Vérification de la gestion de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2014

1. Le Secrétariat du Ministère mènera un examen approfondi des politiques et des procédures en matière d'AIPRP, et ce, une fois par année financière. S'il y a modification des lois ou des politiques du SCT, le Secrétariat du Ministère en fera un examen ponctuel. Le Secrétariat du Ministère examinera en particulier ce qui suit :

1. les documents portant sur les normes de service;
2. les manuels sur les lignes directrices et les politiques relatives à l'AIPRP;
3. le manuel des opérations en matière d'AIPRP (guide de l'employé pour l'AIPRP);
   • En août 2014 et chaque année financière par la suite : Examen des politiques et des procédures en matière d'AIPRP.
   • Ponctuellement : Examen des politiques et des procédures en matière d'AIPRP en cas de modification des lois ou des politiques du SCT concernant l'AIPRP.

État : Demande de fermeture (terminée)

Mise à jour/Justification :
En date du 04/11/2014 :

1. Le Secrétariat du Ministère a procédé à un examen approfondi des politiques et des procédures en matière d'AIPRP en examinant les normes de services, les lignes directrices et les politiques relatives à l'AIPRP ainsi que le manuel des opérations en matière d'AIPRP.

Les mises à jour suivantes ont été apportées au manuel des opérations en matière d'AIPRP et aux documents sur les normes de service à la suite d'un examen des politiques et des procédures en matière d'AIPRP effectué en août 2014 :

• Fermeture des dossiers – Détermination des étapes à suivre pour la fermeture des dossiers et des documents qui doivent être ajoutés aux dossiers physiques.
• Divulgation proactive – Ajout d'information sur la publication de résumés des demandes d'AIPRP traitées antérieurement.
• Gouvernements autochtones – Ajout d'information au sujet de l'alinéa 13(1)e), information obtenue à titre confidentiel des gouvernements autochtones.
• Taux d'obtention d'un diplôme – Ajout d'information sur le traitement des dossiers où le taux d'obtention d'un diplôme est inférieur à 25 %, y compris une note d'information du PPEDS.
• Mise à jour et publication des lignes directrices en matière d'ÉFVP sur le site intranet d'AADNC (août 2014).

2. Le Secrétariat du Ministère mettra à jour le manuel des opérations en matière d'AIPRP en fonction des lacunes relevées et veillera à ce qu'il soit conforme à la Directive concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Août 2014 : Mise à jour du manuel des opérations en matière d'AIPRP en fonction des lacunes relevées dans le rapport de vérification de la gestion de l'AIPRP.

2. Le Secrétariat du Ministère a mis à jour le manuel des opérations en matière d'AIPRP par souci de conformité avec la directive du Conseil du Trésor se rapportant à la Loi sur l'accès à l'information. Les mises à jour suivantes ont été apportées au Manuel des opérations en matière d'AIPRP :

• Prorogations de délais – Ajout d'information sur la nécessité de notifier le CIC lorsque les prorogations excèdent les 30 jours.
• Entrave à la Loi – Ajout d'information sur l'article 67.1 de la Loi, y compris sur les politiques internes liées au traitement des cas d'entrave potentiels.
• Ajout d'information sur Untel c. Ontario (Finances), 2014 CSC 36 (Article 21 de la LAI).

SVE : Mise en œuvre terminée. Fermeture recommandée. Classée.

• Améliorer l'accès des secteurs et des régions à la formation et aux orientations pratiques. Pour ce faire, il est recommendé que les représentants des secteurs et des régions soient consultés;
• Évaluer si le programme de formation sur la protection des renseignements personnels, en lien avec la responsabilité de la Direction à éduquer et sensibiliser à la protection des renseignements personnels et aux enjeux connexes à l'échelle du Ministère, est suffisant tel qu'il est.

État : Demande de fermeture (terminée)

Mise à jour/Justification :
En date du 04/11/2014 :

a. Convoquer une série de conférences téléphoniques ou de réunions avec les représentants régionaux et sectoriels pour obtenir leurs commentaires sur les améliorations particulières requises ou sur la nécessité d'un programme de formation en AIPRP;

a. Sollicitation de commentaires auprès des agents de liaison de l'AIPRP quant au manuel des opérations des ALA régionaux/sectoriels et aux besoins en matière de formation lors d'interventions des ALA ayant eu lieu du 25 juillet 2014 au 21 août 2014.

b. Évaluer la pertinence du programme de formation en AIPRP et y ajouter du contenu et de la substance mettant l'accent sur la promotion de la sensibilisation à l'égard de la protection des renseignements personnels et des questions connexes au sein du Ministère.

• Septembre 2014 – Offrir un nouveau programme de formation en AIPRP englobant les questions liées à la protection des renseignements personnels, ainsi que le processus de préparation et d'approbation des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) au sein d'AADNC.

b. Mise à jour des lignes directrices en matière d'ÉFVP en août 2014 et ajout d'une section au document de formation sur la sensibilisation aux politiques de protection de la vie privée.

Une séance de sensibilisation aux politiques de protection de la vie privée a été ajoutée à la liste des formations « recommandées » sur le calendrier d'apprentissage de la Direction de l'apprentissage et du perfectionnement.

SVE : Mise en œuvre terminée. Fermeture recommandée. Classée.

État : En cours

Mise à jour/Justification :
En date du 04/11/2014 :

1.

• Réunions des agents de liaison de l'AIPRP (ALA) pour discuter de l'élaboration d'un manuel des ALA régionaux/sectoriels du 25 juillet 2014 au 21 août 2014.
• Ébauche terminée en octobre 2014.
• Lancement du dernier appel pour les secteurs/régions afin de fournir des commentaires sur le manuel provisoire.
• Document au stade final d'approbation par le Secrétariat du Ministère (ETA 14 novembre 2014).

2. Le Secrétariat du Ministère ajoutera à ses rapports trimestriels des précisions sur la conformité à des normes de service additionnelles en matière d'AIPRP. De plus, le Secrétariat du Ministère continuera de rendre des comptes sur le rendement par rapport aux normes de service internes dans les rapports trimestriels sur son rendement, dans les rapports statistiques du Secrétariat du Conseil du Trésor et dans les rapports annuels présentés au Parlement.

Chaque trimestre : Ajouter des normes de service internes au rapport trimestriel. Faire rapport sur le respect des normes de service internes dans les rapports des quatre trimestres.

Annuellement, à compter de mai 2015 : Préparer un rapport statistique du SCT.

Annuellement, à compter de juin 2014 : Préparer des rapports annuels à présenter au Parlement.

2. Le Secrétariat du Ministère a ajouté des détails supplémentaires quant aux normes de service internes d'AIPRP à son rapport trimestriel, particulièrement en ce qui concerne le délai de traitement de 48 heures pour les demandes d'AIPRP reçues et attribuées aux programmes/secteurs.

Le Secrétariat du Ministère continuera de préparer des rapports statistiques et des rapports annuels conformément aux politiques du SCT.

3. La Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels fait le suivi du temps requis pour traiter les demandes officielles d'accès à l'information et de communication de renseignements personnels. Les membres du personnel effectueront un suivi du temps qu'ils consacrent à chaque dossier; ce temps sera ajouté au temps total soumis par les programmes et les secteurs sur les énoncés d'impact (processus déjà en place). Les données sur le temps accordé chaque mois à l'ensemble des demandes seront compilées dans un fichier Excel.

SVE : Mise en œuvre en cours