Vérification des cartes d'achat et des frais de voyage et d'accueil

Transactions par carte d'achat – Surveillance et assurance de la qualité

À l'échelle nationale, nous avons observé que le coordonnateur national des cartes d'achat était responsable de surveiller l'utilisation des cartes d'achat ainsi que l'administration générale de ces dernières. En ce qui concerne les transactions, nous avons découvert que les activités de surveillance étaient conçues de manière à survenir aux étapes charnières du processus et que les responsabilités liées à cette surveillance soutenaient une répartition efficace des tâches. La surveillance des transactions exige que le détenteur de carte effectue en temps opportun un examen et rapproche les relevés de carte d'achat mensuels avec les documents justificatifs et qu'il fasse le suivi de toute anomalie ou de tout conflit détectés. Ces rapprochements font l'objet d'un examen indépendant plus approfondi, notamment l'attestation aux termes de l'article 34, par le gestionnaire de centre de coûts approprié (GCC). On a observé que les activités liées à l'assurance de la qualité comprenaient une exigence voulant que les UGA au sein des secteurs ou des Services ministériels (SM) des régions examinent mensuellement les relevés des cartes d'achat et vérifient les attestations aux termes de l'article 34. Par ailleurs, une autre des principales activités de l'assurance de la qualité est le processus de vérification avant et après paiement qui s'est révélé être en harmonie avec la Directive sur la vérification des comptes du CT. Dans le cadre de la vérification avant et après paiement, le personnel des guichets de service comptable du Secteur du DPF effectue des évaluations détaillées de la conformité d'un échantillon de transactions effectuées par carte d'achat, avant de faire un suivi et de produire un rapport sur les résultats de son évaluation.

Frais de voyage – Surveillance et assurance de la qualité

Les mesures de surveillance liées aux frais de voyage comprennent l'examen indépendant et la remise en question des plans de voyage des secteurs ou des régions avant leur approbation par la haute direction. En plus des contrôles mis en œuvre grâce à la technologie de l'information (TI) qui appuient l'uniformité et la conformité^{Note de bas de page 4} au niveau des voyages individuels, nous avons découvert que les activités de surveillance étaient conçues pour avoir lieu à différentes étapes charnières et que les responsabilités liées à la surveillance étaient convenablement réparties. Avant de faire les réservations pour les voyages, les estimations sont examinées par les GCC afin d'évaluer leur caractère raisonnable dans le but de les approuver aux termes de l'article 32. Après le voyage, les GCC examinent la demande de remboursement et les factures qui y sont associées avant de l'autoriser aux termes de l'article 34. Le volet assurance de la qualité comprend une exigence voulant que les guichets du service comptable effectuent un premier examen des demandes de remboursement faites à la suite d'un voyage et qu'ils fassent un suivi auprès du voyageur pour tout élément discutable de la réclamation. C'est à peu près le même cas que pour les transactions par carte d'achat, le personnel des guichets du service comptable effectue une vérification avant et après paiement qui comprend une évaluation détaillée de la conformité, la réalisation d'un suivi et la production d'un rapport.

Dépenses d'accueil – Surveillance et assurance de la qualité

De manière cohérente avec le niveau de rigueur et les exigences particulières de l'organisme central associés à l'accueil, l'équipe de vérification a également cerné un certain nombre d'activités de surveillance et d'assurance de la qualité pour les dépenses d'accueil. À l'étape de l'approbation, celles-ci comprennent l'attestation, aux termes de l'article 32, appropriée (en fonction des seuils établis pour l'accueil et les dépenses d'événement qui y sont associées) selon l'examen des estimations réalisé par le GCC pour les événements individuels. Le GCC fournit également une attestation aux termes de l'article 34 en fonction de son examen de la documentation à l'appui. Puisque toutes les dépenses d'accueil sont considérées comme étant à « risque élevé », le guichet du service comptable effectue également une vérification complète^{Note de bas de page 5} avant paiement pour les dépenses d'accueil assumées directement par AANC (c.-à-d. qui n'ont pas recours à une carte d'achat) afin de veiller à ce qu'elles soient pleinement conformes. Les dépenses d'accueil effectuées à l'aide d'une carte d'achat sont sujettes à une vérification après paiement comme tous les achats effectués à l'aide d'une carte d'achat. Durant la période couverte par la vérification, environ 85 % des dépenses d'accueil ont été effectuées à l'aide d'une carte d'achat.

Bien que la conception des contrôles spécifiques décrits ci-dessus était généralement considérée comme étant adéquate, on a décelé certaines lacunes dans la conception générale du cadre de surveillance et d'assurance de la qualité. De plus, les entrevues et les tests réalisés dans le cadre de la vérification ont permis de révéler certaines faiblesses par rapport à l'efficacité des activités du cadre. Plus particulièrement, la vérification a permis de cerner des problèmes relativement aux éléments suivants :

1. Régularité de la diligence raisonnable appliquée à la surveillance – Nous nous attendions à ce que la nature et la portée de la diligence raisonnable soient appliquées de manière régulière tout au long des activités de surveillance mises en œuvre à l'échelle du Ministère. La vérification a permis de cerner un manque de régularité dans l'application de ces activités, particulièrement chez celles réalisées par les UGA et les SM à l'échelle du Ministère.Par exemple, la mesure dans laquelle une UGA ou un SM particulier jouait un rôle de vérification actif variait considérablement parmi les secteurs et les régions.Ce manque de régularité de la mesure dans laquelle la diligence raisonnable est appliquée accroît la possibilité que les activités de surveillance ne détectent pas les éventuels cas de non-conformité ou toute autre anomalie.
2. Approche axée sur le risque – Nous nous attendions à retrouver une analyse axée sur le risque de l'utilisation des cartes d'achat, des frais de voyage et d'accueil qui appuierait un processus efficace et efficient facilitant le repérage, l'examen et le signalement des tendances, des anomalies et des éventuels cas de non-conformité. En plus de l'approche de vérification avant et après paiement axée sur le risque mise en œuvre par les guichets du service comptable, il a été noté que toutes les transactions par carte d'achat sont sujettes à un examen de haut niveau réalisé par le coordonnateur national des cartes d'achat. Ce qui fait en sorte que deux ensembles différents de demandes de vérification des transactions par carte d'achat ainsi que deux ensembles de procédures d'examen sont requis, ce qui peut entraîner le dédoublement des efforts ou de la confusion chez le détenteur de la carte. Par ailleurs, nous n'avons pu recueillir des données probantes indiquant que les rapports de suivi ou que le processus de transmission aux échelons supérieurs était conçu de manière à mettre en évidence les préoccupations ou les problèmes axés sur le risque qui leur est associé. Sans une approche axée sur le risque, les activités de surveillance sont plus susceptibles d'être inefficientes ou inefficaces.
3. Intégration et rétroaction – Nous nous attendions à recueillir des données probantes indiquant que les différents intervenants participant aux activités de surveillance les coordonnaient afin d'éviter les dédoublements d'efforts et faisaient la promotion de communications efficaces et la production de rapports de gestion. Nous nous attendions aussi à retrouver un mécanisme ou un processus qui permet de s'assurer que les résultats des activités de surveillance et d'assurance de la qualité font l'objet d'un suivi, sont analysés et efficacement communiqués aux fins de l'amélioration de ces dernières (p. ex. orienter les politiques, les procédures et les contrôles, les programmes de formation, l'acheminement de l'information aux échelons supérieurs, les prochaines activités de surveillance, entre autres).

Toutefois, la vérification n'a pas permis de rassembler des preuves indiquant qu'il y a coordination (p. ex. entre le coordonnateur national des cartes d'achat, l'approche de la vérification avant et après paiement, les UGA et les SM ainsi que les GCC) ou bien un mécanisme de rétroaction ou des protocoles qui relieraient les résultats des activités de surveillance et d'assurance de la qualité aux occasions d'amélioration continue. L'utilisation d'une approche en vase clos à l'égard de la surveillance de même qu'une absence de cycle de rétroaction efficace signifient qu'AANC rate probablement des occasions d'optimiser et d'améliorer la gestion des cartes d'achat ainsi que des frais de voyage et d'accueil.

Recommandation

2. Le dirigeant principal des finances devrait prendre des mesures pour offrir une orientation supplémentaire à l'égard de l'utilisation des cartes d'achat en tant que mécanisme d'achat et de paiement afin de mieux tenir compte des facteurs de risque et des divers environnements opérationnels qui existent dans l'ensemble du Ministère. Au nombre de ces mesures figurerait l'élaboration de brefs exemples et études de cas qui renforcent les utilisations acceptables et inacceptables des cartes d'achat. Il pourrait également s'agir d'établir :

• une orientation relativement aux situations justifiant des exceptions et des exigences connexes en matière de documentation;
• des attentes relativement à la rigueur dont il faut faire preuve pour garantir la conformité avec la Politique sur les marchés.

Dans le cadre de cet examen, il faudrait également vérifier la conformité des rôles et des responsabilités avec la Directive sur les cartes d'achat du CT afin de veiller à ce qu'ils soient décrits et communiqués de façon appropriée.

Délivrance

En ce qui concerne la délivrance des cartes, le GCC du demandeur doit approuver la demande avant que la carte puisse être délivrée. Pour obtenir une carte d'achat, il faut remplir le formulaire intitulé Demande d'ouverture de compte d'employé, et pour les CIV, il faut en faire la demande par voie électronique par l'intermédiaire du système HRG. Toutes les nouvelles cartes d'achat sont expédiées par la banque BMO directement au coordonnateur national des cartes d'achat qui s'assure que le demandeur a suivi la formation obligatoire sur les cartes d'achat et qu'il signe la Déclaration des responsabilités du détenteur de la carte d'achat avant de lui délivrer la carte. Les nouvelles CIV sont expédiées directement au demandeur par la banque BMO, à sa résidence ou à son travail (tel que précisé par le demandeur).

La Politique sur les cartes d'achat d'AANC stipule que les cartes peuvent seulement être délivrées aux membres du personnel ministériel investis de pouvoirs délégués aux termes de l'article 32. Ce pouvoir délégué est octroyé par l'intermédiaire d'une carte de spécimen de signature, qui est établie par le GCC, puis signée par ce dernier et le demandeur avant d'être délivrée. Toutefois, la vérification a permis de révéler que les cartes d'achat sont délivrées avant que les pouvoirs aux termes de l'article 32 ne soient officiellement délégués à l'aide d'une carte de spécimen de signature signée. Sur les cinq demandes de carte d'achat examinées, quatre cartes de spécimen de signature étaient disponibles; toutefois, trois sur les quatre cartes de spécimen de signature disponibles avaient été signées après la date d'activation de la carte. Au terme d'une enquête plus approfondie, l'équipe de vérification a découvert que les pratiques entourant la délivrance de cartes ne déterminaient pas si une carte de spécimen de signature avait été signée avant la délivrance de la carte; plutôt, on se contente de seulement vérifier si le demandeur a suivi la formation obligatoire.

Tel qu'il est mentionné à la section 5.5 du présent rapport, la vérification soulève certaines préoccupations à l'égard de l'application pratique du processus de délégation de pouvoirs aux termes de l'article 32 aux détenteurs de carte, qui sont majoritairement des adjoints administratifs des GCC.Néanmoins, conformément à la politique ministérielle actuelle, le fait de délivrer une carte à un demandeur qui n'est pas détenteur d'une carte de spécimen de signature qui délègue des pouvoirs aux termes de l'article 32 contrevient à la politique.

Contrôle et maintenance

En ce qui concerne le contrôle et la tenue des cartes, le coordonnateur national des cartes d'achat et le coordonnateur national des cartes de voyage sont tenus de tenir un registre des détenteurs actifs de cartes d'achat et de cartes de voyage. De plus, toute demande de modification des caractéristiques d'une carte (p. ex. une augmentation de la limite de crédit) est faite ou traitée par le coordonnateur national des cartes d'achat et le coordonnateur national des cartes de voyage (ou le coordonnateur régional des cartes de voyage), respectivement, après avoir reçu l'approbation appropriée. Toute demande de modification des caractéristiques d'une carte de voyage doit être approuvée par le GCC du détenteur de la carte et une justification doit être fournie. Toute demande de modification de la limite par défaut d'une carte d'achat doit également être approuvée par le coordonnateur ministériel des cartes d'achat.

Pour modifier une carte d'achat, le détenteur de la carte doit soumettre une demande de modification avec la modification souhaitée au coordonnateur national des cartes d'achat.Par la suite, le coordonnateur national des cartes d'achat peut ouvrir une session dans le système de la banque BMO et apporter la modification demandée.

Pour modifier une CIV, le détenteur de la carte doit soumettre un formulaire de changement aux CIV avec la modification souhaitée au coordonnateur national des cartes de voyage. Par la suite, le coordonnateur national envoie une télécopie du formulaire de changement aux CIV à la banque BMO pour que son personnel apporte la modification demandée.

Dans le cadre de la vérification, on a examiné certaines hausses de limite de crédit ainsi que le registre des détenteurs de cartes d'achat afin de confirmer l'exactitude de ce dernier. Les résultats de cet examen ont permis de constater que les contrôles semblent efficaces puisqu'aucune situation préoccupante ni aucune irrégularité n'ont été décelées.

Toutefois, l'équipe de vérification a remarqué que le rôle du coordonnateur national des cartes d'achat confère à ce dernier d'importants pouvoirs dans le système de la banque BMO en ce qui concerne les cartes d'achat. En effet, le coordonnateur peut activer, désactiver ou modifier les caractéristiques de n'importe quelle carte d'achat du Ministère. Par ailleurs, le coordonnateur est le seul responsable de la tenue à jour du registre des détenteurs de cartes d'achat. Par conséquent, aucun examen indépendant n'est effectué pour attester que la liste des cartes d'achat actives est bel et bien à jour ou pour surveiller les changements apportés aux cartes actives. Il est important de souligner que la vérification n'a révélé aucun signe d'irrégularités attribuables à cette concentration des responsabilités puisque les documents justificatifs liées aux transactions examinées existaient. Malgré tout, le SDPF pourrait envisager la possibilité de confier certaines responsabilités du coordonnateur national des cartes d'achat à d'autres ressources ou de mettre en œuvre des activités de surveillance supplémentaires pour les modifications apportées aux cartes actives qui tient compte de la répartition des tâches qui a été définie.

Annulation

En ce qui concerne l'annulation des cartes, comme le stipule la Politique sur les cartes d'achat, le GCC du détenteur de la carte est responsable d'aviser le gestionnaire national des cartes d'achat lorsqu'un détenteur de carte quitte son poste et de s'assurer que la carte est retournée au coordonnateur national des cartes d'achat (ou détruite si le détenteur de la carte est un employé régional). Le coordonnateur national des cartes d'achat est ensuite responsable de désactiver la carte à l'aide du système de la banque BMO.

Dans le cas des CIV, si un détenteur de carte quitte le Ministère, sa carte doit être désactivée en remplissant un formulaire de changement aux CIV, rempli par le coordonnateur régional ou le coordonnateur national des cartes de voyage, et l'employé doit détruire sa carte. Par la suite, le coordonnateur régional ou le coordonnateur national doit expédier par télécopieur le formulaire de changement aux CIVrempli à la société émettrice afin de désactiver et d'annuler la carte.

Bien que les rôles et les responsabilités associés à l'annulation des cartes d'achat et des CIV soient documentés, l'équipe de vérification a découvert que les coordonnateurs de cartes ne sont pas toujours avisés en temps opportun du départ d'un détenteur de carte ou du changement de rôle d'un détenteur de carte, et par conséquent de la nécessité d'annuler leur carte. En ce qui concerne les employés quittant le Ministère, les processus associés à leur départ varient d'une région à l'autre (on a relevé l'utilisation d'un processus de départ uniforme à l'AC) et peuvent inclure ou non une procédure visant à déterminer si l'employé était un détenteur de carte ainsi qu'à aviser le coordonnateur de cartes pertinent en temps opportun. Si les processus régionaux n'incluent pas ces étapes, il y a un risque que la carte soit perdue, volée ou utilisée de manière inappropriée. Par conséquent, tous les processus de départ régionaux devraient déterminer si l'employé était un détenteur de carte et, le cas échéant, signaler en temps utile le départ de l'employé au coordonnateur de cartes pertinent.

Pré-approbation^{Note de bas de page 7} des achats effectués par carte d'achat – article 32 de la LGFP

L'équipe de vérification s'attendait à ce que les détenteurs de carte d'achat exercent leur pouvoir d'engager des fonds conformément aux exigences d'AANC et de l'article 32 de la LGFP. Le pouvoir d'engager des fonds a pour but de veiller à ce qu'un solde non grevé et suffisant soit disponible dans les budgets des centres de coûts avant qu'une transaction par carte d'achat ne soit effectuée. Lorsque le détenteur de carte d'achat est un employé de niveau 6 (sous le niveau de gestionnaire), le GCC délègue son pouvoir d'engager des fonds au détenteur de carte conformément au Guide de procédure pour les cartes d'achat. Ce type de délégation est autorisé en vertu de l'instrument de délégation des pouvoirs financiers d'AANC et peut être octroyé une transaction à la fois, dans le cadre d'une autorisation générale donnée pour des achats particuliers, ou par l'intermédiaire d'une carte de spécimen de signature. Toutefois, tel qu'il est mentionné à la section 5.4, on s'attend, comme le stipule la Politique sur les cartes d'achat d'AANC, à ce que le détenteur de carte d'achat soit également en possession d'une carte de spécimen de signature.

Les tests réalisés ont permis de révéler qu'un vaste éventail de pratiques relatives à la documentation des attestations données par les GCC aux termes de l'article 32 avaient cours et que l'on faisait preuve de diligence pour démontrer que les achats effectués par carte d'achat étaient pré-approuvés de manière appropriée. Dans certains cas, la transaction était appuyée par un courriel provenant du GCC, ou un document officiel signé de sa main, ce qui prouvait clairement que l'achat par carte d'achat avait été explicitement approuvé. De manière similaire, on a trouvé des exemples de cas où les achats proposés étaient évalués en fonction d'un certain nombre de facteurs, comme de savoir si on devait avoir recours à une offre à commandes. Par contre, dans la majorité des cas relevés dans l'échantillon des transactions examinées, l'autorisation d'engager des fonds aux termes de l'article 32 était uniquement fondée sur le fait que le détenteur de carte d'achat détenait une carte de spécimen de signature approuvée (comme l'exige le Guide de procédure pour les cartes d'achat). Dans ces exemples, il était difficile de déterminer si le GCC pouvait surveiller ou jouer un rôle dans la pré-approbation des achats effectués par carte d'achat et si le détenteur de carte s'assurait qu'il y avait un solde non grevé suffisant dans le budget du GCC.

Le Guide de procédure pour les cartes d'achat établit que les GCC ont la responsabilité de déléguer des pouvoirs aux termes de l'article 32 aux détenteurs de carte par l'intermédiaire d'une carte de spécimen de signature approuvée.Bien qu'il y ait des exigences particulières pour l'approbation de certains types d'achats par le GCC aux termes de l'article 32, comme la formation et l'accueil, il n'existe aucune attente particulière en ce qui a trait aux exigences ministérielles en matière de document de pré-approbation pour les autres types d'achas. Dans la mesure où l'on s'attend à ce que les cartes d'achat soient utilisées uniquement pour les achats de biens et de services quotidiens peu coûteux et à faible risque^{Note de bas de page 8}, la possession d'une carte de spécimen de signature semble être une approche raisonnable à l'appui des autorisations aux termes de l'article 32. En revanche, comme il a été mentionné dans la section 5.3 du présent rapport, les achats effectués par carte d'achat comprennent régulièrement des transactions pour lesquelles la pré-approbation explicite du GCC serait souhaitable (selon le risque) ou nécessaire dans certains cas. Les données recueillies sur les différentes pratiques de pré-approbation des autorisations suggèrent que certains centres de coûts ont adopté des exigences claires pour la pré-approbation de certains achats, particulièrement ceux qui sont considérés comme plus à risque ou coûteux, alors que d'autres centres de coûts n'en ont tout simplement pas.

L'irrégularité des pratiques augmente le risque que les contrôles mis sur pied par la direction ne soient pas pleinement efficaces ou efficients puisqu'un même achat peut faire l'objet d'une rigueur et de mécanismes de pré-approbation passablement différents en fonction du centre de coûts qui effectue l'achat.

Rapprochement des achats effectués par carte d'achat – article 34 de la LGFP

Nous nous attendions à ce que des attentes et des responsabilités claires en ce qui a trait au rapprochement mensuel des relevés de carte d'achat soient établies puisqu'elles sont des exigences de la Politique sur les cartes d'achat et du Guide de procédure d'AANC. Ce rapprochement doit être appuyé par des relevés de carte de crédit et est essentiel pour permettre l'approbation aux termes de l'article 34 de la LGFP. Une telle approbation prouve que le GCC a attesté l'admissibilité du paiement de l'achat effectué par carte d'achat. Une fois qu'ils sont rapprochés et signés en vertu de l'article 34, les relevés et les factures qui y sont associés sont transmis à l'UGA et aux services ministèriels pour vérification et sont expédiés au guichet du service comptable lorsqu'ils sont sélectionnés dans le cadre du processus de vérification avant et après paiement. En se fondant sur l'examen d'un échantillon de 100 transactions effectuées par cartes d'achat, l'équipe de vérification a relevé un certain nombre de cas où les données relatives à l'approbation aux termes de l'article 34 ne permettaient pas de démontrer que les exigences avaient été respectées. La plupart de ces exceptions résultaient de l'incapacité à fournir des documents démontrant l'octroi de l'approbation aux termes de l'article 34 pour la transaction. Puisque les transactions effectuées par carte d'achat sont prépayées par AANC, l'absence d'approbation aux termes de l'article 34 n'a pas empêché le versement du paiement. Toute lacune dans le processus d'approbation aux termes de l'article 34 des transactions effectuées par carte d'achat accentue le risque d'achats non justifiés ou inappropriés, particulièrement au regard des observations de la vérification relatives à l'irrégularité du processus de pré-approbation aux termes de l'article 32 décrites plus tôt dans la présente section.

Les tests ont aussi permis de révéler des cas où les preuves attestant de la réception des biens n'étaient pas toujours fournies ou n'étaient pas claires. Bien que dans certains cas la réception des achats était adéquatement étayée, que ce soit par des étiquettes d'emballage, des bordereaux ou toute autre preuve semblable démontrant que le bien avait été livré à un employé du centre de coûts sur son lieu de travail, l'équipe de vérification n'a pu conclure que cette pratique était uniformément mise en œuvre. Une documentation inappropriée ne démontrant pas que les biens ont été livrés à la bonne personne et à la bonne adresse augmente le risque que des achats soient effectués à des fins qui ne sont pas strictement opérationnelles, notamment compte tenu du fait que l'on a de plus en plus recours aux achats en ligne.

Voyages

L'équipe de vérification s'attendait à ce que tous les frais de voyage et d'accueil soient autorisés à l'avance pour assurer le respect des dispositions de la Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements du CT. Ainsi, la directive établit que ces activités doivent être gérées de manière efficace, efficiente et économique, qu'elles doivent témoigner d'une optimisation des ressources et, dans les cas où un voyage est requis, qu'elles sont justifiées.

Planification des voyages – Pré-approbation et vérification des dépenses appropriées

Dans l'ensemble du Ministère, les plans de voyage sont utilisés pour permettre à la haute direction de pré-approuver les voyages conformément à la Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements du CT. Ces plans de voyage sont élaborés chaque trimestre et sont modifiés au besoin. Lors de la vérification, on a découvert que les demandes de remboursement de voyage étaient hautement conformes en ce qui concerne le niveau de documentation exigé pour soutenir (i) la pré-approbation appropriée de l'autorisation de voyager (article 32 de la LGFP) sous la forme d'un plan de voyage signé par le cadre supérieur approprié investi de pouvoirs délégués, (ii) l'exactitude des demandes de remboursement des frais de voyage dans les rapports sur les dépenses et (iii) la preuve de l'autorisation des dépenses (article 34 de la LGFP). Bien que la vérification ait permis de constater que la pré-approbation et l'approbation des frais de voyage étaient généralement conformes, les examens réalisés durant la vérification ont révélé que l'on ne tirait pas profit des plans de voyage pour soutenir les exigences opérationnelles.

Gestion des frais de voyage

Afin de faciliter la gestion active des frais de voyage, le Ministère pourrait davantage tirer profit des capacités de production de rapports offertes par le système HRG à l'appui de la gestion des frais de voyage par les GCC, les régions et les secteurs. Les hautes directions des régions et des secteurs ont également exprimé le souhait que de meilleurs processus de production de rapports soient mis sur pied afin d'appuyer leur prise de décisions relative aux frais de voyage. Même si au sein du Ministère il n'y a pas d'attente claire à cet égard, au cours des discussions tenues avec l'équipe du Secteur du DPF chargée des systèmes financiers, on a conclu que des synergies pourraient être réalisées en utilisant cette information à l'appui de la gestion des activités et des dépenses liées aux voyages.

Orientation ministérielle sur les voyages

Au sein d'AANC, les employés peuvent consulter les références relatives aux directives et aux lignes directrices pertinentes du CT et du Conseil national mixte en utilisant les liens publiés sur l'intranet du Ministère. Bien que ce dernier ne dispose pas de politique spécifique relative aux voyages, la vérification a permis de relever quelques pratiques régionales rigoureuses concernant l'élaboration de procédures normales d'exploitation, les organigrammes fonctionnels ainsi que les outils et les conseils complétant l'orientation sur les voyages fournis dans les directives et les lignes directrices du CT.

Tout en respectant l'esprit de la Directive, le Ministère a l'occasion de parfaire la fonction de remise en question des justifications liées aux voyages. Plus particulièrement, alors que le Ministère a intégré des éléments de données sur les voyages dans ses plans de voyage respectifs (p. ex. objectif, catégorie, fonctionnaire ou non-fonctionnaire) conformément à la Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements du CT, les raisons expliquant pourquoi la présence virtuelle ou d'autres solutions de réunion à distance n'ont pas été envisagées et disposaient de peu de preuves les justifiant. On a constaté ce fait dans les plans de voyage et dans le système HRG, qui est un outil de réservation en ligne de services de voyage partagés du gouvernement du Canada, qui ne permet pas d'insérer des descriptions détaillées.

Accueil

L'équipe de vérification s'attendait à ce que toutes les dépenses d'accueil soient pré-approuvées à l'échelon approprié, appuyées par de la documentation, examinées afin de déterminer si elles sont admissibles et conformes aux exigences de la politique, et à ce qu'elles soient attestées par le GCC approprié aux termes de l'article 34 de la LGFP.

L'équipe de vérification a conclu que, en règle générale, les dépenses d'accueil étaient bien gérées et que les contrôles attendus étaient en place et globalement respectés.