Vérification des pratiques de gestion Secteur des programmes et des partenariats en matière d'éducation et de développement social

Contexte

Le Secteur des programmes et des partenariats en matière d’éducation et de développement social (le « SPPEDS » ou le « Secteur ») est l’un des neuf secteurs dont les activités visent à remplir le mandat d’Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC ou le « Ministère »). Le SPPEDS favorise l’atteinte du résultat stratégique du Ministère Les gens, c’est-à-dire le Bien-être des personnes, des familles et des collectivités des Premières nations et des Inuits, par l’accomplissement des activités d’éducation et de développement social prévues à l’Architecture d’harmonisation des programmes.

Le personnel du Secteur travaille dans un environnement dynamique caractérisé par des changements considérables et des attentes en constante évolution. Les responsabilités du SPPEDS comprennent la supervision de la gestion et de l’élaboration des politiques de programme de deux programmes d’éducation et de cinq programmes de développement social qui représentent environ 3,4 milliards de dollars (51 %) du budget d’AADNC, crédit 10, subventions et contributions (S & C).

Le SPPEDS est situé à l’administration centrale d’AADNC et il est composé des trois directions suivantes :

• Direction générale de l’éducation (DGE);
• Direction générale de la politique sociale et des programmes (DGPSP);
• Unité de la gestion des affaires (UGA).

Le 22 février 2012, le sous-ministre a approuvé le plan de vérification axé sur le risque d'AADNC pour 2012-2013 à 2014-2015, qui comprend une vérification des pratiques de gestion (VPG) du SPPEDS. Cette VPG a été entreprise par le Secteur de la vérification et de l'évaluation (SVE) en novembre 2012.

Objectif et portée de la vérification

L'objectif de la vérification est de fournir à la haute direction une assurance au sujet de la pertinence et de l'efficacité d'une sélection de contrôles de gestion à risque élevé et à priorité élevée et des activités en cours visant à soutenir la réalisation des objectifs du SPPEDS.

L'objectif de la vérification s'appuyait sur des critères de vérification détaillés élaborés en conformité avec les Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l'intention des vérificateurs internes (mars 2011) du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

La vérification a porté sur les pratiques de gestion jugées à risque élevé ou à priorité élevée dans les domaines suivants, cernés dans le cadre de l’atelier d’autoévaluation de contrôle (AEC) et durant une entrevue avec le sous-ministre adjoint (SMA) du Secteur :

• Planification intégrée des ressources humaines;
• Approche de gestion du risque;
• Responsabilisation;
• Organismes de gestion et de surveillance;
• Communications internes.

Lorsqu'on a déterminé la portée de la vérification, on a aussi tenu compte des constatations de la vérification et de l'examen précédents, de l'examen des priorités ministérielles et des vérifications planifiées.

La vérification a eu lieu à l’administration centrale. Elle a porté sur les exercices 2010-2011, 2011-2012 et le premier trimestre de 2012-2013.

Énoncé de conformité

La présente vérification est conforme aux Normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme le confirmentles résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Points forts observés

L’équipe de vérification a observé que le personnel du Secteur travaille dans un environnement dynamique caractérisé par des changements considérables et des attentes en constante évolution. Dans ce contexte, quelques pratiques solides ont été relevées par la vérification  compte tenu du Plan d’action pour la réduction du déficit (PARD) et d’autres éléments difficiles :

• Planification des ressources humaines – En vue de rehausser le moral des employés et de favoriser l’atteinte des objectifs de maintien en poste du personnel, la haute direction a mis en œuvre des procédures afin de prendre en compte activement les intérêts d’un employé au moment de son affectation à des tâches ou à des projets précis.
• Responsabilisation et organismes de gestion et de surveillance – Les rôles et les responsabilités de la nouvelle Unité de la gestion des affaires ont été clairement établis et bien communiqués au personnel du Secteur. En outre, des procédés ont été mis en place pour confirmer, normaliser et simplifier les fonctions administratives dans l’ensemble du Secteur.
• Communications internes – La direction a établi une structure et divers moyens et voies de communication interne pour favoriser un environnement où les communications sont ouvertes et efficaces.

Conclusion

On a constaté que les pratiques de gestion étaient généralement efficaces et adéquates. Il a été jugé nécessaire d’apporter des améliorations afin de renforcer les pratiques de gestion dans les secteurs suivants : la planification intégrée des ressources humaines, la gestion des risques, et les organismes de gestion et de surveillance.

Recommandations

L'équipe de vérification a relevé des domaines dans lesquels les pratiques et les processus de gestion peuvent être améliorés et a formulé trois recommandations :

1. Le sous-ministre adjoint du Secteur des programmes et des partenariats en matière d’éducation et de développement social devrait assurer que les activités de planification des ressources humaines accomplies dans le Secteur continuent de prendre en compte à la fois les exigences ministérielles et tous les risques pertinents en matière de ressources humaines, notamment les risques liés à la planification de la relève, à la formation et au perfectionnement. Les résultats des activités de planification des ressources humaines devraient être regroupés et consignés dans le plan des ressources humaines du Secteur. En outre, durant la mise en œuvre du plan des ressources humaines du Secteur, des modifications devraient être apportées en fonction des changements touchant les objectifs et l’environnement du Secteur.
2. Le sous-ministre adjoint du Secteur des programmes et des partenariats en matière d’éducation et de développement social devrait élaborer et mettre en œuvre une approche officielle et documentée de la gestion des risques comportant un processus continu et une structure de gouvernance, afin de déterminer, d’évaluer et de surveiller les risques et les mesures d’atténuation correspondantes. Le SPPEDS devrait tirer parti des tribunes établies pour transmettre des messages sur les risques aux employés.
3. Le sous-ministre adjoint du Secteur des programmes et des partenariats en matière d’éducation et de développement social devrait documenter la structure de gouvernance du Secteur en ce qui a trait aux organismes de gestion et de surveillance et évaluer la pertinence et le caractère suffisant de ces derniers. Ces groupes ou mécanismes de gestion et de surveillance devraient être officialisés davantage par la création d’un cadre de référence qui comprendrait les mandats, les pouvoirs, les responsabilités, la responsabilisation et les principes de fonctionnement de ces groupes ou mécanismes. Le rôle de ces importants organismes de gestion devrait être communiqué dans l’ensemble du Secteur.

1.1 Initiative sur les pratiques de gestion

Le Secteur de la vérification et de l’évaluation (SVE) a mené 20 examens des pratiques de gestion (EPG) de 2007 à 2010 dans le cadre d’une initiative ministérielle visant à évaluer les points forts relatifs des pratiques de gestion dans les régions et les secteurs. À la suite de la première ronde d'examens, le sous-ministre et le Comité de vérification ministériel ont recommandé l'élaboration d'un rapport sommaire visant à faire ressortir les points forts et les lacunes du processus d'EPG et à recommander s'il y avait lieu de poursuivre l'Initiative sur les pratiques de gestion. À la suite de l'analyse, la réalisation d'une deuxième ronde de vérification des pratiques de gestion a été approuvée.

Selon la méthode révisée, conçue pour fournir à la direction du Ministère une assurance comparable à celle d’une vérification, des mandats de vérification des pratiques de gestion devaient être menés en deux phases : un atelier d’autoévaluation de contrôle (AEC) et une vérification de portée limitée. Compte tenu de la rétroaction reçue lors de l’AEC, des résultats de vérifications et d’examens antérieurs et d’un examen des priorités ministérielles, un nombre limité de pratiques de gestion a été choisi aux fins de la vérification.

Jusqu'ici, le SVE a terminé les vérifications des pratiques de gestion (VPG) des dix régions et d'un secteur. Dans le plan de vérification axé sur le risque d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC ou le « Ministère ») pour les exercices 2012-2013 à 2014-2015 qui a été approuvé par le sous-ministre le 22 février 2012, trois autres VPG, y compris la vérification des pratiques de gestion du Secteur des programmes et des partenariats en matière d’éducation et de développement social (SPPEDS) ont été approuvées.

En novembre 2012, le SVE a amorcé la VPG du SPPEDS. La décision d'effectuer une VPG du SPPEDS était fondée sur les résultats d'un exercice d’établissement des priorités de la Direction générale des services de vérification et d'assurance qui tenait compte de l'incidence et de l'importance des constatations des examens antérieurs, de la période s'étant écoulée depuis la fin de la dernière VPG ainsi que des changements organisationnels et des modifications apportées à la haute direction au cours des trois dernières années.

Le SVE avait mené une VPG du SPPEDS en 2009, y compris des entrevues, un examen de la documentation et un examen d'échantillons aléatoires des dossiers des ressources humaines, des contrats et des subventions et contributions de l'année financière 2008-2009. La VPG 2012-2013 visait à examiner un échantillon de contrôles de gestion fondamentaux.

1.2 Autoévaluation de contrôle

L'atelier d'AEC est un moyen par lequel l'équipe de vérification interne recueille les opinions des participants sur l'importance, l'efficacité et l'efficience des principales pratiques de gestion. Plus précisément, il s'agit de recueillir leurs points de vue sur l'efficacité des principales pratiques de gestion pour l'atteinte des objectifs du SPPEDS. L’atelier d'AEC a été animé par une tierce partie indépendante et a été conçu de manière à favoriser la discussion au maximum et à encourager la rétroaction ouverte et honnête grâce à une technologie de vote anonyme.

À la suite des discussions tenues pendant l'atelier, des entrevues préliminaires et de l'examen de constatations antérieures, le SVE a cerné cinq domaines clés présentant un risque potentiel élevé et une priorité élevée et devant faire l'objet d'une analyse approfondie.

1.3 Secteur des programmes et partenariats en matière d'éducation et de développement social

Le SPPEDS est l’un des neuf secteurs dont les activités visent à remplir le mandat d’AADNC. Le SPPEDS favorise l’atteinte du résultat stratégique du Ministère Les gens, c’est-à-dire le Bien-être des personnes, des familles et des collectivités des Premières nations et des Inuits, par l’accomplissement des activités d’éducation et de développement social prévues à l’Architecture d’harmonisation des programmes.

Le personnel du Secteur travaille dans un environnement dynamique caractérisé par des changements considérables et des attentes en constante évolution. Les responsabilités du SPPEDS comprennent la supervision de la gestion et de l’élaboration des politiques de programme de deux programmes d’éducation et de cinq programmes de développement social qui représentent environ 3,4 milliards de dollars (51 %) du budget d’AADNC, crédit 10, subventions et contributions (S & C). Au moment de la vérification, le SPPEDS disposait d’un effectif de 131 personnes, y compris les employés nommés pour une période indéterminée, les employés nommés pour une période déterminée, les employés occasionnels et les étudiants.

Le SPPEDS est situé à l’administration centrale d’AADNC et il est composé des trois directions ci-dessous :

• Direction générale de l’éducation (DGE);
• Direction générale de la politique sociale et des programmes (DGPSP);
• Unité de la gestion des affaires (UGA).

La DGE fournit aux membres des collectivités des Premières nations et aux Inuits les outils nécessaires pour atteindre des résultats en matière d’éducation comparables à ceux des autres Canadiens par l’intermédiaire de deux principaux programmes, le Programme d’enseignement élémentaire et secondaire et le Programme d’études postsecondaires.

La DGPSP offre les cinq grands programmes clés suivants :

• Le Programme d’aide au revenu vise à fournir une aide financière, y compris des mesures de soutien des activités précédant l’emploi, aux personnes admissibles qui vivent dans une réserve, afin de répondre aux besoins fondamentaux en matière de nourriture, de vêtements et de logement, ainsi qu’aux besoins spéciaux.
• Le programme de réinvestissement de la prestation nationale pour enfants sert à financer les projets axés sur les collectivités visant à réduire l'ampleur et les effets de la pauvreté infantile et à aider les parents à faible revenu à entrer et à demeurer sur le marché du travail.
• Le programme d’aide au revenu sert à financer les services de soutien social non médicaux offerts aux résidants admissibles des réserves. Ces services doivent répondre aux besoins spéciaux des personnes âgées, des adultes ayant une maladie chronique et des adultes et enfants ayant un handicap (mental ou physique) pour assurer l'indépendance fonctionnelle et une autonomie accrue.
• Le Programme des services à l’enfance et à la famille des Premières nations (PSEFPN) verse des fonds destinés à assurer la sécurité et le bien-être des enfants des Premières nations qui vivent dans une réserve, en soutenant la prestation de services de prévention et de protection adaptés à la culture pour les enfants et les familles des Premières nations. Ces services sont offerts en conformité avec les lois et les normes de la province ou du territoire de résidence, dans le cadre des autorisations de programmes.
• Le Programme pour la prévention de la violence familiale (PPVF) verse des fonds aux Premières nations pour offrir en particulier aux femmes et aux enfants vivant dans les réserves, un accès à des services de refuge et à des activités de prévention de la violence familiale adaptés à la culture des Premières nations. Ces services sont fondés sur des propositions et offerts dans le cadre de projets en vue d’accroître la sécurité et établir des partenariats destinés à réduire la violence familiale.

L’UGA s’acquitte des fonctions de soutien relatif aux locaux et à la sécurité, à la technologie de l’information et la gestion de l’information, à l’établissement de rapports et à la planification des ressources humaines et financières, dans le Secteur.

Le Secteur travaille en collaboration avec les régions d’AADNC pour la prestation des programmes et en partenariat avec divers intervenants : les conseils de bande, les conseils tribaux, les Premières nations, les provinces et territoires, et les autres ministères, notamment Santé Canada et Ressources humaines et Développement des compétences Canada.

Par conséquent, les pratiques de gestion du Secteur, y compris celles qui relèvent de la portée de la présente vérification, doivent être adéquates et efficaces dans le contexte du SPPEDS. Durant la planification et la réalisation de la présente vérification, un certain nombre de facteurs contextuels ont été désignés comme étant potentiellement importants ou difficiles, et ont donc été pris en compte dans le cadre de l’évaluation des pratiques de gestion. Par exemple, le mandat éducatif et social du SPPEDS est complexe et dynamique en soi et fait l’objet d’un examen très attentif. Le Secteur doit mobiliser une grande variété d’intervenants internes et externes pour atteindre ses objectifs. En outre, des entrevues avec des membres de la haute direction du Secteur ont révélé un taux de roulement élevé, en particulier parmi les cadres supérieurs; par exemple, un nouveau SMA a été nommé en 2011-2012. Compte tenu de ces circonstances, le Secteur doit aussi s’adapter aux changements considérables provoqués par la réforme des dispositions législatives et des programmes et par les mesures de réduction des coûts prises par le Ministère à la suite du PARD. Ces facteurs contextuels ont été cernés et pris en compte durant la vérification, en particulier la façon dont le Secteur a tiré parti des pratiques opérationnelles pour faire face à la situation. Voici un sommaire des répercussions du PARD et de la réforme des dispositions législatives et des programmes, jugées pertinentes relativement à la planification et la réalisation de la vérification.

2.1 Objectif de la vérification

L'objectif de la vérification est de fournir à la haute direction une assurance au sujet de la pertinence et de l'efficacité d'une sélection de contrôles de gestion à risque élevé et à priorité élevée et des activités en cours visant à soutenir la réalisation des objectifs du SPPEDS.

L'objectif de la vérification s'appuyait sur des critères de vérification détaillés harmonisés avec les Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l'intention des vérificateurs internes (mars 2011), du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

2.2 Portée de la vérification

La vérification a porté sur les pratiques et activités de gestion jugées à risque élevé ou à priorité élevée. Le risque associé aux pratiques de gestion a été évalué en fonction des résultats d’un atelier d’autoévaluation de contrôle, des constatations d’une mission antérieure, et des entrevues réalisées auprès de la haute direction.

Les pratiques de gestion suivantes, présentant un risque élevé, ont été examinées :

• Planification intégrée des ressources humaines;
• Gestion des risques;
• Responsabilisation;
• Organismes de gestion et de surveillance;
• Communications internes.

Pour établir la portée de la vérification, les domaines ayant fait l’objet d’une vérification récente ou qui feront l’objet d’une vérification ont été pris en compte afin d’éviter le chevauchement des efforts. La présente vérification a visé les exercices 2010-2011, 2011-2012 et le premier trimestre de 2012-2013. Le travail de vérification a été effectué à l'administration centrale en janvier et en février 2013.

5.1 Gestion des ressources humaines

5.2 Gestion des risques

5.3 Responsabilisation

5.4 Gouvernance et orientation stratégique

5.5 Communications