Vérification des pratiques de gestion de la Direction générale des communications - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2014
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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 30 septembre 2014
Communications
| Recommandations du projet | Plan d'action | Date d'achèvement prévue |
Réponse du programme |
|---|---|---|---|
| 1. Le directeur général des Communications devrait renforcer les processus de planification du travail au niveau des sections afin de mieux prévoir et gérer les besoins des clients, de classer les tâches par ordre de priorité et d'administrer les exigences opérationnelles. | La Direction générale élaborera un plan stratégique de communications ministérielles sur deux ans qui servira de document de planification afin de faciliter la tâche de tous les planificateurs du Ministère (bureaux régionaux et administration centrale), en plus des clients provenant des secteurs et des régions, en vue d'une participation à la planification axée sur les enjeux et sur les principales priorités, et la planification opérationnelle régionale, qui préconisera une approche adaptée pour la réattribution des charges de travail et des technologies. Ce plan sera éclairé par des rencontres trimestrielles des gestionnaires des communications et de leurs clients respectifs, afin de cerner ensemble les activités de communication, les livrables et le calendrier des mesures clés particulières qui sont des actions immédiates et à moyen et long termes. |
Ébauche du Plan stratégique de communication à l'automne 2014 Mise en œuvre : Octobre 2014 |
État : En cours Mise à jour/Justification : L'ébauche du plan stratégique de communications ministérielles est en cours de rédaction. La planification d'une séance pour l'ensemble de la Direction est en cours; cette séance aura pour objet de recueillir les commentaires et les suggestions du personnel des communications relativement au plan. À compter du troisième trimestre de 2014-2015, la direction générale des communications de la Direction rencontrera tous les trois mois les cadres supérieurs du Secteur (SMA et/ou DG) afin de cerner les activités de communication et les livrables ainsi que de dresser le calendrier des principales mesures à prendre. Ces réunions permettront également d'évaluer les processus, les outils et les activités des Communications. Un questionnaire sera utilisé pour orienter ces discussions et s'assurer de la comparabilité des commentaires et des suggestions au sein du Ministère. La mise en œuvre de ce nouveau processus de planification des activités permettra au Ministère d'anticiper les nouveaux enjeux, d'établir les priorités et les plans de travail de façon proactive, d'améliorer la coordination entre les directions et de soutenir les Communications de façon efficace au sein des secteurs. De nouveaux outils et processus sont en place et sont utilisés pour évaluer le transfert des charges de travail. Par exemple, un nouveau processus de suivi interne a été mis en place sur GCPedia et constitue aujourd'hui une nouvelle source d'information pour l'évaluation des charges de travail. Les travaux sont en cours quant à l'analyse des tendances en matière de prévisions et d'établissement des priorités. SVE : Fermeture recommandée |
| 2. Le directeur général des Communications devrait améliorer le processus de planification de la relève et évoluer vers un modèle d'apprentissage et de perfectionnement fondé sur les besoins et les compétences afin de permettre à la direction générale de mieux répondre aux nouveaux besoins et aux priorités conflictuelles. | Dans le cadre du plan de relève, la Direction générale réalisera les actions suivantes :
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Octobre 2014 | État : En cours Mise à jour/Justification : Un plan d'apprentissage détaillé a été développé et sa mise en œuvre est en cours. La stratégie de formation linguistique est en cours d'élaboration; la recherche inclut les pratiques exemplaires au sein d'autres organisations du gouvernement du Canada. L'exercice de révision de la gestion des compétences est déjà bien avancé. L'élaboration d'un questionnaire et d'un échéancier pour une série d'entrevues avec chaque gestionnaire d'unité est en cours. Les premières entrevues auront lieu en novembre 2014. Une ébauche de stratégie de recrutement des Autochtones a été rédigée pour la Direction. SVE : En cours |
| 3. Le directeur général des Communications devrait élaborer et mettre en œuvre des normes de service à la clientèle pour les principaux services de communication de la direction générale. | À l'aide des outils GCSuite, la Direction générale a récemment mis à jour ses produits, pratiques et méthodes d'affaires, ce qui donnera lieu à l'élaboration de normes de service et d'un cadre de mesure du rendement. | État : En cours Mise à jour/Justification : Le groupe d'évaluation a été formé et la première réunion hebdomadaire a eu lieu le 10 septembre 2014. Un cadre de mesure du rendement (CMR) provisoire a été élaboré et fait actuellement l'objet d'un examen. Plusieurs modèles au sein du gouvernement du Canada ont été étudiés dans le cadre de l'élaboration de ce CMR. Les réunions trimestrielles de la Direction générale des communications avec les cadres supérieurs du secteur permettront d'orienter la création d'outils afin de demander et d'évaluer la satisfaction globale. SVE : En cours |
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| Un groupe d'évaluation sera mis sur pied pour rédiger et mettre en œuvre ce cadre. | Octobre 2014 | ||
| Des outils seront conçus afin de demander et d'évaluer la satisfaction globale des clients, des programmes et de la direction générale quant aux conseils et produits de communication. | Décembre 2014 | ||
| 4. Le directeur général des Communications devrait améliorer les communications internes en établissant des attentes claires et uniformes au sein de toutes les sections et en communiquant aux employés les résultats de la réorganisation. | Les canaux de communication internes, ouverts et efficaces seront améliorées grâce à une plus grande collaboration, par le biais des outils GCSuite et du nouveau site intranet de la direction générale. La direction générale réalisera aussi une évaluation du bien-être au travail en vue d'une préparation aux changements quant à la génération technologique. Celle-ci inclura une évaluation de la charge de travail, afin qu'on puisse déterminer de quelle façon les tâches peuvent être exécutées et les responsabilités respectées, conformément aux principes de Destination 2020. |
Automne 2014 | État : En cours Mise à jour/Justification : Les travaux se poursuivent quant à la présence de la Direction sur le nouveau site intranet et GCPedia. Les procédures, pratiques et produits opérationnels de la Direction passeront du format papier au format électronique, l'accent devant être mis sur la facilité d'utilisation par le personnel des communications d'AADNC. Le personnel de la Direction est encouragé à utiliser GCPedia, GCconnex et à s'inscrire au réseau d'ambassadeurs pour avoir accès aux outils GC2.0. La majorité du personnel utilise maintenant GCPedia dans le cadre de leur processus de suivi interne. Le site constitue aujourd'hui une nouvelle source d'information pour l'évaluation des charges de travail. Une liste de moyens et de mesures pour améliorer la communication interne a été préparée aux fins d'examen. En ce qui concerne l'évaluation du bien-être et de la charge de travail, un énoncé de travail a été élaboré et envoyé. Au terme du processus de recrutement, la date d'achèvement est maintenant prévue pour le printemps 2014. SVE : En cours |