Archivée - Enquête sur les allégations visant la Première Nation de Kawacatoose

Contexte

• Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) a retenu les services du cabinet d'audit KPMG pour effectuer une vérification juricomptable de la Première Nation de Kawacatoose en réponse à différentes allégations reçues de la part des membres de la collectivité.

La firme, KPMG a reçu le mandat suivant :

• Examiner le niveau des paiements versés au Chef et au Conseil et la provenance des fonds utilisés pour ceux-ci.
• Déterminer si les paiements en espèces ont été distribués aux secouristes en lien avec les travaux de secours à la suite d'une tornade de manière à éviter de modifier le statut d'admissibilité à l'aide sociale des travailleurs et cerner la source de ces paiements.
• Déterminer si les paiements en espèces ont été distribués au Chef et au Conseil pendant les travaux de secours et déterminer la provenance des fonds.
• La vérification a porté sur la période allant du 1er avril 2009 au 31 mars 2012.

Constatations générales

• Diverses faiblesses ont été cernées au niveau des contrôles qui compromettent la capacité de la Première Nation de Kawacatoose de gérer ses finances relativement aux travaux de secours à la suite de la tornade.
• L'incapacité du personnel clé de l'administration de la collectivité à déterminer la provenance des fonds pour des paiements en espèces de 311 000 dollars versés aux secouristes en juillet 2010 démontre une grave faiblesse au chapitre du contrôle des dépenses et de la comptabilité financière.
• À de nombreuses occasions, les formulaires de demande de chèques n'ont tout simplement pas été remplis, mais des paiements ont tout de même été versés.

Constatations – Paiements au Chef et au Conseil

• En 2011-2012, le salaire du Chef est passé de 65 000 dollars à 104 936 dollars et le salaire des conseillers est passé de 37 700 à 75 244 dollars.
• Le montant total de la catégorie « autre rémunération » (y compris les frais de voyage) est passé de 270 000 dollars en 2009-2010 à plus de 570 000 dollars en 2011-2112. Une grande partie de cette augmentation était attribuée aux frais de voyage à l'extérieur de la province (allocations plus élevées, hébergement, etc.).
• La plus importante composante de la catégorie des dépenses de voyage et « autre rémunération » (totalisant 570 000 dollars en 2011-2012) représente 439 000 dollars pour « l'administration » (77 % du montant total des dépenses de voyage et « autre rémunération »). De ce montant, plus de 84 000 dollars ont été dépensés par le Chef à l'époque, et les dépenses des conseillers ont varié entre 37 200 dollars et 53 200 dollars.
• Les allocations pour les réunions du conseil scolaire ont été imputées au budget de l'éducation et comptabilisées dans le compte du programme d'éducation. Ces paiements auraient dû être comptabilisés dans la catégorie « autre rémunération ».
• Le Chef et le Conseil ont reçu 200 dollars pour chaque participation à des réunions du conseil d'administration, et ce, même pour des réunions tenues la même journée.
• Aucun paiement en espèces important n'a été versé au Chef et au Conseil durant la période d'urgence.

Constatations – Paiements en espèces aux secouristes

• En juillet 2010, une tornade a causé entre autres d'importants dommages dans 18 unités de logement de la collectivité. Les secouristes ont reçu des paiements en espèces pour les travaux accomplis à la suite de la tornade. Ces paiements n'ont pas été comptabilisés dans les dossiers comptables de la collectivité, mais plutôt sur des bordereaux de paiement à part. Certains bordereaux de paiement des fonds d'urgence n'ont pas été signés ni datés.
• De juillet à septembre 2010, un montant total de 435 576 dollars a été distribué en espèces aux secouristes, mais il n'a été possible de retracer qu'une portion de 302 000 dollars en retrait en espèces des comptes pour les urgences. La plus grande partie des paiements en espèces a été effectuée en juillet 2010. Les vérificateurs n'ont pas été en mesure de déterminer la provenance des paiements en espèces effectués en juillet. Les principaux intéressés dans la collectivité n'ont pas réussi à fournir d'explications à ce sujet.
• En août 2010, un montant total de 256 000 dollars a été retiré, mais seulement 540 dollars ont été versés aux secouristes. En septembre 2010, un montant total de 46 000 dollars a été retiré, mais seulement 13 368 dollars ont été versés aux secouristes au cours de ce mois. Les principaux concernés de la collectivité n'ont pas pu offrir d'explications.

Constatations - Aide sociale

• 135 personnes ont reçu des paiements en espèces pour leurs travaux alors qu'ils touchaient l'aide sociale. Ces personnes ont reçu un total de 178 998 dollars en espèces tout en touchant un montant total de 110 290 dollars en aide sociale entre juillet 2010 et septembre 2010.
• Comme le reflète le procès-verbal de la réunion du 19 juillet 2010, la collectivité se préoccupait de l'incidence des paiements en espèces sur l'admissibilité à l'aide sociale. Rien n'a été fait, cependant, pour veiller à ce que les paiements d'aide sociale aux personnes qui avaient touché des paiements en espèces soit réduits de manière appropriée.

Note – À la suite de la vérification, un recouvrement de 90 009,40 $ a été fait.

Recommandations

1. La collectivité devrait s'assurer que l'ensemble des paiements versés aux secouristes est adéquatement documenté et comptabilisé : nom du secouriste, date, heures travaillées, nature des travaux, signature du travailleur.
2. La collectivité devrait mettre en œuvre une pratique uniforme exigeant que les personnes qui demandent un paiement remplissent tous les éléments de données du formulaire de demande de chèques avant de verser le paiement. Ces renseignements comprennent le nom de la personne qui demande les fonds, la date, le motif de la participation à différentes réunions, la durée de la réunion et le nom du programme. Cela permettrait à la collectivité de maintenir une piste de paiement contrôlable claire, qui pourrait empêcher des erreurs dans les méthodes de comptabilisation et de tenue de livres.
3. Le Chef et le Conseil devraient examiner le nombre de réunions tenues et la pertinence de la tenue de réunions à l'extérieur de la Première Nation et de la province.
4. Le Chef et le Conseil ne devraient pas recevoir de rémunération supplémentaire autre que leur salaire régulier pour les travaux relatifs aux mesures d'urgence.
5. Le Chef et le Conseil devraient respecter les règles relatives aux versements de paiements en espèces à des clients de l'aide sociale.