Vérification du contrôle interne en matière de rapports financiers

5.1.1 Rôles et responsabilités

Les rôles et les responsabilités définis officiellement sont décrits dans le Cadre de gestion des contrôles internes et dans le processus et la méthode de mise à l'essai de l'efficacité opérationnelled'AADNC. Ce sont les principaux documents-cadres sur lesquels reposent non seulement la mise en œuvre du CIRF au Ministère, mais également la gouvernance et la surveillance globales. Les rôles et responsabilités, en ce qui concerne le CIRF, sont définis pour le sous-ministre, le DPF, le directeur général (DG), Comptabilité ministérielle et gestion du matériel (CMGM), le directeur, Comptabilité ministérielle et déclaration des résultats (CMDR), les cadres supérieurs chargés des programmes et l'Unité du contrôle interne.

• Sous-ministre – assume la responsabilité globale des mesures prises pour maintenir un système de contrôle interne efficace et exerce un leadership en ce sens. Ce rôle consiste surtout à participer au Comité de vérification ministériel et au Comité de gestion financière.
• DPF – relève directement du sous-ministre et assure la surveillance aux fins de la coordination, de la cohérence et de l'orientation de la conception et de la tenue d'un système efficace de contrôle interne, y compris son évaluation annuelle. En outre, le DPF approuve les plans d'action établis pour éliminer les lacunes du système de contrôle interne.
• DG, CMGM – rend compte directement au DPF de la situation, de la fiabilité et des lacunes du système de contrôle interne, passe en revue les progrès et fournit des instructions au directeur, CMDR, et à l'Unité du contrôle interne sur les moyens d'éliminer les lacunes du système de CIRF.
• Directeur, CMDR – rend compte directement au DPF et au DG, CMGM, de la situation, de la fiabilité et des lacunes du système des contrôles internes; fournit des instructions à l'Unité du contrôle interne sur l'élaboration et la mise en œuvre de l'approche, de la méthode et de la surveillance continue du CIRF; et supervise l'élaboration de l'ébauche de l'annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers, à l'intention du DG, CMGM, et du DPF.
• Cadres supérieurs chargés des programmes – dans leur sphère de responsabilité, fournissent la documentation et le soutien nécessaires à la mise à l'essai de l'efficacité opérationnelle et à la mise en œuvre des recommandations et des plans d'action approuvés par le DPF.
• Unité du contrôle interne – rend compte directement au DPF, au DG, CMGM, et au Directeur, CMDR, de la situation, de la fiabilité et des lacunes du système de contrôle interne; élabore et met en œuvre l'approche, la méthode et la surveillance continue du CIRF; prépare et tient toute la documentation concernant la conception et l'efficacité opérationnelle du CIRF; et rédige l'ébauche de l'annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers, à l'intention du DG, CMGM, et du DPF.

Le cadre décrit clairement les rôles et les responsabilités et ceux-ci sont bien compris, mais les responsabilités touchant la détermination des changements à apporter aux processus et aux contrôles pourraient y être mieux définies, afin de permettre une mise à jour plus rapide des processus et des contrôles. La section 5.4.1 présente d'autres renseignements touchant la détermination des changements aux processus et aux contrôles, et la mise à jour de la documentation.

5.1.2 Rapports sur les progrès accomplis

Le compte rendu des progrès accomplis se fait de manière officielle et non officielle entre les personnes qui assument des responsabilités à l'égard de la mise en œuvre et de la surveillance du CIRF, ainsi qu'au niveau des deux organes principaux de surveillance, soit le Comité de vérification et le Comité de gestion financière (CGF) du Ministère.

Officiellement, les progrès accomplis à l'égard du CIRF font l'objet de rapports au Comité de vérification et au CGF, de même qu'au sous-ministre à titre de membre des deux comités. Notre examen permet de conclure que les progrès accomplis à l'égard du CIRF ont été signalés à toutes les réunions du Comité de vérification et à certaines réunions du CGF l'an dernier, en raison des problèmes relevés par le BVG dans sa vérification de suivi sur les contrôles internes sur les rapports financiers à l'automne 2013. Pour rendre compte des progrès, les personnes concernées utilisent le Plan d'action sur les contrôles internes, qui décrit l'état d'avancement du plan d'action, les objectifs atteints et les prochaines étapes. Le tableau 1 ci-dessous présente le plan de travail relatif au Plan d'action sur les contrôles internes, qui a été présenté au Comité de vérification et au CGF en avril 2014; il indique également les processus et les contrôles (CIRF), leur état actuel et, pour les processus et contrôles qui n'ont pas été complètement mis en œuvre, la période où ils le seront. Le DG, CMGM, et le DPF sont informés (avant le Comité de vérification et le CGF) des progrès accomplis dans le travail relatif au CIRF par l'Unité du contrôle interne, à l'aide du Plan d'action sur les contrôles internes. Le DG, CMGM, et le DPF peuvent se fonder sur ce plan pour fournir des commentaires, des recommandations et des conseils.

Tableau 1 – Exemple – Plan d'action sur les contrôles internes, avril 2014

Les mises à jour sont produites à l'issue d'une évaluation de processus, lors d'une demande spéciale de l'état d'avancement ou à l'occasion d'une réunion bilatérale ordinaire.

D'autres activités non officielles de rapport sur les progrès et de surveillance sont menées dans le cadre de discussions bilatérales entre le directeur et le DG, CMGM. Ces discussions bilatérales se déroulent chaque mois, et plus fréquemment à l'atteinte des jalons importants du projet.

Si les progrès accomplis au regard des objectifs fixés pour le CIRF font l'objet de rapports officiels et non officiels au Comité de vérification, au CGF et à la direction, la fréquence de ces rapports n'est pas documentée officiellement dans le cadre.

Constatation

Un cadre de gouvernance est établi, et les progrès réalisés à l'égard du plan d'action sur les contrôles internes sont efficacement communiqués, mais il n'y a aucune documentation officielle de la fréquence à laquelle il convient de mettre le Comité de vérification, le CGF et le DPF au courant des progrès. Il n'y a pas non plus de processus officiel pour la détermination rapide des changements à apporter aux processus et aux contrôles, ni pour leur mise à jour. Par exemple, l'incidence sur les processus et les contrôles de l'intégration au SAP ou de la nouvelle attestation du DPF pour les présentations au Cabinet n'a pas été déterminée ni évaluée.

Recommandation

1. Le dirigeant principal des finances devrait officialiser et communiquer les protocoles utilisés pour signaler aux intervenants concernés les progrès, ainsi que pour signaler à l'Unité du contrôle interne les changements apportés aux processus et aux contrôles internes.

5.2.1 Exhaustivité et exactitude de la documentation

Les évaluations complètes de la conception comprennent trois documents : (i) une matrice des contrôles; (ii) une schématisation des processus; (iii) une description narrative des processus. La matrice des contrôles indique les risques, les contrôles, la fréquence de l'utilisation des contrôles, l'assertion pertinente et autres éléments liés aux contrôles (déceler/prévenir, automatisé/manuel, responsable du contrôle, etc.). Un schéma de processus est une représentation visuelle du processus, par étape, par lieu de contrôle et par responsable du contrôle. Le schéma est accompagné d'une description narrative, écrite, qui contient d'autres renseignements et fournit le contexte du processus/du contrôle.

Une fois que le processus est documenté, des tests de cheminement sont effectués. Les tests de cheminement consistent à suivre un processus, du début à la fin, en utilisant une transaction. Les tests de cheminement sont un élément important de l'évaluation de la conception, parce qu'ils permettent à l'Unité du contrôle interne de valider l'exactitude de la documentation des processus et d'évaluer la conception du contrôle et les éléments probants à l'appui de son fonctionnement.

L'évaluation de la conception doit permettre de déterminer si le contrôle est conçu efficacement (renseignements nécessaires, personne exécutant le contrôle, fréquence du contrôle, nature du contrôle) pour atténuer le risque (établi dans la matrice des contrôles).

Une fois que l'évaluation de la conception est terminée, que toute lacune de conception cernée a été corrigée et que le contrôle a été utilisé sur une période suffisamment longue (selon sa fréquence), on peut passer à la mise à l'essai de l'efficacité opérationnelle. En général, il faut procéder avant à un autre test de cheminement pour s'assurer que les mesures correctives ont été prises et pour valider l'exactitude du processus au regard de la documentation actuelle des processus et, si besoin est, mettre à jour cette documentation.

Au cours de la vérification, nous avons examiné la conception et l'évaluation de l'efficacité opérationnelle et la documentation connexe de l'Unité du contrôle interne, et nous avons effectué des tests de cheminement pour valider l'exactitude et l'exhaustivité de la documentation des processus, y compris l'identification de l'administration centrale, des bureaux régionaux, des unités de gestion opérationnelle et des guichets de services. À l'exception des modifications récentes apportées à l'organisation et au système, l'évaluation et la documentation des processus de l'Unité du contrôle interne au cours de l'exercice 2013-2014 semblent raisonnables. La documentation actuelle des processus indique qu'OASIS est le système financier; toutefois, depuis le 1er avril 2014, ce n'était plus le cas, puisque le SAP a été implanté. Cette incohérence s'explique par le fait que les impacts d'un changement au système financier sur les processus ou les contrôles n'ont pas encore été évalués. La mise en œuvre de la recommandation no 1 susmentionnée permettra de résoudre les problèmes liés à cette incohérence, ainsi qu'à déterminer et évaluer en temps opportun des changements aux processus et aux contrôles.

5.2.2 Validation de l'approche de la mise à l'essai de l'efficacité opérationnelle et constatations

En reprenant les essais d'efficacité opérationnelle des processus dont l'Unité du contrôle interne a mené à bien les évaluations au cours de l'exercice 2013-2014, l'équipe de vérification a observé que la mise à l'essai avait été exécutée conformément à la méthode documentée d'AADNC. Il est possible de renforcer encore la méthode/l'approche pour mieux l'harmoniser avec la pratique exemplaire touchant le CIRF, comme suit :

Contrôle au niveau de l'entité – l'approche et la méthode qu'utilise l'Unité du contrôle interne pour le contrôle au niveau de l'entité se fondent sur le cadre élaboré par le COSO dans la conception de son approche au niveau de l'entité. Le cadre du COSO est structuré autour de cinq composantes du contrôle interne : environnement de contrôle, évaluation du risque, activités de contrôle, information et communication, et activités de surveillance. Chaque composante compte entre deux et sept sous-composantes. L'équipe de vérification a constaté que l'Unité du contrôle interne a évalué les sous-composantes en fonction de leur pertinence pour les risques associés au CIRF. Par la suite, 10 des 21 sous-composantes (et 20 des 36 contrôles clés) ont été établies comme des sous-composantes à risque élevé, dont la conception et l'efficacité opérationnelle ont été ensuite évaluées. Si les évaluations du risque peuvent constituer un élément important de l'identification des contrôles clés au niveau de l'entité, l'Unité du contrôle interne n'a pas utilisé d'évaluation du risque pour classer le contrôle, mais plutôt pour classer les sous-composantes. Il résulte de cette situation que la conception et l'efficacité opérationnelle de 11 sous-composantes et de 16 contrôles clés n'ont pas encore été testées.

Si la PCI ne décrit pas de façon précise comment il faut repérer et évaluer les contrôles au niveau de l'entité, au cours de la première année d'évaluation, tous les contrôles clés, et finalement toutes les sous-composantes, devraient être évalués sous l'angle de leur conception et de leur efficacité opérationnelle. Cela permettrait également à l'Unité du contrôle interne d'exécuter une évaluation du risque plus exacte dans les années qui suivent afin de déterminer la fréquence avec laquelle les contrôles principaux doivent être mis à l'essai. C'est la pratique exemplaire des autres ministères et organismes qui appliquent la PCI.

Gestion des prêts garantis / des revenus – L'Unité du contrôle interne a conçu un processus et une méthode de mise à l'essai de l'efficacité opérationnelle avec l'aide d'un entrepreneur indépendant. Ce processus et cette méthode ont été appliqués de manière uniforme, mais ce faisant, deux types d'écarts ont été relevés qui ont donné lieu à des incohérences dans les constatations.

1. Unité du contrôle interne – Si un contrôle est évalué comme étant à risque moyen ou faible, avec 0 < 5 % d'exceptions, aucune autre mise à l'essai n'est nécessaire.
   
   Pratique exemplaire – Pour qu'un contrôle fonctionne efficacement, il faut l'utiliser sans exception. S'il y a une exception qui a une explication raisonnable, la mise à l'essai doit être étendue. Si aucune autre exception n'est relevée, le contrôle peut être accepté; mais si une autre exception est relevée, le contrôle échoue, et on conclut qu'il ne fonctionne pas efficacement. La conception du contrôle en tant que tel doit dicter s'il est considéré comme essentiel ou non (c'est-à-dire si l'on s'attend à ce qu'il fonctionne de façon uniforme et sans exception).
2. Unité du contrôle interne – Si une exception à un contrôle est relevée, mais qu'un contrôle compensatoire existe, et si ce contrôle compensatoire fonctionne efficacement, on peut conclure que les deux contrôles fonctionnement efficacement.
   Pratique exemplaire – Si une exception à un contrôle est relevée et qu'un contrôle compensatoire est identifié et évalué séparément, on peut conclure à un fonctionnement efficace uniquement pour le contrôle compensatoire. Il faut tenir compte alors de l'impact du contrôle inefficace et voir si son échec, malgré la présence d'un contrôle compensatoire, accroît le risque global du processus.

Passifs environnementaux – Ce processus a été évalué par un entrepreneur externe et, au stade d'exécution de la vérification, l'Unité du contrôle interne n'avait toujours pas en main la documentation d'appui qui lui aurait permis d'étayer ses constatations. Cette documentation d'appui a été fournie à l'équipe de vérification après l'achèvement du travail de vérification sur le terrain. Dans le cadre de la vérification, nous avons passé en revue la documentation du processus, la documentation de mise à l'essai et les rapports, et nous avons observé que si l'entrepreneur indépendant a généralement suivi la méthode d'AADNC, contrairement à ce qui s'est passé dans le cas des processus évalués par l'Unité du contrôle interne, il n'y avait pas de conclusions quant à l'efficacité opérationnelle de chaque contrôle testé. Cela pourrait s'expliquer par l'un ou l'autre des faits suivants :

1. l'Unité du contrôle interne n'a pas surveillé comme elle le devait si l'entrepreneur externe suivait la méthode d'AADNC, y compris en fournissant une conclusion sur l'efficacité opérationnelle des contrôles; ou
2. l'entrepreneur externe n'a pas fourni de conclusions sur l'efficacité de chaque contrôle principal identifié. En outre, l'Unité du contrôle interne elle-même n'avait pas présenté de conclusions sur l'efficacité de chaque contrôle. De ce fait, l'évaluation demeure incomplète.

Constatation

Si l'Unité du contrôle interne a indiqué que les contrôles au niveau de l'entité avaient été terminés comme prévu, le plan prévoyait l'exécution de mises à l'essai de l'efficacité opérationnelle des contrôles à risque élevé, les contrôles à risque moyen et faible ne devant pas être testés à cette fin. Il résulte de cette situation que tous les contrôles au niveau de l'entité n'ont pas été testés comme on s'y attendrait dans une première évaluation. De plus, comme aucune conclusion sur l'efficacité de chaque contrôle clé identifié n'a été formulée, l'évaluation demeure incomplète.

Recommandation

2. Le dirigeant principal des finances devrait s'assurer qu'une évaluation complète, incluant des conclusions sur l'efficacité de l'ensemble des contrôles clés identifiés, soit réalisée d'ici le 31 mars 2015, de façon que les engagements pris par AADNC soient respectés et que l'approche axée sur le risque de l'étape de la surveillance continue soit mieux documentée. Plus précisément, les conclusions sur l'efficacité de chaque contrôle clé dans le cadre du processus lié aux passifs environnementaux doivent être clairement documentées par l'Unité du contrôle interne, qui doit également en vérifier l'exhaustivité. De plus, la pratique exemplaire d'évaluation des contrôles au niveau de l'entité comprendrait la mise à l'essai de l'ensemble des contrôles clés identifiés, au moins une fois avant la mise à l'essai d'une approche axée sur le risque au cours des années ultérieures.

Constatation

En s'appuyant sur les travaux réalisés par des consultants externes sur des aspects tels que les passifs environnementaux, l'Unité du contrôle interne n'a pas imposé la même approche de la mise à l'essai et de la documentation qu'elle emploie à l'interne et qui comprend la conservation et la propriété des documents de travail, outre la remise de conclusions sur la mise à l'essai.

Recommandation

3. Le dirigeant principal des finances devrait fournir une orientation sur la gestion du rendement des consultants externes retenus à l'appui du cadre de contrôle interne des rapports financiers d'AADNC, de façon à assurer l'harmonisation avec le processus et la méthode de mise à l'essai de l'efficacité opérationnellede l'Unité du contrôle interne.

5.2.3 Méthode et application

La PCI précise que les administrateurs généraux ont la responsabilité de surveiller les systèmes de contrôle interne de leur ministère ou de leur organisme et d'en rendre compte. Lors de l'examen des documents relatifs à la méthode d'AADNC, du Livre blanc sur l'état d'avancement du projet relatif aux états financiers vérifiés du Ministère (évaluation de conception), du processus et de la méthode de mise à l'essai de l'efficacité opérationnelle (efficacité opérationnelle) ainsi que du Cadre de gestion des contrôles internes, il a été observé que ces documents traitent des exigences générales énoncées dans la PCI et que, par conséquent, la méthode de CIRF d'AADNC correspond à la PCI.

En outre, la méthode a été systématiquement appliquée par l'Unité du contrôle interne pour toutes les activités de mise à l'essai de la conception et de l'efficacité opérationnelle, sauf en ce qui a trait aux conclusions manquantes visant les contrôles liés aux passifs environnementaux.

5.2.4 Tiers fournisseurs de services

Les fournisseurs de services extérieurs à AADNC peuvent influer sur les états financiers d'AADNC en raison du recours qui est fait des données qu'ils fournissent. Ces fournisseurs de services sont d'autres ministères et des tiers fournisseurs extérieurs (au gouvernement) qui assurent la prestation de conseils, d'évaluations et d'opinions.

AADNC a recours à d'autres ministères et à des tiers extérieurs pour la prestation de services opérationnels (p. ex. service de la paie), de conseils et d'évaluations, et pour d'autres sources d'information. C'est pourquoi on s'attend à ce qu'AADNC ait établi un processus solide pour déterminer et évaluer les incidences des tiers fournisseurs de services sur les états financiers.

Il existe un processus non officiel pour déterminer quels autres ministères fournissent des services à AADNC, mais il n'y en a aucun pour évaluer le risque et les incidences connexes de toutes les tierces parties (y compris celles qui sont extérieures au gouvernement), ainsi que les propres évaluations internes des fournisseurs de services à l'égard du fonctionnement des contrôles.

Constatation

Aucun processus officiel n'a été établi pour déterminer et évaluer l'incidence exercée par les tiers fournisseurs de services (y compris ceux extérieurs au gouvernement) sur les exigences ministérielles en matière de rapports. Cela peut entraîner une dépendance inappropriée à l'égard des données de tiers ou un manque de compréhension des contrôles régissant la production et l'utilisation de ces données.

Recommandation

4. Le dirigeant principal des finances devrait voir à ce qu'un processus permettant à l'Unité du contrôle interne de déterminer et d'évaluer l'incidence des tiers fournisseurs de services sur les rapports financiers ministériels (c'est-à-dire les évaluations exécutées par les tiers experts externes et utilisées pour éclairer les jugements comptables, par exemple ceux émis sur le passif associé aux sites contaminés). En outre, si un processus non officiel existe pour déterminer quels autres ministères fournissent des services de tierce partie, l'assurance de l'efficacité des contrôles internes exécutés par les autres ministères doit être obtenue par AADNC au moyen d'un examen des déclarations publiques de responsabilité de la direction et/ou des rapports de tiers vérificateurs pour les organisations privées.

5.3.1 Changements apportés aux systèmes

AADNC a implanté le SAP comme nouveau système de tenue des dossiers financiers depuis le 1er avril 2014. L'équipe de vérification a examiné le processus utilisé par l'Unité du contrôle interne pour évaluer les incidences prévues de l'implantation du SAP sur les processus et les contrôles existants. L'Unité du contrôle interne a observé qu'il n'existe actuellement aucun processus permettant de cerner les changements, d'évaluer les impacts sur les processus et les contrôles ou d'exécuter, au besoin, les mises à l'essai compte tenu du changement touchant le système financier central.

Le processus relatif aux immobilisations corporelles dont l'efficacité opérationnelle sera testée au cours de l'exercice 2014-2015 n'a pas été actualisé pour tenir compte de l'impact des contrôles du SAP. L'Unité du contrôle interne a choisi de mettre à l'essai l'efficacité opérationnelle des immobilisations corporelles au moyen des contrôles qui existaient dans l'ancien système financier OASIS, en raison du moment où a eu lieu l'implantation du SAP. C'est pourquoi la mise à l'essai de la conception et de l'efficacité opérationnelle n'est pas pertinente pour le processus actuel (qui repose sur le SAP).

La nécessité de créer un plan d'action pour mettre à jour les processus les plus importants sous l'angle de l'impact du SAP est prise en compte dans la recommandation 1 énoncée à la section 5.1.2 qui précède. Le DPF et l'Unité du contrôle interne devraient remanier le processus de détermination et de mise à jour en temps voulu des changements importants survenant dans l'environnement de contrôle, tel que le SAP.

5.3.2 Progrès vers les mises en application et la date limite d'achèvement

Un examen des processus terminés par l'Unité du contrôle interne au cours de l'exercice 2013-2014 a permis d'observer que les progrès signalés au Comité de vérification et au CGF en avril 2014 au moyen du Plan d'action officiel sur les contrôles internes, et à la haute direction au moyen des mises à jour officielles et non officielles, l'ont été de manière exacte. Nous avons constaté cependant que les contrôles au niveau de l'entité dont on a indiqué qu'ils étaient terminés ou terminés comme prévu ont été testés à un niveau ne correspondant pas à la pratique exemplaire des évaluations du CIRF (voir la section 5.2.2 – Contrôles au niveau de l'entité).

Il est indiqué que deux processus doivent être terminés au cours de l'exercice 2014-2015 : celui des immobilisations corporelles et celui du plan de surveillance continue.

Immobilisations corporelles – Selon l'examen de la documentation produite jusqu'à présent, des travaux à achever, du calendrier de projet et des ressources affectées au processus, il semble raisonnable de croire que la mise à l'essai de l'efficacité opérationnelle et le plan correctif pourront être achevés d'ici le 31 mars 2015. Les tâches à terminer semblent raisonnables, mais nous devons souligner que si des problèmes apparaissent à l'étape de la mise à l'essai, si les responsables de processus ou de contrôle contestent les constatations et les recommandations, ou si l'Unité du contrôle interne perd des ressources de façon temporaire ou permanente, celle-ci pourrait avoir des difficultés à mener à bien le processus des immobilisations corporelles comme prévu.

Surveillance continue– L'examen du Cadre de surveillance continue, du calendrier de projet et des ressources affectées à l'application du Cadre montre que le Plan de surveillance continue pourrait ne pas être terminé comme prévu d'ici la fin de l'exercice 2014-2015. Il pourrait être difficile de le terminer en raison de la capacité limitée, de la difficulté à appliquer le Cadre de surveillance continue et de l'ampleur éventuelle de la consultation requise. Comme nous l'avons souligné au sujet des immobilisations corporelles, d'autres facteurs pourraient entraver l'achèvement du Plan de surveillance continue, en plus des difficultés susmentionnées.

Constatation

Le fait que le Plan de surveillance continue puisse ne pas être mis en œuvre comme prévu à la date d'échéance du 31 mars 2015, en raison de la capacité limitée, de la complexité de l'application du Cadre de surveillance continue et de l'ampleur éventuelle de la consultation requise, suscite des inquiétudes.

Recommandation

5. Le dirigeant principal des finances devrait établir les priorités de son plan quinquennal de contrôle et de surveillance en se basant sur le cadre approuvé, de façon à assurer sa mise en œuvre complète. Cela permettra au Ministère de respecter les exigences de la Politique sur le contrôle interne et de résoudre les problèmes soulevés par le BVG dans son Audit de suivi des contrôles internes sur les rapports financier de l'automne 2013.

5.3.3 Mesures correctives

Au cours de la vérification, nous avons noté que des plans correcteurs ont été préparés pour les processus terminés au cours de l'exercice 2013-2014. Ces plans comprennent les dates auxquelles les mesures correctives doivent avoir été prises et les responsabilités assignées à cet égard. L'approche de la surveillance des mesures correctives comprend des courriels de suivi, des rencontres en face à face et un examen des mesures correctives, pour déterminer dans quelle mesure les résultats sont satisfaisants. L'Unité du contrôle interne a mis à jour le plan de mesures correctives pour tenir compte du moment où le travail correctif a été achevé et des preuves qu'il l'a bien été. Les responsables de processus ou de contrôle sont également encouragés à informer de manière proactive l'Unité du contrôle interne du moment où l'application des mesures correctives est terminée. Même si la surveillance des mesures correctives est en place, l'évaluation de suivi et la mise à l'essai pourraient ne pas avoir lieu avant que le processus ne soit réexaminé dans le cadre du Plan de surveillance continue.

5.3.4 Passifs

Les passifs environnementaux et les prêts garantis ont structuré les approches comptables; cependant, les deux processus connaissent des difficultés sur le plan de la cohérence de l'utilisation, c'est-à-dire :

Passifs environnementaux – La documentation et la mise à l'essai réalisée par le consultant externe ne contiennent pas de conclusions sur l'efficacité opérationnelle des contrôles. En outre, l'approche comptable utilisée pour déterminer les passifs environnementaux n'a pas été pleinement mise en œuvre et, de ce fait, n'a pas été appliquée de façon uniforme par les programmes et les bureaux régionaux.

Prêts garantis – Un processus existe, mais on a éprouvé de la difficulté à en faire une application systématique en raison de problèmes d'écart et d'exhaustivité des données financières utilisées pour établir les responsabilités. Les écarts proviennent de rapports tels que les rapports de Confirmation des données réelles du prêteur, qui soit sont incomplets, ne sont pas à jour ou sont inexacts. Cela influe sur l'exactitude globale du rapport de l'organisme national d'habitation qui permet de déterminer le passif éventuel du Programme de prêts garantis.

Les difficultés de mise en œuvre des processus comptables ont été cernées dans la mise à l'essai de l'efficacité opérationnelle et les plans de mesures correctives.

5.4.1 Viabilité continue

Les rôles et responsabilités sont clairement communiqués et compris par les intervenants principaux, aux fins du respect des exigences de viabilité continue de la PCI. Toutefois, en ce qui concerne l'indication des changements dans l'environnement des contrôles internes (c'est-à-dire processus/contrôles), il reste du travail à faire pour renforcer le processus afin d'assurer la communication rapide de ces changements à l'Unité du contrôle interne et la modification de la documentation sur les processus ou les contrôles.

À l'heure actuelle, les changements ne sont indiqués et la documentation n'est mise à jour que lorsque l'Unité du contrôle interne valide le processus ou le contrôle au cours de tests de cheminement effectués avant la mise à l'essai de l'efficacité opérationnelle dans le cadre d'évaluations planifiées, et non immédiatement après qu'un changement a eu lieu. Cela retarde la mise à l'essai de l'efficacité opérationnelle, dans la mesure où il faut utiliser du temps non prévu pour valider et mettre à jour la documentation sur le processus avant que la mise à l'essai puisse commencer. De plus, cela nuit à la capacité de l'Unité du contrôle interne d'établir avec exactitude les priorités des processus et des contrôles à évaluer au cours de la période courante et des périodes futures.

5.4.2 Cadre de surveillance continue

Le Cadre de surveillance continue décrit le processus annuel de réévaluation, y compris les facteurs de risque à prendre en compte pour chaque processus, nouveau ou existant.

Les huit facteurs de risque sont les suivants :

• profil de risque organisationnel d'AADNC (et préoccupations des intervenants);
• nouveau programme ou nouvelle loi;
• changement organisationnel;
• analyse des données pour cerner les tendances;
• taille du programme;
• adéquation et efficacité des contrôles internes;
• constatations antérieures;
• dernière période couverte.

Ces facteurs de risque devraient permettre à l'organisation de réévaluer correctement les processus sur une base annuelle et de s'assurer que le plan permet de surveiller les processus dont le risque est le plus élevé.

Constatation

Aucune autre constatation n'est indiquée. Veuillez vous reporter à la constatation et à la recommandation 1 de la section 5.1.2 qui précède sur la viabilité continue.

5.5.1 Élaboration et mise en œuvre

L'entrevue et le test de cheminement effectués avec des intervenants de la Direction de la planification financière, de l'analyse et du budget des dépenses du Secteur du DPF ont permis de noter qu'une liste de vérification a été créée, d'après l'annexe B de la Ligne directrice du CT sur l'attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet. La liste de vérification reprend les assertions de la Ligne directrice du CT et fournit une base à la diligence raisonnable que le Secteur du DPF doit compléter et documenter. La liste a été examinée et appuyée à l'interne par le directeur, Planification financière, analyse et budget des dépenses, par le DG, Planification et gestion des ressources, et par le DPF.

La Ligne directrice du CT est entrée en vigueur le 1er janvier 2014. Depuis, AADNC a préparé 13 présentations au CT. De ce nombre, deux présentations ont fait l'objet d'un examen approfondi dans le cadre de cette vérification en vue de déterminer si la liste de vérification était complète et si de la documentation appuyait les six assertions. Dans les deux cas, les listes de vérification étaient complètes, la documentation d'appui avait été versée au dossier pour les six assertions, et l'attestation était signée par le DPF.

Les rôles et les responsabilités, bien qu'ils ne soient pas documentés officiellement dans le processus interne d'AADNC, sont décrits dans la Ligne directrice du CT sur l'attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet.

5.5.2 Évaluation de la conception et de l'efficacité opérationnelle

Au cours des entrevues menées dans le cadre de la vérification, il a été noté que l'Unité du contrôle interne ne participait pas à la création de la liste de vérification ni à la mise en œuvre du processus. De plus, ce processus n'a pas été documenté, et sa conception et son efficacité opérationnelle n'ont pas été évaluées.

Constatation

Aucune évaluation de la conception ou de l'efficacité opérationnelle n'a été effectuée en ce qui a trait au processus d'attestation du DPF pour les présentations au CT mis en œuvre le 1er janvier 2014, comme l'exige la Ligne directrice du CT sur l'attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet

Recommandation

6. Le dirigeant principal des finances devrait veiller à ce que la conception et l'efficacité opérationnelle des nouveaux processus et contrôles relatifs à l'attestation du DPF pour les présentations au Cabinet et au Conseil du Trésor soient évaluées.