Archivée - Lettre de recommandation de Deloitte & Touche, s.r.l. au Chef de la Première Nation d'Attawapiskat

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Le 28 août 2012

Chef Theresa Spence
Première Nation d'Attawapiskat
C.P. 248
Attawapiskat (Ontario) P0L 1A0

Madame,

Nous avons récemment complété l'audit de l'état des dépenses encourues par la Première Nation d'Attawapiskat pour la période du 1er avril 2005 au 30 novembre 2011, qui visait à déterminer si la Première Nation d'Attawapiskat a respecté les modalités des ententes de financement d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada et de Santé Canada, respectivement.

Notre examen visait principalement à exprimer une opinion sur l'état consolidé des dépenses et non pas à déceler les faiblesses ou les inefficacités de vos systèmes comptables. Toutefois, notre audit a permis de cerner des aspects qui gagneraient à être améliorés, dont nous vous faisons part dans la présente lettre de recommandation. Pour que la Première Nation d'Attawapiskat puisse établir des pratiques de contrôle de la gestion et des pratiques de comptabilité saines qui tiennent compte des activités normales d'audit, des mesures devront être prises pour donner suite aux observations et aux recommandations formulées.

Absence de documents justificatifs pour les dépenses réclamées

Observation

Dans le cadre de notre audit, nous avons examiné 505 transactions afin de déterminer si les dépenses réclamées par la Première Nation d'Attawapiskat ont été encourues conformément aux modalités des ententes de financement entre la Première Nation d'Attawapiskat et Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (400 transactions examinées) ainsi que Santé Canada (105 transactions examinées). Nous n'avons pas pu tirer de conclusion sur 426 transactions (323 transactions de dépenses financées par AADNC et 86 par Santé Canada) en raison du manque de pièces justificatives. En moyenne, 81 % des dossiers ne comportaient pas de pièces justificatives adéquates et plus de 60 % des dossiers n'avaient aucun document sur le motif du paiement.

Incidence

Par conséquent, nous n'avons pas été en mesure de conclure que les dépenses réclamées étaient conformes aux ententes de financement entre la Première Nation d'Attawapiskat et Affaires autochtones et Développement du Nord Canada et Santé Canada, respectivement. L'absence de mécanismes de contrôle de la gestion financière pour assurer la conformité avec les termes et conditions de ces ententes ne respecte pas les exigences relatives aux ententes de financement avec le gouvernement du Canada. Nous étions incapables de déterminer si les fonds ont été utilisés aux fins prévues.

Rien ne démontre que l'organisation a fait preuve de diligence raisonnable dans l'utilisation des fonds publics, notamment dans l'utilisation des fonds pour le logement. À notre avis, les pratiques d'un bénéficiaire de fonds publics dont 81 % des opérations sélectionnées ne sont pas étayées par des pièces justificatives adéquates, sont considérées comme inappropriées.

Recommandation

Nous recommandons que la Première Nation d'Attawapiskat mette immédiatement en œuvre des procédures et des mesures de contrôle financier appropriées, qui lui permettront de démontrer que les dépenses engagées sont étayées par des documents pertinents et que les fonds octroyés par le gouvernement du Canada ont été utilisés conformément aux modalités des ententes de financement entre la Première Nation d'Attawapiskat et le gouvernement du Canada.

Absence de documents étayant les processus et les contrôles

Observation

Dans le cadre de notre audit, nous avons constaté que la direction n'était pas en mesure de prouver qu'elle avait mis en œuvre des processus et des mesures de contrôle financier tout au long de la période visée par l'audit, par exemple :

• des procédures de conservation des documents – les documents d'opérations financières doivent être conservés durant une période appropriée (dans le cas présent, l'entente précise sept ans);
  
  
• une séparation appropriée des tâches devant être réalisées par des personnes différentes;
  
  
• des procédures de rapprochement dans le grand livre général pour les dépenses déclarées; et
  
  
• la mise en œuvre et la surveillance des contrôles clés internes de manière à gérer efficacement les activités.

Par conséquent, rien ne démontre que la Première Nation d'Attawapiskat a fait preuve de diligence raisonnable pour ce qui est du financement fourni par :

• Affaires autochtones et Développement du Nord Canada pour des projets d'habitation; et
  
  
• Santé Canada pour des projets en lien avec la santé.

Incidence

La Première Nation d'Attawapiskat ne peut pas démontrer qu'elle a mis en œuvre des processus financiers et des mécanismes de contrôle financier pour assurer le respect des modalités des ententes de financement avec Affaires autochtones et Développement du Nord Canada et Santé Canada, respectivement.

Recommandation

Nous recommandons que la Première Nation mette immédiatement en œuvre les processus et les mesures de contrôle appropriées pour lui permettre d'adopter des processus, des contrôles et des pratiques de gestion financière efficaces et de respecter les ententes de financement avec Affaires autochtones et Développement du Nord Canada et Santé Canada, respectivement.

Absence de descriptions de tâches officielles

Observation

Dans le cadre de notre audit, la Première Nation d'Attawapiskat ne nous a fourni aucune description de tâches pour les postes touchant la gestion financière des ententes de financement avec Affaires autochtones et Développement du Nord Canada et Santé Canada.

Incidence

L'absence de descriptions de tâches augmente la probabilité que des tâches de gestion financière essentielles ne soient pas accomplies, que la séparation des tâches ne soit pas claire et que les responsabilités ne soient pas comprises ou respectées. L'administration des ressources destinées à des fins particulières dépend de l'utilisation et de la gestion efficaces de ces ressources par les employés, au nom des membres de la Première Nation.

Recommandation

Nous recommandons que la Première Nation d'Attawapiskat mette en place des descriptions de tâches qui comprennent les rôles et les responsabilités de chaque personne contribuant à la gestion des ententes de financement avec Affaires autochtones et Développement du Nord Canada et Santé Canada, et que ces descriptions de tâches mentionnent que tout conflit d'intérêt réel ou apparent doit être évité.

C'est avec plaisir que nous discuterons avec vous de ce qui précède, au moment qui vous convient. Si vous avez des questions ou des préoccupations, n'hésitez pas à communiquer avec nous.

Je vous prie de recevoir, Madame, mes salutations distinguées.

DELOITTE & TOUCHE, s.r.l.

Comptables agréés
Experts comptables autorisés

Serge Desrochers, CA
Associé

c.c.   Dirigeante principale de la vérification et de l'évaluation, Affaires autochtones et Développement du Nord Canada
Directrice, division des modes de financement, Santé Canada