Archivée - Examen des pratiques de gestion du Secteur des programmes et des partenariats en matière d'éducation et de développement social (SPPEDS) et du Secteur des opérations régionales (SOR)

Rapport final
date : Octobre 2009

Format PDF (151 Ko, 25 pages)

Table des matières

• Objectifs de l'examen
• Méthodologie
• Contexte
• Ressources humaines - Contexte* SPPEDS
• Ressources humaines - Contexte* Opérations régionales
• Subventions et contributions - Contexte
• Observations - Points forts
• Observations - Points à améliorer
• Observations - Points à améliorer (RH)
• Observations - Points à améliorer (marchés)
• Recommandations

Objectifs de l'examen

L'examen des pratiques de gestion vise à :

• aider les gestionnaires des secteurs à évaluer l'efficacité de leurs pratiques et contrôles de gestion par rapport à leurs objectifs;
• signaler aux cadres supérieurs les points forts et les lacunes dans les pratiques de gestion en usage au Ministère;
• servir de base à l'exercice de planification de la vérification fondée sur le risque, entreprise par le SVE, pour que les futures vérifications portent sur les domaines et les systèmes de contrôle horizontaux présentant les niveaux de risque les plus élevés.

Méthodologie

Les travaux ont été effectués sur place en août 2009 dans le Secteur des programmes et des partenariats en matière d'éducation et de développement social (SPPEDS) et dans le Secteur des opérations régionales (SOR).

Un nombre total de 28 entrevues ont été effectuées, principalement avec des SMA, des DG , des directeurs, des gestionnaires et des membres du personnel, du SPPEDS et du SOR. Des représentants des bureaux régionaux, de la DGRH et du Secteur du DPF ont aussi été rencontrés en entrevue à cause de leurs liens étroits et de leurs interdépendances avec ces secteurs.

Pour les deux secteurs, un échantillon aléatoire (discrétionnaire dans les domaines à haut risque) a été sélectionné pour examen et comprenait 56 opérations en matière de ressources humaines (dotation, classification, dépenses de formation par rapports aux plans d'apprentissage actuels, heures supplémentaires et congés), cinq dossiers de subventions et contributions et 37 transactions relatives à la passation de marchés pendant l'exercice financier 2008-2009.

Les renseignements démographique fournis par les deux secteurs, à partir desquels un échantillon de transactions a été sélectionné, ont été regroupés pour l'exercice financier 2008-2009.

Contexte

Le 1er septembre 2008, le Secteur des politiques socio-économiques et des opérations régionales (SPSOR) a été divisé en deux secteurs dans le cadre d'une restructuration ministérielle : le SPPEDS et le SOR. L'examen vise donc ces deux secteurs et met l'accent sur les pratiques de gestion en usage depuis les 1er septembre 2008.

Le SPPEDS et le SOR ont convenu de mettre à l'essai un modèle de services ministériels dont les fonctions sont partagées entre les deux secteurs, notamment le soutien aux ressources humaines, aux finances et aux marchés.

La restructuration a aussi entraîné le déplacement de la Direction de la gouvernance des Services fonciers et fiduciaires (SFF) aux OR. Comme la Direction de la gouvernance avait déjà fait l'objet d'un EPG lorsqu'elle relevait des SFF, moins d'emphase a été mise sur ce secteur.

Ressources humaines - Contexte* SPPEDS

L'effectif total du SPPEDS au 31 décembre 2008 s'élevait à 124 personnes (y compris celles qui sont nommées pour une période indéterminée et celles qui le sont pour une période déterminée de plus de trois mois).

L'effectif est principalement composé de personnes nommées pour une période indéterminée (96 % en date du 31 décembre 2008) et une vaste majorité de celui-ci a comme première langue officielle l'anglais (68,5 % en date du 31 décembre 2008).

La plupart des employés (79,8 %) font partie du groupe Économique, sociologique et statistique (ES) (47,6 %), Administration des programmes (PM) (16,9 %) ou Services administratifs (AS) (15,3 %).

Bien que l'âge moyen des employés du SPPEDS soit de 42,7 ans, 24 d'entre eux (19,4 %) pourront prendre leur retraite d'ici les cinq prochaines années; ce qui est inférieur à la moyenne ministérielle nationale de 20,5 %.

Ce secteur compte 21,8 % d'employés autochtones, comparativement à 27,6 % pour l'ensemble de l'effectif d'AINC (par rapport à un objectif de 50 % dans ce secteur et au Ministère).

*Les statistiques sur les RH présentées dans ce rapport sont fondées sur le Tableau de bord des RH – SPPEDS 1er avril 2008 – 31 décembre 2008

Ressources humaines - Contexte* Opérations régionales

L'effectif total du SOR au 31 décembre 2008 était de 89 personnes (y compris celles qui sont nommées pour une période indéterminée et celles qui le sont pour une période déterminée de plus de trois mois).

L'effectif est principalement composé de personnes nommées pour une période indéterminée (97,8 % en date du 31 décembre 2008) et la majorité de celui-ci a comme première langue officielle l'anglais (55,1 % en date du 31 décembre 2008).

La plupart des employés (87,7 %) font partie du groupe Services administratifs (AS) (32,6 %), Administration des programmes (PM) (32,6 %) ou Économique, sociologie et statistique (ES) (22,5 %).

Bien que l'âge moyen des employés du SOR soit de 40,5 ans, 11 d'entre eux (12,4 %) pourront prendre leur retraite d'ici les cinq prochaines années; ce qui est inférieur à la moyenne ministérielle nationale de 20,5 %.

Ce secteur compte 27 % d'employés autochtones, comparativement à 27,6 % pour l'ensemble de l'effectif d'AINC (par rapport à un objectif de 50 % dans ce secteur et au Ministère).

*Les statistiques sur les RH présentées dans ce rapport sont fondées sur le Tableau de bord des RH – SPPEDS 1er avril 2008 – 31 décembre 2008

Subventions et contributions - Contexte

Le SPPEDS et le SOR comptent peu d'accords de subvention et de contribution. Les dépenses totales de ces secteurs s'élevaient à 9 862 798 $ ou 41 accords en 2008-2009 (ce qui représente moins de 0.1 % du nombre total de S et C au Ministère).

Le plus important accord conclu en 2008-2009 est celui qui a été conclu avec la Keewatin Career Development Corporation, pour un montant total de 2 007 924 $ (représentant 20,4 % du total).

Observations - Points forts

Planification stratégique et opérationnelle

Le SPPEDS et le SOR ont leur propre processus officiel de planification stratégique et opérationnelle ou des activités, qui permet d'aligner les objectifs du secteur sur les priorités du Ministère. Les progrès réalisés en fonction des plans font l'objet d'un rapport trimestriel.

Les deux secteurs continuent d'élaborer des plans d'activités et des plans de travail plus spécifiquement liés aux priorités stratégiques, qui permettent au personnel de comprendre en quoi leur travail appuie les priorités du Ministère.

• Parmi les trois accords de rendement inclus dans l'échantillon, les objectifs liés au rendement du personnel étaient alignés sur chacun des objectifs des secteurs.

Gestion du risque

Les risques ministériels attribués à chacun des SMA ont fait l'objet d'évaluations spécifiques en vue d'élaborer des plans de gestion des risques plus détaillés, y compris une planification détaillée en cas d'urgence.

Responsabilité et autorité

La restructuration est vue d'un œil positif par le personnel dans les deux secteurs, ce qui donne lieu à une responsabilité accrue.

• Les ressources, les liens hiérarchiques et l'attention de la direction ont été répartis entre les programmes/politiques (SPPEDS) et le soutien à la mise en œuvre/régional (SOR).
• On considère avoir surmonté les « difficultés croissantes ».

Délégation d'autorité financière

Tous les gestionnaires de centres de responsabilité (GCR) identifiés durant l'examen des transactions liées aux finances, aux marchés et aux RH avaient des pouvoirs délégués valides et appropriés.

Gestion des RH

Les dossiers de classification étaient bien tenus et documentés. Parmi les sept échantillons sélectionnés, aucune irrégularité n'a été constatée.

Gestion financière

L'unité administrative offre un important soutien aux deux secteurs. Toutes les directions du SPPEDS et du SOR rencontrées en entrevue avaient de bons commentaires à propos du soutien accordé par l'équipe d'examen.

Coordination des programmes et des activités

Les représentants des secteurs et des régions ont remarqué la présence de solides voies de communication dans le SPPEDS et le SOR.

Les commentaires des régions indiquent qu'elle ont un lien solide avec les deux SMA et qu'elles sentent, à juste titre, que les OR sont la voix et le champion des régions à l'AC.

Mesure du rendement et présentation de rapports

Des cadres de mesure du rendement par résultat stratégique sont en cours d'élaboration. Même s'il est difficile d'établir des objectifs appropriés, les secteurs cherchent des substituts au fur et à mesure qu'ils avancent vers des objectifs plus solides.

Des indicateurs de rendement sont établis pour chaque programme; toutefois, il est plus difficile d'élaborer des indicateurs de rendement pour les secteurs de dépenses du SPPEDS.

La surveillance du rendement en fonction des indicateurs s'effectue dans le cadre du processus de présentation de rapports trimestriels.

Les rapports trimestriels régionaux sont reçus, regroupés et utilisés pour évaluer le rendement de programmes spécifiques.

Subventions et contributions

Un examen détaillé de cinq dossiers de S et C dans les deux secteurs n'a révélé aucune irrégularité.

• Les opérations de S et C et les versements respectifs sont approuvés par les autorités appropriées;
• Les rapports exigés sont surveillés et un suivi assidu est effectué pour les rapports manquants;
• Les dossiers de G et C sont bien organisés et gérés.

Cartes d'achats

L'examen de dix cartes d'achats n'a révélé aucune irrégularité.

• Les états de compte concordaient avec les factures respectives et tous les dossiers examinés comportaient une approbation de paiement en vertu de l'article 34.

Observations - Points à améliorer

Responsabilité et autorité et coordination des programmes

Depuis la restructuration, les représentants des secteurs et des régions ont remarqué une certaine confusion relative aux principales responsabilités liés au Programme des infrastructures et au Programme des immobilisations, car toutes les activités ne sont pas maintenues dans un secteur.

Gestion des RH

Les représentants des secteurs et des régions ont remarqué que le taux de roulement élevé du personnel était un obstacle important à l'atteinte de leurs objectifs stratégiques et opérationnels. Beaucoup de temps a été consacré pour informer les principaux employés de soutien (p. ex., les CGF, les conseillers en RH) des pratiques sectorielles et des plans stratégiques et opérationnels à cause de la variation de ces effectifs.

Observations - Points à améliorer (RH)

1. Parmi les 28 opérations de dotation examinées, les irrégularités suivantes ont été constatées :
   
   
   1. trois dossiers de dotation étaient introuvables (SPPEDS);
   2. dans une opération, la date de début d'emploi était antérieure à la lettre d'offre signée (SOR);
   3. un dossier de dotation ne justifiait pas l'utilisation d'un processus non annoncé (SPPEDS);
   4. dans cinq opérations, il n'y avait pas d'énoncé des critères de mérite au dossier (SPPEDS – 3; SOR – 2);
   5. dans une opération, une lettre d'offre avait été signée par l'employé environ quatre mois après la date de début d'emploi (SPPEDS).
2. Parmi les sept opérations examinées, une avait été approuvée environ quatre mois après le retour des vacances (SOR).
3. Parmi les sept opérations examinées concernant les heures supplémentaires, aucune ne comportait de preuve d'approbation préalable et deux ne comportaient pas de preuve d'approbation préalable à une date ultérieure (SOR).
4. Parmi les sept employés sélectionnés pour un examen de la formation suivie, un employé ne disposait d'aucun plan d'apprentissage élaboré dans les trois mois suivant la date de début d'emploi (SOR).

Observations - Points à améliorer (marchés)

1. Parmi les 12 marchés à fournisseur unique (marchés de moins de 25 000 $) examinés, les irrégularités suivantes ont été constatées :
   
   
   1. dans une transaction, il n'y avait aucune preuve selon laquelle l'entrepreneur avait signé le contrat avant le début des travaux (SOR);
   2. dans cinq transactions, il n'y avait aucune preuve selon laquelle l'approbation en vertu de l'article 34 avait été obtenue avant le paiement des factures correspondantes (c'est-à-dire qu'aucune date en vertu de l'article 34 n'était inscrite sur les factures) (SPPEDS).
2. Parmi les 15 offres à commandes, commandes subséquentes et accords d'approvisionnement examinés (contrats de plus de 25 000 $), les irrégularités suivantes ont été constatées :
   
   
   1. trois transactions ne comportaient pas de contrat signé au dossier (SPPEDS – 1; SOR – 2);
   2. dans une transaction, le dossier comportait un formulaire de commande approuvé par le GCR (article 32) mais non signé par un représentant du secteur doté de pouvoirs financiers délégués (SPPEDS);
   3. dans une transaction, le travail à contrat avait débuté et avait été facturé avant la signature du contrat (SPPEDS);
   4. cinq transactions ne comportaient aucune preuve selon laquelle l'approbation en vertu de l'article 34 avait été obtenue avant le paiement des factures correspondantes (c'est-à-dire qu'aucune date en vertu de l'article 34 n'était inscrite sur les factures) (SPPEDS – 2; SOR - 3).

Recommandations

La transition des secteurs c'est effectué sur des bases solides pendant la restructuration. Nous encourageons le SPPEDS et le SOR à continuer de miser sur les pratiques de gestion solides actuelles.

En particulier, nous faisons la recommandation suivante au SPPEDS et au SOR concernant la gestion financière :

Comme la structure actuelle de l'unité administrative partagée semble fonctionner efficacement, les secteurs devraient songer à conserver cette structure, en garantissant des niveaux de dotation appropriés (par la planification de la relève et les activités de recrutement) et en définissant bien les rapports hiérarchiques avec les deux SMA des secteurs. La structure devrait être examinée de façon périodique afin de confirmer qu'elle répond toujours aux besoins de chaque secteur.

Nous faisons la recommandation suivante au SPPEDS et au SOR concernant la responsabilité et l'autorité et la coordination des programmes :

Les rôles et les responsabilités afférentes au Programme des infrastructures et au Programme des immobilisations devraient être énoncés clairement, documentés et communiqués aux secteurs et aux régions. Un rapport hiérarchique clair devrait être établi afin d'éviter toute confusion, inefficacité ou dédoublement des efforts.

Nous faisons les recommandations suivantes au SPPEDS, au SOR et au Secteur des RH concernant les RH :

La DGRH et les GCR des secteurs devraient continuer à collaborer en vue de garantir que les dossiers des RH complets, exacts et tenus à jour, notamment :

• tenir les dossiers des RH par des mesures de dotation pour que la documentation soit complète;
• appuyer l'utilisation d'un processus non annoncé;
• garantir l'obtention des pouvoirs délégués pour les RH et de la signature de l'employé avant la date de début d'emploi;
• conserver un énoncé des critères de mérite au dossier.

des plans d'apprentissage devraient être préparés pour les nouveaux employés dans les trois mois suivant leur date de début d'emploi et un suivi approprié de la formation suivie par rapport aux plans prévus devrait être effectué;

des formulaires devraient être remplis pour les heures supplémentaires afin de prouver l'approbation des heures supplémentaires effectuées;

les demandes de congé devraient systématiquement être approuvées au préalable dans People Soft, au besoin.

Nous faisons les recommandations suivantes au SPPEDS, au SOR et au Secteur du DPF concernant les marchés :

Le Secteur du DPF, l'unité administrative et le Secteur des GCR devraient collaborer en vue de garantir des dossiers de passation de marchés complets, exacts et tenus à jour, notamment :

• la signature des contrats avant le début des travaux;
• un exemplaire signé (par le GCR et l'entrepreneur, selon le cas) de la demande, du contrat et de toute modification ou commande subséquent est inclus au dossier;
• les GCR ayant des responsabilités en vertu de l'article 34 signent et datent les factures appropriés afin de prouver qu'elles ont été examinés et approuvées en temps opportun.