Vérification de suivi de l'infrastructure des réserves

Contexte

La vérification de suivi de l'infrastructure des réserves est intégrée au plan de vérification axé sur le risque de 2016-2017 à 2018-2019 d'Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC ou le Ministère), approuvé par la sous-ministre le 4 mars 2016. La vérification est considérée comme une priorité puisque le financement des projets d'infrastructure constitue une part importante des dépenses du Ministère, avec 1,2 milliard de dollars en dépenses prévues pour l'exercice 2016-2017, excluant le financement supplémentaire annoncé dans le cadre du budget de 2016, comme décrit plus bas.

Le Programme d'immobilisations et d'entretien (PIE), qui fait partie du Programme Infrastructure et capacité, fournit du financement et des services de consultation aux collectivités des Premières nations pour la construction, l'acquisition, l'exploitation et l'entretien d'infrastructures communautaires dans les réserves. Le Programme Infrastructure et capacité est un des plus importants programmes du Ministère; il représente environ le septième des dépenses prévues du Ministère pour 2016-2017 (1,2 milliard des 7,5 milliards de dollars en dépenses prévues au budget, selon le Rapport sur les plans et les priorités d'AANC pour 2016-2017). Il inclut le financement des réseaux d'aqueduc et d'égout, des établissements d'enseignement, du logement et d'autres infrastructures communautaires, ainsi que des services de consultation connexes.

Le PIE finance trois catégories de dépenses : grands projets d'immobilisation, petits projets d'immobilisation et fonctionnement et entretien (F et E). La sous-ministre adjointe principale des Opérations régionales (OR) doit rendre des comptes sur l'exécution du PIE, qui est géré et mis en œuvre par l'administration centrale (AC) et les bureaux régionaux.

Le PIE est une importante priorité du Ministère et du gouvernement fédéral, et il fournit du financement dans les domaines suivants pour l'exercice 2016-2017 (conformément au Rapport sur les plans et les priorités 2016-2017 d'AANC) :

• Eau et eaux usées (203 millions de dollars en dépenses prévues);
• Établissements d'enseignement (306 millions de dollars en dépenses prévues);
• Logement (162 millions de dollars en dépenses prévues);
• Autres infrastructures et activités communautaires (475 millions de dollars en dépenses prévues).

Outre les dépenses annuelles ordinaires du PIE prévues au budget décrites ci-haut, un montant supplémentaire de 3,93 milliards de dollars a été investi dans le PIE pour améliorer l'infrastructure communautaire des Premières nations, notamment les réseaux d'approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées, les logements, les établissements d'enseignement et les autres infrastructures essentielles des réserves, comme le prévoyait le budget de 2016.

Plus précisément, le budget de 2016 proposait les investissements suivants dans le PIE dès l'exercice 2016-2017 :

• 1,8 milliard de dollars sur cinq ans pour l'amélioration de l'infrastructure d'approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées dans les réserves;
• 409 millions de dollars sur cinq ans pour l'amélioration de la gestion des déchets solides dans les réserves;
• 969,4 millions de dollars sur cinq ans pour l'infrastructure scolaire des Premières nations dans les réserves;
• 416,6 millions de dollars sur deux ans pour répondre aux besoins de logements des Premières nations dans les réserves;
• 76,9 millions de dollars sur deux ans pour l'infrastructure culturelle et récréative dans les réserves.

Ces investissements visent des projets d'infrastructure avec un financement ciblé et sont axés sur des projets fondés sur des propositions dans les domaines de la construction, de l'acquisition, de la rénovation ou des travaux majeurs de réparation de biens.

Le développement des infrastructures communautaires améliore le bien être ainsi que la qualité de vie des communautés autochtones. Il renforce également l'esprit de réconciliation du fait que le personnel du programme (à l'AC et dans les régions) travaille étroitement avec les communautés autochtones.

Pour faciliter l'exécution du programme, la Direction générale des infrastructures communautaires (DGIC) du secteur des OR a procédé à une réorganisation qui a mené à la création de deux directions générales : la DGIC, responsable du programme dans son ensemble et de l'élaboration de politiques; et la Direction générale de la mise en œuvre des projets d'infrastructure régionaux (DGMOPIR), qui soutient les bureaux régionaux dans l'exécution des projets d'infrastructure avec un financement ciblé, incluant ceux fondés sur une proposition et liés au budget 2016. De plus, durant la période de vérification, plus de 90 employés ont été embauchés et affectés au programme et au soutien à l'AC et dans les régions; on vise l'embauche de plus de 275 personnes sur trois ans.

Objectif et portée de la vérification

La vérification avait pour objectif l'évaluation du caractère adéquat et de l'efficacité des mesures de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle interne qui supportent la mise en œuvre du PIE, en accordant une attention particulière à l'augmentation du financement prévue dans le budget 2016. La vérification portait également sur l'évaluation de l'efficacité et du caractère opportun des processus en ce qui a trait aux constatations des vérifications précédentes relativement à l'infrastructure des réserves, et sur la question de savoir s'ils ont permis d'améliorer le caractère adéquat et l'efficacité du cadre de contrôle du programme des projets d'infrastructure.

La vérification incluait une évaluation du caractère adéquat du cadre de contrôle du programme (CCP) du PIE et du manuel du programme, pour garantir que le financement des projets d'infrastructure est attribué de manière efficace, efficiente et opportune. La vérification portait principalement sur les changements apportés aux politiques et processus en lien avec les fonds supplémentaires prévus dans le budget de 2016.

La vérification portait sur la période du 1er avril 2015 au 31 octobre 2016 et notamment la période du 1er avril 2016 au 31 octobre 2016, qui correspond à l'affectation du budget de 2016 prévu pour l'infrastructure. Le travail de vérification a été effectué à l'AC (dans la région de la capitale nationale) et dans les bureaux régionaux de l'Ontario et du Québec. On a également examiné la prestation du programme et la mesure du rendement dans les régions de l'Atlantique, de la Saskatchewan, du Manitoba et de l'Alberta.

Énoncé de conformité

La vérification est conforme aux Normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

Points forts observés

Avec l'augmentation considérable de son financement, le PIE a reconnu qu'il fallait adapter rapidement et aligner son modèle d'exécution pour favoriser une allocation efficace et efficiente des fonds. En peu de temps, on a embauché un nombre considérable d'employés affectés au Programme et au soutien, et procédé à l'actualisation des structures, outils et processus afin d'exécuter le Programme selon des méthodes fondées sur le risque améliorées et simplifiées.

Plus précisément, la vérification a mis en évidence plusieurs étapes utiles qui ont été franchies pour concrétiser ces changements, à savoir l'élaboration et le suivi d'un plan de ressources humaines, qui a fait état de la nécessité d'embaucher environ 275 équivalents temps plein (ETP) sur trois ans. Le plan prévoyait l'embauche de personnel affecté au programme et au soutien; au cours de la première année, les responsables du programme ont fait savoir que les mesures prises allaient dans le sens du plan. Le Programme a par ailleurs mis en place des modifications à ses structures de gouvernance et d'approbation des étapes des projets, afin d'établir une approche simplifiée.

Enfin, pour accroître la capacité des collectivités des Premières nations, certaines régions ont élargi la portée des programmes de formation itinérante pour y inclure d'autres catégories d'actifs, outre l'eau et les eaux usées. Le programme de formation itinérante d'AANC offre aux exploitants de l'infrastructure des Premières nations une formation pratique sur l'exploitation, la réparation et l'entretien des biens de leur collectivité, par exemple, les réseaux d'approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées. En outre, certaines régions fournissent également une aide financière aux conseils tribaux pour leur permettre d'embaucher des professionnels (architectes, ingénieurs, etc.). Les Premières nations ont ainsi accès à un plus grand soutien technique dans l'exécution de leurs projets d'infrastructure.

Conclusion

L'équipe de vérification a constaté que le Programme a adapté son modèle d'exécution pour l'aligner sur la nouvelle structure de programme et que, durant la période visée par la vérification, les mesures de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle interne en place étaient adéquates; elle a cependant mis en évidence des améliorations possibles des pratiques du Programme pour atteindre ses objectifs de façon plus efficace et plus efficiente. Les secteurs où des améliorations sont possibles sont les suivants : conformité et gestion des risques du programme; processus de gestion du changement, communication et formation; outils, cadres et lignes directrices; mesure du rendement, collecte de données et rapports.

Recommandations

La vérification a permis de relever des domaines où les pratiques et processus de contrôle de gestion pourraient être améliorés, d'où les quatre recommandations suivantes:

1. La sous-ministre adjointe principale des Opérations régionales et le sous-ministre adjoint de l'Organisation des Affaires du Nord, s'il y a lieu, devraient améliorer les méthodes de gouvernance et de gestion des risques, c'est-à-dire :
   • s'assurer que les décisions clés prises par les comités de gouvernance sont documentées de manière officielle;
   • s'assurer que les structures de gouvernance sont en place dans les régions, conformément au CCP;
   • adopter des méthodes de gestion des risques de programme, incluant un cadre de contrôle de programme.
2. La sous-ministre adjointe principale des Opérations régionales et le sous-ministre adjoint de l'Organisation des Affaires du Nord, s'il y a lieu, devraient tenir compte de l'impact des récents changements apportés au programme et à l'organisation (p. ex., financement prévu au budget de 2016, création de la DGMOPIR et embauche d'ETP), et proposer des initiatives appropriées en matière de communication, de gestion du changement et de formation à l'appui de l'exécution appropriée et efficace du programme, par exemple :
   • améliorer la communication avec les régions en clarifiant les rôles et responsabilités  notamment par l'actualisation du CCP, et envisager le recours aux tribunes existantes (comme le Comité national des directeurs de l'infrastructure et le Comité des gestionnaires de la région de la capitale nationale);
   • revoir les structures organisationnelles actuelles et les processus de gestion, incluant la production de rapports, à l'AC (c.-à-d. entre la DGMOPIR et la DGIC) et entre l'AC et les régions, afin de minimiser le dédoublement des efforts et d'optimiser les ressources;
   • définir un programme de formation officiel à l'intention du personnel affecté au programme, en consultation avec les régions, afin de déterminer les secteurs où les besoins sont le plus grands. Le programme de formation devrait porter sur des domaines comme la tenue de dossiers appropriés et la mise à jour des données (dans le SIGI).
3. La sous-ministre adjointe principale des Opérations régionales devrait actualiser les outils et cadres pertinents, et fournir une meilleure orientation quant aux éléments clés d'exécution du programme, à savoir :
   • actualisation des outils et cadres, c'est-à-dire :
     • mise à jour des cadres propres aux biens pour y inclure les catégories d'actifs manquantes;
     • possibilité de fixer des seuils de coûts standards pour d'autres catégories d'actifs, s'il y a lieu, et consultation des régions en ce qui a trait à la variabilité géographique lors de la mise à jour périodique des seuils;
     • mettre à disposition la version française du CCP;
   • clarification de la procédure à suivre pour la réaffectation interne des fonds de projet non dépensés;
   • fourniture de lignes directrices et d'outils pour la gestion du financement excédentaire.
4. La sous-ministre adjointe principale des Opérations régionales et le sous-ministre adjoint de l'Organisation des Affaires du Nord devraient actualiser les mesures de rendement du programme et améliorer les mécanismes de collecte des données et de production de rapports connexes, par exemple :
   • actualiser la stratégie de mesure du rendement, incluant un examen de la pertinence des indicateurs de rendement applicables aux résultats du programme et la confirmation des sources de données. Pour ce faire, on pourrait tenir compte des efforts faits par le Ministère pour actualiser la stratégie de mesure du rendement à la lumière de la mise en œuvre de la Politique sur les résultats du Conseil du Trésor;
   • définir une stratégie de production de rapports sur le programme, incluant les exigences en matière de rapport et les besoins en ce qui a trait à la collecte de données, de même que les outils permettant de répondre aux exigences en matière de rapport.

Réponse de la direction

La direction approuve les constatations, accepte les recommandations contenues dans le rapport et a élaboré un plan d'action afin d'y répondre. Le plan d'action de la direction a été intégré au présent rapport.

2.1 Objectif de la vérification

La vérification avait pour objectif l'évaluation du caractère adéquat et de l'efficacité des mesures de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle interne qui supportent la mise en œuvre du PIE, en accordant une attention particulière à l'augmentation du financement prévue dans le budget 2016. La vérification portait également sur l'évaluation de l'efficacité et du caractère opportun des processus en ce qui a trait aux constatations des vérifications précédentes relativement à l'infrastructure des réserves, et sur la question de savoir s'ils ont permis d'améliorer le caractère adéquat et l'efficacité du cadre de contrôle du programme des projets d'infrastructure.

2.2 Portée de la vérification

La vérification incluait une évaluation du caractère adéquat du CCP du PIE et du manuel du programme, pour garantir que le financement des projets d'infrastructure est attribué de manière efficace, efficiente et opportune. La vérification portait principalement sur les changements apportés aux politiques et processus en lien avec les fonds supplémentaires prévus dans le budget de 2016.

La vérification portait sur la période du 1er avril 2015 au 31 octobre 2016 et notamment la période du 1er avril 2016 au 31 octobre 2016, qui correspond à l'affectation du budget de 2016 prévu pour l'infrastructure. Le travail de vérification a été effectué à l'AC (dans la région de la capitale nationale) et dans les bureaux régionaux de l'Ontario et du Québec. On a également examiné la prestation du programme et la mesure du rendement dans les régions de l'Atlantique, de la Saskatchewan, du Manitoba et de l'Alberta.

5.1 Gouvernance et gestion des risques

L'équipe de vérification s'attendait à ce que des comités de gouvernance du PIE soient en place à l'échelle nationale et dans les régions, et à ce qu'ils fonctionnent efficacement. Elle s'attendait précisément à ce qui suit : participation appropriée des parties prenantes, réunions sur une base régulière, présentation et analyse d'information pertinente, documents de décision étayés et communication des décisions et priorités à la direction et au personnel, selon le cas.

L'équipe de vérification a constaté que, si le Comité des Opérations du Ministère se réunissait régulièrement et était formé de parties prenantes appropriées, les décisions clés relatives au PIE n'étaient pas officiellement documentées. Par exemple, le CCP précise que le Comité des Opérations est responsable de l'approbation du CCP, mais il n'y avait aucune preuve de cette approbation. Les responsables du Programme ont fait savoir que la responsabilité à l'égard de l'approbation du CCP avait été transférée au Comité des subventions et contributions des sous-ministres adjoints; or, ce transfert d'approbation n'a pas été consigné officiellement dans le CCP. Par ailleurs, aucune preuve ne faisait état de l'approbation du CCP. Sans documentation officielle des décisions clés, le Ministère ne peut démontrer que les responsabilités sont assumées par les personnes appropriées.

À l'échelon régional, l'équipe de vérification a constaté que, dans une des régions visitées, le comité équivalent au CRGI n'était pas efficace; ce comité ne s'était pas réuni depuis mai 2016 et aucun mandat officiel ne définit ses rôles et responsabilités. Le CRGI joue un rôle clé dans la fourniture de conseils au DGR sur les investissements de projet et dans la surveillance de la mise en œuvre des projets dans les régions. Sans CRGI efficace, il pourrait y avoir un plus grand risque que le DGR n'ait pas toute l'information voulue pour s'acquitter efficacement de ses responsabilités au sein du CHD-OR.

L'équipe de vérification s'attendait également à observer, conformément au CCP, qu'on procédait périodiquement à une évaluation des risques du programme et qu'il y avait des processus facilitant la détermination des risques, leur communication aux supérieurs hiérarchiques, leur atténuation, leur surveillance et la présentation de rapports à leur sujet, et que ces processus soient intégrés au cadre de gouvernance du programme. On s'attendait également à ce qu'il y ait un cadre de conformité et des processus pour appuyer et surveiller la conformité au CCP, et à ce que ces processus soient intégrés au cadre de gouvernance du programme.

L'équipe de vérification a constaté qu'aucune évaluation officielle des risques n'avait été faite et qu'aucun cadre de conformité n'avait été élaboré et mis en œuvre. En l'absence de processus et d'une évaluation officielle des risques, les principaux risques du programme pourraient ne pas être pris en compte. De plus, sans cadre de conformité, des transactions non conformes ou inappropriées pourraient ne pas être détectées. L'équipe de vérification a constaté que, durant la période de vérification, la direction s'était engagée à élaborer un cadre de conformité et d'évaluation des risques du programme.

Gestion du changement, communication et formation

L'équipe de vérification s'attendait à observer des méthodes de gestion du changement facilitant l'adoption efficace de changements au programme, notamment la communication opportune aux régions des nouveaux rôles et responsabilités de la DGMOPIR, de son rôle de collaboration avec les régions pour l'exécution des projets, ainsi que des principales personnes-ressources pour le personnel régional du programme. On s'attendait en outre à ce que les principaux documents relatifs au programme (le CCP et le manuel du programme) soient à jour et reflètent les changements apportés au programme, comme la création de la DGMOPIR.

L'équipe de vérification a constaté que, s'il y a eu communication d'information générales avec les régions au moment de la création de la DGMOPIR, elle n'a pas été suivie par la communication de détails sur les rôles et responsabilités de la DGMOPIR, la structure organisationnelle, les processus qui établissaient en détail le rôle de la DGMOPIR dans la collaboration avec les régions et le soutien des régions, de même que les principales personnes-ressources. L'équipe de vérification a également constaté que le CCP et le manuel du programme n'avaient pas été mis à jour pour refléter la création de la DGMOPIR. En l'absence de méthodes appropriées de gestion du changement, il y a un risque accru que les régions ne comprennent pas les changements apportés au programme et ne les appliquent pas, ce qui pourrait résulter en une exécution incohérente, des pratiques non efficientes et un dédoublement des efforts.

L'équipe de vérification s'attendait également à ce qu'il y ait des canaux et mécanismes de communication appropriés, alignés sur les structures et les processus organisationnels et permettant une communication efficace entre les parties prenantes. Or, elle a constaté que de tels canaux et mécanismes n'existaient pas entre la DGMOPIR et les régions, et entre la DGMOPIR et la DGIC.

Certaines régions ont fait état de problèmes de communication avec la DGMOPIR en raison de la structure organisationnelle et du nombre de nouveaux employés à la DGMOPIR et dans les régions. Le fait que la DGMOPIR est structurée en fonction des catégories de biens (écoles, logements, eau et eaux usées, etc.) et que de nombreuses régions sont structurées en fonction des collectivités des Premières nations (p. ex., chaque agent de projet est responsable de multiples collectivités des Premières nations) présente certains défis, et les mécanismes de communication n'avaient pas été adaptés à ces différences structurelles. Par exemple, un agent de projet régional qui travaille avec une collectivité des Premières nations pour le financement d'un projet de logement et d'un projet d'approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées doit communiquer avec la direction du logement et celle de l'eau potable et des eaux usées, au sein de la DGMOPIR, et leur envoyer des demandes d'information, ce qui entraîne des inefficiences. Par ailleurs, avec l'augmentation du nombre de nouveaux employés à la DGMOPIR et les transferts d'employés, les régions ne savent pas toujours avec qui elles doivent communiquer. Certaines régions ont également indiqué qu'elles reçoivent de nombreuses demandes d'information de la DGMOPIR et de la DGIC, demandes qui se chevauchent parfois, ce qui fait qu'elles doivent répondre plus d'une fois à des demandes similaires, ce qui entraîne des inefficiences et des dédoublements d'efforts.

Enfin, l'équipe de vérification s'attendait à ce qu'il y ait un plan officiel de formation et des ressources pour les nouveaux employés pour faciliter l'exécution du programme. L'équipe a constaté que certaines régions ont dû définir en peu de temps leurs propres méthodes de formation pour les employés existants à la suite des changements apportés au programme, et la formation des nouveaux employés sur le PIE en général.

La formation des nouveaux employés du programme dans les régions prenait souvent la forme d'observation au poste de travail (c.-à-d. formation en cours d'emploi). Une région a indiqué avoir de la difficulté à former les nouveaux employés en même temps qu'elle doit exécuter des projets plus nombreux. Bon nombre des nouveaux employés du programme étaient de nouveaux employés du Ministère et du gouvernement fédéral et ils avaient besoin de plus de formation. L'absence d'un plan officiel de formation et de ressources à l'appui de la prestation du programme entraîne un risque de dédoublement des efforts, chaque région définissant sa propre méthode de formation, et un risque que les méthodes de prestation du programme et les interprétations du CCP soient incohérentes.

L'équipe de vérification s'attendait à ce que les dossiers des projets soient complets, exacts et conformes au CCP. Elle a procédé à des revues de dossiers dans six régions; sur les 41 dossiers sélectionnés, 15 répondaient aux attentes, 12 n'avaient pas été reçus et 14 étaient incomplets. Certaines régions ont dit qu'elles avaient de la difficulté à documenter adéquatement les dossiers compte tenu du nombre accru de projets à exécuter, de ce fait,  elles n'accordaient pas la priorité voulue à la documentation des dossiers.

Globalement, l'équipe de vérification a constaté que les régions qui étaient moins engagées en matière de gestion du changement avaient de la difficulté à assimiler les importants changements. Par exemple, les régions qui n'avaient pas adopté entièrement le SIGI avaient plus de difficulté à planifier la surveillance des projets.

5.3 Planification et exécution des projets

L'équipe de vérification s'attendait à ce que les principaux cadres et outils du PIE soient complets et à jour, incluant le Système national de classement des priorités (SNCP), qui est un outil clé de priorisation et de sélection des projets d'infrastructure, ainsi que les seuils de coûts standards, le CCP et la Délégation des pouvoirs de signature en matière financière pour les paiements de transfert.

L'équipe de vérification a constaté que le SNCP n'avait pas été mis à jour récemment. Bien que des cadres prioritaires visant certaines catégories d'actifs aient été définis récemment, ils ne s'appliquent pas à toutes les catégories de biens. Les régions ont indiqué que les types de projets pouvant être financés en vertu des catégories de biens ou la façon d'établir l'ordre de priorité des projets n'étaient pas clairs. Par conséquent, certaines régions ont dit avoir de la difficulté à aider les Premières nations à cibler les projets d'infrastructure qui pourraient être financés. En l'absence de cadres complets et intégrés, il y a un risque que les projets ne soient pas sélectionnés de manière cohérente et priorisés adéquatement.

L'équipe de vérification a constaté que les seuils nationaux de coûts standards n'étaient fournis que pour les catégories d'actifs des écoles et de l'eau et des eaux usées, et qu'il n'était pas clair si on allait établir des seuils pour d'autres catégories d'actifs. Certaines régions ont dit que les seuils établis pour les deux catégories de biens sont problématiques, du fait qu'ils ne tiennent pas compte des différences régionales, comme les conditions du marché, qui entraînent une augmentation du coût des matériaux et de la main-d'œuvre. À ce jour, cette situation a fait en sorte qu'un fort pourcentage de projets est considéré à risque élevé, nécessitant des approbations supplémentaires à l'AC. On a également indiqué qu'il n'était pas clair que des seuils applicables à d'autres catégories d'actifs allaient être établis ou non. On devrait envisager d'évaluer si des seuils de coûts standards pourraient être établis pour d'autres catégories d'actifs afin de favoriser une plus grande cohérence, et l'utilisation d'une méthode d'approbation des projets axée sur le risque simplifiée et améliorée.

L'équipe de vérification a constaté que, outre le fait que le CCP ne reflétait pas la création de la DGMOPIR, comme mentionné à la section 5.2 du présent rapport, il n'était pas disponible en français. En l'absence d'un CCP dans les deux langues officielles, le Ministère risque de contrevenir à la Loi sur les langues officielles.

L'équipe de vérification s'attendait à trouver des documents clairs sur les processus clés du programme, y compris la réallocation des fonds de projet non dépensés et le financement excédentaire de programme. L'équipe s'attendait aussi à trouver des outils efficaces à l'appui de ces processus.

L'équipe de vérification a constaté des incohérences dans la connaissance des processus dans les régions où elle a effectué des contrôles de la réallocation des fonds de projet non dépensés. Les contrôles ont montré que certaines régions réaffectaient les fonds de projet dans la même catégorie de biens et que d'autres envoyaient les fonds non utilisés à l'AC, qui les réallouait à l'échelle nationale. Par conséquent, sans orientation ou communication claire de l'AC quant à la réaffectation interne des fonds de projet non utilisés, il y a un risque que la réaffectation dans les régions ne respecte pas les priorités du Programme.

Dans le passé, le CCG fournissait une orientation quant au financement excédentaire; le nouveau CCP ne prévoit rien à ce sujet. Les responsables du Programme ont déclaré que l'objectif pour cette année était d'atteindre un taux de financement excédentaire d'environ 20 %; or, le système ministériel d'information sur la gestion financière en place (SAP) et le Système de gestion de l'information sur les subventions et contributions (SGISC) ne permettent pas de financement excédentaire. Les régions ont fait état de la nécessité de créer des systèmes manuels parallèles pour suivre et gérer le financement excédentaire. En l'absence d'orientation claire sur le financement excédentaire et de la mise en œuvre d'outils efficaces à l'appui de ce financement, il y a un risque que le financement excédentaire ne soit pas géré adéquatement, ce qui entraînerait des dépenses excédentaires de fonds du programme.

5.4 Mesure du rendement, collecte de données et rapport

L'équipe de vérification s'attendait à ce qu'il y ait des mesures du rendement à jour favorisant la production de rapports sur les résultats du programme, et à ce que ces mesures soient étayées par des sources de données définies. L'équipe de vérification s'attendait également à ce qu'il y ait des exigences en matière de présentation de rapports sur le Programme et des outils efficaces facilitant le respect de ces exigences.

L'équipe de vérification a constaté que la stratégie de mesure du rendement  du Programme, qui définit les mesures du rendement et les résultats du Programme, n'est pas à jour. Les cibles de rendement n'ont pas été actualisées pour refléter l'incidence du financement accru prévu dans le budget de 2016. Avec l'augmentation considérable du financement de programme, on pourrait s'attendre à ce que les indicateurs de rendement soient plus élevés, vu l'injection de fonds dans l'infrastructure. De plus, l'actuelle stratégie de mesure du rendement du Programme n'inclut pas la catégorie d'actifs culture et loisirs. En l'absence d'indicateurs de rendement complets et utiles qui sont alignés sur les résultats du programme, il sera difficile de démontrer l'incidence du programme en lien avec ses objectifs.

Avec l'injection de fonds prévue par le budget de 2016, les parties prenantes manifestent un plus grand intérêt pour le choix et la mise en œuvre des projets d'infrastructure. Il y a eu de nombreuses demandes, provenant tant de l'interne que de l'extérieur du Ministère, pour qu'on fasse preuve de transparence dans l'utilisation de ces fonds. À l'échelon régional, cela a donné lieu à de multiples demandes de collecte de données supplémentaires et de présentation de l'information de diverses façons. La présentation des données au moyen de l'outil actuel a présenté un défi pour les régions. Par conséquent, certaines régions ont dit qu'elles avaient affecté du personnel à temps plein pour répondre aux demandes de déclaration, ce qui a eu pour effet qu'on a consacré considérablement de temps et de ressources au respect des exigences de déclaration du programme. En l'absence d'exigences officielles et étayées par des outils solides qui permettent la présentation de rapports efficaces et efficients, il y a un risque accru d'inefficacité du processus de production de rapports.

5.5 Éléments à prendre en considération

Dans le contexte de la gestion par le PIE de l'augmentation considérable des fonds alloués au Programme dans le budget de 2016, l'équipe de vérification a relevé quelques autres éléments à prendre en compte :

• Administration du Programme : Il y a lieu de poursuivre l'évaluation et la mise à jour des structures et processus administratifs du Programme pour les aligner sur les changements à venir. Ceci devrait être fait en collaboration avec le personnel affecté à l'exécution du Programme (dans les régions et à la DGMOPIR) afin de mieux comprendre les besoins des différentes régions. Des séances de travail interfonctionnelles pourraient être organisées, par exemple, pour échanger les leçons apprises, pour commencer à cibler les améliorations à apporter à la conception du programme.
• Financement du fonctionnement et de l'entretien : Compte tenu de l'importante augmentation du financement de projets d'infrastructure ciblés prévue dans le budget de 2016, il faudra déterminer comment le Programme financera les activités de F et E des biens visés. Par ailleurs, il faudra continuer de trouver des occasions d'améliorer la capacité dans les collectivités des Premières nations pour compléter et optimiser le financement des activités de F et E. Cela suppose, par exemple, la poursuite de l'élargissement et du financement du Programme de formation itinérante et des programmes des Conseils tribaux.
• Intégration des systèmes : Compte tenu des exigences plus strictes en matière de production de rapports, il faudrait envisager l'intégration des divers outils du programme - SAP, SGISC et SIGI - pour permettre la production de rapports plus efficaces et plus efficients.