Archivée - Vérification des pratiques de gestion de la région de l'Atlantique - Rapports de suivi en date du 31 décembre 2012
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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 décembre 2012
Région de l'Atlantique
| Recommandations du projet | Plan d'action | Date d'achèvement prévue | Réponse du programme |
|---|---|---|---|
| 1. Le directeur général régional de la région de l’Atlantique devrait collaborer avec l’administration centrale pour définir les services à la clientèle externes qu’offre AADNC et établir des objectifs de rendement pour la prestation de ces services dans le cadre de la gestion et de la surveillance continues des normes à cet égard. Pour assurer l’adoption d’une approche cohérente à l’échelle nationale, les normes, les attentes quant au rendement et les exigences en matière de surveillance devront être communiquées officiellement à toutes les régions par l’administration centrale. | L’administration centrale du SOR travaillera de concert avec d’autres secteurs et régions afin d’élaborer des approches ministérielles en matière de gestion du service en tenant compte des lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor. Il s’agit notamment de prendre les mesures qui conviennent en matière de gouvernance et de surveillance de la gestion, de cerner les services offerts par le Ministère, d’établir les normes de service et les régimes de contrôle appropriés, et de clarifier les rôles et les responsabilités de chacun. Les différents directeurs généraux régionaux collaboreront entre eux ainsi qu’avec l’administration centrale pour contribuer à l’élaboration des approches nationales. Ce travail est en cours. Les discussions préliminaires ont eu lieu au CDGMO le 11 avril 2011. Mesures Programmes ayant déjà des normes de service : |
Mise à jour de la région de l’Atlantique État : En cours. Mise à jour/ Justification (en date du 31 mars 2012) Stratégie de gestion des services – Cadre de gouvernance relatif aux normes de service : présentés au Comité des opérations en mai 2011. Les normes de service pour les subventions et les contributions ont été approuvées par le Comité des opérations. Mise à jour du SOR : État : En cours. Mise à jour/ Justification : En date du 31 mars 2012 : La Direction du soutien aux opérations et à la planification du Secteur des opérations régionales (SOR) a assumé la direction en ce qui concerne la gestion des normes de service à AADNC. Au cours de la dernière année, les activités suivantes ont été menées pour répondre aux mesures à prendre indiquées dans l’EPG et le CRG :
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| Officialiser, dans un document, les normes de service existantes. | Septembre 2011 | ||
| Programmes sans normes de service : Services directs |
Mars 2012 | ||
| Subventions et contributions | Mars 2011 | ||
| Services internes | Juin 2012 | ||
| 2. Le directeur général régional de la région de l’Atlantique devrait collaborer avec l’administration centrale pour faire en sorte que le plan de ressources humaines et le plan d’activités intégré de la région soient intégrés et renferment des précisions sur les besoins prévus en ressources humaines et leur incidence sur les ressources financières. L’administration centrale doit communiquer la façon de procéder à l’ensemble des régions et des secteurs afin d’assurer une approche nationale uniforme pour la planification régionale. | Comme l’indique le plan d’activités ministériel pour 2011-2014, le Ministère s’efforcera d’améliorer la planification intégrée et l’harmonisation des ressources en établissant des principes et des processus (y compris un échéancier et un calendrier) pour la planification intégrée et la consultation avec des partenaires à l’interne (RH, DPF, SVE). | Mars 2012 | État : Terminé. Mise à jour/ Justification En date du 31 déc. 2012 : Le plan d’action en matière de RH, qui comprend le plan d’activités intégré, est terminé et il sera présenté à l’AC. SVE : La mise en œuvre est achevée. Classée. |
| 3. Le directeur général régional de la région de l’Atlantique doit s’assurer que la documentation requise est conservée pour démontrer le lien entre les mesures de dotation prises et les besoins relevés ou les départs de personnel. | Les gestionnaires responsables de l’embauche, de concert avec les spécialistes en dotation des RH, verront à ce que le dossier fasse référence à une stratégie triennale de dotation (le cas échéant) ou qu’on y trouve une justification de la mesure de dotation si elle n’était pas planifiée. Cela se fera dans le cadre du formulaire de demande de dotation auquel on ajoutera une case pour indiquer si la mesure de dotation demandée est prévue dans la stratégie triennale et si elle est conforme à la stratégie. Dans un souci de conformité, tous les employés devant remplir le formulaire seront avisés de cet ajout. | Le 1er juin 2011 | État : Terminé. Mise à jour/ Justification (en date du 31 mars 2012). Le nouveau formulaire de demande de dotation de l’administration centrale a été mis en œuvre. Les RH s’assurent que l’explication est consignée au dossier dans les cas où la mesure de dotation ne peut pas être liée au plan de dotation stratégique. SVE : Terminé. |
| 4. Le directeur général régional de la région de l’Atlantique doit veiller à ce que la documentation de contrôle pertinente ainsi qu’un résumé des décisions prises en matière de dotation soient conservés aux fins de la vérification et de la continuité de l’archivage. | Avant la fermeture d’un dossier de dotation, on y adjoindra un résumé signé par le conseiller en RH, Dotation, renfermant les informations requises sur le processus aux fins de la vérification – p. ex., numéro de correspondance du processus de bassin. Le personnel des RH verra à ce que ce résumé soit rédigé par les spécialistes en dotation avant la fermeture du dossier. | Le 1er juin 2011 | État : Terminé. Mise à jour/ Justification (en date du 31 mars 2012). La liste de vérification du document est utilisée pour tous les dossiers. SVE : Terminé. |
| 5. Le directeur général régional de la région de l’Atlantique doit voir à ce que l’analyse des mesures de dotation, des tendances à cet égard et du processus d’embauche se fasse à intervalles réguliers. | On continuera de présenter à la réunion mensuelle du CPRH le rapport mensuel actuel qui fait état des nominations intérimaires, temporaires et occasionnelles ainsi que des mesures de dotation en cours. Ces rapports sont produits à l’échelle régionale. L’administration centrale crée des tableaux de bord trimestriels. La région produira de nouveaux rapports qui comprendront une analyse structurée et un relevé des tendances dans le cadre du plan d’action du CPRH. La haute direction déterminera la fréquence de ces rapports. |
Le 1er juin 2011 | État : N'est plus pertinent. Mise à jour/ Justification (en date du 30 septembre 2012). Aucun nouveau rapport n’a été établi en raison de la mise en œuvre du plan d’action pour la réduction du déficit (PARD) et de la détermination du mode de fonctionnement du Conseil de gestion de l’effectif (CGE). Les efforts ont été concentrés sur le placement des employés touchés, et non sur le recrutement. Compte tenu de la création des guichets de services en matière de ressources humaines, il ne serait pas logique, pour le moment, d’établir des rapports par région. SVE : Classée – Compte tenu du réaménagement des responsabilités et des changements qu’il faut apporter aux processus des RH en raison de la transition vers les guichets de services du Québec en matière de RH, la recommandation n’est plus pertinente et a été classée. |
| 6. Le directeur général régional de la région de l’Atlantique doit s’assurer que l’approbation des objectifs de la gestion du rendement de l’employé (GRE) s’effectue au début du cycle d’évaluation du rendement (c’est-à-dire d’ici le 31 mai pour les employés déjà en poste ou dans le mois suivant le début de l’emploi pour les nouveaux employés). | Les objectifs de la GRE seront approuvés au début du cycle d’évaluation du rendement. Dans le cas des personnes embauchées après le début de l’exercice financier, le personnel des RH enverra des rappels aux directeurs et aux gestionnaires pour s’assurer que des objectifs sont établis dès que possible après l’entrée en fonction de l’employé. | 1er avril 2011 | État : Terminé. Mise à jour/ Justification (en date du 31 mars 2012). Le processus annuel est en place pour assurer l’achèvement en temps opportun des objectifs de la GRE. Pour les nouveaux employés, cela est intégré au processus d’orientation régional. SVE : Terminé. |
| 7. Le directeur général régional de la région de l’Atlantique doit établir et mettre en œuvre une stratégie officielle dûment documentée en matière de gestion des risques, stratégie qui inclura un processus continu et une structure de gouvernance permettant de cerner les risques, de les évaluer et de surveiller les mesures visant à les atténuer. L’administration centrale doit communiquer cette stratégie aux régions et aux secteurs afin d’assurer une approche nationale cohérente en matière de gestion des risques. (Par administration centrale, on entend le Secteur des politiques et de l’orientation stratégique, le champion de la gestion du risque d’AADNC et le Centre de gestion des risques du Secteur de la vérification et de l’évaluation.) | Court terme Poursuivre les mesures permanentes d’évaluation des risques (RSF, conformité, normes, etc.) et continuer à faire rapport sur les activités dans le cadre des plans trimestriels. |
État : En cours. Mise à jour/ Justification (en date du 31 mars 2012) La région a mis sur pied un groupe de travail sur la gestion des risques afin d’établir un profil des facteurs de risques pour la région qui facilitera la planification et la gestion de risques précis. Des réunions ont eu lieu avec diverses unités/programmes pour établir les principaux facteurs de risque. La liaison avec l’administration centrale (DGSVA) est maintenue. SVE : Terminé. |
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| Moyen terme Le champion de la gestion du risque ministériel, avec le soutien de l’agent principal de la gestion du risque, concevra des outils de gestion des risques pour l’ensemble du Ministère. Les directeurs généraux régionaux appuieront ces efforts et mettront en œuvre dans leurs régions respectives des outils de gestion des risques qui vont dans le sens des approches nationales établies. |
Septembre 2011 | ||
| Les responsables de la gestion des risques à l’administration centrale ont visité les régions en octobre 2010 pour passer en revue les pratiques en la matière et offrir de la formation. Les régions doivent maintenir des liens permanents avec ces experts pour appuyer les pratiques régionales en matière de gestion des risques. Les profils de risque organisationnel des régions doivent être intégrés au processus et aux documents de planification des activités régionales pour 2012-2013. | Mars 2013 |