Archivée - Examen du bureau régional de l'Atlantique et du Plan d'action de gestion
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Date : 2010
Format PDF (122 Ko, 13 pages)
Table des matières
- Portée de l'examen
- Méthode d'examen
- Conclusions : rôle de la région de l'Atlantique auprès de la Première nation de Tobique
- Conclusions : la région de l'Atlantique et le projet de la nouvelle école de la Première nation de Tobique
- Conclusions : surveillance et contrôle par le bureau régional des autres Premières nations de la région
- Conclusions : fonction de contrôle de l'AC d'AINC
- Réponse de la direction aux conclusions : commentaires généraux
- Réponse de la direction aux conclusions : mesures de suivi
Portée de l'examen
Examen du rôle du bureau régional de l'Atlantique relativement aux enjeux associés à la Première nation de Tobique
Examen de la gestion du projet de l'école dans la Première nation de Tobique par le bureau régional de l'Atlantique
Examen de la gestion, de la surveillance et du contrôle de la région de dix autres Premières nations dans la région
Examen de la fonction de surveillance de l'AC d'AINC
Méthode d'examen
Entrevues et examen de la documentation sur les ententes de financement entre la Première nation de Tobique et le bureau régional.
Examen de la documentation et entrevues portant sur la gestion de la construction de l'école de la Première nation de Tobique.
Examen de la situation financière et des interventions auprès d'un échantillon de dix Premières nations dans la région de l'Atlantique. L'échantillon comprenait à la fois des Premières nations en situation de déficit et de surplus.
Examen des procès-verbaux du Comité régional de vérification et de responsabilisation.
Examen des mesures d'intervention prises par la région sur une période de dix ans.
Entrevue avec des membres clés du personnel de la région qui sont chargés de traiter avec les Premières nations échantillonnées.
Entrevue avec du personnel de l'AC afin de déterminer les méthodes utilisées pour établir les renseignements fournis par les régions dans le but de surveiller la situation financière des Premières nations.
Examen de la documentation servant à l'établissement des rapports utilisée par l'AC et les régions au sujet de la situation financière des Premières nations.
Conclusions : rôle de la région de l'Atlantique auprès de la Première nation de Tobique
Certaines décisions et mesures prises par le bureau régional dans ses rapports avec la Première nation de Tobique ne correspondaient pas aux politiques d'AINC et du SCT.
- Le financement pour les frais de scolarité n'a pas été refusé, mais aurait dû l'être.
- Elle a permis à la Première nation de réaffecter le financement d'AINC en tant que garantie pour des prêts bancaires.
- La conformité n'est pas exécutée quant aux conditions des modifications pour des projets d'immobilisation et de développement économique.
- Les fonds qui n'ont pas été utilisés aux fins prévues ne sont pas recouvrés.
- Les fonds pour financer les projets ne sont pas avancés correctement.
- Garanties de prêt ministérielles inappropriées.
- Aucun plan en place pour gérer les manques à gagner dans le financement.
- La gestion par un tiers n'a pas été mise à exécution au moment où elle aurait dû l'être.
Les décisions prises par le bureau régional ont contribué en partie aux difficultés financières de la Première nation de Tobique.
Conclusions : la région de l'Atlantique et le projet de la nouvelle école de la Première nation de Tobique
En raison de la nature de ce projet et des problèmes de gestion financière dans cette Première nation, il y a lieu de prendre des précautions particulières, notamment :
- AINC doit s'assurer qu'un contrôleur financier indépendant de la Première nation surveille l'administration et les coûts du projet.
- AINC doit examiner minutieusement les coûts et les produits de travail de toute entité qui appartient à la Première nation servant à mener à bien le projet.
- L'utilisation d'avances en espèces doit être restreinte.
Conclusions : surveillance et contrôle par le bureau régional des autres Premières nations de la région
L'utilisation de diagrammes de tendances financières par la région en tant qu'outil de surveillance et d'évaluation s'avère utile. D'autres mesures de contrôle de la qualité sont nécessaires pour assurer l'uniformité des données financières avec les états financiers vérifiés.
Il faut améliorer les communications en ce qui concerne le financement, la conformité et les recouvrements, surtout sur l'impact potentiel de ces derniers sur la situation financière d'une Première nation.
Actuellement, la région accorde une grande importance au pourcentage de déficit cumulé pour évaluer la stabilité financière d'une Première nation.
La région n'a pas de politique sur la fréquence des réunions avec les Premières nations. Les réunions avec les Premières nations qui ne sont pas visées par un plan de redressement ne sont pas tenues régulièrement. Il faut rendre systématiques la rédaction de comptes rendus de réunions et le suivi sur ces réunions.
L'examen des résultats financiers des Premières nations était inadéquat, pour les raisons suivantes.
Le manque de connaissance des nouvelles règles du Conseil sur la comptabilité dans le secteur public (CCSP) et de leurs répercussions par le personnel de la région.
Le manque de capacité, qui empêche le personnel de la région de mener des examens détaillés des états financiers.
Le fait que le personnel de la région s'en remet trop à l'évaluation d'une Première nation par le vérificateur.
La différence de présentation des renseignements financiers figurant dans les états financiers des Premières nations porte à confusion.
La présentation au CCSP pourrait ne pas répondre aux besoins d'AINC quant à l'évaluation de la situation financière d'une Première nation et à son utilisation des fonds d'AINC.
Conclusions : fonction de contrôle de l'AC d'AINC
Absence de contrôle
- Au moment de l'examen, l'AC d'AINC ne menait aucun examen proactif de la situation des Premières nations au Canada.
- L'AC d'AINC n'a aucun moyen de cerner les enjeux dans les régions ni les manques de concordance entre les pratiques ou politiques de régions ou de Premières nations différentes.
Recommandations
- L'AC d'AINC devrait mettre sur pied une fonction de surveillance qui permettra à l'AC de dégager de façon proactive les Premières nations qui posent problème.
- L'AC d'AINC devrait cerner les principales mesures à ajouter au Système de paiements de transfert aux Premières nations et aux Inuits (PTPNI) du Ministère et les revoir régulièrement. Pour ce faire, il faut mettre en place des règles sur des états financiers vérifiés uniformes et complets normalisés et uniformiser les entrées dans le système de PTPNI.
- L'AC d'AINC doit prendre les mesures nécessaires pour doter les régions de la capacité nécessaire et examiner adéquatement le rendement financier des Premières nations.
Réponse de la direction aux conclusions : commentaires généraux
Le bureau régional a pris des mesures pour régler les domaines problématiques et a cerné certaines faiblesses, dont les suivantes : besoin de surveillance active par la haute direction des dossiers d'intervention; améliorations du cadre de contrôle de gestion; collaboration avec le bureau régional pour améliorer la fonction du PGQ; réaffectation des ressources en fonction du risque et amélioration de la fonction de reddition de comptes; améliorations du PTPNI et de la formation sur le PTPNI.
Il y a encore beaucoup à faire concernant les règles du CCSP. Il faudra obtenir le soutien du DPF pour fournir les outils et indicateurs nécessaires à l'évaluation des états financiers des bénéficiaires, et offrir de la formation additionnelle à cet égard. La région compte bientôt faire appel à Services de vérification Canada dans le cadre du processus d'examen et de vérification.
La décision d'approuver ou non une garantie d'emprunt ministérielle (GEM) dépend largement des renseignements fournis notamment par les cogestionnaires. Ce sont des décisions difficiles à prendre eu égard aux répercussions négatives importantes que pourrait avoir un refus sur une collectivité.
La politique sur les paiements de transfert permettait des avances d'une année à l'autre dans le cadre d'une entente quinquennale. Il a été jugé acceptable de rajuster le flux de trésorerie au cours d'un exercice financier.
Ce genre de situation fera l'objet d'un examen beaucoup plus minutieux maintenant, et la gestion de l'encaisse sera uniquement considérée en cas d'exception.
Les problèmes à l'origine des difficultés de la Première nation de Tobique existent depuis des décennies.
Des facteurs externes comme des conflits internes dans la collectivité, la présence de Peace Hill Trust, la présence de terminaux de loterie vidéo, l'élargissement du financement provincial et l'impact de la décision Marshall ont tous eu un effet plus marqué sur la situation financière de la collectivité que les mesures prises par le bureau régional de l'Atlantique.
Réponse de la direction aux conclusions : mesures de suivi
Un groupe de travail de la Première nation de Tobique a été créé; il a pour mandat de régler les questions financières et d'exécution des programmes, comprenant tous les bailleurs de fonds fédéraux.
Le comité de gestion régional, avec la participation du bureau du DPF -AC examinera à intervalles mensuels l'état de tous les dossiers d'intervention.
Les paramètres des ententes de financement ont été révisés pour définir clairement le besoin de conclure et de mettre en place des ententes sur les frais de scolarité avec les provinces avant qu'AINC transfère les fonds.
Signature d'un protocole d'entente par AINC, la province du Nouveau-Brunswick et les Premières nations du Nouveau-Brunswick. Le protocole établit une méthode globale de gestion des questions liées à l'éducation et aux arriérés entre toutes les parties.
Toutes les institutions financières ont été informées des obligations en vertu d'une EFMPN, notamment que les résolutions de conseils de bande sur une réaffectation irrévocable des fonds d'AINC ne peuvent être imposées à AINC.
La région suit maintenant la nouvelle politique sur les DPF et a créé un guide régional qui dicte les processus d'approbation.
La région a renforcé son cadre de contrôle de gestion relativement à la conception d'une directive de recouvrement qui indique clairement les rôles et responsabilités.
Le besoin d'approbations de DPF est maintenant à l'ordre du jour du Comité de vérification et de responsabilisation de la région et de la haute direction.
La région collabore avec la Première nation de Tobique pour régler les arriérés sur les prêts.
La région a réaffecté des ressources pour aider le personnel de première ligne à l'égard de la fonction de reddition de comptes. Une unité de la conformité a été créée et dotée en personnel.
La région se conforme au cadre de contrôle de gestion et au cadre de gestion de la qualité, ainsi que la politique de gestion de la trésorerie.
La région a amélioré sa surveillance et ses contrôles de base en mettant au point des indicateurs stratégiques, en menant des surveillances continues et en examinant régulièrement les dossiers d'intervention.
Le bureau du DPF a consolidé ses mises à jour sur les bénéficiaires visés par une intervention pour faciliter une surveillance plus active.
Depuis le 1er janvier 2010, toutes les régions doivent mettre à jour la date du plan de mise en œuvre dans le PTPNI. À compter du 1er avril 2010, des rapports sommaires, dont une liste des PN visées par une intervention, sont transmis tous les mois au DFS, au DSM et au DGRA. Le centre d'expertise fournira des statistiques et transmettra les points saillants sur le plan de mise en œuvre à la haute direction (CGF) tous les trimestres.
Un outil d'évaluation générale et d'évaluation de l'état de préparation a été créé à l'AC pour déterminer les PN qui gèrent des risques élevés afin de documenter la nature des ententes et les besoins en matière de développement des capacités.
La gouvernance et le contrôle du projet des écoles sont adéquats. La région, de concert avec le DPF, la DPVE et le bureau régional, a conçu un modèle d'entente national qui atténuera les risques.