Vérification des créditeurs à la fin de l’exercice

Contexte

La vérification des créditeurs à la fin de l'exercice (CAFE) est incluse dans le Plan de vérification axé sur le risque (PVAR) de 2015-2016 à 2017-2018 d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC ou le Ministère). La vérification a été jugée prioritaire étant donné que les créditeurs à la fin de l'exercice représentent une partie importante des charges à payer du Ministère et pourraient constituer un fardeau administratif, particulièrement en fin d'exercice, pour ce qui est de la comptabilité connexe et des exigences administratives. Par conséquent, il est essentiel d'appliquer de solides procédures en fin d'exercice pour faire en sorte que l'information financière fournie à la direction soit exacte, fiable et à jour.

Objectif et portée de la vérification

L'objectif de cette vérification est de fournir l'assurance que le Ministère est en conformité avec la Directive sur l'enregistrement des créditeurs en fin d'exercice du Conseil du Trésor (CT) et la Politique sur les créditeurs à la fin de l'exercice d'AADNC, et que des contrôles de gestion efficaces, efficients et adéquats sont en place pour comptabiliser et enregistrer les créditeurs à la fin de l'exercice.

La portée de la vérification comprend l'évaluation de l'efficience, de l'efficacité et du caractère suffisant des mécanismes de contrôle financiers et administratifs, de même que les systèmes et processus adoptés par la direction pour établir et comptabiliser les CAFE. La période visée aux fins d'échantillonnage s'étend du 1er avril 2014 au 30 juin 2015 (y compris les reports des exercices précédents). L'exactitude et l'exhaustivité des soldes de fin d'exercice ne sont pas incluses dans la vérification, qui porte sur les mécanismes de contrôle internes.

La vérification est aussi l'occasion d'évaluer la mesure dans laquelle le Ministère a donné suite aux deux constatations relatives aux CAFE formulées l'an dernier dans le rapport de vérification des comptes publics du Bureau du vérificateur général (BVG).

Énoncé de conformité

Cette vérification est conforme aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du Programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

Conclusion

Le Ministère est en conformité avec la Directive sur l'enregistrement des créditeurs en fin d'exercice du CT et la Politique sur les créditeurs à la fin de l'exercice d'AADNC, et semble avoir adopté un ensemble de mécanismes de gestion raisonnablement efficaces et adéquats pour comptabiliser et enregistrer les créditeurs à la fin de l'exercice.

AADNC a pleinement donné suite à une des deux constatations faites par le BVG l'an dernier et résolu le problème à l'origine de cette constatation, concernant la génération d'un rapport décrivant le solde de certains créditeurs. La deuxième constatation concerne l'examen et l'approbation requis aux termes de l'article 33 et AADNC a résolu la question dans le cas des CAFE Subventions et Contributions (S et C) et Fonctionnement et entretien (F et E), mais il faut encore régler le cas des CAFE Salaire.

Les possibilités de renforcer l'efficacité et l'efficience des CAFE ont été indiquées dans le rapport.

Recommandations

La vérification a permis de relever des domaines où l'on pourrait améliorer les pratiques et processus de contrôle de gestion, d'où les quatre recommandations suivantes :

1. Le dirigeant principal des finances devrait se pencher sur la question à savoir s'il serait possible de faire des gains d'efficience en revoyant les seuils définis pour établir les créditeurs à la fin de l'exercice et en veillant à ce qu'ils soient appliqués de manière constante.
2. Le dirigeant principal des finances devrait veiller à ce que les approbations requises par l'article 33 soient exécutées lors de la création des créditeurs, y compris ceux relatifs aux salaires.
3. Le dirigeant principal des finances devrait veiller à ce que la Politique et les documents relatifs aux procédures soient exhaustifs et harmonisés; il doit veiller à ce qu'ils soient appliqués aux créditeurs à la fin de l'exercice, notamment en ce qui a trait aux activités de suivi et de surveillance continue, et à la validation et la certification requises aux termes de l'article 33.
4. Le dirigeant principal des finances devrait passer en revue les procédures et les mécanismes de contrôle relatifs aux CAFE Salaire pour faire en sorte que ceux qui sont générés par le système à partir des données antérieures à 2014-2015 soient annulés au moment voulu; et pour que la documentation sur le processus indique clairement ce qui est automatisé et ce qui doit être fait manuellement, les pièces justificatives requises, et enfin, la validation et la certification requises aux termes de l'article 33 pour les CAFE Salaire.

Réponse de la direction

La direction approuve les constatations. Elle a accepté les recommandations contenues dans le rapport et élaboré un plan d'action afin d'y répondre.

Créditeurs à la fin de l'exercice

La précision des rapports financiers au sein du gouvernement du Canada repose sur l'assurance que les transactions financières sont dûment enregistrées dans les comptes du Canada. Les crédits représentent l'autorisation de dépenser qui est approuvée par le Parlement. Afin de mesurer de manière précise l'utilisation de cette autorisation et de faire preuve de responsabilisation en matière de dépenses ministérielles, il est essentiel d'enregistrer toutes les transactions financières et d'établir les rapports afférents, y compris les créditeurs à la fin de l'exercice. L'enregistrement des créditeurs appuie les principes de la comptabilité. Un créditeur à la fin de l'exercice est une estimation du montant des charges à payer à la fin de l'exercice qui doit être inscrit sous forme de dépense dans les états financiers annuels du Ministère, puis imputée à des crédits à la fin de l'exercice.

L'objectif de la Directive sur l'enregistrement des créditeurs en fin d'exercice du Conseil du Trésor est de faire en sorte que les comptes créditeurs qui existent en fin d'exercice pour des travaux effectués, des biens reçus, des services rendus et autres choses, y compris certains paiements de transfert, sont imputés à un crédit d'une manière précise et en temps opportun et enregistrés dans les comptes du Canada. Les résultats attendus de la conformité à la Directive consistent à ce que les créditeurs soient enregistrés de manière précise et en temps opportun, et que l'enregistrement des créditeurs soit appuyé par une documentation complète et précise.

En plus de la Directive du Conseil du Trésor, AADNC a établi sa propre Politique sur les créditeurs à la fin de l'exercice (en vigueur depuis le 1er avril 2010), dont l'objectif est d'être utilisée, en combinaison avec la Directive du CT ainsi que d'autres informations, dans des procédures et des mécanismes de responsabilisation précis au sein d'AADNC. La Politique sur les créditeurs à la fin de l'exercice énonce les politiques du Ministère en matière de détermination des soldes des charges à payer (créditeurs à la fin de l'exercice) et de l'imputation à un crédit à la fin de l'exercice; de suivi, surveillance, examen, approbation et remise en question de ces soldes en cours d'exercice; de leur annulation au besoin; et enfin, des mesures d'assurance de la qualité adoptées par le Ministère. Au sein d'AADNC, la Direction de la comptabilité ministérielle et de la déclaration des résultats du Secteur du dirigeant principal des finances est responsable de l'établissement des échéanciers et des procédures de fin d'exercice pour toutes les régions et tous les secteurs, jouant un rôle de surveillance concernant la précision et l'exhaustivité des créditeurs à la fin de l'exercice, et aidant le Ministère à se conformer à la Directive sur l'enregistrement des créditeurs en fin d'exercice.

Processus relatifs aux créditeurs à la fin de l'exercice

À la fin de l'exercice, et jusqu'à la clôture comptable de l'exercice, le Ministère reçoit des factures et/ou des rapports relatifs aux travaux exécutés, aux biens reçus, aux services rendus avant le 31 mars, indiquant les montants exigibles en vertu d'un contrat signé, ou à un événement survenu qui donne lieu à un paiement de transfert. Ces éléments sont entrés dans le système financier à la fin de l'exercice en tant que transactions de comptes créditeurs, et ils sont imputés aux crédits du Ministère selon le montant précisé sur la facture fournie au Ministère. Ces montants sont payés après la clôture comptable de l'exercice, à partir de fonds du même exercice.

Outre les factures et rapports reçus, le Ministère doit répondre de ses obligations financières impayées au 31 mars pour lesquelles aucun document externe n'a été reçu avant la clôture comptable de l'exercice. D'après la Directive sur l'enregistrement des créditeurs en fin d'exercice, une estimation de ces charges à payer doit être inscrite sous forme de dépense dans les états financiers annuels du Ministère, puis imputée à des crédits à la fin de l'exercice. Ces charges à payer sont appelées « créditeurs à la fin de l'exercice ». Les créditeurs qui donnent lieu à une imputation sur le crédit sont certifiés conformément à l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), suivie d'une certification aux termes de l'article 34 de la LGFP par les personnes chargées de l'exécution de la vérification des comptes et qui possèdent le pouvoir de signer des documents financiers. Dans le cas des CAFE, une approbation aux termes de l'article 33 est requise à l'établissement et ensuite au moment du paiement. La vérification couvrait la première approbation requise à l'établissement, mais non la dernière, requise au moment du paiement.

La certification requise aux termes de l'article 33 est réalisée dans des guichets de services de comptabilité – le guichet de l'Ouest, situé à Winnipeg, et le guichet de l'Est, situé dans la région de la capitale nationale. Le guichet de l'Est, qui fait partie du Secteur du dirigeant principal des finances et relève du DPF, assure les services pour l'Ontario, le Québec et l'Atlantique et l'administration centrale. Celui de l'Ouest, situé au bureau régional du Manitoba, relève du directeur des Services ministériels de la région et assure les services pour le Manitoba, la Saskatchewan, l'Alberta, la Colombie-Britannique, le Yukon, les Territoires-du-Nord-Ouest et le Nunavut. Le traitement des CAFE Salaire est centralisé au guichet de services de comptabilité de l'Est pour toutes les régions. Bien que le guichet de l'Ouest ne fasse pas partie du Secteur du dirigeant principal des finances, il a le mandat d'appliquer les mêmes processus et procédures que le guichet de l'Est.

Le Ministère utilise le Compte de rapports financiers (CRF) 21111 pour comptabiliser les comptes créditeurs permanents, le CRF 21112 pour les salaires à payer, et CRF 21113^{Note de bas de page 2} pour les charges à payer (aussi appelées CAFE). Le solde du CRF 21113 au 31 mars 2015 s'élevait à 472 millions de dollars.

Constatations du Bureau du vérificateur général au sujet des processus relatifs au CAFE

En 2014, le BVG a mené des activités de vérification précises dans le but de fournir l'assurance raisonnable que les données financières soumises par AADNC pour la préparation des états financiers sommaires inclus dans les Comptes publics du Canada sont exemptes d'inexactitudes importantes pour l'année se terminant le 31 mars 2014.

Dans sa vérification, le BVG a fait ces deux observations en ce qui concerne le traitement des CAFE à AADNC :

1. absence de liste ou de rapport appropriés des transactions des CRF;
2. absence de la certification requise aux termes de l'article 33 au moment de l'établissement des CAFE.

2.1 Objectif de la vérification

L'objectif de cette vérification est de fournir l'assurance que le Ministère est en conformité avec la Directive sur l'enregistrement des créditeurs en fin d'exercice du Conseil du Trésor (CT) et la Politique sur les créditeurs à la fin de l'exercice d'AADNC, et que des contrôles de gestion efficaces, efficients et adéquats sont en place pour comptabiliser et enregistrer les créditeurs à la fin de l'exercice.

2.2 Portée de la vérification

La portée de la vérification comprend l'évaluation de l'efficience, de l'efficacité et du caractère suffisant des mécanismes de contrôle financiers et administratifs, de même que les systèmes et processus adoptés par la direction pour établir et comptabiliser les CAFE. La période visée aux fins d'échantillonnage s'étend du 1er avril 2014 au 30 juin 2015 (y compris les reports des exercices précédents). L'exactitude et l'exhaustivité des soldes de fin d'exercice ne sont pas incluses dans la vérification, qui porte sur les mécanismes de contrôle internes.

La vérification est aussi l'occasion d'évaluer la mesure dans laquelle le Ministère a donné suite aux deux constatations relatives aux CAFE formulées l'an dernier dans le rapport de vérification des comptes publics du Bureau du vérificateur général.

5.1 Conformité avec les politiques et procédures

La vérification consistait à déterminer si les processus relatifs aux CAFE et procédures connexes sont conçus pour favoriser la conformité avec les politiques applicables et s'ils ont été mis à jour pour tenir compte des constatations du BVG. Il s'agissait notamment de fournir l'assurance que des processus, procédures et mécanismes sont en place concernant les CAFE et respectent les exigences de la politique de l'AADNC et de la directive du CT.

5.2 Gouvernance et surveillance

5.3 Mécanismes de contrôle pour vérifier les affirmations financières

F et E 

Le processus relatif à la certification aux termes de l'article 33 est très bureaucratique et très coûteux. Comme le délai pour réaliser la certification aux termes de l'article 33 est très serré, on devrait étudier la possibilité d'utiliser un système électronique pour améliorer le processus.

S et C

Dans le cas des CAFE S et C, il faut télécharger deux rapports dans le SGISC. Suite aux remarques des bureaux régionaux et des secteurs au sujet de la redondance des rapports, l'exigence a été réduite à un seul rapport, contenant la certification aux termes de l'article 34. Il s'agit d'une tentative de rendre le processus plus efficient, mais cela a entraîné des différences quant aux rapports qui contenaient la certification aux termes de l'article 34 et étaient transmis pour validation aux termes de l'article 33.

Les procédures exigent aussi qu'une boîte de commentaires soit remplie dans le SGISC pour justifier la création des CAFE quand on prépare un rapport d'établissement de CAFE. Les bureaux régionaux ont jugé que cela demandait trop de temps et, par conséquent, le guichet a modifié cette exigence, ce qui fait que dans certains bureaux régionaux, il n'est plus nécessaire de remplir cette boîte de commentaires. Il faudrait revoir le processus pour le rendre plus efficient en réduisant les redondances et en faisant en sorte qu'il soit appliqué de manière uniforme dans l'ensemble du Ministère.

Salaire

L'établissement des CAFE Salaire des bureaux régionaux n'est pas fait par le guichet, mais par les régions et l'administration centrale. Le manuel d'établissement des CAFE Salaires pour la fin de l'exercice 2014-2015 pour les régions par la direction de la comptabilité ministérielle et des rapports était un arrangement temporaire afin de faciliter l'adaptation au système de gestion financière SAP. Il faudrait à court terme clarifier et aligner les rôles et les responsabilités pour l'établissement manuel des CAFE Salaires et la certification aux termes de la section 33.