Archivée - Enquête sur les allégations visant la Première Nation de Sliammon

Contexte

À la fin de l'année 2009, la Direction générale des services d'examen et d'enquête (DGSEE) du ministère a reçu des allégations concernant l'utilisation de fonds par certains membres de la Première Nation de Sliammon. Selon les allégations, ces personnes auraient reçu indûment des sommes considérables pour la réalisation de travaux injustifiés au cours de la période allant de 2008 à 2010.

En mai 2010, on a retenu les services de la firme KPMG pour mener un exercice visant à établir les paramètres d'une enquête éventuelle concernant les allégations.

En s'appuyant sur les conclusions de cet exercice, la DGSEE a jugé qu'une enquête sur la gestion des fonds de la collectivité par les personnes visées était justifiée. En août 2010, on a de nouveau retenu les services de KPMG pour réaliser l'enquête.

En outre, il a été établi que certaines activités financières menées entre septembre 2009 et mars 2010 en lien avec la gestion du programme de logement devaient faire l'objet d'un examen.

Travaux entrepris

Les transactions financières associées aux activités des personnes visées pour la période allant de 2008 à 2010 ont fait l'objet d'un examen.

Les transactions faites par le service du logement de la Première Nation ont été examinées.

Diverses personnes appartenant à la Première Nation ou travaillant pour elle ont été interrogées et rencontrées.

Tous les documents sur la gouvernance et les documents financiers pertinents ont été examinés, notamment les reports d'écritures, les demandes de paiement, les procès-verbaux des réunions du conseil, les états financiers, les documents sur le logement et les grands livres.

Constatations - Décaissements au profit des parties

Les paiements versés à quatre des personnes visées ont été jugés raisonnables compte tenu des postes qu'elles occupaient au sein de l'administration de la Première Nation.

Une personne a effectivement été largement rémunérée. Toutefois, on a trouvé des factures et une analyse de rentabilisation à l'appui des paiements. Les demandes de paiement avaient été approuvées par la personne responsable à l'époque.

Constatations - Logement

Le chef et bon nombre de conseillers n'ont pas été mis au courant des questions financières visant le service du logement de la collectivité au moment où ces questions sont survenues.

Un certain nombre de situations problématiques relatives aux décaissements du service du logement ont été relevées, par exemple : des travaux de rénovation de propriétés privées payés au moyen des fonds de la collectivités; des chèques émis sans être étayés par des documents justificatifs appropriés; des fonds réservés au logement utilisés dans d'autres secteurs; des paiements injustifiés versés à certaines personnes; le contrôle des paiements n'était pas adéquat.

Sur le montant total des paiements effectués du compte bancaire du service du logement (financé à même les revenus non locatifs d'avril 2009 à mars 2010 ), aucune pièce justificative n'a été trouvée pour des dépenses d'environ 141 000 $.

Bien que les fonds accordés par AADNC à la Première Nation excédaient les dépenses engagées pour les programmes approuvés par AADNC, le compte bancaire était vide.

Constatations - Construction d'un triplex

Un certain nombre de transactions du service du logement ont été attribuées à la construction des « Triplex 2008 » (construits en 2009­-2010). Le projet visait à aménager 34 unités de logement dont le coût total de construction était estimé à quelque 3 M$ (financé par une banque, AADNC et la Première Nation de Sliammon). Le remboursement du prêt bancaire devait provenir des revenus locatifs.

En raison du regroupement des fonds, il est impossible de savoir si des fonds d'AADNC ont été utilisés pour d'autres projets de construction ou d'autres programmes. Le manque de soutien financier pour le projet, le fait que les tâches n'ont pas été séparées et le regroupement des fonds sont autant d'éléments ayant contribué à rendre la Première Nation incapable d'assurer la comptabilité adéquate du projet.

Puisque la Première Nation n'arrivait pas à percevoir la totalité des loyers de ses biens locatifs, elle a manqué de fonds et a dû recourir à d'autres sources de fonds pour honorer son obligation envers la banque. Cela a contribué à accroître le risque que la Première Nation utilise les fonds reçus dans le cadre des programmes d'AADNC afin de s'acquitter d'autres obligations n'ayant aucun lien avec ces programmes.

Constatations - Logement/Meubles

Comme les coûts de construction des Triplex 2008 étaient inférieurs au montant prévu au budget, le chef et les conseillers ont décidé d'inclure 1 000 $ de meubles de base dans chacune des 34 unités de logement. Cependant, on n'a trouvé aucune résolution du conseil à l'appui de ces dépenses. Au cours de l'exercice qui s'est terminé le 31 mars 2010, la Première Nation a engagé des frais de 144 097 $ pour ces articles. Toutefois, dans plusieurs cas, les produits achetés n'étaient pas des articles de base, comme des électroménagers, mais plutôt des articles superflus tels que des chaises de cuir, des télévisions. Par ailleurs, certains de ces articles n'ont pas été livrés sur le site des triplex.

Une entreprise de matériaux de construction avait une entente concernant un bon de commandes ouvert et trois différents comptes avec la Première Nation. Les paiements s'élevaient, au total, à 254 128 $ pour l'exercice qui s'est terminé le 31 mars 2010. La majorité de cette somme a été prélevée du compte du service du logement.

Plusieurs problèmes concernant le système de bons de commandes ont été soulevés : en plus de ne pas tous être paraphés, certains bons n'affichaient pas de montant et d'autres ne contenaient pas de description. Dans certains cas, il s'agissait de bons de commandes ouverts, ce qui signifie que des achats pouvaient être effectués en tout temps auprès du vendeur.

Les registres et les contrôles de la Première Nation à l'égard de ces dépenses étaient de toute évidence inadéquats.

Constatations

Depuis l'embauche du nouveau dirigeant principal des finances embauché par la Première Nation de Sliammon en avril 2010, certaines mesures de contrôle ont été rétablies, limitant ainsi les dépenses.

Certaines indications permettent de croire les conseillers nouvellement élus portent davantage attention aux affaires financières de la collectivité. Par ailleurs, avec l'aide du dirigeant principal des finances, des mesures sont mises en place pour pallier aux lacunes relevées.

Conclusions

De sérieux problèmes de gestion financière résultaient d'une mauvaise répartition des pouvoirs de signature, de l'absence de politiques, d'un contrôle financier interne insuffisant et d'une mauvaise gouvernance.

Au cours de la période visée par l'examen, un manque lié à la gouvernance générale a amené un petit groupe de personnes à prendre des décisions financières et des engagements financiers qui auront un impact important pour la Première Nation, et ce, pour plusieurs années.

Le regroupement des fonds pour le logement accroît le risque que la Première Nation utilise les fonds prévus pour les programmes d'AADNC afin de s'acquitter d'obligations n'ayant aucun lien avec ces programmes.

Recommandations

Il est recommandé de mettre en place des processus appropriés de comptabilité et de reddition de comptes, conformément aux accords de contribution d'AADNC, selon lesquels « le Conseil doit tenir des documents comptables sur tout financement octroyé par AADNC et d'autres ministères fédéraux d'une manière pouvant en permettre la vérification. »

Il est recommandé d'adopter et de mettre en œuvre des politiques et des règlements administratifs précis en matière de gouvernance.