Archivée - Vérification des pratiques de gestion de la région des Territoires du Nord-Ouest

5.1.1 Transparence du processus décisionnel

La structure de gouvernance de la région comprend trois comités importants : le Comité exécutif régional (CER), le Comité des résultats (CR), le Comité des ressources humaines (CRH) et le Comité de la gouvernance (CG). La vérification a révélé que, même si la gestion régionale dispose de structures appropriées sur le plan organisationnelles et celui de la gouvernance, il y a des possibilités d'amélioration en ce qui concerne le processus de production de comptes rendus des discussions et des décisions prises lors des réunions des comités de gouvernance pertinents. Les exemples suivants illustrent cette situation :

• Le CER, présidé par le DGR, a pour mandat d'agir en qualité d'organe décisionnel stratégique pour la région; cependant, aucune donnée probante ne confirme que les décisions sont prises à ce niveau, et les procès-verbaux manquent de renseignements probants indiquant que les discussions à l'appui des décisions ou les recommandations de décisions sont consignées de manière officielle. Dans tous les cas des comptes rendus de réunions échantillonnés à des fins d'examen, le point à l'ordre du jour intitulé « Points décisionnels » ne mentionnait aucune décision (ou la section était laissée vide).
• À la lumière d'un examen des procès-verbaux des réunions du CER, on a constaté l'absence de renseignements probants démontrant que le CER examine et approuve de façon officielle le plan stratégique, les plans d'activités, les budgets, les priorités opérationnelles et les rapports trimestriels de la région. Par exemple, il est indiqué dans le procès-verbal de la réunion du CER du 31 janvier 2011 (section 8 de l'ordre du jour  intitulée « Points décisionnels ») qu'un rapport est joint pour les besoins de l'examen de la Planification intégrée des activités et allocations 2011-2012; cependant, le procès-verbal ne fait pas état de discussions au sujet de ce rapport ni de son approbation.
• Le CR a élaboré un plan d'action annuel afin de coordonner les activités et de permettre la gestion des extrants prévus en temps voulu. Ce plan d'action prévoit la production des rapports trimestriels de la région et pour chacun de ceux-ci, la présentation au CER et la formulation de recommandations à l'intention du DGR. Rien ne semble indiquer dans les procès-verbaux des réunions du CER que des rapports trimestriels et des recommandations lui ont été présentés.

Par conséquent, à défaut de disposer de comptes rendus de décisions documentés (et de documents confirmant les discussions ou les recommandations), il y a un risque accru que la direction régionale ne soit pas en mesure de faire preuve de transparence et de responsabilisation dans ses processus décisionnels ni de démontrer que la direction surveille activement les activités de la région.

Recommandation :

1. Le directeur général régional (DGR) de la région des Territoires du Nord-Ouest devrait  s'assurer  que les comptes rendus des principaux comités de la région constituent un reflet exact des discussions du comité et que, s'il y a lieu, les décisions, les recommandations et les approbations sont  entièrement documentées pour qu'il y a une piste de vérification efficace et faire preuve de transparence et de responsabilisation.

5.2.1 Approbation des dépenses de voyage

Il est important de surveiller la conformité à la politique sur les voyages du gouvernement fédéral afin de démontrer la valeur de l'investissement, de s'assurer que toutes les dépenses de voyage sont engagées dans des limites acceptables et de démontrer la transparence et la responsabilisation du processus. Afin de se conformer à la politique sur les voyages, la région suit les niveaux de pouvoir délégué de signer des documents financiers qui doivent être appliqués après un examen de la gestion des demandes de remboursement de dépenses.

Un échantillon de 25 demandes de remboursement de dépenses de voyage a été sélectionné aux fins de la vérification de la conformité à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte et aux pouvoirs d'approbation délégués. Bien qu'aucun problème de conformité à la politique n'ait été détecté, on a tout de même relevé trois (3) anomalies dans l'application des pouvoirs délégués d'approbation et de signature.

L'application rigoureuse des pouvoirs d'approbation délégués en matière de dépenses est importante pour assurer que les demandes de remboursement des dépenses de voyage sont complètes, exactes et conformes aux politiques et aux procédures pertinentes.

2. Le directeur général régional (DGR) de la région des Territoires du Nord-Ouest devrait s'assurer  le pouvoir délégués de signer des documents approuvant les dépenses de voyage dans la région sont bien compris et appliqué correctement et à ce que le processus de compilation des échantillons de signature est  bien compris et maintenu activement par toutes les personnes à qui ce pouvoir est délégué.

5.3.1 Cadre de mesure du rendement

Pour pouvoir déterminer dans quelle mesure la direction réalise des progrès au regard des activités planifiées, il est important de définir les résultats attendus et les mesures du rendement liés aux objectifs de l'organisation. En outre, il est essentiel pour la direction de surveiller son rendement réel au regard des résultats prévus et de rajuster le tir au besoin.

La mesure du rendement et la production de rapports dans la région des Territoires du Nord-Ouest s'effectuent actuellement en ayant recours à des outils et des activités d'évaluation diverses, notamment : l'examen du plan d'activités intégré et le processus de production des rapports trimestriels. La région a reconnu le besoin de produire plus efficacement des rapports sur le rendement, car cela lui permettra de mesurer ses résultats et d'en rendre compte annuellement en se dotant d'un cadre officiel de la mesure du rendement.

La région procède actuellement à l'élaboration d'un cadre de la mesure du rendement adapté à ses besoins afin de faciliter la surveillance et la production de rapports en temps opportun relativement à des indicateurs de rendement clés. Le cadre est conçu de manière à inclure la définition d'indicateurs cibles et de mesures du rendement dans le but de surveiller les progrès et d'en faire le suivi relativement aux objectifs régionaux et, dans certains cas, aux objectifs ministériels généraux. Le cadre vise également à décrire les outils et les activités de collecte de données et de surveillance aux fins de la mesure du rendement ainsi que les indicateurs qui permettent à la région de mesurer le progrès accompli dans la mise en œuvre des stratégies et l'atteinte des objectifs établis dans le plan stratégique de la région.

Recommandation :

3. Le directeur général régional (DGR) de la région des Territoires du Nord-Ouest devrait s'assurer que le cadre de mesure du rendement actuellement en voie d'élaboration soit finalisé à temps pour le 31 mars 2012, pour que la mise en œuvre puisse en être assurée en 2012-2013 comme fondement de la mesure, la surveillance et la production de rapports sur le rendement de la région en fonction d'un éventail d'indicateurs clés.

5.4.1 Examen annuel du rendement du plan d'activités

Un plan d'activités permet de définir une vision prospective, d'attribuer des ressources, de se concentrer sur les principales activités et les objectifs clés et de trouver les ressources financières et humaines requises. Pour être efficaces, les plans d'activités doivent être mesurables afin qu'il soit possible de faire le suivi des résultats et d'établir des comparaisons par rapport aux attentes.

Pour être en mesure d'exercer une surveillance du rendement relatif aux plans d'activités et d'en rendre compte, il est important d'utiliser un processus officiel rigoureux prévoyant la tenue d'examens périodiques (p. ex. de mi-année et de fin d'exercice) pour évaluer les progrès et dégager une approche axée sur les leçons à retenir pour les activités de planification à venir.

Le budget de la région est établi tout d'abord en recevant les affectations budgétaires annuelles de l'Organisation des affaires du Nord (OAN) destinées à la région des Territoires du Nord-Ouest. L'affectation régionale est ensuite distribuée dans les différentes directions générales de la région par le Comité de la gouvernance (CG). Ensuite, dans les différentes directions, des plans d'activités individuels comprenant des propositions budgétaires sont élaborés et examinés par le CG puis consolidés de manière à former le Plan d'activités intégré de la région, qui est ensuite approuvé par le président du CG avant de recevoir l'approbation finale du DGR. Un Comité de planification intégrée des activités relevant du CG est investi de la responsabilité de scruter à la loupe les budgets de la Direction pendant l'élaboration et l'approbation du budget définitif.

Chaque gestionnaire de centre de responsabilité (GCR) est tenu d'élaborer un plan d'activités pour sa région, et la Direction de la politique et de la planification leur fournit un document d'orientation en matière de planification afin d'assurer une certaine uniformité pour ce qui est de l'approche et de la documentation. Ce document fournit une orientation pour ce qui est de la préparation et de l'achèvement des plans d'activités qui aboutit à la production du Plan d'activités intégré global de la région. Il oriente la façon de documenter les principales activités du GCR, des ressources humaines, de la GI‑TI et des plans financiers pour l'année financière visée. Le plan d'activités fournit de l'information sur les objectifs opérationnels de chaque GCR, de manière à s'assurer qu'ils soient en harmonie avec les objectifs, les priorités, les stratégies et l'architecture des activités de programme de la région.

Il a été indiqué qu'un examen de mi-exercice des plans d'activité du GCR a été réalisé; dans le cadre de cet examen, les directeurs/gestionnaires concernés ont fait la mise à jour de la situation à l'intention du Comité de planification intégrée des activités, présidé par le Directeur, Matière de politiques et de planification. À la fin de l'année, toutefois, le processus n'a pas été répété pour déterminer les réalisations effectuées par rapport aux plans d'activités, et pour cerner ce qui pourrait être amélioré et/ou quelles leçons  pourraient être retenues en vue de les intégrer dans les plans de l'année à venir.

Recommandation :

4. Le directeur général régional (DGR) de la région des Territoires du Nord-Ouest veille à ce devrait s'assurer que soit effectué un examen de fin d'exercice des plans d'activités de la Direction pour assurer que les activités aient lieu et que les objectifs soient atteints conformément à l'énoncé et identifier  les domaines à améliorer ainsi que les leçons tirées afin de les intégrer aux activités de planification subséquentes.

5.5.1 Profil de risque régional

AADNC s'attend à ce que les régions comprennent les principaux risques qui menacent leur capacité à atteindre leurs objectifs, et à ce qu'elles aient mis en place des plans d'atténuation adéquats. Le fait d'avoir une stratégie dûment documentée en matière de gestion du risque permet à la direction de mieux cerner, décrire et comprendre les risques potentiels pouvant faire obstacle à l'atteinte des objectifs de l'organisation et de déterminer le degré d'exposition à ces risques, compte tenu des mécanismes de contrôle en place et des activités d'atténuation. Cette vérification portait sur les activités de gestion des risques exercées dans la région.

La vérification a révélé que l'approche adoptée par la région à l'égard de la gestion du risque est énoncée officiellement dans un cadre de gestion du risque, document qui est encore à l'état d'ébauche. Afin d'assurer que les risques définis soient gérés et surveillés, il sera important que la région finalise son approche officielle de la gestion continue du risque. La vérification a également révélé que les risques cernés dans les plans d'activité du centre de responsabilité ne sont pas groupés de manière à produire un profil ou un registre général des risques à l'échelle régionale.

Le profil de risque régional antérieur, élaboré et achevé en 2008, n'est pas aligné sur les risques qui caractérisent la situation actuelle de la région, lesquels sont précisés dans chacun des plans d'activités du GCR, ce qui le rend désuet. Par ailleurs, la direction n'utilise actuellement aucun mécanisme officiel continu lui permettant d'évaluer et de surveiller les risques régionaux ou les progrès réalisés grâce aux mesures d'atténuation des risques, et lui permettant d'en rendre compte.

Selon le plan d'action 2011-2012 du Comité des résultats, la région s'est engagée à mettre au point un profil de risques régional et a indiqué que le CR serait responsable de la surveillance des risques indiqués dans ce profil sur une base trimestrielle. L'élaboration d'un profil de risques régional est une importante mesure de surveillance de la gestion et de la gouvernance. Un profil de risques régional doit être fondé sur une approche documentée, utiliser des modèles normalisés et des critères d'évaluation en plus d'être appuyé par une évaluation des risques officielle. Il doit par ailleurs être accompagné de plans de mesures d'atténuation et d'un rigoureux processus de surveillance. Les résultats des évaluations des risques périodiques peuvent être utilisés par la direction aux fins de la planification continue et de la prise de décisions sur les affectations budgétaires et la répartition des ressources, car ils permettent de concentrer les efforts et les ressources dans les domaines où les risques sont plus élevés.

Recommandation :

5. Le directeur général régional (DGR) de la région des Territoires du Nord-Ouest devrait s'assurer que le cadre de gestion du risque pour la région soit finalisé et approuvé, ce qui appuie la création d'un profil de risque actualisé pour la région.  L'expertise ministériel en matière de gestion du risque devrait être mis à profit dans la mesure où elle est pertinente et pratique de le faire afin d'élaborer une approche officielle et documentée de la gestion du risque, comprenant  un processus continu et une structure de gouvernance pour définir, évaluer et surveiller les mesures d'atténuation du risque.

5.6.1 Normes de service à la clientèle externe

L'établissement du service axé sur le client, la gestion des attentes des clients externes et la capacité d'améliorer le fonctionnement pour mieux répondre aux besoins des clients sont autant de facteurs importants pour la prestation de services aux clients externes de la région. En mettant en œuvre une approche axée sur le service à la clientèle, il est important que les bureaux régionaux définissent des normes de services externes qui soient activement communiquées aux clients, gérées, surveillées et améliorées, en plus d'être fondées sur la rétroaction sollicitée auprès des clients. L'élaboration de ces normes doit se faire selon une approche nationale cohérente qui établit un juste équilibre entre les efforts que déploie le Ministère pour améliorer la qualité des services aux bénéficiaires et la réduction du fardeau des rapports.

Dans la région, des normes de service externe sélectionnées ont été mises en place pour les fonctions et les activités de réglementation et ont été définies par la législation. Par exemple, les fonctions et les services de réglementation exécutés par la région à l'égard des terres et des ressources naturelles sont encadrés par des normes de services clairement définies par des règlements (permis de prospection, permis relatif au régime foncier).

En interrogeant la direction régionale, les responsables de la vérification ont constaté toutefois que des normes officielles de prestation de services aux clients externes et les délais d'exécution prévus n'avaient pas été déterminés pour les bénéficiaires de paiements de transfert et pour les services fournis directement aux clients autochtones. Par conséquent, il n'y a pas de processus encadrant la gestion et la surveillance des normes de service, et la capacité de la région de solliciter la rétroaction de ses clients externes et d'y répondre est limitée.

Il convient de mentionner qu'AADNC a amorcé la mise en œuvre d'une initiative pan ministérielle visant à définir les normes de prestation de services externes pour les régions; cependant, il n'y a pas encore de liste de normes de prestation des services externes. Il est donc difficile pour la direction régionale d'établir des attentes ou de fournir aux clients externes des délais d'exécution concrets, ce qui pourrait diminuer le degré de satisfaction de la clientèle ou en augmenter la variabilité. L'absence de normes de prestation de services externes bien établies et gérées accroît le risque que la direction ne soit pas en mesure d'évaluer son efficacité à répondre aux attentes de la clientèle, ou d'y répondre de façon uniforme, ni d'améliorer de façon continue son approche de la prestation de services et les mécanismes pour ce faire.

Recommandation :

6. Le directeur général régional (DGR) de la région des Territoires du Nord-Ouest devrait poursuivre la collaboration avec les autres régions et  secteurs d'AADNC pour définir les services que le Ministère offre à sa clientèle externe et établir les objectifs de rendement pour la prestation de ces services dans le cadre des mesures permanentes de gestion et d'évaluation de ces normes.

5.7.1 Suivi des vérifications précédentes

Une intendance efficace comprend des processus qui permettent à la direction de prendre des mesures en réponse aux constatations et aux recommandations des rapports de vérification antérieurs.

Deux vérifications antérieures ont eu lieu en 2010 dans la région : une vérification menée par la Commission de la fonction publique (CFP), une vérification d'assurance de la qualité réalisée par la Direction générale des services de ressources humaines et du milieu de travail d'AADNC (DGSRHMT).

La vérification menée par la CFP portait sur AADNC au complet, et les mesures de gestion de la direction résultant des recommandations contenues dans ce rapport sont toutes gérées directement par la DGSRHMT d'AADNC par l'entremise du Plan de travail sur les ressources humaines.

Le rapport final de la vérification d'assurance de la qualité de la DGSRHMT a été publié le 12 décembre 2011, et c'est pourquoi la DGSRHMT n'a pas encore demandé à la région de préparer un plan d'action.

Recommandation :

Aucune recommandation n'a été formulée à cet égard.

5.7.2 Intégration des ressources humaines à la budgétisation

Pour optimiser l'utilisation de son capital humain à l'appui de l'atteinte des objectifs de la région, il est important d'harmoniser la planification des ressources humaines avec la planification stratégique et opérationnelle, et que cette planification comprenne de l'information sur les ressources financières connexes. Si la direction n'a pas une bonne compréhension des ressources humaines et financières dont elle a besoin pour mettre en œuvre les activités qu'elle prévoit, elle aura de la difficulté à déterminer convenablement les besoins réels de l'organisation.

Dans la région, la planification des ressources humaines est en harmonie avec les objectifs opérationnels grâce au processus de planification des activités. En effet, chaque plan d'activités précise les priorités en matière de dotation et les stratégies à court terme qui doivent être mises en œuvre pour atteindre les objectifs établis.

Le directeur général régional approuve les plans d'activités, sur la recommandation du Comité de planification intégrée des activités, ce qui comprend l'approbation des exigences liées aux ressources humaines et des exigences salariales connexes. Tous les salaires sont comptabilisés et gérés centralement, en tenant compte du budget disponible et des besoins en matière de dotation cernés dans le cadre du processus de planification des activités, et sont assujettis à l'approbation du directeur général régional.

Recommandation :

Aucune recommandation n'a été formulée à cet égard.