Enquête sur les allégations visant l'Association des pompiers autochtones du Manitoba

Contexte

• La Direction générale des services d'examen et d'enquête du Ministère a reçu des allégations de détournement et de mauvaise utilisation de fonds gouvernementaux contre l'Association des pompiers autochtones du Manitoba.
• En 2013, on a retenu les services du cabinet de vérification KPMG pour effectuer une vérification juricomptable de certaines allégations concernant des fonds du gouvernement fédéral.
• L'enquête portait sur les éléments clés suivants : utilisation des fonds versés à la suite des inondations de 2011; salaire des employés; demandes de paiement d'heures supplémentaires; versement de primes; demandes de remboursement de frais de déplacement; et utilisation des biens.
• La comptabilisation complète des transactions de l'Association des pompiers autochtones du Manitoba, de même que les demandes de remboursement présentées par cette dernière en lien avec les inondations de 2011 n'étaient pas disponibles au moment d'effectuer la vérification juricomptable. Les conclusions de KPMG reposaient donc sur l'information à sa disposition.

Observations - Utilisation des fonds versés à la suite des inondations

• Des lacunes ont été relevées dans les dossiers de l'Association des pompiers autochtones du Manitoba, notamment les suivantes :
  • Aucun état financier n'a été produit au cours des 27 mois ayant suivi les inondations de 2011.
  • Aucun rapprochement bancaire n'a été effectué au cours de cette même période, alors qu'environ 90 millions de dollars ont été dépensés.
  • Il manquait un certain nombre de transactions dans les dossiers financiers de l'Association.
• Les processus de demande de remboursement auprès de l'Organisation des mesures d'urgence du Manitoba n'étaient pas inscrits dans les dossiers financiers de l'Association. Il n'y avait aucune mesure en place pour s'assurer que les montants inscrits dans les dossiers financiers étaient aussi inscrits dans les demandes et vice versa. En outre, il n'existait aucun processus permettant de s'assurer que les montants n'étaient pas réclamés plus d'une fois. Compte tenu du manque d'intégration entre le processus de demande de remboursement et les dossiers financiers, l'Association n'est pas en mesure de donner l'assurance raisonnable que les montants réclamés correspondent exactement au coût total de l'évacuation.
• Malgré le fait que la gestion des personnes évacuées soit devenue une exigence à long terme, l'Association a continué d'utiliser des stratégies de gestion à court terme plutôt que d'assurer une planification à long terme. Elle aurait dû adopter 1) une méthode d'administration améliorée garantissant une comptabilité et une gestion plus rigoureuses des fonds associés aux inondations; 2) des mesures d'optimisation des ressources; 3) des changements aux rôles et responsabilités des coordonnateurs des inondations afin d'assurer une meilleure gestion des besoins des personnes évacuées; et 4) des changements en matière de gouvernance.
• Le directeur général et le dirigeant principal des finances n'ont pas fait preuve de leadership en apportant les changements nécessaires pour permettre à l'Association de gérer adéquatement la complexité croissante du programme de gestion des inondations.
• Les avances de fonds fournies par Affaires autochtones et Développement du Nord Canada ont servi à des fins pour lesquelles les demandes de l'Organisation des mesures d'urgence du Manitoba ont été rejetées ou pour couvrir des dépenses de l'Association qui n'avaient aucun lien avec les inondations.
• La manière dont la direction a rendu compte des dépenses liées et non liées aux inondations afin de respecter les ententes et les règlements applicables n'est pas claire.
• Le restaurant Mona Lisa Ristorante a été choisi pour offrir des collations pendant la nuit à certaines personnes évacuées étant donné que les cuisines des hôtels étaient fermées en soirée (d'octobre 2011 à avril 2013, lorsque les services ont été interrompus). La façon dont l'Association gérait le restaurant ne tenait pas beaucoup compte de l'optimisation des ressources.

Observations - Salaire des employés, demandes de paiement d'heures supplémentaires et versement de primes

• En 2011-2012, une prime de 1 000 dollars a été accordée à quelques employés pour des raisons inconnues.
• Aucun salaire n'était supérieur à 79 000 dollars.
• Les processus utilisés par l'Association pour déterminer les taux de rémunération et approuver les augmentations salariales n'étaient pas uniformément appliqués de manière à assurer le respect des politiques.
• Un employé a reçu environ 42 000 dollars pour des heures supplémentaires effectuées en 2011-2012 et 2012-2013. Le deuxième plus haut paiement d'heures supplémentaires s'élevait à 12 000 dollars.
• L'Association n'a pas appliqué ses politiques sur les heures supplémentaires de façon uniforme, et la documentation à l'appui de certaines réclamations d'heures supplémentaires est incomplète.

Observations - Demandes de remboursement de frais de déplacement

Deux événements ayant entraîné des déplacements ont fait l'objet d'un examen approfondi :

1. Conférence à Vancouver (troisième Table ronde nationale annuelle sur la réduction des risques de catastrophe) - Le coût total s'élève à 4 167 dollars.
2. Toronto (concours de recherche et sauvetage) - L'Association a envoyé deux groupes de quatre participants au concours. Cette activité, qui s'inscrit dans le cadre de la formation continue, réunit des unités d'intervention d'urgence de tout le pays. L'Association y avait aussi participé antérieurement.

Aucune préoccupation importante relative à ces demandes de remboursement de frais de déplacement n'a été soulevée.

Observations – Utilisation des biens

• Les points de récompense acquis par l'Association auprès de Canad Inns pour la location de chambres pour les personnes évacuées ont été répartis entre les membres du conseil d'administration de l'Association et utilisés à des fins personnelles. Depuis 2012, 61 800 dollars en points de fidélisation ont été transférés des comptes de fidélisation de l'Association aux membres du conseil d'administration.

Conclusion

• Affaires autochtones et Développement du Nord Canada a recommandé à l'Association des pompiers autochtones du Manitoba de procéder à des améliorations au chapitre de l'administration et de la comptabilité.
• Le 1er février 2014, la responsabilité de l'Association des pompiers autochtones du Manitoba relative à la prestation de services aux personnes évacuées à la suite des inondations survenues au Manitoba en 2011 a été transférée à la Croix-Rouge canadienne.
• Le 19 novembre 2013, le gouvernement du Canada a annoncé une nouvelle approche de gestion des urgences dans les réserves. Celle-ci favorise des interventions réussies et des efforts rapides de rétablissement dans les collectivités des Premières Nations touchées par des incendies et des inondations. Le Ministère travaillera en étroite collaboration avec les provinces, les territoires et les Premières Nations afin de conclure des ententes visant à renforcer les quatre piliers de la gestion des urgences, à savoir, l'intervention, le rétablissement, la préparation et l'atténuation. Un nouveau guichet unique sera mis en place pour aider les Premières Nations à obtenir des fonds pour couvrir les frais liés aux urgences. Cette mesure contribuera à éliminer les chevauchements et à améliorer l'accès des Premières Nations et des provinces et territoires au financement réservé aux urgences en cas de besoin.