Archivée - Enquête sur les allégations visant la Première Nation de Woodstock
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Date : 2012
Format PDF (262 Ko, 7 pages)
Nom : Bande de Woodstock (site Web non disponible en français)
Population : 285 personnes dans la réserve; total de 976 personnes inscrites
Lieu : New Brunswick
Chef actuel : Paul Tomah
Période visée par l’enquête : Du 1er avril 2008 au 31 novembre 2011
Contexte
- En 2012, le ministère des Affaires autochtones et du Développement du Nord Canada (AADNC) a entrepris une vérification de la Première Nation de Woodstock.
- Les objectifs de la vérification étaient de fournir l'assurance que :
- les pratiques de gestion et de contrôle financier du bénéficiaire pour l'administration des arrangements en matière de financement sont adéquats et fonctionnent bien;
- les systèmes d'établissement de rapport du bénéficiaire sont adéquats : l'information est précise et fiable à l'appui de la prise de décision, et la Première Nation respecte les exigences des accords;
- les dépenses réclamées sont appuyées par des pièces justificatives et en conformité avec les arrangements en matière de financement.
- La vérification couvrait la période allant d'avril 2008 à novembre 2011.
Constatations : Gestion et rapports financiers
- La conception, la mise en œuvre et l'efficacité fonctionnelle des activités de contrôle se sont améliorées pendant la période visée.
- Des améliorations notables ont été remarquées, dont l'élaboration d'un manuel sur la politique financière pour la Première Nation.
- Bien souvent, les rapports n'étaient pas soumis à la date d'échéance précisée par AADNC.
Constatations : Conformité des dépenses réclamées aux arrangements en matière de financement
- La conformité des dépenses réclamées aux arrangements en matière de financement s'est améliorée pendant la période en cause.
- Les demandes de chèque (ou les documents d'approbation équivalents) ont été trouvées dans seulement 63 % des transactions examinées, de sorte qu'un tiers des documents sont portés manquants. Des améliorations importantes ont été observées quant à l'utilisation des demandes de chèque à l'appui du paiement des dépenses.
- La Première Nation avait entrepris de se doter d'un système de bons de commande afin de resserrer les contrôles des dépenses.
- Les factures liées à des projets de rénovation et de construction de logements n'étaient souvent pas détaillées et n'indiquaient pas clairement que les travaux avaient été accomplis ni en quoi ils consistaient.
- Des paiements à titre d'honoraires ont été versés au Chef et au Conseil, alors qu'un montant équivalent aux honoraires annuels est versé au début de chaque année. En attendant que des honoraires soient demandés, ces paiements sont l'équivalent d'un prêt ou d'une avance faite au Chef et au Conseil, et n'ont pas été assujettis à l'approbation du Chef et du Conseil en tant que prêt ou avance. Il y a un risque qu'une personne touchant un paiement de cette nature ne soit plus en mesure d'agir en qualité de chef ou de conseiller et que les fonds ne soient pas recouvrables par la Première Nation.
Recommandations
- L'ébauche du manuel sur la politique financière devrait être examinée et approuvée par le Conseil de la Première Nation avant d'entrer en vigueur.
- La Première Nation de Woodstock devrait envisager de renforcer les contrôles de son système d'établissement de rapports afin d'augmenter les chances que les rapports soient présentés dans les délais impartis.
- La Première Nation de Woodstock devrait veiller à ce qui suit :
- transparence et ouverture du processus décisionnel du Conseil;
- communication des politiques administratives, des procédures, des arrangements en matière de financement, des plans financiers et des états financiers vérifiés aux membres de la Première Nation et aux bénéficiaires de financement d'AADNC;
- mise en place d'un processus de règlement des différends pour offrir un recours aux membres de la Première Nation et aux bénéficiaires de financement d'AADNC.
- La Première Nation devrait examiner ses procédures financières pour s'assurer que les dépenses sont accompagnées de demandes de chèques approuvées, en plus d'autres pièces pertinentes (factures, résolution du Conseil de bande, etc.).
- La Première Nation devrait mettre en place un système de bons de commande afin de resserrer les contrôles sur les coûts et de faire en sorte que les seules les dépenses approuvées soient engagées.
- La Première Nation devrait s'assurer que les factures des fournisseurs sont détaillées et décrivent la nature des travaux achevés.
- La Première Nation devrait examiner la pratique du versement d'avance des honoraires du Chef et du Conseil chaque année afin de réduire les risques.