Archivée - Vérification des cartes d'achat, et des dépenses de voyage, de taxi, d'accueil et de conférences

Contexte

Le Secteur de la vérification et de l'évaluation (SVE) d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (ci-après AADNC ou le Ministère) a établi une vérification des cartes d'achat, et des dépenses de voyage, de taxi, d'accueil et de conférences dans le cadre du Plan de vérification axé sur le risque 2011-2012 à 2013-2014 approuvé par le Comité de vérification, le 22 février 2011. La vérification a été intégrée à ce plan étant donné que les dépenses du Ministère pour les cartes d'achat, ainsi que les dépenses de voyage, d'accueil, de services de taxi et de conférences sont assujetties à des exigences rigoureuses et, de par leur nature, font l'objet d'un examen attentif par le gouvernement et par la population.

Le 1er janvier 2011, le Conseil du Trésor (CT) a annoncé la mise en œuvre de la nouvelle Directive sur la gestion des dépenses de voyage, d'accueil et de conférences. Cette directive remplace la Politique sur l'accueil (1993) du CT et vise à s'assurer que les dépenses de voyages, d'accueil et de conférences sont gérées avec prudence en maximisant leur efficacité à contribuer à l'exécution des mandats de l'organisation tout en gardant les coûts le plus bas possible et en obtenant le maximum de valeur pour les sommes dépensées.

Objectif et portée de la vérification

Cette vérification a pour objectif de fournir une assurance au sujet de la pertinence et de l'efficacité des mesures de contrôle de gestion contribuant à l'utilisation et à la gestion des cartes d'achat [Note 1], ainsi qu'aux dépenses de voyage, d'accueil, de taxi et de conférences, dans le respect des lois, des politiques, des procédures et des lignes directrices applicables.

La vérification a porté sur l'efficacité et l'efficience du cadre de contrôle de gestion établi pour soutenir les programmes de cartes d'achat et de voyages du Ministère. La vérification visait la période allant du 1er avril 2009 au 30 juin 2011 et visait à vérifier dans quelle mesure les politiques et les lignes directrices des organismes centraux et d'AADNC ont été respectées.

Énoncé d'assurance

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeante principale de la vérification et de l'évaluation, les procédures de vérification suivies et les données recueillies sont suffisantes et adéquates et permettent de confirmer l'exactitude des conclusions tirées et formulées dans le présent rapport. Ces conclusions sont fondées sur un examen des situations recensées au moment de la vérification et en fonction des critères de vérification. Il importe de noter que les conclusions ne s'appliquent qu'aux régions et aux secteurs ayant fait l'objet de la vérification. Les éléments probants ont été recueillis conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne.

Conclusion

La vérification a conclu que des mesures de contrôle interne étaient en place et fonctionnaient efficacement lors de la période de vérification. Lors de la vérification, il a été déterminé qu'il était nécessaire d'apporter des améliorations à l'exercice des pouvoirs d'approbation prévu à l'article 32 concernant les détenteurs d'une carte d'achat. Il a également été déterminé que, de manière générale, les acquisitions et les transactions d'achats étaient effectuées conformément à la Directive sur les voyages à l'exception de la reconnaissance de responsabilité du détenteur de carte d'achat. La vérification a établi que le cadre de contrôle de gestion en place pour les cartes d'achat et les cartes de voyage, l'accueil, les conférences, les bons de taxi et les cartes ARI pour le parc automobile était efficace dans l'ensemble et que les processus de soutien étaient efficients; toutefois, il faudrait appliquer la politique sur les cartes de voyage, de même qu'un cadre de surveillance plus formel.

Recommandations

L'équipe de vérification a relevé les secteurs où le cadre de contrôle de gestion pour les achats, les voyages et les cartes ARI pouvait être amélioré, et elle a par la suite formulé trois recommandations. Plus précisément, le Secteur de la vérification et de l'évaluation recommande que le dirigeant principal des finances :

1. communique les exigences relatives à la délégation des pouvoirs (DP) afin de renforcer les responsabilités liées à l'exercice de la DP et de veiller à ce que les données à cet égard soient conservées afin de montrer la conformité aux pouvoirs.
   
   
2. achève et communique la politique liée à l'utilisation de cartes individuelles de voyage (cartes American Express (AMEX)). Cette politique devrait décrire les rôles et les responsabilités régissant la délivrance des cartes, la surveillance et l'établissement de rapports, les conséquences liées à l'utilisation abusive des cartes, et l'exigence relative à la formation afin de veiller à ce que les détenteurs de carte comprennent la politique.
   
   
3. mette en œuvre un cadre de surveillance plus formel permettant d'assurer efficacement un suivi, une surveillance et la prise de mesures appropriées à l'égard des détenteurs de carte (carte d'achat, carte de voyage et carte ARI) qui ne respectent pas la politique correspondante. Ce cadre de surveillance doit être consigné, ainsi que fondé sur le risque [Note 2] et comprendre une définition précise des rôles et des responsabilités. Ce processus devrait également tirer profit des outils technologiques (p. ex. IDEA, ACL) qui peuvent contribuer à cerner les problèmes éventuels ou les frais non autorisés parmi toutes les transactions effectuées. L'utilisation de la technologie permettrait de mettre en place un programme de surveillance plus efficace, capable de déterminer et de résoudre les problèmes avant qu'ils ne prennent de l'ampleur et deviennent plus complexes.

Possibilités d'efficience

En plus de ces recommandations, la vérification a permis de relever d'autres possibilités d'améliorer l'efficience de la surveillance des bons de taxi et des paiements effectués avec des cartes d'achat. Ces possibilités ont été communiquées verbalement à la direction lors du compte rendu de la vérification et elles sont résumées à la section 5.3.

Le Secteur de la vérification et de l'évaluation (SVE) d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (ci-après AADNC ou le Ministère) a établi une vérification des cartes d'achat, et des dépenses de voyage, de taxi, d'accueil et de conférences dans le cadre du Plan de vérification axé sur le risque 2011-2012 à 2013-2014 approuvé par le Comité de vérification, le 22 février 2011. La vérification a été intégrée à ce plan étant donné que les dépenses du Ministère pour les cartes d'achat, ainsi que les dépenses de voyage, d'accueil, de services de taxi et de conférences sont assujetties à des exigences rigoureuses et, de par leur nature, font l'objet d'un examen attentif par le gouvernement et par la population.

Le 1er janvier 2011, le Conseil du Trésor (CT) a annoncé la mise en œuvre de la nouvelle Directive sur la gestion des dépenses de voyage, d'accueil et de conférences. Cette directive remplace la Politique sur l'accueil (1993) du CT et vise à s'assurer que les dépenses de voyages, d'accueil et de conférences sont gérées avec prudence en maximisant leur efficacité à contribuer à l'exécution des mandats de l'organisation tout en gardant les coûts le plus bas possible et en obtenant le maximum de valeur pour les sommes dépensées.

À AADNC, il existe deux principaux types de cartes de paiement pour les biens et les services : les cartes d'achat et les cartes de voyage. Les cartes d'achat constituent un moyen de payer les dépenses quotidiennes et de payer pour les conférences et l'accueil, tandis que les cartes de voyage servent à couvrir les frais de voyage préautorisés par le gouvernement. En plus de ces cartes, le Ministère dispose de cartes de paiement pour assumer les dépenses associées aux véhicules du parc automobile.

1.1 Cartes d'achat

Les cartes d'achat sont des cartes de paiement utilisées par les ministères et les organismes pour le paiement des dépenses quotidiennes afférentes à l'entretien courant, aux réparations et aux biens et services opérationnels d'une valeur inférieure à 5 000 $ [Note 3]. Elles visent à simplifier le processus d'achat et de paiement de biens et de services et permettent ainsi de réaliser des économies pour le traitement des achats et des dépenses. Bien qu'il ne soit pas obligatoire de recourir à une carte d'achat, son utilisation est fortement recommandée dans les cas où l'achat est dans les limites des pouvoirs délégués d'exécuter une opération et lorsqu'il est efficient, économique et possible du point de vue opérationnel d'y avoir recours. À AADNC, les acquisitions effectuées avec une carte d'achat sont assujetties aux exigences du Ministère présentées dans la Politique sur les cartes d'achat, en plus de celles établies par le gouvernement du Canada.

1.2 Cartes de voyage

Les cartes de voyage constituent un moyen simple et pratique de payer les dépenses autorisées dans le cadre de voyages en service commandé. Elles permettent de réduire ou même d'éliminer l'émission de chèques de voyage ou de chèques du receveur général pour les avances permanentes ou les avances comptables couvrant les dépenses de voyage. Les cartes de voyage doivent être utilisées dans la mesure du possible lorsque cela est à la fois efficace, économique et réalisable. Les ministères et les organismes du gouvernement ont accès à deux types de cartes de voyage : la carte individuelle de voyage (CIV) et la carte de voyage désignée de centre de responsabilité (CVDCR). La CIV est le mode de paiement recommandé aux employés et au personnel désigné lorsqu'ils engagent des dépenses de voyage en service commandé, par exemple pour l'hébergement, la location d'une automobile et d'autres dépenses engagées en voyage. Dans certains cas restreints et préautorisés, les dépenses d'accueil peuvent être imputées lorsqu'elles sont engagées pendant un voyage commandé. La CVDCR constitue le mode de paiement privilégié pour payer les frais de transport en commun, y compris le transport aérien, ferroviaire, maritime et terrestre, quand les arrangements ont été pris avec le fournisseur approuvé par le gouvernement.

1.3 Autres usages des cartes d'achat et de voyage

En plus des éléments présentés ci-dessus, les cartes d'achat peuvent être utilisées pour couvrir les dépenses liées aux conférences et à l'accueil. Les CIV peuvent servir à payer un taxi, mais uniquement si l'employé est en déplacement en service commandé, comme le prévoit la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.

1.3.1 Conférences

Les conférences englobent les congrès, les conventions, les séminaires ou autres réunions organisées dans le cadre desquelles les participants débattent du statut d'une discipline ou en sont informés. Les retraites, les réunions de planification opérationnelle et les séminaires ou les cours de formation ne sont pas considérés comme des conférences [Note 4]. Les paiements des dépenses liées aux conférences peuvent être faits à l'aide d'une carte d'achat ou d'un chèque du Ministère.

1.3.2 Accueil

Les dépenses d'accueil consistent à offrir des repas, des boissons ou des rafraîchissements à des personnes ne faisant pas partie du gouvernement fédéral lors d'événements – comme les conférences – qui sont nécessaires au bon déroulement des activités gouvernementales et pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole [Note 5]. Bien qu'interdit dans la plupart des cas, dans certaines situations et selon des restrictions définies dans la Directive sur la gestion des dépenses de voyage, d'accueil et de conférences, l'accueil peut aussi être offert à des personnes faisant partie du gouvernement fédéral. Comme pour les dépenses de conférences, les paiements des dépenses d'accueil peuvent s'effectuer au moyen d'une carte d'achat, d'un chèque émis par le Ministère ou d'une carte individuelle de voyage, comme indiqué ci-dessus.

1.3.3 Taxis

Les dépenses pour les services de taxi peuvent être engagées des deux façons suivantes : 1) si l'employé est en déplacement en service commandé ou 2) s'il mène des activités pour le gouvernement du Canada dans sa propre région. Les dépenses pour les déplacements en taxi engagées lors de déplacements en service commandé peuvent être payées au moyen d'une carte individuelle de voyage, d'argent comptant ou d'un autre mode de paiement électronique. Les dépenses pour les services de taxi engagées lorsque l'employé n'est pas en déplacement, mais qu'il mène des activités pour le gouvernement peuvent être payées au moyen de bons de taxi (émis dans un livret par le Secteur du dirigeant principal des finances à titre de méthode de paiement pour les services de taxi), d'argent comptant ou d'une autre méthode de paiement électronique. Les employés choisissant de ne pas recourir aux bons de taxi sont remboursés en effectuant une demande de remboursement par la petite caisse (moins de 35 $) ou par un chèque du Ministère. 

1.4 Cartes ARI pour le parc automobile

Les cartes Automotive Resources International (ARI) pour le parc automobile sont délivrées pour faciliter l'entretien et l'utilisation courante des véhicules de parc appartenant au Ministère. L'utilisation des cartes ARI pour le parc automobile (ou ARI Mastercard) n'est valide que pour les achats autorisés de fournitures et de services essentiels au fonctionnement des véhicules terrestres, aériens et navals; et des équipements motorisés que possèdent ou louent les ministères et organismes du gouvernement du Canada. La raison d'être de la carte ARI est d'avoir en place un mécanisme permettant aux ministères et organismes de se prévaloir de l'exemption de taxe du gouvernement, des escomptes de volume et de recueillir l'information liée aux transactions se rapportant au parc automobile.

1.5 Responsabilité et usage abusif des cartes

Les ministères et organismes sont responsables de tous les frais autorisés figurant sur les relevés des cartes individuelles de voyage (CIV) dont le solde est en souffrance, mais ne sont pas responsables des frais non autorisés [Note 6]. Les actions des détenteurs de carte d'achat démontrant le non-respect de la Directive sur les cartes d'achat du CT, notamment la fraude, l'abus de confiance, le vol et d'autres infractions, peuvent être visées par les infractions et les peines prévues dans la Loi sur la gestion des finances publiques (articles 76 à 81) et dans le Code criminel (articles 121, 122, 322 et 380).

1.6 Résumé des dépenses

Les tableaux suivants résument les dépenses du Ministère en s'appuyant sur les données fournies par la Direction générale du dirigeant principal des finances, par élément, pour les exercices 2009-2010, 2010-2011 et le premier trimestre de 2011-2012.

Pour l'exercice 2010-2011, les dépenses annuelles par carte ARI pour le parc automobile du Ministère se chiffraient à 450 165 $. À la fin du travail de vérification (janvier 2012) sur le terrain, environ 150 cartes ARI étaient en circulation.

Les résultats du premier trimestre semblent bas vis-à-vis des deux précédents exercices puisque les dépenses sont généralement moins élevées lors du premier trimestre alors que l'élaboration des budgets pour l'exercice en cours n'est peut-être pas terminée. Par conséquent, les dépenses sont habituellement plus importantes au cours des derniers trimestres.

2.1 Objectif de la vérification

Cette vérification a pour objectif de fournir une assurance au sujet de la pertinence et de l'efficacité des mesures de contrôle de gestion qui encadrent l'utilisation et la gestion des cartes d'achat, ainsi que les dépenses de voyage, d'accueil, de taxi et de conférences, y compris le respect des lois, des politiques, des procédures et des lignes directrices applicables.

2.2 Portée de la vérification

L'étendue de la vérification a porté sur l'efficacité et l'efficience du cadre de contrôle de gestion établi pour soutenir les programmes de cartes d'achat et de cartes de voyage du Ministère. La vérification visait la période allant du 1er avril 2009 au 30 juin 2011 et porte sur la mesure dans laquelle ont été respectées les politiques et les directives d'AADNC et du Conseil du Trésor applicables à chaque type de transaction dans les domaines suivants : i) délivrance de cartes et contrôle; ii) autorisation préalable des dépenses; iii) admissibilité des dépenses; iv) approbation et paiement des factures ou des demandes; v) surveillance et conformité. Afin de déterminer le degré de conformité, il a fallu examiner un échantillon discrétionnaire de transactions sur le plan de la pertinence [Note 7], de l'exhaustivité, de l'exactitude et de l'actualité des données. Les vérificateurs ont effectué un contrôle important et une vérification de la conformité des cartes d'achat, et des dépenses de voyage, d'accueil et de conférences. Le cadre de contrôle de gestion a été évalué par rapport à tous les processus visés par la portée.

Le travail de vérification sur le terrain s'est déroulé à l'administration centrale. Des secteurs et des bureaux régionaux choisis figuraient dans l'échantillon de transactions soumis à la vérification, et ont fait l'objet des discussions de suivi par les gestionnaires pour comprendre le cadre de contrôle établi. L'outil de gestion électronique (OGE) a été mis en œuvre après la période visée par la vérification et n'est donc pas compris dans cette dernière.

2.3 Énoncé d'assurance

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeante principale de la vérification et de l'évaluation, les procédures de vérification suivies et les données recueillies sont suffisantes et adéquates et permettent de confirmer l'exactitude des conclusions tirées et formulées dans le présent rapport. Ces conclusions sont fondées sur un examen des situations recensées au moment de la vérification et en fonction des critères de vérification. Il importe de noter que les conclusions ne s'appliquent qu'aux régions et aux secteurs ayant fait l'objet de la vérification. Les éléments probants ont été recueillis conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne.

La vérification a été planifiée et réalisée conformément aux Normes de vérification interne du gouvernement du Canada énoncées dans la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor. Les vérificateurs ont suivi des procédures de vérification pertinentes et suffisantes et recueilli des éléments probants, qui appuient les conclusions énoncées et présentées dans ce rapport.

Les principales techniques de vérification utilisées étaient les suivantes :

• Examen détaillé d'un échantillon de transactions sélectionné de façon discrétionnaire dans les fichiers de données fournis par le Secteur du dirigeant principal des finances (SDPF). L'examen a été mené en fonction de critères de vérification pour évaluer l'efficacité opérationnelle des contrôles internes (c.a.d articles 32, 33 et 34 de la LGFP) et d'autres critères de conformité présentés ci-dessous :
  
  
  • Déclaration de responsabilité du détenteur d'une carte d'achat;
    
    
  • Achèvement de la formation avant la délivrance de la carte d'achat;
    
    
  • Délégation des pouvoirs (DP) en place au moment de la transaction;
    
    
  • La DP est appropriée pour la transaction;
    
    
  • Les dépenses sont engagées conformément aux lignes directrices ou aux politiques qui s'appliquent;
    
    
  • Le voyage est préalablement autorisé;
    
    
  • La classe de transport est conforme à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte;
    
    
  • Les indemnités quotidiennes sont conformes aux lignes directrices du CT;
    
    
  • L'autorisation préalable des dépenses d'accueil et de conférences est obtenue conformément aux politiques ministérielles.
    
    
• Analyse des données des transactions détaillées contenues dans les fichiers de données fournis;
  
  
• Entrevues avec le personnel clé de l'AC, des bureaux régionaux et de leur haute direction.

L'approche utilisée pour atteindre l'objectif de la vérification comprenait l'élaboration de critères de vérification, qui ont servi de base aux observations, aux évaluations et aux conclusions. Les critères de vérification élaborés pour la présente vérification figurent à l'annexe A.

La vérification détaillée des transactions a été effectuée à l'aide d'un échantillon discrétionnaire de 100 transactions conclues lors de la période évaluée. Le SDPF a fourni des relevés de transactions détaillés et les montants des dépenses effectuées au moyen de cartes d'achat, et liées à l'accueil, aux voyages et aux conférences qui proviennent du système de rapports financiers du Ministère (Oasis). Ces données ont constitué la base pour la sélection de l'échantillon soumis à la vérification. Le tableau suivant présente le nombre de postes de dépense sélectionnés comme échantillon, par type de transaction, et par endroit. La taille de l'échantillon a été déterminée en fonction du montant relatif des dépenses consignées dans la section 1.6 et du besoin de disposer d'échantillons de taille raisonnable (c.-à-d. un minimum de cinq échantillons pour les dépenses d'accueil et de conférences), représentatifs de l'AC et des régions. L'équipe a eu recours au logiciel IDEA pour générer aléatoirement l'échantillon de transactions à examiner.

D'après une combinaison d'éléments de preuve recueillis par l'examen de la documentation, l'analyse et les entrevues, l'équipe a évalué tous les critères de vérification et tiré une conclusion correspondant à chacun. Si une différence importante était relevée entre le critère de vérification appliqué et la pratique observée, le risque résultant de cet écart; était évalué et utilisé pour tirer une conclusion pour chaque critère de vérification et de formuler des recommandations en vue d'améliorer la situation.

L'équipe de vérification a constaté certaines faiblesses dans la conception et le fonctionnement des contrôles internes; elle a donc formulé trois recommandations. Les constatations et les recommandations découlant de la vérification ont été classées en fonction des deux grands domaines suivants : la délégation des pouvoirs, ainsi que la supervision et la surveillance.

4.1 Contrôles internes et conformité

Lors de la vérification, 100 transactions ont été sélectionnées au total (comme indiqué plus haut), réparties de manière égale entre l'administration centrale et les régions, afin d'examiner en détail les déboursés effectuées au moyen de cartes d'achat, pour les dépenses de voyage, d'accueil et de conférences. Ces transactions ont fait l'objet d'une vérification visant à déterminer l'efficacité opérationnelle des contrôles prévus dans les articles 32, 34 et 33 de la LGFP, et selon la conformité aux politiques applicables (la Directive sur les voyages du Conseil national mixte et la politique sur les cartes d'achat d'AADNC). Les résultats de la vérification sont présentés dans les sections 5.1.1 à 5.1.4, selon le type de transaction.

Les contrôles internes régissant les dépenses associées aux services de taxi et aux cartes ARI n'ont pas fait l'objet d'un test de corroboration en raison du faible degré d'importance relative que représentent ces dépenses annuellement. À défaut d'un test de corroboration, l'équipe de vérification a analysé les cadres de contrôle respectifs de ces éléments pour relever d'éventuels écarts du contrôle interne. Les résultats de cette analyse sont présentés dans les sections 5.1.5 et 5.1.6.

4.1.1 Article 32

Le pouvoir visé à l'article 32 porte sur l'approbation d'un engagement pris au nom du gouvernement consistant à conclure un marché ou une autre entente. La signature d'un employé à qui les pouvoirs sont délégués montre généralement l'application des dispositions de l'article 32; toutefois, pour ce qui est des cartes d'achat, ce sont les détenteurs de la carte (généralement, un adjoint administratif), et non le gestionnaire de centre de responsabilité, qui détiennent le pouvoir visé à l'article 32 sur les achats effectués avec la carte.

Tous les employés à qui des pouvoirs en vertu de l'article 32 seront délégués doivent préalablement suivre une formation. Pour ce qui est des cartes d'achat, les détenteurs doivent également suivre une formation sur les pouvoirs délégués avant que ne leur soient accordés les pouvoirs et la carte d'achat.

L'autorisation préalable des dépenses liées aux voyages, à l'accueil et aux conférences est démontrée par une signature autorisant le voyage, l'accueil ou les conférences sous la forme requise (p. ex. la formule « Autorisation de voyager et avance »).

Dépenses liées aux cartes d'achat : La signature du détenteur d'une carte de signature au moment de la délivrance de la carte d'achat fournit une preuve de la délégation des pouvoirs prévue à l'article 32 pour toutes les cartes d'achat. Les cartes de signature sont conservées aux Finances (de l'AC ou des régions) et servent à valider les transactions effectuées à l'aide de cartes d'achat avant et après la présente vérification. Sur les 30 transactions sélectionnées, seulement 4 fournissaient des pièces justificatives montrant l'application adéquate de l'article 32.

La direction a constaté qu'avant le 25 novembre 2010, aucun formulaire de délégation des pouvoirs pour les détenteurs d'une carte n'était préparé (c.-à-d. les cartes de signature). Parmi les transactions restantes sélectionnées, effectuées après le 25 novembre 2010, 2 de 7 échantillons ne comportaient aucune pièce justificative montrant l'application de l'article 32.

Dépenses liées aux cartes de voyage : Pour qu'un employé soit admissible à un voyage en service commandé, il doit obtenir l'autorisation préalable du détenteur du pouvoir délégué approprié (article 32) pour les dépenses prévues. Dans la plupart des cas, l'autorisation est accordée par l'entremise du formulaire Autorisation de voyager et avance qui permet de présenter les coûts estimés par poste de dépenses (p. ex. logement, transport, repas). Si l'employé doit voyager fréquemment et sans préavis, il peut recevoir une approbation générale pour ses voyages au début de l'année.

Lors de la vérification, il a été noté que 11 transactions sur 50 ne disposaient d'aucune pièce justificative démontrant les pouvoirs délégués en vertu de l'article 32 (7 transactions des régions et 4 de l'administration centrale). Voici les exceptions relevées : aucune signature se rapportant à l'application de l'article 32 dans des formulaires Autorisation de voyager et avance; des dates d'autorisation ne correspondant pas à la date d'autorisation de la carte de signature; des cartes de signature non disponibles et des formulaires Autorisation de voyager et avance non disponibles.

Dépenses d'accueil : Les formulaires de demande pour des frais d'accueil sont remplis par des employés afin d'obtenir une autorisation préalable pour les frais d'accueil. Les dispositions prévues à l'article 32 ont été appliquées dans 8 des 10 échantillons de transactions soumis à la vérification. Les deux cas d'exceptions comportaient une signature, mais la carte de signature appuyant la délégation des pouvoirs n'a pas été fournie lors de la vérification (il a donc été jugé qu'il s'agissait d'une exception).

Dépenses de conférences : Les formulaires de demande sont remplis par les employés afin d'obtenir l'autorisation prévue à l'article 32 préalablement à l'inscription et à la participation de l'employé à la conférence. L'article 32 a été appliqué pour les 10 échantillons soumis à l'examen.

4.1.2 Article 34

L'article 34 vise les demandes de remboursement sur le Trésor (Fond de revenus consolidés). Ces demandes sont généralement démontrées par la signature d'une personne à laquelle des pouvoirs ont été délégués et qui est responsable d'examiner les documents fournis par l'employé pour justifier la dépense. Les documents comprennent habituellement les factures ou les reçus originaux représentant le type de dépense à rembourser.

Dépenses liées aux cartes d'achat : Lors de l'examen des 30 transactions, il a été constaté que, généralement, l'application des dispositions prévues à l'article 34 était démontrée par une signature de la personne à laquelle les pouvoirs concernant les fonds en question avaient été délégués. Toutes les transactions des employés de l'AC soumises à l'examen avaient été autorisées de manière appropriée selon l'article 34, tandis que 3 des 15 éléments des échantillons des régions ne disposaient d'aucune pièce justificative montrant l'application de l'article 34.

Dépenses liées aux cartes de voyage : L'équipe de vérification a constaté que dans 7 des 50 transactions, il n'y avait aucune pièce justificative montrant l'application des dispositions prévues à l'article 34. Ces exceptions étaient attribuables aux raisons suivantes : l'approbation de la transaction était incertaine, puisqu'aucune signature n'a été apposée sur l'estampille prévue à l'article 34 ou la signature n'était pas lisible; la date de l'approbation dépassait la date d'échéance du pouvoir délégué selon la carte de signature; aucune signature n'avait été apposée pour justifier le pouvoir de la personne responsable de l'approbation prévu par les dispositions de l'article 34.

Dépenses liées aux activités d'accueil : Les dispositions prévues à l'article 34 ont été appliquées dans les 10 transactions échantillonnées au cours de la vérification.

Dépenses liées aux conférences : Les dispositions prévues à l'article 34 ont été appliquées dans les 10 transactions échantillonnées au cours de la vérification.

4.1.3 Article 33

L'article 33 a trait à l'approbation des paiements. Le paiement est attesté par la personne responsable de l'approbation en fonction des biens ou des services reçus, des conditions du marché ou de l'admissibilité du bénéficiaire. Au Ministère, le pouvoir visé à l'article 33 est tout d'abord assumé par le personnel des finances de la région (33a), puis par l'équipe du DPF à l'administration centrale (33b).

Dépenses liées aux cartes d'achat : À l'exception de 2 cas, les 30 transactions examinées révélaient que l'approbation avait été effectuée correctement. Une exception a été observée à l'administration centrale et l'autre, dans un bureau régional. Dans la région en question, il n'a pas été possible de trouver les pièces justificatives, alors qu'à l'administration centrale, le lot était introuvable.

Dépenses liées aux cartes de voyage : Conformément à l'article 33, des pièces justificatives ont été fournies pour 47 des 50 transactions mises à l'étude. L'absence de pièces justificatives était la raison pour laquelle les 3 autres opérations n'étaient pas conformes aux dispositions prévues à l'article 33.

Dépenses liées aux activités d'accueil : Les dispositions prévues à l'article 33 ont été appliquées pour les 10 transactions échantillonnées aux fins de la vérification.

Dépenses liées aux conférences : Les dispositions prévues à l'article 33 ont été appliquées pour les 10 transactions échantillonnées aux fins de la vérification.

4.1.4 Conformité

Déclaration de responsabilité des détenteurs de carte : En vertu de la Politique sur les cartes d'achat (en vigueur depuis le 1er avril 2010), il faut obtenir une déclaration écrite indiquant que le détenteur de carte comprend et accepte les responsabilités et les restrictions imposées à l'utilisation de cette carte d'achat (section 6.1). Les documents signés de ces déclarations doivent être conservés dans un dossier par le coordonnateur régional (ou de l'administration centrale) des cartes d'achat. En examinant l'échantillon de transactions, l'équipe de vérification a constaté que les déclarations d'acceptation à jour étaient disponibles pour 22 des 30 détenteurs de carte évalués (4 n'étaient pas disponibles à l'administration centrale et 4, dans les régions).

Conformité à la Directive sur les voyages : En plus de l'examen des contrôles internes, l'équipe de vérification a également procédé à l'évaluation de la conformité des 50 demandes de remboursement de frais de voyage avec les dispositions de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. Plus particulièrement, l'équipe a examiné la conformité des détails suivants (si c'était pertinent du point de vue de l'échantillon sélectionné) : classe du véhicule loué; tarif quotidien d'hébergement; taux par kilomètre; taux d'allocation quotidienne; taux de change; comptabilité des paiements de voyage effectués à l'avance. Aucune exception n'a été relevée pour les 50 échantillons examinés.

4.1.5 Dépenses de taxi et cartes ARI pour parc automobile

Dépenses de taxi : Les bons de taxi sont principalement utilisés dans la région de la capitale nationale (RCN), où le Ministère dispose de bureaux situés à plusieurs endroits. L'examen des transactions effectuées à l'aide de bons de taxi révèle que près de 95 % des dépenses liées aux bons de taxi ont eu lieu dans la RCN (soit environ 430 000 $ en 2010-2011). Dans les régions, où il n'y a souvent qu'un seul bureau régional, les dépenses liées aux bons de taxi étaient beaucoup moins importantes. Au cours de la période à l'étude, les dépenses engagées par les bureaux régionaux pour les bons de taxi étaient de 3 000 $ à 10 000 $ par année, par région.

Le processus adopté dans la RCN et dans les régions diffère quelque peu. Toutefois, il semblerait que tous procèdent à un examen détaillé conformément à l'article 34 pour payer les factures acheminées par les entreprises de taxi. Selon la vérification, dans la RCN, les bons de taxi sont gérés de façon centralisée par la Direction de la comptabilité ministérielle et de la déclaration des résultats (DCMDR) du SDPF. Une fois les factures reçues, le personnel effectue un examen détaillé de tous les bons de taxi afin de veiller à ce qu'ils aient été utilisés par un employé du Ministère (marqués par une estampille d'AADNC au verso) et vérifie le total de la facture.

Cartes ARI pour parc automobile : La Section de la gestion des biens et de l'environnement du SDPF agit à titre d'autorité fonctionnelle du Ministère responsable de la gestion du parc automobile et de l'utilisation des cartes ARI. Pour l'exercice 2010-2011, les dépenses engagées annuellement par le Ministère s'élevaient à un total de 450 165 $. L'équipe de vérification a eu accès à la version électronique des rapports sur la facturation relative au parc automobile pour la période du 1er avril 2009 au 30 juin 2011 et a relevé un total de dépenses s'élevant à 1 040 217 $ et un coût en capital totalisant 79,9 millions de dollars.

La majorité des véhicules du parc automobile sont situés dans les régions de la Saskatchewan et des Territoires-du-Nord-Ouest (T.N.-O.) d'AADNC, où l'utilisation des véhicules du parc est justifiée par les facteurs environnementaux (T.N.-O.) et la distance du bureau par rapport à l'emplacement des clients (Saskatchewan). Il n'y a que deux véhicules de parc à l'administration centrale.

L'équipe de vérification a remarqué que, selon les données détaillées fournies sur les transactions, près de 70 % des dépenses enregistrées au cours de la période d'octobre 2010 à octobre 2011 avaient été engagées en Saskatchewan et dans les T.N.-O. L'équipe a examiné le processus d'administration et de surveillance de l'utilisation des cartes ARI pour parc automobile dans ces deux régions. Il semble qu'il existe un certain nombre de mesures de contrôle mises en place afin d'administrer l'utilisation des cartes, notamment : le rapprochement des factures mensuelles d'ARI par rapport aux reçus fournis par les employés; l'exigence selon laquelle les ateliers de mécanique sont tenus d'aviser ARI et le gestionnaire régional du parc automobile d'AADNC avant d'effectuer une réparation; l'établissement d'un registre pour chacun des véhicules du parc automobile servant à consigner le nom des utilisateurs du véhicule, la raison de l'utilisation et la destination.

Recommandation

1. Le dirigeant principal des finances devrait communiquer les exigences relatives à la délégation des pouvoirs afin de renforcer les responsabilités liées à l'exercice de la délégation de pouvoirs (DP) et de veiller à ce que les données à cet égard soient conservées afin de montrer la conformité aux pouvoirs.

4.2 Supervision et surveillance

Dépenses liées aux cartes d'achat et de voyage : L'équipe de vérification a constaté des écarts relatifs au niveau de formation et de sensibilisation aux détenteurs de carte afin de les informer de leurs responsabilités. Elle a observé que tous les détenteurs de carte reçoivent une formation sur l'utilisation des cartes et l'exercice de leur pouvoir délégué (article 32) avant la délivrance de la carte, conformément à la Politique sur les cartes d'achat. La vérification n'a permis de relever aucune exigence en matière de formation pour les détenteurs de carte AMEX qui ne possèdent aucun pouvoir prévu à l'article 32 à l'égard de leurs dépenses.

La surveillance est effectuée sur une base mensuelle par le coordonnateur national des cartes d'achat et le coordonnateur national American Express (AMEX) à l'échelle ministérielle et par les coordonnateurs régionaux des cartes à l'échelle régionale au moyen de rapports publiés en ligne fournis par les fournisseurs de services de cartes du Ministère (p. ex. Banque de Montréal et American Express).

Le coordonnateur national des cartes d'achat examine les transactions mensuelles rattachées à toutes les cartes actives afin de déceler la présence de numéros de marchands, de montants ou de types de transactions inhabituels (p. ex. frais d'hôtel ou de spas). Le coordonnateur national des cartes AMEX a indiqué que les rapports portant sur les cartes de voyage sont également préparés sur une base mensuelle. Ces rapports sont ensuite distribués à chacun des coordonnateurs régionaux à des fins d'examen et de suivi.

Le niveau des procédures de surveillance et de suivi variait de façon considérable d'une région à l'autre. Bien que le Ministère dispose d'une Politique sur les cartes d'achat en vigueur (1er avril 2010) qui décrit les attentes à l'égard des coordonnateurs des cartes d'achat en matière de surveillance, il n'existe aucune politique ou procédure documentée pour communiquer les rôles et les responsabilités des coordonnateurs nationaux et régionaux des cartes AMEX concernant la surveillance des transactions. Au cours des entrevues, il a été constaté que bien qu'une politique liée aux cartes de voyage ait été rédigée, elle n'est pas à jour et n'a pas encore été publiée dans sa version officielle.

Conférences : La surveillance des dépenses liées aux conférences à l'échelle du Ministère est effectuée par le groupe de Gestion des ressources et services consultatifs financiers du SDPF. Un rapport est produit sur une base mensuelle et utilisé par les conseillers en gestion financière affectés à chacun des secteurs fonctionnels de l'administration centrale afin d'assurer la surveillance des dépenses liées aux voyages, aux activités d'accueil et aux conférences. Le directeur de Gestion des ressources et services consultatifs financiers a indiqué que cette surveillance est effectuée pour aider à promouvoir les objectifs de réduction des dépenses dans ce domaine de 29,29 millions de dollars en 2011-2012, à 28,3 millions de dollars en 2012-2013.

Analyse de données : L'équipe de vérification a obtenu des fichiers de transactions détaillées pour les cartes d'achat de la Banque de Montréal ou pour les cartes de voyage AMEX pour une partie de la période visée par l'étude [Note 8]. Dans le cadre de cette vérification, le logiciel IDEA a été utilisé afin d'exécuter un nombre limité de routines [Note 9] pour les fichiers de transactions dans le but de cerner les fournisseurs non autorisés qui ne devraient pas figurer dans les relevés (p. ex. Société des alcools ou magasins à grande surface); les retraits d'argent (qui peuvent avoir été effectués à des fins autres que pour des déplacements); les opérations de fin de semaine; et les frais de transport portés aux cartes d'achat (qui devraient être portés sur les cartes de voyage AMEX). L'équipe de vérification a observé un certain nombre de transactions qui peuvent être associées (ou le sont vraisemblablement) à un usage personnel au lieu d'être liées à des frais de déplacement, et a avisé le SDPF qu'il devrait réaliser un examen approfondi des données de l'historique des transactions afin de vérifier la mesure dans laquelle les CIV sont utilisées à des fins personnelles. Par la suite, il serait plus facile de cerner ces transactions avec la mise en œuvre d'un cadre de surveillance plus formel et rigoureux qui a recours à la technologie pour mettre en lumière les transactions qui requièrent un suivi.

Recommandations

2. Le dirigeant principal des finances devrait achever et communiquer la politique liée à l'utilisation de CIV (cartes American Express). Cette politique devrait décrire les rôles et les responsabilités régissant la délivrance des cartes, la surveillance et l'établissement de rapports, les conséquences liées à l'utilisation abusive des cartes, et l'exigence relative à la formation afin de veiller à ce que les détenteurs de carte comprennent la politique.

3. Le dirigeant principal des finances devrait mettre en œuvre un cadre de surveillance plus formel permettant d'assurer efficacement un suivi, une surveillance et la prise de mesures appropriées à l'égard des détenteurs de carte (carte d'achat, carte de voyage et carte ARI) qui ne respectent pas la politique correspondante. Ce cadre de surveillance doit être consigné, ainsi que fondé sur le risque [Note 10] et comprendre une définition précise des rôles et des responsabilités. Ce processus devrait également tirer profit des outils technologiques (p. ex. IDEA, ACL) qui peuvent contribuer à cerner les problèmes éventuels ou les frais non autorisés parmi toutes les transactions effectuées. L'utilisation de la technologie permettrait de mettre en place un programme de surveillance plus efficace, capable de déterminer et de résoudre les problèmes avant qu'ils ne prennent de l'ampleur et deviennent plus complexes.

4.3 Possibilités d'efficience

Au cours de la vérification, l'équipe de vérification a observé des occasions d'accroître l'efficience du contrôle des bons de taxi et des cartes d'achat.

Contrôle des bons de taxi : La vérification a permis de constater l'existence d'une base de données Microsoft Access élaborée à l'interne afin d'aider au suivi des carnets de bons de taxi. Selon les entrevues menées auprès des employés, cette base de données ne fonctionne pas adéquatement et ne bénéficie pas du soutien du groupe des TI du Ministère. Il a également été observé que cette base de données n'a fait l'objet d'aucune mise à jour depuis juin 2011 en raison d'une charge de travail excessive et d'un manque d'avantages concrets apportés par cet outil compte tenu de son mauvais fonctionnement. Le SDPF a indiqué qu'il procédera à l'évaluation des mérites associés à la mise au point de la base de données, à son remplacement ou à sa suppression du processus dans son intégralité après avoir pris en considération la valeur qu'elle apporte à l'ensemble du cadre de surveillance des bons de taxi.

Paiements des cartes d'achat : La vérification a permis de constater que le coordonnateur national des cartes d'achat effectue le suivi du montant des ristournes accordées au Ministère pour l'utilisation des cartes de crédit de la Banque de Montréal ou VISA. Le Ministère peut recevoir des ristournes allant de 1,08 % à 1,44 %, en fonction du volume des transactions et de la ponctualité des paiements. Le coordonnateur a indiqué que le Ministère n'a pas été en mesure de bénéficier de ristournes plus élevées (le taux actuel est de 1,08 % pour toutes les transactions) puisque les paiements sont décentralisés et que le temps pris pour le règlement des relevés des cartes d'achat excédait le nombre de jours prévu pour obtenir une ristourne plus élevée. Le coordonnateur a indiqué que de nombreux autres ministères ont centralisé le règlement des cartes d'achat et AADNC envisage d'adopter un tel processus afin de bénéficier d'une ristourne plus intéressante. En plus des ristournes plus élevées, les paiements centralisés contribueraient également à diminuer les frais d'intérêts rattachés aux paiements en souffrance.

La vérification a permis de conclure que les mesures de contrôle interne étaient en place et fonctionnaient efficacement lors de la période de vérification examinée. Il a été déterminé qu'il était nécessaire d'apporter des améliorations à l'exercice des pouvoirs d'approbation prévu à l'article 32 de la LGFP concernant les détenteurs d'une carte d'achat.

Les données étayant cette conclusion figurent à l'annexe B, Sommaire de l'examen détaillé des transactions. Lors de la vérification, le résultat était jugé « conforme » lorsque que 80 % ou plus des mesures de contrôle fonctionnaient efficacement, « partiellement conforme » lorsque 60 à 80 % de ces mesures fonctionnaient efficacement et « non conforme » lorsque moins de 60 % des mesures de contrôle fonctionnaient efficacement. Les résultats pour l'application de l'article 32 ont été définis comme non conformes étant donné que seulement 56 % des contrôles fonctionnaient efficacement. Les résultats pour les articles 34 et 33 étaient conformes étant donné que respectivement 85 % et 95 % des contrôles fonctionnaient efficacement. En s'appuyant sur les résultats combinés équivalant à 79 %, l'équipe de vérification a conclu que, dans l'ensemble, les contrôles internes fonctionnaient efficacement lors de la période examinée, étant donné que deux des trois éléments de contrôle fonctionnaient efficacement et en raison de l'importance relative et de la nature isolée de l'échec des contrôles à l'égard de l'application de l'article 32.

La Directive sur les voyages était respectée, sauf pour ce qui est de la déclaration de responsabilité du détenteur d'une carte d'achat qui était disponible dans moins de 75 % des dossiers examinés lors de la vérification.

La vérification a permis de constater que le cadre de contrôle de gestion en place pour les cartes d'achat et les cartes de voyage, l'accueil, les conférences, les bons de taxi et les cartes ARI pour le parc automobile était efficace dans l'ensemble et que les processus de soutien étaient également efficaces; toutefois, il faudrait appliquer la politique sur les cartes de voyage, de même qu'un cadre de surveillance plus formel.