Vérification du programme Nutrition Nord - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2014

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 30 septembre 2014

Organisation des affaires du Nord

Vérification du programme Nutrition Nord
Date d'approbation 20-06-2013
Recommandations du projet	Plan d'action	Date d'achèvement prévue	Réponse du programme
1. Le sous-ministre adjoint de l'Organisation des affaires du Nord devrait préciser les fonctions et rôles, la composition et la fréquence des réunions nécessaires pour créer un Comité de surveillance efficace; il devrait aussi examiner l'objectif et le rôle de ce Conseil relativement à l'étape suivante de l'application du programme, en tenant compte du niveau des ressources dont le programme dispose pour appuyer les activités du Conseil.	On réexaminera la fonction et le rôle du Conseil consultatif.	Février 2014	État : Terminé Mise à jour/Justification : Au 31 mars 2014 : On a examiné la fonction et le rôle du Conseil consultatif, ce qui a mené à la recommandation d'une version révisée du mandat au ministre. On a examiné la fonction, le rôle, la composition et la fréquence des rencontres du Comité de surveillance de NNC et des recommandations ont été formulées au ministre. SVE : Mise en œuvre dans une grande partie. On recommande la fermeture. Classée.
	On réexaminera et clarifiera les détails sur la fonction, le rôle, la composition et la fréquence des rencontres du Comité de surveillance de NNC.	Mars 2014
2. Le sous-ministre adjoint de l'Organisation des affaires du Nord devrait maintenir son soutien aux mesures de limitation des coûts prises par le programme et contrôlées par le Comité de surveillance pour que le programme respecte les limites du budget approuvé.	On réexaminera et clarifiera la façon dont le Comité de surveillance exerce son rôle et s'acquitte de son mandat, y compris l'application de la stratégie de limitation des coûts, dans le respect des autorités reçues.	Mars 2014	État : Terminé Mise à jour/Justification : Au 31 mars 2014 : On a examiné la fonction et le rôle du Comité de surveillance, y compris au plan de l'application de la stratégie de limitation des coûts. Des recommandations ont été formulées au ministre. SVE : Mise en œuvre dans une grande partie. On recommande la fermeture. Classée.
3. Le sous-ministre adjoint de l'Organisation des affaires du Nord devrait documenter les risques, et la justification utilisée pour choisir des bénéficiaires pour les examens de la conformité, ainsi que dresser un plan d'examen de la conformité fondé sur cette approche. Il devrait également conserver les éléments de preuve recueillis lors des examens de la conformité, et veiller à ce que les observations formulées dans les rapports publiés traitent spécifiquement des risques clés, et de la portée et de l'approche voulues.	On documentera les risques et critères utilisés pour sélectionner les bénéficiaires qui feront l'objet d'examens de la conformité.	Décembre 2013	État : Terminé Mise à jour/Justification : Au 31 mars 2014: Un processus axé sur les risques visant à traiter prioritairement les bénéficiaires de NNC en s'appuyant sur une multiplicité de facteurs (p. ex. outil d'évaluation général, montant du financement, historique au plan de la conformité) a été élaboré afin de sélectionner les bénéficiaires en vue d'un examen de conformité. Un plan d'examen de la conformité permanent tous les cinq ans a été élaboré. Le cabinet de comptabilité qui se charge des vérifications des bénéficiaires est tenu de conserver ces documents de travail afin d'appuyer ces constatations. Des discussions ont été tenues avec le cabinet de comptabilité pour veiller à ce que le programme puisse accéder aux dossiers en tout temps et l'entreprise a reconnu qu'il s'agissait là d'une procédure standard. SVE : Mise en œuvre terminée. On recommande la fermeture. Classée.
	On dressera un plan d'examen de la conformité. Les éléments de preuve sont conservés dans le formulaire de vérification de conformité et disponibles sur demande. On examinera les choix pour conserver et bien ranger et éliminer les documents de travail, dans le cadre du plan d'examen de la conformité.	Mars 2014
4. Le sous-ministre adjoint de l'Organisation des affaires du Nord devrait se renseigner sur l'approche de l'assurance de la qualité adoptée par le responsable des demandes pour déterminer si une vérification du responsable des demandes actuel s'impose; veiller à ce que l'examen et les procédures d'approbation des paiements soient correctement documentés; élaborer une méthode d'échantillonnage des demandes des bénéficiaires fondée sur le risque; et enfin, étudier les critères pertinents pour les contrats futurs conclus avec les responsables des demandes (c.-à-d. examiner la surveillance et les rapports de vérification).	Le programme s'appuiera sur ses visites périodiques actuelles, et poser des questions supplémentaires aux fins de l'assurance de la qualité. NNC exigera des examens constants de l'assurance de la qualité, et/ou des vérifications internes, pour veiller à ce que les processus fonctionnent comme prévu.		État : Terminé Mise à jour/Justification : En date du 30/09/2014 : Les agents du programme sont en contact quotidiennement avec le responsable des demandes, et peuvent ainsi évaluer la qualité et l'exactitude des services de vérification des demandes du fournisseur. Lorsque des difficultés surgissent ou que des questions requièrent des discussions plus approfondies, des visites sur place peuvent être organisées. Les processus de paiement de NNC ont été répertoriés et documentés. Un document intitulé « Procédures pour faire les paiements des bénéficiaires » a été achevé en mars 2014. Toutes les étapes nécessaires pour effectuer les paiements à NNC s'y trouvent. Le document doit être traduit en anglais. NNC a mis au point une approche d'échantillonnage axée sur le risque pour orienter le processus de vérification des demandes qui sera mis en œuvre à compter de l'exercice financier 2014-2015. Il est soutenu par un chemin critique des activités liées aux vérifications de la conformité. Un accord sur les niveaux de service (ANS) a été élaboré et signé par les deux parties. La collecte de données concernant les normes de service a débuté le 1er juillet 2013. Cette exigence sera appliquée à tous les contrats à venir. La Division de la gestion du matériel et des biens d'AANDC a confirmé que la demande de propositions (DP) comprend les exigences appropriées en matière d'assurance qualité et que les clauses seront ajoutées aux futurs contrats. Il s'agit des clauses suivantes : Partie 7, article 2.1; article 7.4, article 10, article 13 et, plus particulièrement, le point 13.1.7. De plus, les propositions des soumissionnaires doivent comprendre une méthodologie et une approche détaillées (critère coté par points R2, p. 30), ainsi qu'un plan de travail (critère coté par points R3, p. 33). SVE : La mise en œuvre est terminée. La fermeture du dossier est recommandée. Classée.
	On documentera les procédures d'approbation et d'examen des paiements à des fins de tenue de dossiers, de formation et de planification de la relève.	Mars 2014
	On élaborera une approche de l'échantillonnage axée sur le risque.	Mars 2014
	Les contrats conclus à l'avenir avec les responsables des demandes prévoiront des modalités pertinentes d'assurance de la qualité.	Avril 2014
5. Le sous-ministre adjoint de l'Organisation des affaires du Nord devrait établir un processus d'examen périodique, et de discussion des politiques, concernant les aliments et l'admissibilité des collectivités.	On établira des modalités d'examen des options et de la viabilité de l'examen bisannuel des aliments et de l'admissibilité des collectivités. On consultera des organismes de gouvernance clés de NNC (Conseil consultatif et Comité de surveillance) et des partenaires comme Santé Canada.	Mars 2014	État : Terminé Mise à jour/Justification : Au 31 mars 2014: Des travaux relatifs aux politiques ont été entrepris en vue de l'élaboration d'une nouvelle stratégie prévoyant l'examen biannuel de la viabilité des aliments en partenariat avec Santé Canada ainsi qu'avec les conseils du Conseil consultatif en ce qui concerne le point de vue des représentants du Nord. On a examiné la question de l'admissibilité des collectivités sur la base des objectifs du programme. En 2014-2015, on soumettra toutes les collectivités isolées à un examen et des critères d'admissibilités révisés seront élaborés, aux fins d'étude. SVE : Mise en œuvre terminée. On recommande la fermeture. Classée.
6. Le sous-ministre adjoint de l'Organisation des affaires du Nord devrait mettre en place des outils et systèmes efficaces, dotés de contrôles d'accès, en vue de recueillir des données, de mener des analyses des tendances et de surveiller les changements dans les prix des aliments dans le panier de provisions, ainsi que de réaliser des enquêtes sur la sensibilisation et la vente de détail pour obtenir des commentaires sur les progrès du programme et les coûts des détaillants.	Des outils et systèmes destinés à recueillir et à analyser les tendances sont en cours de conception.	Mars 2014	État : Terminé Mise à jour/Justification : Au 30 juin 2014 : On a mis en place deux outils et systèmes de collecte de donnée et d'analyse des tendances. Un plan d'action de mise à jour continue et d'entrée de données est approuvé. La mise en œuvre complète donnera accès à toutes les données sur les prix. La vérification de l'intégrité des données historiques est aussi effectuée pour s'assurer de l'exactitude. On a reçu un rapport final sur l'étude. Le programme a fourni des commentaires additionnels pour améliorer la qualité du document; un rapport révisé est prévu plus tard en août. SVE : Mise en œuvre terminée. Fermeture de dossier recommandée. Classée.
	On réalisera une étude complète de la vente au détail dans le Nord pour obtenir les commentaires des clients, collectivités et détaillants.	Juin 2014

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Date de modification :: 2016-02-02