Vérification de l'optimisation des ressources du Projet d'assainissement de la mine Giant - Rapports de suivi en date du 31 décembre 2013

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 décembre 2013

Organisation des Affaires du Nord

Vérification de l'optimisation des ressources du Projet d'assainissement de la mine Giant
Date d'approbation 28/09/2012

Recommandations du projet Plan d'action Date
d'achèvement prévue		 Réponse du programme
1. Le sous-ministre adjoint, Organisation des affaires du Nord (OAN), devrait veiller à ce que le cadre de gouvernance proposé pour le Projet d’assainissement de la mine Giant (PAMG) soit terminé et mis en œuvre, et à ce que les procès-verbaux et les comptes rendus des décisions soient consignés pour les principales instances dirigeantes, comme le Comité de surveillance et le Comité consultatif supérieur de projet. La recommandation est acceptée par l’équipe du PAMG. Le cadre de gouvernance proposé pour le PAMG sera terminé, approuvé par le directeur du projet et entièrement mis en œuvre de façon à atteindre le statut opérationnel. Ces directives s’appliquent à toutes les instances dirigeantes qui font actuellement partie du cadre de gouvernance proposé, plus précisément le Comité consultatif supérieur de projet, le Conseil de gestion et le Comité de direction du projet. Le statut opérationnel pour chacune des instances comprendra un cadre de référence formel et approuvé, un programme, des procès-verbaux et des comptes rendus des décisions (si ce n’est pas déjà fait). 27 sept. 2012 État :

Mise à jour/Justification
En date du 31 déc. 2012 :

Terminé le 27 septembre 2012

Le cadre de gouvernance qu’on propose d’appliquer au Projet d’assainissement de la mine Giant (PAMG) est terminé; il a été approuvé par le chef de projet, et pleinement mis en œuvre de manière opérationnelle. Cela s’applique à tous les organes directeurs actuels visés par le cadre de gouvernance proposé, plus précisément le Comité consultatif supérieur de projet, le Conseil de direction, et le Comité de leadership du projet. L’état opérationnel de chacun de ces organes comprend des mandats approuvés, des ordres du jour de réunions, des comptes rendus de réunions et des procès-verbaux.

SVE : La mise en œuvre est achevée en grande partie. Classée.
2. Le sous-ministre adjoint, OAN, devrait veiller à ce qu’un cadre exhaustif de gestion des risques (notamment les risques stratégiques et relatifs au projet) et un plan de gestion des risques soient établis pour le PAMG afin de surveiller les risques de façon régulière. L’équipe du PAMG élargira la portée du processus d’évaluation des risques pour y inclure les risques techniques et stratégiques ainsi qu’un plan de gestion des risques. Cette approche plus rigoureuse en matière de gestion des risques sera initialement axée sur la phase actuelle du cycle de vie (phase de l’approbation préliminaire ou phase 2b/2c – conception préliminaire/ conception approfondie), et elle évoluera jusqu’à englober toute la portée du projet avant l’approbation définitive par le Conseil du Trésor. Le plan de gestion des risques sera intégré au plan d’exécution du projet. Phase de l’approbation préliminaire

Plan d’exécution du projet :
31 mars 2013

Tout le PAMG
Plan d’exécution du projet :
31 déc. 2014		  
3. Dans le cadre de la mise en œuvre du Bureau des grands projets, le sous-ministre adjoint, OAN, devrait veiller à ce que :
  • les rôles et les responsabilités de TPSGC et d’AADNC pour le PAMG soient clairement définis, documentés, communiqués, parachevés et acceptés de façon à ce que l’on puisse se concentrer sur l’optimisation des ressources et l’exécution du projet en conformité avec ses objectifs. La structure organisationnelle finale devrait être aussi simple que possible afin de mettre l’accent sur ce projet de façon claire et importante;
  • un calendrier de base adéquat (préparé dans le respect des normes de l’industrie), un calendrier de projet intégré, un plan de gestion et un régime de reddition de comptes soient établis pour lier les parties dans le cadre d’une méthode de chemin critique normalisée. Ces documents contribueront à ce que l’équipe de gestion du projet ait une vision claire de la situation générale du PAMG et des progrès réalisés.
  • un programme rigoureux et efficace de gestion du changement soit parachevé, afin d’aider au suivi et à la prise en compte des changements de la portée et du coût total prévu du PAMG.
 La recommandation est acceptée par l’équipe du PAMG. Dans le cadre de la mise en œuvre du Bureau des grands projets, les mesures suivantes seront prises : 15 nov. 2012 État : En cours

Mise à jour/justification :
En date du 31 décembre 2013 :
  • Charte de projet terminée :
    Terminé – 19 novembre 2012
  • Un atelier sera organisé avec les membres clés d’AADNC, de TPSGC et du GTNO en vue de créer un organigramme unique pour le PAMG :
    Terminé – Janvier 2013
  • Les rôles et responsabilités doivent être établis à partir de l’organigramme unique pour le PAMG : Terminé – Mars 2013
  • L’organigramme et la matrice des responsabilités (RASCI – Responsabilité, Approbation, Soutien, Consultation, Information) sont intégrés au plan d’exécution du projet (PEP) : Terminé – Novembre 2013
  • Intégrer les commentaires des examinateurs des chapitres clés : Terminé – Décembre 2012
  • Ébauche à faire circuler en vue de l’examen final : Terminé – Janvier 2013
  • L’ébauche doit être mise à jour par l’ajout de commentaires et la signature du directeur du Programme des sites contaminés du Nord : Terminé – Le manuel sur les normes et les directives pour les grands projets a été approuvé le 31 mars 2013.
  • Doit être mis en action dans l’équipe du PAMG – la formation se tiendra à l’hiver 2013-2014 : En cours (Note : le chef de projet a signé le 7 janvier 2014)
  • Le calendrier de base pour l’étape de définition (période de cinq ans) doit être révisé à la lumière des plans de projet de quatre ans : Terminé – Septembre 2012
  • Le calendrier directeur du projet tout entier (2025) est élaboré, approuvé et inclus dans le PEP : Terminé – Novembre 2013
  • Le plan de gestion du calendrier (PEP) est terminé : Terminé – Novembre 2013
  • Le processus de contrôle des changements du PAMG doit être créé et approuvé : Terminé – Mars 2013
  • Le processus de contrôle des changements est intégré au chapitre quatre du PEP :
    Terminé – Novembre 2013
SVE : La mise en œuvre est achevée en grande partie. La recommandation sera close à la suite du lancement de la formation de l’équipe du PAMG.
  • L’équipe du PAMG terminera l’ébauche de la charte du projet énonçant les rôles et les responsabilités.
 31 mars 2013
  • Les organigrammes de TPSGC et d’AADNC seront terminés et intégrés pour former celui du PAMG. La dotation est en cours à AADNC.
 31 mars 2013
  • Les normes et le manuel d’orientation provisoires actuels pour le Bureau des grands projets seront officialisés, approuvés et mis en œuvre par l’équipe du PAMG (TPSGC, AADNC, fournisseurs de services et entrepreneurs).
 31 mars 2013
  • Un plan exhaustif de gestion de l’échéancier sera préparé. Ce plan comprendra un calendrier directeur intégré pour toute la durée du projet ainsi qu’un calendrier de base visant les cinq ans de la phase de l’approbation préliminaire. Le calendrier de base sera le principal outil de surveillance du rendement/des progrès du projet et du contrôle des changements au calendrier. Le plan de gestion du calendrier fera partie du plan d’exécution du projet de la phase de l’approbation préliminaire, et, enfin, du plan d’exécution du projet de tout le PAMG.
  • Le processus provisoire de contrôle des changements actuel sera terminé en conformité avec les normes et le manuel d’orientation du Bureau des grands projets afin d’assurer le suivi des changements apportés à la portée, au calendrier, aux coûts, aux détails techniques et aux autres points de référence. Ce plan fera partie du plan de contrôle du projet, qui sera inclus dans le plan d’exécution du projet.
31 oct. 2013
4. Le sous-ministre adjoint, OAN, en consultation avec le dirigeant principal des finances, devrait veiller à renforcer les pratiques de gestion budgétaire et d’évaluation des coûts pour le PAMG en :
  • préparant un document directeur faisant état du coût total prévu pour terminer le projet comprenant un simulateur de variation des coûts, tel que la méthode Monte Carlo, pour déterminer les fourchettes de déviation possibles et probables dans le coût total prévu. Ce document contribuerait à la communication des hypothèses clés concernant le coût prévu et les vulnérabilités en matière d’écarts possibles à tous les intervenants du projet;
  • intégrant des exigences sur plusieurs années pour les travaux futurs et les coûts dans un document directeur sur le coût total prévu pour terminer le projet en fonction des pratiques exemplaires de l’industrie et du système de classification des estimations des coûts de l’Association for the Advancement of Cost Engineering International. Les rôles et les responsabilités relatifs à la tenue, à la révision et à la surveillance de ce document devraient être définis et communiqués.
 La recommandation est acceptée par l’équipe du PAMG. Les mesures suivantes seront prises en consultation avec le dirigeant principal des finances : 31 déc. 2014
(Tout le PAMG)		  
  • Un plan de gestion des coûts sera préparé pour tout le PAMG. Il comprendra un budget directeur (coût total prévu pour terminer le projet), les éléments de base servant aux estimations, des hypothèses et des processus de gestion des coûts. Ce budget directeur utilisera des techniques de simulation probabiliste, comme la méthode Monte Carlo, pour déterminer les fourchettes de déviation possibles et probables. Ce plan de gestion des coûts fera partie du plan d’exécution du projet pour tout le PAMG.
  • Le plan de gestion des coûts pour tout le PAMG comprendra des exigences sur plusieurs années pour les travaux futurs qui viseront d’abord les cinq ans de la phase de l’approbation préliminaire, puis le coût total du projet. Le plan de gestion des coûts énoncera clairement les rôles et les responsabilités se rapportant à la propriété du document.
 31 mars 2013
(Phase de l’approbation préliminaire)
5. Le sous-ministre adjoint, OAN, en consultation avec le dirigeant principal des finances, devrait veiller à renforcer l’approche actuelle de gestion des acquisitions pour le PAMG en :
  • améliorant les outils et les directives visant à soutenir la surveillance des contrats et la reddition de comptes sur les écarts dans les dépenses, la mesure du rendement et les cibles.
 La recommandation est acceptée par l’équipe du PAMG. Les mesures suivantes seront prises en consultation avec le dirigeant principal des finances :

  • Un plan de gestion des acquisitions sera élaboré pour que l’on puisse s’assurer que les fonds versés par TPSGC permettent d’atteindre les objectifs fixés et que les écarts sont intégrés à la Stratégie de mesure du rendement du PAMG et signalés régulièrement au directeur du projet et au Comité consultatif supérieur de projet.
 31 mars 2013 État : En cours

Mise à jour/justification :
En date du 31 décembre 2013 :
  • Un Plan de gestion de l'approvisionnement intégré (AADNC et TPSGC) a été préparé et constitue un élément du plan d’exécution du projet : Terminé – Novembre 2013
  • Une ébauche de la Stratégie d’approvisionnement de TPSGC est en cours de préparation, avec une date cible d’achèvement de fin janvier 2014 : En cours
  • Un Plan de gestion des acquisitions doit être intégré au PAMG et au processus de rapport/de tableau de bord : Terminé – Mars 2013
DPF :
RÉPONSE DU PROGRAMME :
État : Demande de clôture (terminé)
Mise à jour/justification :
En date du 31 décembre 2013 :

Depuis le 4 septembre 2012 (soit la migration au modèle de guichet de service), toutes les commandes subséquentes du Ministère sont effectuées par des guichets des acquisitions. Une surveillance des dépenses par rapport à l’offre permanente est exécutée à chaque fois qu’une commande subséquente est créée ou modifiée.

RÉPONSE DU PROGRAMME :
État : Demande de clôture (terminé)
Mise à jour/justification :
En date du 31 décembre 2013 :

Le formulaire de demande de modification (y compris la liste de contrôle) est désormais obligatoire; il est examiné pour chaque modification et une copie est versée au dossier.

SVE : En cours. La recommandation sera close à l’achèvement de la stratégie d’approvisionnement.
La Direction du matériel et de la gestion des biens mettra en œuvre un processus de surveillance trimestrielle du dossier. À partir du 4 septembre, toutes les commandes subséquentes seront émises par la Direction du matériel et de la gestion des biens. Les agents des achats pourront ainsi surveiller toutes les dépenses au dossier.

De plus, les agents des achats demanderont une justification adéquate pour toutes les modifications et s’assureront que la liste de contrôle est complétée et révisée. 		4 sept. 2012
 
 

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