Directive visant à préserver toute l'information relative aux préjudices historiques causés aux enfants autochtones

Sur cette page

• Vue d'ensemble
• Contexte
• Portée de la préservation
• Respect des ententes de règlement et des discussions en cours
• Autres renseignements

Vue d'ensemble

Le gouvernement du Canada s'est engagé à effectuer un examen interne approfondi de tous les documents liés aux préjudices historiques causés aux enfants autochtones (les « documents ») qui sont actuellement en la possession de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (le « Ministère »). Les enfants autochtones ont subi des préjudices en raison de nombreuses politiques historiques liées aux pensionnats indiens, aux externats administrés par le gouvernement fédéral, aux foyers d'accueil, aux hôpitaux et à d'autres établissements d'enseignement et de soins. Afin d'effectuer cet examen, la présente directive exige que tous les fonctionnaires du Ministère prennent d'autres mesures pour préserver les documents dont ils ont la garde et le contrôle. La préservation des documents appuiera le processus de guérison des survivants et de leurs familles et favorisera les objectifs de réconciliation avec les communautés autochtones.

Contexte

Le gouvernement du Canada cherche à assurer la transparence afin de faciliter une meilleure compréhension publique de la vérité des préjudices historiques commis contre les enfants autochtones. Les survivants, les familles et les communautés autochtones ont clairement indiqué que la vérité est nécessaire pour parvenir à la réconciliation.

La préservation et la conservation des documents pertinents et des renseignements électroniques constituent une étape importante pour aider les survivants, les communautés et le grand public à évaluer la vérité des préjudices historiques causés aux enfants autochtones. Dans un premier temps, la préservation et la conservation faciliteront l'examen, par le gouvernement du Canada, des documents et des dossiers électroniques dans le but d'identifier les dossiers sur les pensionnats indiens qui n'ont pas encore été divulgués et qui peuvent être partagés à l'extérieur du gouvernement.^{Note de bas de page 1} L'examen tiendra compte et respectera les lois applicables, les ordonnances des tribunaux et les autres sources d'obligations juridiques, particulièrement en ce qui a trait à la vie privée et à la confidentialité des survivants et de leurs familles.

Portée de la préservation

Avec l'appui du dirigeant principal de l'information, qui est l'autorité fonctionnelle en matière de gestion de l'information au Ministère en vertu de la Politique et Directive sur les services et le numérique, je donne cette directive à tous les fonctionnaires du Ministère afin qu'ils prennent immédiatement toutes les mesures nécessaires et raisonnables pour préserver tous les renseignements pertinents ou potentiellement liés aux préjudices historiques commis contre les enfants autochtones. La préservation signifie s'assurer que les documents pertinents et potentiellement pertinents, ce qui peut comprendre les métadonnées, les copies papier de demandes, les notes personnelles, les courriels et les calendriers, les pages de traitement de texte, les feuilles de calcul, les présentations, les messages, les pages Web, du contenu de médias sociaux, les enregistrements audio ou les messages vocaux, les photographies, les vidéos ou toute autre donnée électronique, qu'ils soient stockés électroniquement ou physiquement dans un endroit (p. ex. les bureaux du gouvernement du Canada, le domicile des employés, l'entreposage hors site, etc.) :

• ne sont pas détruits, perdus ou ni concédés à d'autres personnes, intentionnellement ou par inadvertance, comme ce pourrait être le cas avec les méthodes ministérielles habituelles de conservation et de destruction des documents; dans la mesure où il existe un conflit entre la présente directive et toute autre politique applicable, la présente directive a préséance;
• ne sont pas modifiés;
• demeurent accessibles.

Il est entendu que la présente directive vise tous les documents et renseignements sur support papier et électronique, y compris les renseignements conservés dans des systèmes électroniques comme les systèmes ministériels de gestion financière et les systèmes de ressources humaines comme le système de gestion organisationnelle NAKISA. etc. Elle ne comprend pas les copies en double des renseignements existants.

Pour de plus amples renseignements sur les types de renseignements liés aux pensionnats indiens, voir l'annexe A.

Respect des ententes de règlement et des discussions en cours

Autres renseignements

Le but de la présente directive est d'assurer la conservation des documents identifiés. La présente directive ne traite pas de la collecte de documents, qui sera traitée par d'autres moyens à l'avenir.

Même si vos politiques ou pratiques habituelles exigent la suppression ou la destruction de documents visés par la présente directive, ces politiques ou pratiques ne doivent pas être mises en œuvre à l'égard de ces documents. Les documents pertinents doivent donc être conservés, quelles que soient les politiques ou pratiques de conservation et de destruction qui s'y appliqueraient normalement.

Il faut faire de son mieux pour s'assurer que les documents existants demeurent dans leur état actuel et ne subissent absolument aucune modification. Les documents informatisés peuvent parfois être modifiés du simple fait qu'on les ouvre. Il est nécessaire d'accéder aux documents pour les sécuriser et les préserver, mais toutes les précautions doivent être prises pour ne pas les modifier. Lorsque des formulaires standard sont utilisés couramment au sein du Ministère, ils doivent être sécurisés sous la forme exacte dans laquelle ils existaient à la date ou aux dates des faits en question, et écartés de tous les processus habituels de gestion des documents.

Lorsque des documents conservés sont stockés dans un système particulier à l'aide de logiciels ou de matériels précis, le système en question doit aussi être préservé de façon à ce que les documents et données électroniques demeurent accessibles en vue d'un examen éventuel. Cela doit être fait même si le Ministère, dans le cadre de ses travaux en cours, commence à utiliser du matériel ou des logiciels différents.

Si vous avez des questions sur les documents visés par la présente directive, veuillez envoyer un courriel à l'adresse suivante IRSDocuments-DocumentsPI@rcaanc-cirnac.gc.ca. Ce compte générique constitue un point de contact central pour toutes les questions concernant la conservation des documents liés aux préjudices historiques causés aux enfants autochtones, y compris les questions concernant l'incidence de la décision de la Cour suprême du Canada de 2017 et les questions liées aux revendications relatives aux enfants. Ce compte fait l'objet d'une vérification chaque jour.

Je vous remercie de votre collaboration.