Audit des pouvoirs spéciaux de passation des marchés
Préparé par : Direction générale des services de vérification et d’assurance
Décembre 2020
Format PDF (370 Ko, 17 pages)
Table des matières
Acronymes
| AANC |
Affaires autochtones et du Nord Canada |
|---|---|
| CT |
Conseil du Trésor |
| LGFP |
Loi sur la gestion des finances publiques |
| PSPM |
Pouvoirs spéciaux de passation des marchés |
| RCAANC |
Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada |
| SAC |
Services aux Autochtones Canada |
| POS |
Secteur des politiques et de l’orientation stratégique |
| TGA |
Secteur des traités et gouvernement autochtone |
Sommaire
Contexte
Le Conseil du Trésor a accordé au Ministère la possibilité d'utiliser des pouvoirs spéciaux de passation des marchés (PSPM). Cette autorisation a permis au ministre de conclure et de renouveler des marchés non concurrentiels avec des négociateurs ou des représentants fédéraux pour mener des négociations avec des groupes autochtones ainsi qu'avec des témoins déposants et des témoins experts de la Couronne jugés nécessaires en cas de litige.
Pertinence
L'audit a été désigné hautement prioritaire, car RCAANC doit procéder à un audit de cette autorisation pour satisfaire à l'obligation fixée par le Conseil du Trésor (CT) et pour éclairer le prochain renouvellement de l'autorisation d'exercer ces pouvoirs.
Ce que nous avons examiné
L'objectif de l'audit était de fournir l'assurance que Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC) se conforme aux modalités énoncées dans la documentation des PSPM, ainsi qu'à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et aux politiques et directives du CT.
Constatations
Observations positives
Au cours de l'audit, de nombreuses observations positives ont été relevées, notamment les suivantes :
- Des extraits du système SAP étaient facilement accessibles pour démontrer l'existence du pouvoir d'engagement (article 32 de la LGFP), du pouvoir de certification (article 34 de la LGFP) et du pouvoir d'exécuter une opération (article 41 de la LGFP) pour tous les contrats et toutes les modifications contractuelles vérifiés.
- Tous les contrats et modifications contractuelles en vertu des PSPM étaient conformes aux limites financières prescrites.
- Des rapports ont été fournis chaque année à la haute direction de RCAANC et au CT, décrivant l'état et le rendement du travail des négociateurs fédéraux à contrat, conformément aux exigences en matière de rapports dans les modalités énoncées dans la documentation des PSPM de 2017.
- La documentation incluse dans les dossiers des contrats accordés en vertu des PSPM a démontré que les activités contractuelles requises ont été suivies et a fourni une piste d'audit complète de toutes les décisions et communications clés liées aux contrats accordés en vertu des PSPM (par exemple, justification de l'utilisation des PSPM, déclaration de conflit d'intérêts).
Possibilités d'amélioration
Ayant dégagé une piste d'amélioration pour les pratiques et les processus de contrôle de gestion en place, l'équipe d'audit formule la recommandation suivante :
- Le dirigeant principal des finances, des résultats et de l'exécution, en coordination avec le sous-ministre adjoint principal des Traités et gouvernement autochtones et le sous-ministre adjoint principal des Politiques et orientation stratégique devraient envisager de réviser les processus et la documentation existants (p. ex. Dossier de nomination et documentation de renouvellement de mandat) pour s'assurer que toutes les approbations en vertu de l'article 41 de la LGFP sont effectuées avant ou à la date du contrat.
Énoncé de conformité
La vérification est conforme aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l'Institut des vérificateurs internes et à la Politique sur l'audit interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.
Conclusion globale
L'équipe d'audit a constaté que la gestion des contrats accordés en vertu des PSPM et des paiements était généralement conforme aux modalités énoncées dans la documentation des PSPM, ainsi qu'à la LGFP et aux politiques et directives du CT.
L'exigence de l'article 41 de la LGFP (c'est-à-dire le pouvoir d'exécuter une opération) a été partiellement respectée. Plus précisément, il y a eu plusieurs cas où des contrats ou des modifications contractuelles ont été exécutés avant l'obtention de l'approbation prévue à l'article 41 de la LGFP.
Réponse de la direction
La direction approuve les constatations et accepte la recommandation contenue dans le rapport, et a élaboré un plan d'action de la direction afin d'y donner suite. Le plan d'action de la direction est inclus dans le présent rapport.
1. Contexte
En 2002, le Conseil du Trésor (CT) a accordé au ministère des Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC)Note de bas de page 1 la possibilité d'utiliser des pouvoirs spéciaux de passation des marchés (PSPM). Cette autorisation a permis au ministre d'AANC de conclure et de renouveler des marchés non concurrentiels avec des négociateurs ou représentants fédéraux pour mener des négociations avec des groupes autochtones ainsi qu'avec des témoins déposantsNote de bas de page 2 et des témoins experts de la Couronne jugés nécessaires en cas de litige.
Pour remplir son mandat, qui consiste à renouer avec les peuples autochtones dans le cadre d'une relation de nation à nation renouvelée et à progresser vers la réconciliation et la résolution, Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC) continue d'avoir besoin de la capacité et de la souplesse nécessaires pour attribuer et modifier des contrats en vertu des PSPM. Les PSPM permettent au Ministère de maintenir la continuité des négociateurs fédéraux, des témoins déposants et des témoins experts de la Couronne.
Depuis le dernier renouvellement des PSPM en 2017, deux changements importants ont eu lieu. Premièrement, la dissolution d'AANC en août 2017 a entraîné la formation de deux nouveaux ministères, Services aux Autochtones Canada (SAC) et RCAANC. Deuxièmement, à la suite de la formation des deux nouveaux ministères, SAC n'est plus en mesure de conclure des contrats avec des négociateurs fédéraux, des témoins déposants et des témoins experts de la Couronne en exerçant des PSPM. L'autorisation d'utiliser les PSPM est actuellement attribuée à la ministre de RCAANC qui peut déléguer son autorisation au ministre des Affaires du Nord pour le négociateur fédéral à contrat engagé sous sa responsabilité.
Par son utilisation des PSPM, RCAANC doit se conformer aux lois et aux politiques du CT pertinentes, y compris la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et la Politique sur les marchés du CT. Pour permettre des activités conformes, le Ministère a établi son propre ensemble de procédures et de lignes directrices, qui comprennent des processus particuliers pour établir et gérer les contrats des négociateurs fédéraux, des témoins déposants et des témoins experts de la Couronne.
Pouvoirs spéciaux de passation des marchés de RCAANC
Les PSPM ont été renouvelés et modifiés en février 2017. Les limitesNote de bas de page 3 suivantes aux pouvoirs du Ministère ont alors été fixées :
- Conclure et modifier des marchés non concurrentiels pour nommer des négociateurs ou représentants fédéraux jusqu'à une valeur totale cumulative de 2 000 000 $ par marchés et en conformité avec les conditions suivantes :
- Autorisation au premier échelon jusqu'à concurrence de 550 000 $;
- Les modifications ne doivent pas dépasser 500 000 $ à l'intérieur d'une période de 12 mois; et
- Les honoraires pour services professionnels ne doivent pas dépasser 300 000 $ à l'intérieur d'une période de 12 mois.
- Conclure et modifier des contrats de services pour les services pour tout témoin déposant et de témoin expert de la Couronne jusqu'à une valeur cumulée totale de 800 000 $ par contrat et en conformité avec les conditions suivantes :
- Les valeurs cumulées pour le témoin déposant et le témoin expert de la Couronne (anciens fonctionnaires fédéraux percevant une pension de la fonction publique) ne doivent pas dépasser 225 000 $;
- Autorisation au premier échelon jusqu'à concurrence de 150 000 $ pour le témoin déposant et le témoin expert de la Couronne (anciens fonctionnaires percevant une pension);
- Les modifications individuelles pour le témoin déposant et le témoin expert de la Couronne (anciens fonctionnaires percevant une pension) ne doivent pas dépasser 75 000 $; et
- Tous les contrats sont assujettis à l'application de la Politique sur les marchés du CT relativement à la formule de réduction des honoraires.
- Modifier les contrats conclus avec des négociateurs et des représentants fédéraux aux termes des pouvoirs spéciaux de passation de marchés de manière à proroger la période d'application des dispositions sur l'indemnisation explicite.
2. À propos de la verification
L'audit des PSPM est inclus dans le Plan d'audit axé sur les risques de RCAANC et de SAC pour 2020-2021 à 2021-2022.
2.1 Pertinence
L'audit a été jugé hautement prioritaire, car RCAANC doit procéder à un audit de cette autorisation pour satisfaire à l'obligation fixée par le CT et pour éclairer le prochain renouvellement de l'autorisation d'exercer ces pouvoirs.
2.2 Objectif de l'audit
L'objectif de l'audit était de fournir l'assurance que RCAANC respecte les conditions énoncées dans la documentation des PSPM, ainsi que la LGFP et les politiques et directives et du CT.
2.3 Portée de l'audit
La portée de l'audit comprenait un examen de la conformité du Ministère avec les exigences de ses PSPM. Les critères d'audit ont été élaborés d'après un examen des sources suivantes :
- Modalités énoncées dans la documentation des PSPM 2017;
- Loi sur la gestion des finances publiques;
- Politique sur les marchés du CT; et
- Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du CT.
Les critères utilisés dans le présent audit, élaborés en consultant les sources énumérées ci-dessous, sont présentés à l'appendice A.
Pour procéder à l'examen des dossiers, l'équipe d'audit a examiné les éléments probants recueillis à partir d'un échantillon de contrats et de modifications contractuelles en vertu des PSPM. L'examen des dossiers a porté sur les approbations requises en vertu des articles 32, 34 et 41 de la LGFP, les limites financières et les documents contractuels. L'équipe d'audit a également examiné les rapports annuels publiés pour les négociateurs fédéraux à contrat.
Les services du contentieux de SAC n'étant pas en mesure de conclure des marchés exceptionnels après le 1er avril 2019, l'équipe d'audit s'est concentrée sur les marchés et paiements exceptionnels gérés par le AANC et RCAANC au cours de la période du 1er avril 2017 au 31 mars 2020.
Les secteurs et régions suivants ont été identifiés comme gérant des contrats conclus en vertu des PSPM pendant la période d'audit et ont donc été inclus dans le travail sur le terrain : les secteurs Politiques et orientation stratégique (POS), Traités et gouvernement autochtone (TGA), Résolution et des partenariats, Organisation des Affaires du Nord et la région du Yukon.
2.4 Approche d’audit et méthodologie
Approche d’audit
L'audit a été réalisé conformément aux exigences de la Politique sur l'audit interne du Conseil du Trésor et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l'Institut des auditeurs internes. Dans le cadre du présent audit, on a examiné des éléments de preuve suffisants et pertinents et obtenu suffisamment d'information pour fournir un niveau d'assurance raisonnable à l'appui de la conclusion de l'audit.
Le travail sur le terrain de l'audit s'est déroulé de juin 2020 à septembre 2020, en trois phases : la planification, la réalisation et la production du rapport. Voici les principales techniques d'audit utilisées :
- Entrevues menées auprès d'intervenants clés participant aux processus des PSPM;
- Test de cheminement des contrats conclus en vertu des PSPM et de la gestion financière;
- Examen de la documentation pertinente relativement aux PSPM, y compris des politiques, des procédures opérationnelles et des lignes directrices;
- Examen détaillé d'un échantillon de contrats et de modifications contractuelles afin d'évaluer la conformité avec les exigences applicables; et
- Suivi des demandes/réunions pour valider les observations préliminaires des examens.
Aperçu de la méthode d'échantillonnage
L'échantillon sélectionné était basé sur l'ensemble des contrats conclus en vertu des PSPM et en vigueur pendant la période d'audit. Trois approches principales ont été utilisées dans le cadre de la méthode d'échantillonnage :
- Les 10 % de la valeur totale en dollars de tous les contrats les plus importants de chaque secteur ont été sélectionnés en fonction de la valeur cumulative la plus élevée. La valeur cumulative des contrats a été choisie comme attribut de sélection en raison des limites/exigences particulières autorisées pour la passation de marchés en vertu des PSPM.
- Selon son jugement, l'équipe d'audit a sélectionné d'autres contrats en fonction des paramètres ci-dessous :
- Contrats approchant les limites des PSPM (c'est-à-dire dépassant 50 % des limites définies);
- Les fournisseurs ayant plusieurs numéros de commande SAP;
- Les contrats avec de nombreuses modifications;
- La représentation dans les centres de coûts pertinents; et
- Les valeurs les plus élevées des modifications contractuelles pour les examens supplémentaires des approbations en vertu de l'article 32 et de l'article 41 de la LGFP.
Le tableau 1 présente une répartition des contrats conclus en vertu des PSPM, par type de contrat et par valeur ($), ainsi qu'un résumé du nombre de dossiers sélectionnés pour les examens :
| Répartition des contrats | Contrats de négociateurs fédéraux | Contrat de témoins déposants et de témoins experts |
|---|---|---|
| Nombre total de contrats | 23 | 140 |
| Nombre de contrats sélectionnés pour l'examen | 10 | 25 |
| Nombre de modifications contractuelles sélectionnées pour l'examen | 23 | 29 |
| Montant total des contrats en dollars | 5,4 M$ | 13,4 M$ |
| Montant total des contrats sélectionnés en dollars | 3,6 M$ | 5,3 M$ |
3. Principales constatations et recommandations
3.1 Passation de marchés et autorisation de paiement
Comme défini dans la LGFP et dans la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du CT, il y a une exigence selon laquelle tous :
- Les contrats et modifications contractuelles en vertu des PSPM sont approuvés en fonction du pouvoir d'engagement des dépenses et du pouvoir d'engager des fonds (article 32 de la LGFP). Un contrôle préalable à la passation du marché visant à confirmer que des fonds suffisants sont disponibles pour couvrir tous les coûts applicables, à autoriser la dépense prévue doit être effectué avant la passation du marché et à prendre un engagement sur le crédit.
- Les contrats et modifications contractuelles en vertu des PSPM sont approuvés en fonction du pouvoir d'exécuter une opération (article 41 de la LGFP). Un contrôle préalable à la passation du marché qui fait office d'autorisation légale pour la passation de marchés doit être effectué. En outre, ce contrôle sert à confirmer que l'outil de passation de marchés le plus approprié pour la dépense proposée a été choisi, à confirmer que l'autorisation d'engagement a été remplie et signée par l'autorité compétente, et à fournir l'autorisation de procéder à la passation du marché.
- Les dépenses engagées en vertu des PSPM sont approuvées pour l'autorité de certification (article 34 de la LGFP). Un contrôle préalable au paiement qui sert à vérifier que les travaux ont été exécutés, que les modalités du contrat ont été respectées, que le bénéficiaire a droit au paiement ou peut y prétendre et que la transaction prévue est exacte et ne constitue pas un double.
Constatations
Pouvoir d'engagement des dépenses et pouvoir d'engager des fonds (article 32 de la LGFP)
L'examen des dossiers a démontré que les contrats et les modifications contractuelles en vertu des PSPM ont été initiés et autorisés conformément aux exigences de l'article 32 de la LGFP. En outre, l'équipe d'audit a examiné la première facture émise dans le cadre de chaque contrat sélectionné comme indicateur du début des travaux et n'a pas trouvé de cas où les travaux ont commencé dans le cadre d'un contrat avant l'obtention de l'approbation prévue à l'article 32 de la LGFP.
Pouvoir d'exécuter une opération (article 41 de la LGFP)
L'examen des dossiers a démontré que l'autorisation en vertu de l'article 41 de la LGFP a été obtenue pour tous les contrats et les modifications contractuelles en vertu des PSPM. Toutefois, l'équipe d'audit a constaté des exceptions liées au calendrier des travaux, dans la mesure où il s'agissait d'obtenir l'approbation au titre de l'article 41. Comme déjà mentionné, la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du CT précise que les contrats et les modifications contractuelles en vertu des PSPM ne doivent pas être conclus ou mis en œuvre avant d'obtenir l'approbation en vertu de l'article 41 de la LGFP.
Pour les négociateurs fédéraux à contrat, il y a eu deux cas où la date liée à l'approbation au titre de l'article 41 de la LGFP dans SAP était plus de trois mois après la date du contrat. Il y a également eu un cas où l'approbation au titre de l'article 41 de la LGFP a été obtenue près d'un mois après la date de modification du contrat. Les secteurs estimaient que, puisque le Ministre avait le pouvoir de l'article 41 de la LGFP, leur approbation de la note de décision pour les contrats impliquait l'approbation de l'article 41 de la LGFP.
En ce qui concerne les témoins déposants et les témoins experts de la Couronne, il y a eu deux cas où l'approbation au titre de l'article 41 de la LGFP dans SAP a été obtenue plus d'un mois après la date du contrat.
Les résultats des examens du calendrier des approbations en vertu de l'article 41 de la LGFP sont résumés dans le tableau 2.
| Les contrats ont été conclus après l'obtention de l'approbation au titre de l'article 41 de la LGFP | Modifications contractuelles après l'obtention de l'approbation au titre de l'article 41 de la LGFP | |
|---|---|---|
| Négociateurs fédéraux à contrat | Partiellement en conformité |
Partiellement en conformité |
| Témoins déposants et témoins experts de la Couronne | Partiellement en conformité |
Conforme |
Dans le cadre du suivi des exceptions prévues à l'article 41 de la LGFP, l'équipe d'audit a constaté que les contrats conclus en vertu des PSPM étaient parfois conclus dès que la ministre ou le sous-ministre adjoint principal (pour les contrats de témoins déposants et de témoins experts de la Couronne d'une valeur inférieure à 100 000 $) donnait l'autorisation de nommer des experts, de modifier les contrats ou de les renouveler.
Dans le cadre du précédent audit des PSPM publié en mars 2018, l'équipe d'audit avait également relevé plusieurs exceptions prévues concernant l'approbation au titre de l'article 41 de la LGFP liées au moment où les contrats et les modifications contractuelles étaient conclus.
Recommandation
1. Le dirigeant principal des finances, des résultats et de l'exécution, en coordination avec le sous-ministre adjoint principal des Traités et gouvernement autochtones et le sous-ministre adjoint principal des Politiques et orientation stratégique devraient envisager de réviser les processus et la documentation existants (p. ex. Dossier de nomination et documentation de renouvellement de mandat) pour s'assurer que toutes les approbations en vertu de l'article 41 de la LGFP sont effectuées avant ou à la date du contrat.
3.2 Limites financières des PSPM
Conformément à la Politique sur les marchés du CT et aux modalités énoncées dans la documentation des PSPM de 2017, les contrats et les modifications contractuelles en vertu des PSPM doivent être gérés de manière à respecter plusieurs limites financières. Ces limites financières comprennent la valeur cumulative maximale, la limite maximale de l'autorisation du premier échelon, la valeur maximale des modifications et les honoraires maximaux pour les services professionnels.
L'applicabilité des montants des limites financières, précédemment notée dans la section Contexte des Pouvoirs spéciaux de passation des marchés de RCAANC, varie selon que le bénéficiaire du contrat, selon qu'il s'agit d'un négociateur fédéral, d'un témoin déposant ou d'un témoin expert de la Couronne. De plus, les limites financières définies sont plus faibles en ce qui concerne les témoins déposants et les témoins experts de la Couronne qui sont d'anciens fonctionnaires fédéraux qui reçoivent une pension.
L'équipe d'audit s'attendait à ce que les limites financières des PSPM soient respectées pour tous les contrats et modifications contractuelles.
Constatations
En examinant les données du système SAP qui ont permis de saisir l'ensemble des contrats et des modifications contractuelles en vertu des PSPM, l'équipe d'audit a pu confirmer que tous les contrats et les modifications des contrats des négociateurs fédéraux se situaient dans les limites définies pour la valeur cumulative maximale, la limite maximale de l'autorisation du premier échelon et la valeur maximale des modifications. En ce qui concerne les frais de service professionnels des négociateurs fédéraux à contrat, l'équipe d'audit a examiné les contrats annuels des dix négociateurs fédéraux à contrat de l'échantillon et a constaté que tous les frais de service professionnels approuvés étaient inférieurs au seuil défini pour une période de 12 mois.
En outre, l'équipe d'audit a examiné les données des contrats fournies et a confirmé que tous les témoins déposants et témoins experts de la Couronne qui ne sont pas d'anciens fonctionnaires se trouvent dans les limites du seuil défini pour la valeur cumulative maximale.
En ce qui concerne les anciens fonctionnaires recevant une pension de retraite, l'équipe d'audit a été informée qu'il y a peu de cas où d'anciens fonctionnaires ont été embauchés dans le cadre de contrats conclus en vertu des PSPM, et que tous les cas relèveraient de la catégorie des témoins déposants de la Couronne (par opposition aux témoins experts). En conséquence, l'équipe d'audit a examiné tous les contrats et les modifications des contrats des témoins déposants de la Couronne dans les données et a confirmé qu'ils étaient conformes aux seuils définis pour les anciens fonctionnaires recevant une pension, y compris la valeur cumulative maximale, la limite maximale de l'autorisation du premier échelon et la valeur maximale des modifications.
3.3 Rapport sur les PSPM
Conformément aux modalités énoncées dans la documentation des PSPM de 2017, il y a une exigence de rapport annuel pour fournir un aperçu de l'état et du rendement des négociateurs fédéraux à contrat, qui à son tour soutient la prise de décision sur le renouvellement des contrats.
L'équipe d'audit s'attendait donc à trouver des preuves d'examens et de rapports annuels pour étayer la conformité aux exigences de rapport dans les modalités énoncées dans la documentation des PSPM de 2017.
Constatations
La documentation fournie a démontré que le Ministère rend compte annuellement au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada de l'état des évaluations de rendement et des nominations des négociateurs fédéraux à contrat. Afin de remplir les conditions spécifiques établies dans les modalités énoncées dans la documentation des PSPM, le Ministère effectue un examen annuel pour évaluer le rendement des négociateurs fédéraux à contrat et aider la ministre à déterminer le renouvellement des contrats des négociateurs fédéraux à contrat.
3.4 Documentation relative à la passation de marchés
Selon les exigences énoncées dans les modalités approuvées dans la documentation des PSPM de 2017 et dans la Politique sur les marchés du CT, une série de documents justificatifs doivent être présentés pour que le processus de passation de marchés puisse commencer.
L'équipe d'audit s'attendait à ce que la documentation incluse dans les dossiers des contrats conclus en vertu des PSPM démontre que les activités contractuelles requises ont été suivies et fournisse une piste d'audit complète de toutes les décisions et communications clés liées aux contrats conclus en vertu des PSPM. Plus précisément, l'audit a évalué l'existence des éléments suivants :
- La justification de la sélection des fournisseurs et de l'utilisation des PSPM a été documentée;
- Les exigences relatives aux négociateurs fédéraux, témoins experts et témoins déposants de la Couronne ont été clairement articulées et définies (y compris les résultats et le calendrier des travaux à effectuer);
- Un budget/estimation des coûts pour le travail à effectuer (y compris l'estimation des frais de services professionnels) a été défini;
- Une clause d'indemnisation explicite pour les négociateurs fédéraux à contrat a été incluse;
- La documentation des anciens fonctionnaires était en place (uniquement applicable aux contrats conclus avec des témoins déposants et des témoins experts de la Couronne);
- La déclaration de conflit d'intérêts a été remplie; et
- L'habilitation de sécurité des fournisseurs a été définie et mise en place.
Constatations
Dans tous les échantillons de dossiers de contrats et de modifications contractuelles pour les négociateurs fédéraux, les témoins déposants et les témoins experts de la Couronne, aucune exception n'a été trouvée concernant les documents contractuels requis.
4. Conclusion
L'audit a constaté que la gestion des contrats conclus en vertu des PSPM et des paiements était généralement conforme aux conditions énoncées dans la documentation des PSPM, ainsi qu'à la LGFP et aux politiques et directives du CT.
L'exigence de l'article 41 de la LGFP (c'est-à-dire le pouvoir d'exécuter une opération) a été partiellement respectée. Plus précisément, il y a eu plusieurs cas où des contrats ou des modifications contractuelles ont été conclus avant l'obtention de l'approbation en vertu de l'article 41 de la LGFP.
Ayant dégagé une piste d'amélioration pour les pratiques et les processus de contrôle de gestion en place, l'équipe d'audit formule la recommandation suivante :- Le dirigeant principal des finances, des résultats et de l'exécution, en coordination avec le sous-ministre adjoint principal des Traités et gouvernement autochtones et le sous-ministre adjoint principal des Politiques et orientation stratégique devraient envisager de réviser les processus et la documentation existants (p. ex. Dossier de nomination et documentation de renouvellement de mandat) pour s'assurer que toutes les approbations en vertu de l'article 41 de la LGFP sont effectuées avant ou à la date du contrat.
5. Plan d'action de la direction
| Recommandations | Réponse/mesures de la direction |
Gestionnaire responsable (Titre) | Date de mise en œuvre prévue |
|---|---|---|---|
| 1. Le dirigeant principal des finances, des résultats et de l'exécution, en coordination avec le sous-ministre adjoint principal des Traités et gouvernement autochtones et le sous-ministre adjoint principal des Politiques et orientation stratégique devraient envisager de réviser les processus et la documentation existants (p. ex. Dossier de nomination et documentation de renouvellement de mandat) pour s'assurer que toutes les approbations en vertu de l'article 41 de la LGFP sont effectuées avant ou à la date du contrat. | Le dossier de nomination a été mis à jour pour inclure une attestation qu'en signant le dossier, le ministre approuve explicitement l'article 41 de la LGFP en vertu du pouvoir qui lui est délégué. | Directeur, Direction de la gestion du matériel et des biens | Octobre 2020 |
| Pour les de nomination qui sont approuvées par le Sous-ministre adjoint principal de POS, POS travaillera avec la Direction de la gestion du matériel et des biens du Dirigeant principal des finances, des résultats et de l'exécution pour développer une solution garantissant que toutes les approbations en vertu de l'article 41 de la LGFP soient effectuées avant la date du contrat. | Direction de la surveillance de la gestion des litiges | Janvier 2021 |
Appendice A : Critères d'audit
Afin d'assurer le niveau d'assurance approprié pour répondre à l'objectif de l'audit vérification, les critères suivants ont été définis pour atteindre cet objectif :
Critères d'audit
1.1 Les contrats et les modifications contractuelles en vertu des PSPM sont initiés et autorisés, et les paiements sont certifiés et autorisés, conformément aux pouvoirs applicables définis dans la Loi sur la gestion des finances publiques (pour les articles 32, 34 et 41 de la LGFP) et aux politiques et directives du CT.
1.2 Les contrats et les modifications contractuelles en vertu des PSPM relèvent des pouvoirs accordés à la ministre responsable de RCAANC, y compris :
- Valeur cumulative;
- Limites des modifications;
- Autorisation au premier échelon;
- Limites des frais de service professionnels; et
- Limites visant les anciens fonctionnaires.
1.3 Les contrats conclus en vertu des PSPM et les paiements sont déclarés conformément aux exigences du CT, notamment :
- Le rapport de l’examen à la haute direction (défini dans la documentation sur les pouvoirs spéciaux de passation des marchés); et
- Rapport annuel au CT sur les activités de passation de marchés (définies dans la Politique sur les marchés du CT).
1.4 Les dossiers des contrats conclus en vertu des PSPM démontrent que les activités contractuelles requises ont été suivies et fournissent une piste d’audit complète de toutes les décisions et communications clés liées aux contrats conclus en vertu des PSPM, y compris, mais sans s’y limiter :
- Justification de la sélection des fournisseurs et de l’utilisation des PSPM;
- Les exigences relatives aux négociateurs fédéraux, témoins déposants et témoins experts de la Couronne sont clairement formulées et définies;
- Clause d’indemnisation incluse dans tous les contrats exceptionnels;
- Déclaration de conflit d’intérêts remplie; et
- Habilitation de sécurité du fournisseur définie et appropriée.