politique/procédure de détermination des primes a été rédigée et approuvée par le Comité exécutif. Une politique relative au travail en isolement a été élaborée et ensuite débattue par le Comité des opérations; elle est en attente de modifications mineures avant l’approbation par le Comité exécutif. SVE : Mise en œuvre en cours. La recommandation sera classée après l’approbation de la politique relative au travail en isolement et sa communication au personnel visé. |
| 2. Le directeur général de Pétrole et gaz des Indiens du Canada devrait veiller à ce que tout ce qui concerne l'obligation de diligence raisonnable, les examens et les approbations soit bien documenté afin de pouvoir rendre des comptes et de laisser une piste de vérification. | Pétrole et gaz des Indiens du Canada veillera à ce que tout ce qui concerne l'obligation de diligence raisonnable, les examens et les approbations soit bien documenté afin de pouvoir rendre des comptes et de laisser une piste de vérification. D'ici le 30 juin 2014, PGIC révisera ses listes de vérification pour qu'elles précisent les principaux documents requis et pour confirmer qu'elles font bel et bien état des exigences applicables aux approbations écrites et à toute autre obligation de diligence raisonnable applicable aux divers types de transaction. | 30 juin 2014 | État : En cours Mise à jour/Justification : Au 30 juin 2014 : Pour que tous les éléments probants soient bien documentés afin de pouvoir rendre des comptes et de laisser une piste de vérification, un processus d’examen par les pairs a été établi au sujet des listes de vérification afin que les documents requis soient en place avant l’approbation. Le travail de mise à jour des listes de vérification afin qu’elles comprennent les documents requis pour divers types de transaction se déroule présentement, et il s’appuie sur une approche fondée sur le risque. Les progrès accomplis dans le cadre de cette initiative ont été ralentis par les départs de personnel et les postes de gestionnaire et de superviseur laissés vacants. SVE : Mise en œuvre en cours. |
| 3. Le directeur général de Pétrole et gaz des Indiens du Canada devrait documenter l'approche et la justification qui ont mené à la sélection des entreprises faisant l'objet d'un examen du rapport de surveillance ou de production, conclure un contrat, tenir à jour la matrice de risques employée et veiller à ce que les plans d'action des entreprises soient analysés et approuvés en bonne et due forme par un examinateur indépendant avant de recevoir l'approbation définitive de PGIC. | Avant le 30 juin 2014, Pétrole et gaz des Indiens du Canada documentera l'approche et la justification qui ont mené à la sélection des entreprises faisant l'objet d'un examen des prix, du volume de production et des redevances. Des contrats seront conclus avec des examinateurs indépendants d'ici le 30 décembre 2013. La matrice de risques employée pour sélectionner les propriétés et les installations devant faire l'objet d'un examen des rapports de production sera mise à jour au plus tard le 31 mars 2014. Il deviendra obligatoire d'ici le 31 mars 2014 de documenter l'examen et les commentaires des examinateurs indépendants avant de recevoir l'approbation définitive de PGIC. | 30 juin 2014 | État : Demande de fermeture du dossier Mise à jour/Justification : Au 30 juin 2014 : Les documents énonçant l’approche et la justification ont été créés en vue d’un examen des prix, du volume de production et des redevances. De nouveaux contrats ont été conclus pour examiner à l’externe la production et les redevances (le personnel interne examine les prix). Le contrat relatif à l’examen du volume de production (inspections et vérifications) a été mis en place, et les vérifications sont terminées. La demande de propositions pour l’examen des redevances (qui comprend les prix et l’allocation pour coûts d’activités gazières) n’a pas eu de succès en raison de la non-conformité des propositions. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a reçu une demande d’exemption d’utilisation de l’offre à commandes obligatoire qu’il a acceptée; une nouvelle demande de propositions a été affichée sur le site Achats et ventes; elle prend fin le 25 août 2014. La matrice de risques employée afin de choisir les propriétés ou les installations pour l’examen des rapports de production a été mise à jour avant le 30 décembre 2013 et l’a été à nouveau au 1er trimestre de 2014-2015. L’exigence de documenter l’examen et les commentaires des examinateurs indépendants avant l’approbation finale par PGIC a été mise en œuvre. SVE : Mise en œuvre bien avancée. Fermeture du dossier recommandée. Classée. |
| 4. Le directeur général de Pétrole et gaz des Indiens du Canada devrait revoir les exigences en matière de contrôle et instaurer une méthode axée sur les risques pour accélérer le traitement de divers types de transaction. Il est également recommandé de définir des indicateurs de rendement par rapport au temps de traitement des transactions entourant les ententes et d'en assurer le suivi de manière à faire ressortir les retards et les engorgements propres à des types de transaction précis. | D'ici le 30 juin 2014, Pétrole et gaz des Indiens du Canada reverra ses exigences en matière de contrôle et instaurera une méthode axée sur les risques relativement au traitement de divers types de transaction. Au plus tard le 31 mars 2014, les indicateurs de rendement seront révisés et, au besoin, d'autres seront définis de manière à refléter le temps de traitement des transactions et à faire ressortir les retards et les engorgements propres à des types de transaction précis. | 30 juin 2014 | État : En cours Mise à jour/Justification : Au 30 juin 2014 : Pétrole et gaz des Indiens du Canada a terminé un examen fondé sur les risques à l’égard de la priorité de diverses transactions entourant les ententes. Les normes de service et les indicateurs de rendement ont été examinés et étayés en fonction des risques pour les clients. L’examen des exigences de contrôle pour le processus d’attribution à faible risque est en cours et a été inclus dans une vaste initiative de rationalisation de l’administration des baux, prévue dans le plan de gestion 2014-2015. Les progrès accomplis dans le cadre de cette initiative ont été ralentis par les départs de personnel et les postes de gestionnaire et de superviseur laissés vacants. SVE : Mise en œuvre en cours. |
| 5. Le directeur général de Pétrole et gaz des Indiens du Canada devrait faire en sorte que le comité directeur assure la gouvernance et l'encadrement du SGDR de manière à classer les demandes de modification par ordre de priorité et à régler rapidement les questions qui posent un risque important. Il est également recommandé de cerner les améliorations fondamentalement indispensables au SGDR et de présenter à l'administration centrale une analyse de rentabilisation révisée sur SGDR2. | Pétrole et gaz des Indiens du Canada fera en sorte que le comité directeur assure la gouvernance et l'encadrement du SGDR à l'occasion de réunions mensuelles qui visent à encadrer le SGDR et le travail du groupe d'utilisateurs du SGDR (lequel se réunit chaque semaine pour traiter de questions d'ordre opérationnel), à classer par ordre de priorité les demandes de modification visant la résolution de divers problèmes du système, à s'assurer de régler rapidement les questions qui posent un risque important ainsi qu'à définir et à analyser les améliorations nécessaires au SGDR pour établir s'il vaut mieux investir dans la version actuelle du système ou dans SGDR2, en cours de conception, pour obtenir les fonctionnalités désirées. L'analyse de rentabilisation révisée sur le SGDR2 sera soumise à l'administration centrale dans le cadre des points de contrôle de la DGI d'ici le 31 mars 2014. | 31 mars 2014 | État : En cours Mise à jour/Justification : Au 31 mars 2014 : Le groupe d’utilisateurs du SGDR s’est réuni toutes les semaines au cours de l’exercice 2013-2014 pour régler les problèmes d’ordre opérationnel concernant les correctifs à apporter au système et les améliorations nécessaires au SGDR. Le comité directeur du SGDR a adopté le processus des points de contrôle du Ministère pour la gouvernance et assuré tant la surveillance des problèmes opérationnels du groupe d’utilisateurs du SGDR que l’établissement du caractère prioritaire des demandes de modification visant la résolution des problèmes du système. Les modifications proposées ont également été intégrées aux processus de planification de PGIC afin de faciliter l’établissement du caractère prioritaire en cours. Le processus des points de contrôle a été adopté et facilite l’examen, l’analyse et l’approbation des modifications touchant le SGDR qui surviennent en dehors du cycle de planification annuel. Le projet fait actuellement l’objet des points de contrôle de la DGI. Des projets ont été entrepris afin de se pencher sur la question de la conversion et de l’épuration des données afin de faciliter l’intégration PGIC-Petrinex. SVE : Recommandation mise en œuvre dans une large mesure. Fermeture. Classée. |
| 6. Le directeur général de Pétrole et gaz des Indiens du Canada devrait veiller à ce que le règlement et les procédures publiés sur le site Web de PGIC soient tenus à jour, surtout lorsque le nouveau règlement entrera en vigueur. | D'ici le 31 mars 2014, Pétrole et gaz des Indiens du Canada révisera le contenu de son site Web pour mettre à jour la documentation qui y est publiée. Il y affichera une date de dernière révision afin que les mises à jour se fassent au moins tous les trimestres, quoique certaines sections pourraient l'être plus souvent si nécessaire. | 31 mars 2014 | État : Demande de fermeture du dossier Mise à jour/Justification : Au 30 juin 2014 : Pétrole et gaz des Indiens du Canada a terminé un examen complet et une mise à jour de tous les documents du site Web. La défaillance d’un serveur au 1er trimestre a entraîné la perte de certaines mises à jour; une évaluation détaillée de chaque page est en cours pour qu’elle contienne toute l’information mise à jour ainsi que les liens déjà établis. La possibilité d’utiliser une « date du dernier examen » en plus d’une « date de modification » est à l’étude. SVE : Mise en œuvre bien avancée. Fermeture de dossier recommandée. Classée. |