Système en cours d’élaboration, vérification du Système intégré de gestion financière (SAP et SGISC)

Contexte

Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) a la responsabilité principale, mais non exclusive, de s'acquitter des obligations constitutionnelles, issues de traités, politiques et légales du gouvernement fédéral envers les Premières nations (PN), les Inuits, les Métis et la population du Nord. En vertu de ce mandat, AADNC est responsable de la planification, de la conception, de la mise en œuvre et de l'évaluation des politiques et de la prestation d'une série de programmes et de services destinés aux Premières Nations, aux Inuits et aux peuples et collectivités du Nord.

Pour l'exercice 2013-2014, les dépenses réelles engagées par AADNC pour appuyer la prestation de son mandat étaient de 7,9 milliards de dollars, montant qui inclut environ 6,5 milliards de dollars en paiements de transfert.

Dans un effort visant à obtenir des économies opérationnelles finales et de continuer à améliorer la gestion des relations de financement, AADNC a annoncé dans son Rapport sur les plans et les priorités de 2013-2014 qu'à partir d'avril 2014, il utiliserait les mêmes systèmes de gestion financière, et de gestion des subventions et des contributions que Santé Canada (SC). Dans le cadre de cette initiative d'intégration horizontale des systèmes, AADNC adopterait le système de gestion financière (SAP) de Santé Canada (SC), et Santé Canada et l'Agence de la santé publique du Canada (ASPC) adopteraient le Système de gestion de l'information sur les subventions et contributions (S et C) d'AADNC (le système de gestion de l'information sur les subventions et les contributions (SGISC), anciennement le système de paiements de transfert aux Preminères nations et aux Inuits (PTPNI)).

Le résultat visé par ce partenariat, en matière de dispositions d'hébergement de systèmes réciproques, est de créer une solution commune et globale qui gérerait les subventions et les contributions, qui totalisent plus de 9 milliards de dollars, et qui exploiterait les processus opérationnels de chaque ministère conformément aux pratiques exemplaires du gouvernement du Canada, et qui serait appuyée par un système de gestion financière SAP commun et partagé.

Pour atteindre ces résultats, deux projets distincts, mais interreliés ont été entrepris de manière parallèle par AADNC et SC/ASPC. De façon globale, les deux projets susmentionnés sont connus sous le nom du projet SAP-SGISC :

• Le premier projet vise à effectuer la migration des processus de gestion du matériel et des finances d'AADNC, y compris le SGISC, du système financier Oracle au SAP;
• Le deuxième projet a pour but de transformer le traitement des subventions et des contributions à SC et à l'ASPC en migrant vers la nouvelle solution SGISC, une fois qu'AADNC aura terminé de rendre le SGISC techniquement compatible avec le système financier SAP.

La portée des processus et fonctions opérationnels d'AADNC qui seront modifiés par la mise en œuvre des projets inclut :

• la gestion financière (grand livre général, comptes créditeurs, comptes débiteurs, registre des comptes spéciaux et engagements);
• l'approvisionnement et la gestion du matériel (« Processus d'achat au paiement »);
• le suivi et la comptabilisation des immobilisations;
• la gestion budgétaire et les prévisions salariales appuyant tous les niveaux organisationnels;
• l'intégration avec les systèmes centraux du gouvernement du Canada par l'entremise des interfaces du système;
• le soutien fonctionnel à l'Agence de développement économique du Nord (CanNor) dans sa migration de la solution de gestion financière OASIS d'AADNC à la solution SAP hébergée par SC;
• la modification des systèmes liés (SGISC, Système de gestion des fonds de fiducie [SGFF], Système de gestion des données sur les ressources [SGDR] et le Système d'établissement de rapports sur le Soutien aux décisions ministérielles (SDM) afin qu'ils soient compatibles au codage de SAP.

Objectif et portée de la vérification

Cette  vérification avait pour but d'évaluer la pertinence et l'efficacité du cadre de gestion de projets en place, afin de veiller à ce que les résultats attendus des projets de migration des systèmes soient atteints dans le respect des budgets et des échéanciers, sans compromettre l'intégrité des données ni la fonctionnalité des systèmes.

Cette vérification avait également les objectifs suivants :

• donner l'assurance à la haute direction d'AADNC et au comité de vérification d'AADNC, que les risques du projet relatifs à la mise en œuvre du système ont été atténués dans toute la mesure possible, et que les problèmes touchant l'état de préparation d'AADNC pour l'entrée en service des deux projets de mise en œuvre de systèmes ont été réglés par l'équipe de projet;
• produire des rapports sur les pratiques exemplaires et les leçons apprises en ce qui a trait à la collaboration avec SC/ASPC sur ces projets de mise en œuvre de systèmes, y compris les méthodes utilisées pour définir, établir et régir le partenariat établi entre AADNC et SC/ASPC visant à surveiller les opérations continues des systèmes d'informations partagés.

La portée de la vérification s'étendait à tous les contrôles qui assurent une gestion de projet et du risque, et une intendance et une reddition de comptes efficaces pour AADNC relativement aux projets de mise en œuvre des systèmes SAP et SGISC. La portée de la vérification incluait également des équipes de gouvernance et de livraison du projet, autant du côté d'AADNC que de SC, dans la mesure où la vérification visait à produire des rapports sur les pratiques exemplaires et les leçons apprises concernant la collaboration entre les deux ministères, et sur les méthodes utilisées pour définir, établir et régir les opérations continues du partenariat.

Le projet SAP-SGISC est considéré comme ayant quatre équipes de livraison de projet distinctes : deux équipes de préparation du système technique (une pour le système SAP et une pour le SGISC), et deux équipes dédiées à la transformation opérationnelle (une pour AADNC et une pour SC/ASPC). Les activités de trois de ces quatre équipes ont été incluses en grande partie dans la portée de la vérification, tel qu'il est illustré à la Figure 1 ci-dessous. Les activités de l'équipe de SC/ASPC responsable de gérer les modifications aux processus opérationnels des subventions et des contributions découlant de la mise en œuvre du SGISC n'étaient pas incluses dans la portée - puisque ce travail n'a pas été effectué par l'équipe de projet d'AADNC - ni la mise en œuvre du SGISC ou du SAP à AADNC, qui dépendait de la réalisation de ces activités.

*Remarque : le tableau de cette figure est adapté d'un document d'information portant sur le projet SAP-SGISC.

La portée de la vérification couvrait la période d'août 2013 à avril 2014. La planification de la vérification s'est terminée en novembre 2013; l'analyse et la vérification des processus et des contrôles de gestion de projet couvraient la période de novembre 2013 à avril 2014. Cette période a été choisie pour cadrer avec les dates de mise en œuvre prévues par l'équipe de projet. Surtout, la migration vers le système SAP pour le traitement des transactions financières à AADNC était prévue pour le 1^er avril 2014. Les travaux de vérification sur le terrain se sont terminés le 3 avril 2014. L'échéancier de la vérification concernant les jalons clés du projet est illustré à la Figure 2 ci-dessous.

Énoncé de conformité

La présente vérification est conforme aux normes de Vérification interne au gouvernement du Canada comme en témoignent les résultats du Programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

Points forts observés

Tout au long des travaux de vérification sur le terrain, l'équipe de vérification a pu assister à des exemples de conception et d'application réussis des contrôles par AADNC, ce qui a donné lieu aux nombreux résultats positifs indiqués ci-dessous :

• Les cadres supérieurs représentant les parties intéressées sur les plans opérationnel, technique, et les parties prenantes de ce projet à AADNC se sont rencontrés régulièrement tout au long du projet pour communiquer l'état du projet, discuter des problèmes et des risques relatifs au projet à mesure qu'ils surviennent, et coordonner les activités interministérielles nécessitant la participation de SC et de l'ASPC, de TPSGC et de Services partagés Canada.
• Les membres de l'équipe de projet ont effectué avec succès une réécriture technique de l'application SGISC, essentielle aux opérations quotidiennes du ministère, sans erreur ni perte de service significative, ce qui indique que de solides procédures en matière de gestion du lancement et des changements sont en place à AADNC;
• Des documents provisoires qui appuient la prestation des services de SGISC à SC et à l'ASPC, et aux ministères fédéraux partenaires potentiels, y compris un protocole d'entente opérationnel et une entente sur les niveaux de service, cadrent avec les directives du Conseil du Trésor sur les niveaux et normes de services;
• Le matériel de formation initial fourni par SC pour le SAP n'était pas à jour et ne tenait pas compte des priorités d'AADNC; l'équipe de projet SAP-SGISC à AADNC a déployé des efforts considérables pour améliorer le matériel de formation avant la prestation des cours aux utilisateurs en prévision de la migration vers SAP, en avril 2014;
• Des jalons importants de projet, y compris le transfert au SAP, la mise en œuvre des versions 7.2 et 7.3 du SGISC et le traitement des premiers paiements de transfert aux bénéficiaires d'AADNC pour l'exercice 2014-2015, ont été réalisés à temps, avec un nombre minimal d'erreurs ou d'interruptions du système signalées pendant la période de vérification.

Conclusion

De façon générale, le cadre de gestion de projets à AADNC a été jugé adéquat, et a appuyé efficacement la gestion du projet SAP-SGISC dans le but de veiller à ce que les résultats attendus par AADNC à l'égard des projets de migration de systèmes soient obtenus à temps, sans perte d'intégrité des données ou de fonctionnalité des systèmes. On a noté toutefois une possibilité d'amélioration relativement aux approbations officielles des livrables aux étapes clés du projet.

La vérification n'a pas permis de déterminer si les résultats ont été livrés dans le respect du budget. En date du dernier Comité d'examen de partenariat des directeurs généraux d'AADNC et de SC, qui a eu lieu pendant la phase de vérification (31 mars 2014), le tableau de bord de l'état du projet a indiqué les dépenses réelles en lien avec les prévisions budgétaires, mais ces résultats dataient de novembre 2013. La vérification n'a pas reçu des rapports périodiques des dépenses réelles par rapport aux dépenses prévues dans d'autres formats.

En ce qui concerne les risques de projet liés à la mise en œuvre des systèmes et les problèmes touchant l'état de préparation d'AADNC pour l'entrée en service des systèmes, les constatations et les recommandations visant à cibler les risques et les problèmes ont été communiquées à l'équipe de projet SAP-SGISC d'AADNC par l'entremise de la vérification et tout au long de celle-ci. Il reste des possibilités d'amélioration concernant la documentation sur les exigences opérationnelles.

Des observations sur les pratiques exemplaires et les leçons apprises de la collaboration sur les projets de mise en œuvre de système avec SC ont été notées pendant la vérification. Celles-ci incluaient des possibilités d'amélioration relativement à la gestion et à la gouvernance de projet, à la gestion de la documentation et des livrables du projet, à la préparation des ententes interministérielles et à la gestion des changements organisationnels.

Enfin, les méthodes et les contrôles de gestion de projet utilisés pour définir, établir et régir le partenariat établi entre AADNC et SC visant à surveiller les opérations continues des systèmes d'informations partagés ont été efficaces de façon générale. Des possibilités d'amélioration ont toutefois été soulevées en ce qui a trait au contenu des ententes-cadres et des ententes sur les niveaux de service.

Recommandations

Durant une vérification de système en cours d'élaboration, l'équipe de vérification doit communiquer toute constatation et faire continuellement des recommandations à l'équipe de projet, afin que des mesures correctives puissent être appliquées sur-le-champ pour traiter toute faiblesse, dès son apparition. En utilisant une approche traditionnelle de vérification interne, selon laquelle les recommandations sont fournies après la fin des travaux sur le terrain, l'équipe de projet recevrait les conseils des vérificateurs après qu'une faiblesse repérée ait eu une incidence négative sur la réussite du projet. Ainsi, les constatations issues de la vérification ont été présentées à la gestion d'AADNC trois fois durant le déroulement de la vérification :

• à la conclusion de la phase de planification de la vérification (décembre 2013);
• à la suite du lancement initial de SAP à AADNC et du lancement connexe de la version 7.2 de SGISC (janvier 2014);
• au début de l'exercice financier 2014-2015 d'AADNC (avril 2014), lorsque le traitement des transactions financières a migré dans SAP.

Les champs d'examen de la vérification comprenaient les contrôles et les procédures liés à la gestion du projet SAP-SGISC, les risques et les enjeux liés à la mise en œuvre des systèmes informatiques et les risques et les enjeux liés à la définition, à l'autorisation et à la gouvernance du partenariat établi entre AADNC et SC, afin de superviser les activités courantes des systèmes d'information partagés.

En tout, quatorze constatations ont été communiquées au personnel d'AADNC pendant la durée de la vérification. Les constations et les recommandations reflétaient les travaux entrepris à la fin de la phase d'exécution de la vérification (3 avril 2014). Les plans d'action de la direction fournis à l'équipe de vérification le 20 janvier 2014 et le 28 mars 2014 ont été révisés par l'équipe de vérification, de concert avec le promoteur du projet et d'autres membres d'AADNC et, au besoin, avec le dirigeant principal de l'information. Le troisième et plus récent plan d'action de gestion a été fourni après la conclusion de la phase du déroulement de la vérification, le 28 mai 2014.

Des exposés sur les constatations ont été présentés au Comité ministériel de vérification lors de ses réunions en février et en avril 2014.

Il faut souligner qu'un nombre de recommandations présentées à la direction d'AADNC, surtout celles visant les risques liés à la mise en œuvre des systèmes et les problèmes touchant l'état de préparation d'AADNC pour l'entrée en service des projets de mise en œuvre des systèmes, sont considérées comme étant des recommandations ponctuelles, pertinentes pour certaines phases antérieures du projet. Par conséquent, pendant la phase de production de rapports, la DGSVA a mené une analyse des quatorze constatations, recommandations et réponses connexes fournies par la direction, et a déterminé que, dans plusieurs cas, la direction avait pris des mesures concrètes pendant la vérification pour atténuer les risques. Par conséquent, le nombre de recommandations requérant une surveillance ou un suivi supplémentaire a été réduit. La section 5 du rapport comprend les six recommandations indiquées ci-dessous, qui devraient être surveillées jusqu'à ce que la direction mette en œuvre le correctif qu'elle propose.

1. Le directeur général, Comptabilité ministérielle et gestion du matériel, à titre de promoteur du projet SAP-SGISC, doit revoir les approbations d'étapes pour le projet SAP-SGISC, et évaluer si les exigences précisées dans le cadre de gestion du portefeuille du projet ont été satisfaites.
2. Le directeur général, Comptabilité ministérielle et gestion du matériel, à titre de promoteur du projet SAP-SGISC, doit revoir les exigences opérationnelles documentées et confirmer que celles-ci ont été respectées par les systèmes livrés.
   
   Le Dirigeant  principal de l'information d'AADNC doit envisager de modifier le Cadre de gestion du portefeuille du projet afin d'inclure le suivi des exigences opérationnelles parmi ses livrables obligatoires pour les projets de mise en œuvre des systèmes.
3. Le directeur général, Comptabilité ministérielle et gestion du matériel, à titre de promoteur du projet SAP-SGISC, doit travailler de concert avec SC pour veiller à ce que les ententes de services propres au rôle de SC en tant que fournisseur de services SAP soient rédigées et finalisées.
   
   De plus, un comité directeur pour le partenariat continu entre les deux ministères devrait inclure dans son mandat le suivi de la performance de SC comme fournisseur de services, pour garantir que les niveaux de services seront ou soient respectés.
4. Le directeur général, Comptabilité ministérielle et gestion du matériel, devrait élaborer un modèle opérationnel pour une organisation de soutien pour le SGISC, en tant que système hébergé pour d'autres ministères fédéraux. Les ententes sur les niveaux de service avec SC en ce qui a trait à la fourniture des services SGISC devraient cadrer avec les directives du Secrétariat du Conseil du Trésor sur les ententes et normes de services.
5. Le directeur général, Comptabilité ministérielle et gestion du matériel, avec l'aide du dirigeant principal de l'information d'AADNC, doit préparer un plan pour l'organisation du soutien technique relatif au SGISC qui inclut des ressources d'analyse technique et opérationnelle, une fonction consacrée au service à la clientèle et d'autres fonctions requises pour appuyer l'élaboration, la mise à jour et le déploiement continus de l'application SGISC.
6. Le directeur général, Comptabilité ministérielle et gestion du matériel, à titre de promoteur du projet SAP-SGISC, doit veiller à ce que les activités décrites dans la stratégie de transformation opérationnelle d'AADNC, surtout celles liées au transfert vers le nouveau système SAP, soient effectuées par l'équipe de projet SAP, et que les résultats de ces activités soient communiqués à la direction d'AADNC.

Leçons apprises

Six observations supplémentaires ont été notées pendant la vérification. Ces observations ciblent l'objectif de la vérification visant à produire des rapports sur les pratiques exemplaires et les leçons apprises, en ce qui concerne la collaboration avec SC et l'ASPC, et avec d'autres ministères fédéraux sur de futurs projets de mise en œuvre de TI. Ces six observations n'étaient pas incluses dans les rapports précédents.

Les leçons apprises supplémentaires pour les projets de mise en œuvre de systèmes interministériels sont comme suit :

1. Il convient de mettre sur pied un bureau unique de gestion des projets ou des programmes, relevant directement du comité directeur du projet, et responsable de tous les volets de ces derniers pour tous les ministères participants. Il aura pour mandat d'aider le comité directeur à assumer ses responsabilités en matière de gouvernance, en préparant son programme et en diffusant les documents aux fins de décision ou d'approbation.
2. Les projets interministériels devraient adopter un seul cadre de gestion de projet pour tous les volets du projet afin d'offrir une base uniforme à tous les livrables se rapportant à un projet, ainsi qu'une structure pour un répertoire de documents commun et définitif lié à ces livrables.
3. Les gestionnaires de projet devraient établir un dépôt centralisé commun pour la documentation et les livrables du projet qui se conforme aux exigences des ministères en matière de gestion de l'information. Le répertoire de documents central doit être accessible à tous les membres de l'équipe de projet, dans tous les ministères participants.
4. Les exigences opérationnelles doivent être établies au début du projet, et suivies tout au long de sa mise en œuvre, pour s'assurer que le nouveau système respecte toutes les exigences. Les essais d'acceptation doivent être exécutés directement par les parties prenantes pour valider la conformité aux exigences opérationnelles.
5. Les gestionnaires de projet devraient commencer la rédaction des ententes entre les ministères (p. ex. protocoles d'entente, ententes-cadres de services, ententes sur les niveaux de service), y compris les ententes sur les partages de coûts, dès le début du projet, afin de favoriser une compréhension claire des responsabilités liées à la livraison; aider à l'évaluation des modifications à la portée, à mesure que celles-ci surviennent, et aider à la planification des modifications aux processus de soutien. Les ententes doivent respecter les directives du Conseil du Trésor sur les ententes et normes de services.
6. Les gestionnaires de projets devraient s'assurer que les activités de gestion du changement organisationnel sont incluses dans les plans de projet, pour tous les projets de transformation opérationnelle. Pour les projets interministériels, les équipes de gestion du changement organisationnel devraient être coordonnées pour que les plans de changement des ministères bénéficiaires des services soient renseignés par le ministère qui fournit le nouveau service. Enfin, ll'établissement des coûts associés à un effort de changement devrait être considéré dans l'entente-cadre globale entre les ministères participants.

Réponse de la direction

La direction approuve les constatations, accepte les recommandations contenues  dans le rapport, et a élaboré un plan d'action afin d'y répondre. Le plan d'action de la direction a été intégré au présent rapport.

1.1 Contexte

Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) a la responsabilité principale, mais non exclusive, de s'acquitter des obligations constitutionnelles, issues de traités, politiques et légales du gouvernement fédéral envers les Premières nations (PN), les Inuits, les Métis et la population du Nord. En vertu de ce mandat, AADNC est responsable de la planification, de la conception, de la mise en œuvre et de l'évaluation des politiques et de la prestation d'une série de programmes et de services destinés aux Premières Nations, aux Inuits et aux peuples et collectivités du Nord.

Durant l'exercice financier 2013-2014, les dépenses réelles d'AADNC pour soutenir l'exécution de son mandat s'élevaient à 7,9 milliards de dollars, ce qui comprend environ 6,5 milliards de dollars en paiements de transfert. Pour gérer ces ressources, AADNC s'est appuyé sur le système financier Oracle (OASIS).

OASIS est un système intégré de gestion financière soutenu par les cinq sous-systèmes intégrés suivants :

• le système de Paiements de transfert aux Premières Nations et aux Inuits (PTPNI)^{Notes en bas de page 1};
• le module de gestion des garanties d'emprunt (désormais intégré au PTPNI);
• le système de gestion des données sur les ressources (SGDR);
• le système de gestion des salaires OASIS/système régional de paye (SGSO/SRP);
• le système de gestion des fonds de fiducie (SGFF).

Le système de Paiements de transfert aux Premières nations et aux Inuits est un système de gestion des subventions et des contributions sur le Web qui automatise les procédés opérationnels des paiements de transfert du Ministère, gère l'information relative aux accords de financement et fournit un accès en ligne aux Premières Nations et aux autres bénéficiaires du financement.

Dans le but d'améliorer son efficacité opérationnelle d'arrière-plan et la gestion de ses relations de financement, AADNC a annoncé dans son rapport sur les plans et les priorités de 2013-2014 que, d'ici avril 2014, il convergerait, avec Santé Canada (SC), vers le même système de gestion financière et le même système de gestion des S et C. En vertu de cette initiative horizontale liée aux systèmes, AADNC adopterait le système de gestion financière (SAP) de SC, tandis que SC et l'Agence de la santé publique du Canada (ASPC) adopteraient le système de gestion de l'information – subventions et contributions (SGISC, anciennement PTPNI) d'AADNC.

Au cours des dernières années, AADNC et SC, qui représentent ensemble la vaste majorité du financement du gouvernement fédéral aux Premières Nations, ont collaboré afin d'harmoniser leurs approches liées aux accords en matière de subventions et de contributions pour éliminer plusieurs écarts accroissant le travail des bénéficiaires. Les ministères emprunteront la même approche pour évaluer les risques et les accords de financement et, dès 2014-2015, ils utiliseront les mêmes systèmes de TI pour leur gestion financière (SAP) et la gestion des subventions et des contributions (SGISC).

L'objectif de ce partenariat d'accords d'hébergement de systèmes réciproques est de créer une solution commune et globale gérant les subventions et les contributions dépassant 9 milliards de dollars, harmonisant les processus ministériels de chaque ministère afin qu'ils correspondent aux pratiques exemplaires au gouvernement du Canada; il est soutenu par un système de gestion financière SAP commun partagé.

Pour atteindre ces résultats, AADNC et SC/ASPC ont lancé deux projets parallèles distincts, mais interdépendants :

• le premier projet vise à migrer les procédés de gestion des finances et du matériel d'AADNC, y compris le SGISC, du système Oracle Financials à SAP;
• le second projet consiste à transformer le traitement des subventions et des contributions à SC/ASPC en migrant vers la nouvelle solution SGISC, lorsque le SGISC d'AADNC sera techniquement compatible avec le système financier SAP.

Tout projet connexe est désigné sous l'appellation de « projet SAP-SGISC ».

1.2 Portée du renouvellement du système financier

Du point de vue d'AADNC, le renouvellement du système financier inhérent au projet SAP-SGISC comprend les dimensions suivantes :

• l'utilisation de licences à l'échelle du gouvernement pour le système SAP : AADNC a remplacé son Système intégré de gestion des finances et du matériel par une solution fondée sur l'application logicielle SAP ECC 6.0, utilisant la licence du gouvernement du Canada;
• l'adoption de procédés opérationnels communs du gouvernement du Canada : la mise en œuvre d'une solution SAP permet à AADNC d'harmoniser ses processus de gestion de finances et de matériel avec les processus communs soutenus par SAP qui sont revus par le Bureau de programme du SIFM et le regroupement d'usagers SAP des ministères et organismes du gouvernement du Canada;
• le partage d'une solution établie : le choix d'une solution SAP hébergée réduit substantiellement les risques et les coûts du projet liés à la mise en œuvre du système effectuée par AADNC et permet à ce dernier de tirer parti de la conception, de la configuration logicielle et des processus opérationnels du système SAP déjà établis;
• la compatibilité des systèmes liés à SAP : les autres systèmes financiers d'AADNC, y compris le SGISC, sont modifiés afin d'être techniquement compatibles avec le bloc de codage, le plan comptable et les données maîtres de SAP.

La portée des processus opérationnels et des fonctions d'AADNC modifiés par les projets de mise en œuvre comprend ce qui suit :

• gestion financière (grand livre général, comptes créditeurs, comptes débiteurs, registre des comptes spéciaux et engagements);
• acquisitions et gestion du matériel (approvisionnement au paiement);
• suivi et comptabilisation des immobilisations;
• gestion budgétaire et prévisions salariales appuyant tous les niveaux organisationnels;
• intégration aux systèmes centraux du GC, par l'entremise d'interfaces de système;
• soutien fonctionnel à l'Agence canadienne de développement économique du Nord (CanNor) lors de la migration de la solution de gestion financière OASIS d'AADNC à la solution SAP hébergée de SC;
• modification des systèmes liés (SGISC, SIGF, SGIR et Système d'établissement de rapports sur le Soutien aux décisions ministérielles [SDM]) afin qu'ils soient compatibles au codage de SAP.

2.1 Objectif de la vérification

L'objectif de la présente vérification était d'évaluer l'exactitude et l'efficacité du cadre de gestion de projet en place afin d'assurer que les objectifs d'AADNC liés aux projets de migration des systèmes seraient livrés selon le budget alloué et l'échéancier prévu, sans perte quant à l'intégrité des données ni à la fonctionnalité des systèmes.

Parmi les objectifs de la vérification, on retrouvait également :

• garantir aux cadres supérieurs et au comité de vérification d'AADNC que les risques du projet liés à la mise en œuvre des systèmes étaient atténués dans toute la mesure du possible et que les enjeux touchant l'état de préparation d'AADNC pour le lancement des deux projets de mise en œuvre de systèmes ont été traités par l'équipe de projet;
• rendre compte des initiatives principales et des leçons retenues en ce qui a trait à la collaboration avec SC/ASPC pour ces projets de mise en œuvre de TI, y compris les méthodes utilisées pour définir, autoriser et diriger le partenariat établi entre AADNC et SC/ASPC afin de superviser les activités courantes des systèmes d'informatique partagés.

2.2 Portée de la vérification

La portée de la vérification comprenait tous les éléments de contrôle assurant le contrôle efficace du projet, la gestion des risques, la gérance et la responsabilisation d'AADNC en ce qui concerne les projets de mise en œuvre de SAP et de SGISC. La portée de la vérification comprenait également la gouvernance du projet et les équipes d'exécution au sein d'AADNC et de SC dans la mesure où la vérification devait traiter des initiatives principales et des leçons retenues par rapport à la collaboration entre les deux ministères, aux méthodes utilisées pour définir, autoriser et diriger les activités courantes du partenariat.

On peut avancer que le projet SAP-SGISC compte quatre équipes d'exécution distinctes, deux équipes techniques de préparation de systèmes (une pour SAP et une pour SGISC) et deux équipes de transformation opérationnelle (une pour AADNC et une pour SC/ASPC). Les activités de trois de ces quatre équipes faisaient grandement partie de la portée de la vérification, tel qu'il est illustré à la Figure 1 ci-dessous. Les activités de l'équipe de SC/ASPC responsable de gérer les modifications aux procédés opérationnels de subventions et de contributions lancés lors de la mise en œuvre de SGISC ne faisaient pas partie de la portée, car ces tâches n'étaient pas effectuées par l'équipe de projet d'AADNC.

*Remarque : le tableau de cette figure est adapté d'un document d'information portant sur le projet SAP-SGISC.

La portée de la vérification couvrait la période d'août 2013 à avril 2014. La planification de la vérification s'est terminée en novembre 2013; l'analyse et la vérification des processus et des contrôles de gestion de projet couvraient la période de novembre 2013 à avril 2014. Cette période a été choisie pour cadrer avec les dates de mise en œuvre prévues par l'équipe de projet. Surtout, la migration vers le système SAP pour le traitement des transactions financières à AADNC était prévue pour le 1^er avril 2014. Les travaux de vérification sur le terrain se sont terminés le 3 avril 2014. L'échéancier de la vérification concernant les jalons clés du projet est illustré à la Figure 2 ci-dessous.

3.1 Approche de vérification

4. Conclusion

De manière générale, le cadre de gestion de projet d'AADNC a été jugé adéquat. Il a appuyé la gestion du projet SAP-SGISC de façon efficace afin de veiller à ce que les objectifs d'AADNC par rapport aux projets de migration de systèmes soient livrés à temps, sans perte quant à l'intégrité des données ni à la fonctionnalité des systèmes. Cependant, une possibilité d'amélioration a été notée quant aux approbations officielles des éléments livrables aux jalons établis.

La vérification n'a pas permis de conclure si les résultats ont été obtenus en respectant le budget. Lors de la dernière réunion du comité d'examen des partenariats des DG d'AADNC/SC tenue durant la phase du déroulement de la vérification (31 mars 2014), le tableau de bord d'état du projet affichait que les dépenses réelles respectaient le budget, mais ces résultats dataient de novembre 2013. Aucun rapport portant sur les dépenses réelles, comparativement aux dépenses prévues dans d'autres formats n'a été reçu durant la durée de cette vérification.

En ce qui a trait aux risques du projet liés à la mise en œuvre des systèmes et aux enjeux visant l'état de préparation d'AADNC par rapport au lancement, les constatations et les recommandations quant au traitement des risques et des enjeux ont été communiquées à l'équipe du projet SAP-SGISC d'AADNC, par l'entremise de la vérification. Il reste des possibilités d'amélioration par rapport à la documentation portant sur les exigences opérationnelles.

Les observations liées aux initiatives principales et aux leçons retenues en ce qui a trait à la collaboration sur les projets de mise en œuvre des systèmes avec Santé Canada ont été notées durant la vérification; elles comprennent des possibilités d'amélioration par rapport à la gestion et à la gouvernance de projet, à la gestion de la documentation de projet et des éléments livrables, à la préparation des accords interministériels et à la gestion des changements organisationnels.

En dernier lieu, les méthodes et les contrôles de gestion de projet utilisés pour définir, autoriser et régir le partenariat établi entre AADNC et SC afin de superviser les activités courantes des systèmes d'informatique partagés ont été efficaces, en général; cependant, des possibilités d'amélioration ont été notées par rapport au contenu des ententes-cadres et des ententes sur les niveaux de services.

5. Constatations et recommandations

En se fondant sur un ensemble de données recueillies lors de l'examen des documents et dans le cadre des analyses et entrevues, l'équipe de vérification a évalué chacun des critères de la vérification et a tiré des conclusions . Lorsqu'un écart important a été observé entre un critère de vérification et la pratique, le risque associé à cet écart a été évalué afin d'élaborer une conclusion et de formuler des recommandations en vue d'apporter des améliorations. Les constatations et les recommandations tiennent compte des travaux réalisés jusqu'à la fin de la phase du déroulement de la vérification (3 avril 2014).

Durant une vérification de système en cours d'élaboration, l'équipe de vérification doit communiquer toute constatation et faire continuellement des recommandations à l'équipe de projet afin que des mesures de gestion soient appliquées sur-le-champ pour traiter toute faiblesse, dès son apparition. En utilisant une approche traditionnelle de vérification interne, selon laquelle les recommandations sont fournies seulement après la fin des travaux sur le terrain, l'équipe de projet pourrait recevoir les conseils des vérificateurs après qu'une faiblesse repérée ait eu une incidence sur la réussite du projet. Par conséquent, les constatations issues de la vérification ont été présentées au personnel de direction d'AADNC à trois reprises durant le déroulement de la vérification :

• à la conclusion de la phase de planification de la vérification (décembre 2013);
• à la suite du lancement initial de SAP à AADNC et du lancement connexe de la version 7.2 de SGISC (janvier 2014);
• au début de l'exercice financier 2014-2015 d'AADNC (avril 2014), lorsque le traitement des transactions financières a migré dans SAP.

Les champs d'examen de la vérification comprenaient les contrôles et les procédures liés à la gestion du projet SAP-SGISC, les risques et les enjeux liés à la mise en œuvre des systèmes informatiques et les risques et les enjeux liés à la définition, à l'autorisation et à la gouvernance du partenariat établi entre AADNC et Santé Canada afin de superviser les activités courantes des systèmes d'informatique partagés.

En tout, quatorze constatations et recommandations connexes ont été communiquées au personnel de direction d'AADNC durant le déroulement de la vérification. Les plans d'action de la direction fournis à l'équipe de vérification le 20 janvier 2014 et le 28 mars 2014 ont été examinés par l'équipe de vérification de concert avec le promoteur du projet et d'autres membres de l'équipe de projet d'AADNC, et lorsque cela était approprié avec le dirigeant principal de l'information. Le troisième et plus récent plan d'action de gestion a été fourni après la conclusion de la phase du déroulement de la vérification, le 28 mai 2014.

Des exposés sur les constatations ont été fournis au comité ministériel de vérification (CV) lors de ses réunions en février et en avril 2014.

Quelques recommandations fournies au personnel de direction d'AADNC, notamment celles traitant de risques liés à la mise en œuvre de systèmes et d'enjeux touchant l'état de préparation d'AADNC par rapport au lancement des projets de mise en œuvre de systèmes sont considérées comme étant ponctuelles et liées à des phases antérieures précises du projet. Ainsi, durant la phase de rapport, la DGSVA a mené une analyse des quatorze constatations, recommandations et réponses connexes de la direction et a déterminé que, dans plusieurs cas, la direction a pris des mesures concrètes au cours de la vérification afin d'atténuer les risques. Par conséquent, le nombre de recommandations requérant une surveillance ou un suivi supplémentaire a été réduit. La mise en œuvre des six recommandations figurant dans le présent rapport sera surveillée. Les six constatations et recommandations sont classées par champ d'enquête, conformément aux critères de vérification.

• gestion de projet et gouvernance;
• état de préparation fonctionnelle;
• préparation au déploiement;
• état de préparation des processus opérationnels.

Les constatations et les recommandations sont décrites aux sections 5.1 à 5.4 ci-dessous.

À la section 5.5, on retrouve des observations supplémentaires. Ces six constatations traitent de l'objectif de la vérification, qui est de rendre compte des initiatives principales et des leçons retenues en ce qui concerne la collaboration avec SC et les autres ministères du gouvernement du Canada pour des projets de mise en œuvre de TI à venir.

5.2 État de préparation fonctionnelle

L'état de préparation fonctionnelle fait référence aux contrôles de gestion du projet liés à la préparation des applications de TI en vue de leur mise en œuvre. Ce champ d'examen inclut des contrôles liés à la participation des utilisateurs à la documentation des exigences opérationnelles et des modifications apportées à ces dernières, à la certification et à l'accréditation des mesures de sécurité des TI pour les applications logicielles, ainsi qu'à plusieurs aspects de la mise à l'essai des nouveaux systèmes, notamment l'essai des logiciels, des essais de précision des procédures de migration des données, et des essais visant à s'assurer que les interfaces des systèmes fonctionnent comme prévu.

La vérification a permis de constater que les contrôles concernant la participation des utilisateurs à la documentation des exigences opérationnelles et à leurs modifications étaient généralement efficaces, bien que les exigences opérationnelles documentées au cours des premières phases du projet n'aient pas officiellement fait l'objet d'un suivi jusqu'à leur mise en œuvre.

En règle générale, la vérification a constaté que les intervenants opérationnels participaient à la spécification des exigences du SGISC, bien que les exigences opérationnelles documentées au cours des premières phases du projet n'aient pas officiellement fait l'objet d'un suivi jusqu'à leur mise en œuvre.

Bien que des problèmes aient été cernés en ce qui a trait à la communication à AADNC des plans et des résultats de la mise à l'essai de SAP menés par SC, les contrôles se sont avérés être en place au moment de la mise à l'essai du logiciel du SGISC, y compris la mise à l'essai des interfaces entre le SGISC et d'autres systèmes.

La vérification a relevé que l'équipe de projet d'AADNC a réussi à procéder à une réécriture technique de l'application du SGISC, un système essentiel aux activités quotidiennes du Ministère, sans erreur ou arrêt de service significatif, ce qui indique qu'une bonne gestion du projet et que des procédures de modification et gestion des versions étaient en place.

5.3 État de préparation au déploiement

La préparation au déploiement fait référence aux contrôles de gestion du projet liés à la mise en place d'un système de TI pour le service de production. Les contrôles et les processus de ce champ d'examen visent à la fois à mettre en œuvre les systèmes et à s'assurer que ces systèmes sont exploités, fournis avec le soutien nécessaire et entretenus correctement par AADNC (pour le SGISC) et SC (pour le système SAP) à l'avenir. Parmi les contrôles figurent ceux liés à l'existence de plans de migration, aux critères à respecter pour indiquer d'aller ou non de l'avant afin mettre les versions des logiciels en œuvre à des fins de production, et aux communications avec les communautés d'utilisateurs concernant la migration vers de nouveaux systèmes ou de nouvelles versions de systèmes existants.

Ce champ d'enquête incluait également un examen des ententes sur les niveaux de service (ENS) et les documents connexes (p. ex., protocoles d'entente, ententes-cadres, modèles opérationnels) qui sont essentiels à l'exploitation du partenariat entre AADNC et SC ou l'ASPC à l'avenir. Ces documents définissent et permettent le partenariat en établissant les coûts et les modalités des services et en dressant la liste des services particuliers à fournir, notamment les processus de soutien, les calendriers et les tâches des activités ainsi que les attentes en matière de rendement.

Les problèmes mineurs soulevés au cours de l'examen des contrôles liés à la documentation officielle des plans de transfert et des critères qui indiquent d'aller ou non de l'avant ont été inclus dans la portée des recommandations formulées à l'égard de l'application du Cadre de gestion du portefeuille de projets d'AADNC aux approbations des étapes charnières du projet (voir la recommandation no 1) et le suivi des exigences opérationnelles (voir recommandation no 2).

De façon générale, les pratiques de gestion du projet liées aux communications avec les communautés d'utilisateurs ont été jugées efficaces, particulièrement concernant les modifications liées à l'application du SGISC, étant donné que les modifications de ce dernier ont été gérées au sein d'AADNC.

5.4 État de préparation des processus opérationnels

L'état de préparation des processus opérationnels fait référence aux processus et aux contrôles de gestion des projets qui soutiennent la préparation des utilisateurs d'un système informatique installé récemment afin qu'il soit utilisé efficacement pour effectuer les opérations quotidiennes. Ces processus et ces contrôles portent sur la préparation des communautés d'utilisateurs au passage au nouveau système, sur la formation et les autres étapes requises pour qu'ils se familiarisent aux nouveaux processus opérationnels, sur les impacts des changements sur la manière dont les employés travaillent, ainsi que sur les modifications des contrôles internes liés aux processus opérationnels soutenus par le nouveau système informatique.

Ce champ d'examen inclut les contrôles liés à l'état de préparation des contrôles liés aux processus opérationnels de mise en œuvre des nouveaux systèmes financiers, à l'existence et au contenu des programmes de formation des utilisateurs à SAP, ainsi qu'à l'élaboration et à l'exécution d'un plan de gestion du changement de l'organisation permettant de gérer l'adaptation des utilisateurs aux systèmes financiers récemment installés.

Bien que la vérification ait révélé que l'équipe de projet d'AADNC a tenu compte d'une recommandation concernant les documents de formation, qu'elle avait déployé d'importants efforts afin d'améliorer les documents de formation envoyés par SC en y incluant des processus et des données propres à AADNC avant d'offrir les cours aux utilisateurs du Ministère, et avant à la migration d'avril vers SAP, des problèmes ont été constatés dans tous les domaines de contrôle.

5.5 Leçons apprises concernant les projets interministériels

Six observations supplémentaires, qui tiennent compte de l'objectif de la vérification visant à signaler les pratiques exemplaires et les leçons apprises liées à la collaboration avec SC et d'autres ministères du gouvernement du Canada à l'égard de projets de déploiement de TI, ont été formulées pendant la vérification. Ces six observations n'ont pas été incluses dans les précédents rapports d'étape provisoires.