Archivée - Plan de vérification axé sur le risque 2010-2011 à 2012-2013

Date : 1er avril 2010

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Introduction

Par la Loi sur la responsabilité fédérale (2006) et le plan d'action, le gouvernement du Canada s'est engagé à renforcer la vérification et l'imputabilité dans les ministères en clarifiant les responsabilités de gestion des administrateurs généraux dans le cadre de la responsabilité ministérielle et à renforcer la fonction de vérification interne, en se référant particulièrement au rôle du chef de la vérification et à l'établissement des comités de vérification externes.

But

Le présent document a été préparé par la Direction générale des services de vérification et d'assurance (DGSVA) d'Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC) et souligne le Plan de vérification axé sur le risque 2010-2011 à 2012-2013 pour AINC. Le plan a été conçu pour soutenir l'affectation des ressources de vérification aux aspects qui représentent les priorités les plus importantes pour AINC et répondre aux exigences de la Politique sur la vérification interne (2009) du Conseil du Trésor.

Organisation du document

Rôle et portée de la vérification interne

En conjonction avec le Comité de vérification, le rôle de la vérification interne est de s'assurer que le sous-ministre et le contrôleur général obtiennent une assurance additionnelle, indépendante de la gestion organique, quant aux processus de gestion du risque, de contrôle et d'imputabilité. La fonction de vérification interne joue ce rôle en proposant une approche systématique et disciplinée pour évaluer et améliorer l'efficacité des processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du ministère.

La portée du travail de la fonction de vérification interne est de déterminer si les processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance d'AINC (tels que décrits et représentés par la direction) sont adéquats et fonctionnent de manière à assurer que :

• Les risques sont déterminés et gérés adéquatement;
• L'information financière, administrative et opérationnelle est exacte, fiable et opportune;
• Les activités et les actions sont conformes aux politiques, normes, procédures, lois et règlements en vigueur;
• Les ressources sont acquises de façon économique, utilisées efficacement et protégées adéquatement;
• Les programmes, les plans et les objectifs sont réalisés;
• La qualité et l'amélioration constante sont favorisées dans les processus de contrôle du ministère; et
• Les problèmes législatifs ou réglementaires touchant le ministère sont reconnus et gérés correctement.

Lorsque des possibilités d'améliorer le contrôle de la gestion, la gouvernance ou l'intendance des ressources sont déterminées lors des vérifications, elles sont communiquées au niveau approprié de la direction pour que des mesures appropriées soient prises.

La fonction de vérification interne joue un rôle important en appuyant les opérations ministérielles. Elle offre l'assurance sur tous les aspects importants des stratégies et des pratiques de gestion des risques, des cadres et des pratiques de contrôle de gestion, et de la gouvernance. Lorsqu'il existe des faiblesses du contrôle et si la réalisation des objectifs est à risque, la vérification interne joue un rôle en offrant des recommandations et des conseils constructifs. Ainsi, la vérification interne contribue à une meilleure imputabilité, un meilleur rendement et une gestion judicieuse en général.

Exigences de la politique du Conseil du Trésor

AINC est assujetti à la Politique sur la vérification interne (2009) du Conseil du Trésor.  Cette politique stipule que la fonction de vérification interne au gouvernement du Canada est une fonction d'évaluation professionnelle et indépendante qui offre des conclusions objectives et justifiées quant à la façon dont les processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance de l'organisation sont conçus et fonctionnent.

La Politique sur la vérification interne (2009) clarifie en outre que la vérification interne s'intéresse à tous les systèmes, processus et pratiques de gestion, y compris l'intégrité de l'information financière et non financière. La politique exige que le sous-ministre examine et approuve un plan de vérification axé sur le risque qui vise les aspects présentant le plus de risques et ayant la plus grande importance, notamment pour les vérifications déterminées par le contrôleur général dans le cadre de l'application pangouvernementale ou sectorielle. Le Comité de vérification doit examiner le plan de vérification axé sur le risque et conseiller le sous-ministre quant à sa pertinence.

Des changements récents à la Politique sur la vérification interne ont supprimé l'exigence que le chef de la vérification présente une opinion globale annuelle. Toutefois, cette politique exige dorénavant que le plan de vérification soit conçu pour « effectuer les vérifications internes axées sur le risque nécessaires pour offrir un rapport d'assurance annuel indépendant à l'administrateur général sur la pertinence et l'efficacité des processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du ministère ». La Directive sur les chefs de la vérification, les plans de vérification interne et le soutien du contrôleur général du Conseil du Trésor demandent que le plan de vérification axé sur le risque mette l'accent surtout sur la prestation de services d'assurance.

Le gouvernement du Canada a adopté le Cadre des pratiques professionnelles de l'Institut des vérificateurs internes (IVI), notamment les Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne (normes de l'IVI) pour la vérification interne au gouvernement. La DGSVA s'efforce de gérer son travail et le travail confié à contrat selon ces normes.

Stratégie pour le rapport d'assurance sur les processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance

Une des pierres angulaires de la Politique sur la vérification interne (2009) est l'exigence que le chef de la vérification présente un rapport d'assurance annuel sur les processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du ministère. À l'appui du rapport annuel pour ces trois éléments, le plan de vérification doit atteindre une application suffisante du Cadre de responsabilisation de la gestion (CRG) du Conseil du Trésor et du Cadre des contrôles de gestion de base. Ensemble, ces cadres décrivent les processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du ministère pour un ministère contrôlé efficacement et imputable.

Le chef de la vérification présente un rapport d'assurance annuel, avec d'autres intrants comme la déclaration du dirigeant principal des finances sur le contrôle interne et l'information obtenue d'autres fournisseurs d'assurance, le rapport offre à la haute direction ministérielle et au contrôleur général une assurance sur l'état des processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du ministère.

Relations externes

1. Bureau du vérificateur général
   
   La relation entre le ministère et le Bureau du vérificateur général en est une d'ouverture et de coopération. Le chef de la vérification a pour mandat de coordonner les activités du Bureau du vérificateur général au sein du ministère. Afin d'assurer une évaluation juste et équilibrée des questions vérifiées par le BVG et une approche unifiée ainsi qu'une source unique de référence pour le ministère. Le chef de la vérification coordonne, au nom du sous-ministre, le processus de validation des conclusions des vérifications et des rapports préliminaires et final, ainsi que la réponse de la direction d'AINC et les processus de suivi.
   
   
2. Bureau du contrôleur général
   
   Des vérifications sont effectuées de façon horizontale au gouvernement, périodiquement, par le Bureau du contrôleur général (BCG). Celles-ci sont intégrées dans le plan sur une base annuelle ou à mesure qu'elles sont annoncées par le BCG.
   
   
3. D'autres organisations externes effectuent des vérifications qui sont soutenues par la DGSVA, par exemple celles de la Commission de la fonction publique et du Bureau du commissaire à la protection de la vie privée effectuées en 2009-2010.

Approche de la planification de la vérification axée sur le risque

En établissant les priorités pour le plan de vérification, le Secteur de la vérification et de l'évaluation (SVE) analyse toutes les activités des programmes et tous les services internes ministériels (voir l'univers de la vérification d'AINC à l'annexe A) pour évaluer le risque et l'importance pour la réalisation du mandat d'AINC. Ces évaluations permettent d'établir les priorités préliminaires des vérifications qui sont présentées aux régions et aux secteurs pour obtenir leur contribution sur la valeur et la pertinence des vérifications proposées. En outre, chaque région et chaque secteur votent quant à savoir s'il voudrait être inclus dans chaque vérification proposée. Cette rétroaction positive est une indication de la valeur perçue de la vérification interne pour les régions et les secteurs pour la détermination des possibilités d'améliorer les programmes et la gestion. De façon compatible avec les exigences du Conseil du Trésor, l'approche axée sur le risque à la planification annuelle des vérifications assure l'affectation appropriée des ressources nécessaires pour offrir à l'administrateur général une assurance sur les aspects de la plus grande importance et les plus préoccupants.

Les évaluations de l'importance et du risque de chaque unité vérifiable^{Note de bas de page 1} ont été basées sur l'information obtenue par un examen approfondi des documents ministériels comme les profils des risques ministériels, les plans et les priorités du ministère, les rapports sur le rendement, les résultats des vérifications, des évaluations et des examens antérieurs, et les résultats de l'exercice de planification axée sur le risque de la dernière année. Le niveau de risque considère le degré auquel l'activité est exposée aux facteurs de risque (p. ex. changement, complexité et sensibilité) et l'impact des expositions spécifiques au risque (p. ex. juridique, prestation du programme, finances, santé et environnement).

L'importance est basée sur l'importance relative de l'activité du programme ou du service interne pour la réalisation des objectifs globaux du ministère. L'importance comprend l'importance relative de l'entité et son importance intrinsèque pour le ministère. La méthodologie employée pour l'évaluation du risque est alignée sur les tolérances au risque ministérielles déterminées, telles que définies dans les échelles d'évaluation du risque d'AINC.

La sélection des vérifications pour le plan triennal n'est pas influencée seulement par les priorités établies par le SVE et l'apport des régions et des secteurs, mais elle tient compte également des considérations suivantes en matière de planification :

• Le plan de vérification axé sur le risque devrait être un plan qui peut être exécuté raisonnablement par l'effectif actuel de la DGSVA à même son budget de fonctionnement;
• Les affectations annuelles devraient être faites pour réaliser deux vérifications demandées par le BCG par année et quatre projets nouveaux (BVG, CFP ou direction) ou engagements consultatifs par année;
• Les vérifications demandées par les organismes centraux ou le soutien des vérifications du BVG devraient être organisés selon les priorités;
• Les unités à vérifier comme priorité très élevée et élevée devraient être vérifiées au moins une fois dans le cycle de trois ans, si les ressources le permettent;
• Les unités à vérifier comme priorité moyenne devraient être considérées pour la vérification si toutes les unités de haute priorité sont couvertes ou si l'étendue est requise pour appuyer le rapport d'assurance annuel du chef de la vérification ou les priorités de la direction d'AINC;
• Les examens des pratiques de gestion de tous les secteurs et de toutes les régions devraient être effectués selon un cycle de trois ans;
• Une étendue adéquate devrait être obtenue par les contrôles d'atténuation pour les risques ministériels déterminés dans le profil des risques;
• Un effort raisonnable devrait être consacré aux examens de suivi et aux procédures de vérification pour évaluer la pertinence des mesures de la direction pour appliquer les recommandations des vérifications antérieures;
• Le moment approprié des activités devrait tenir compte des évaluations des programmes et des vérifications du BVG , de façon à ne pas imposer un fardeau déraisonnable à une entité ministérielle et à éviter le dédoublement de l'effort; et
• Le plan triennal devrait assurer une couverture suffisante des processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance pour soutenir le rapport d'Assurance annuel du chef de la vérification.

Plan de vérification axé sur le risque triennal

Cette section présente un aperçu du Plan de vérification axé sur le risque triennal. Tel que décrit en détail dans la section précédente sur l'approche de la planification de la vérification axée sur le risque, les priorités de la vérification interne d'AINC pour les trois prochains exercices sont basées sur une série de considérations relatives à la planification et les évaluations par la DGSVA du risque et de l'importance pour chaque unité vérifiable.

L'univers de la vérification d'AINC (annexe A) englobe toutes les activités importantes entreprises par AINC à l'appui de son mandat et il sert de base pour sélectionner les priorités des vérifications. Il est composé des activités de programme, des services internes et des organismes opérationnels. Pour établir les priorités de l'univers de la vérification d'AINC, la DGSVA a entrepris un examen approfondi des documents ministériels et a organisé trois ateliers d'établissement des priorités. La répartition du classement final des priorités de ces unités est illustrée dans la figure de droite.

Étendue de la vérification

Cette section décrit comment le plan permet une étendue suffisante de la vérification pour les aspects les plus importants présentant le plus de risque pour le mandat ministériel. Une étendue appropriée permet également au chef de la vérification de présenter un rapport d'assurance annuel au sous-ministre et au contrôleur général.

Le diagramme de droite résume l'étendue de la vérification pour les trois années du plan. Tel que susmentionné, il y a une couverture complète de toutes les unités vérifiables classées à risque très élevé et élevé à travers les vérifications et les examens des pratiques de gestion. L'étendue des unités vérifiables classées à risque modéré est de 45 %, alors que l'étendue pour les unités vérifiables de faible priorité est de 0 % (l'établissement des priorités considère le risque et l'importance).

Le graphique de droite résume le nombre de vérifications la première année (2010-2011) et les liens avec les risques ministériels. L'annexe B décrit les risques ministériels et les liens avec les vérifications planifiées pour la première année. À noter que le diagramme comprend seulement les nouvelles vérifications de 2010-2011 planifiées et ne comprend pas les vérifications en cours et les examens des pratiques de gestion, ce qui offrira une étendue additionnelle de la vérification des risques ministériels.

Le graphique de droite résume l'étendue des éléments du CRG et des contrôles de gestion de base du BCG inclus dans les vérifications planifiées en 2010-2011, y compris les nouvelles vérifications et les vérifications en cours. L'annexe C présente en détail l'étendue du CRG et des contrôles de gestion de base pour chaque vérification. Cela démontre que chaque élément est couvert par au moins une vérification ou un examen des pratiques de gestion. À noter que le diagramme comprend les vérifications et les examens des pratiques de gestion en cours et nouveaux pour 2010-2011, ce qui offrira une étendue additionnelle de la vérification des éléments du CRG.

Plan de vérification 2010-2011 à 2012-2013

Le tableau 1 ci-dessous présente un aperçu sur trois ans du plan de vérification qui établit les projets recommandés pour la période de 2010-2011 à 2012-2013.  Ce tableau est groupé par programme et par service interne du ministère. Pour chaque unité vérifiable, le classement final des priorités et les vérifications passées^{Note de bas de page 2}, actuelles et planifiées sont soulignés. Chacune des vérifications planifiées pour l'unité vérifiable est indiquée pour la période de trois ans.

• 2010-2011 (année 1) : 24 vérifications, études préliminaires ou examens des pratiques de gestion, dont 10 sont des vérifications qui ont commencé en 2009-2010
• 2011-2012 (année 2) : 23 nouvelles vérifications, études préliminaires ou nouveaux examens des pratiques de gestion
• 2012-2013 (année 3) : 23 nouvelles vérifications, études préliminaires ou nouveaux examens des pratiques de gestion

À la fin du plan triennal, les vérifications et les examens de toutes les unités vérifiables à risque élevé et d'importance auront été commencés, permettant à AINC d'atteindre l'étendue exigée par la Politique sur la vérification interne (2009).

Le plan de vérification plus détaillée pour 2010-2011 est présenté à l'annexe D. Toutes les vérifications seront entreprises avec un haut niveau d'assurance. L'annexe E présente un calendrier alternatif de la première année.

Changements au plan

Le plan de vérification est un document à caractère évolutif et est mis à jour chaque année. Le plan de vérification de cette année est une continuité de celui de 2009-2010 à 2011-2012 en ce qu'il comprend des vérifications en cours et des vérifications reportées qui ont été retardées ou repriorisées pour tenir compte des conditions opérationnelles actuelles. Les détails de ces changements figurent à l'annexe F.

Défis à la réalisation du plan triennal

Le paysage social, économique et politique en évolution du Canada influence grandement les priorités, le rendement et les programmes d'AINC. Deux facteurs compliquant les opérations dans le contexte d'AINC, tels que déterminés dans le profil des risques ministériels, sont les défis associés à la disponibilité de données opportunes, pertinentes, consistantes et exactes, et l'attrait, le recrutement et le maintien en poste de ressources humaines qualifiées, expérimentées et représentatives. AINC fait également face à d'autres contraintes associées à la mise en œuvre du Plan d'action économique du Canada et à la nécessité croissante d'information fiable sur le rendement et les résultats des programmes. Étant donné ce contexte, le plan a été conçu pour donner assez de souplesse pour réagir aux changements et aux nouveaux risques. Le plan comporte une réserve pour les priorités non planifiées mais nouvelles pour AINC ou le gouvernement, et permet à AINC de soutenir les exigences générales du BCG pour l'activité de vérification pangouvernementale.

La DGSVA est dans une phase de remaniement visant à renforcer la capacité de son personnel interne. La communauté de la vérification se trouve devant une pénurie de personnel qualifié, particulièrement dans des domaines nécessitant une expertise particulière. Ainsi, la DGSVA a adopté une approche d'équipes selon laquelle les ressources internes sont complétées avec des entrepreneurs qualifiés. Cette approche permet non seulement à la DGSVA d'obtenir la capacité requise de source externe, mais elle facilite également le transfert des connaissances et des compétences aux ressources internes, renforçant ainsi la capacité de l'organisation. Pour appliquer cette approche d'équipes, la DGSVA doit avoir accès à des moyens d'impartition efficients et à des services contractuels efficaces.

La DGSVA atténuera ces défis en s'assurant que la haute direction surveille de près les progrès en regard du plan triennal et prend des mesures opportunes pour résoudre les problèmes ou apporter des ajustements. La DGSVA continuera d'offrir une mise à jour au Comité de vérification à chacune de ses réunions sur les progrès réalisés dans la mise en œuvre du plan, les défis qui se présentent et les mesures prises pour atténuer ces défis.

Considérations relatives aux ressources

Les projets entrepris dépendront de la disponibilité des ressources financières et humaines. Cette section présente les besoins en ressources pour toutes les activités de vérification interne planifiées pour 2010-2011. Les besoins estimatifs en ressources pour les petits, moyens et grands projets ont été mis à jour pour refléter les prévisions actuelles et demeurent alignés sur les résultats de l'analyse des coûts des projets historiques présentée au Comité de vérification en 2009-2010. Bien qu'en surface, les prévisions basées sur l'importance estimative d'un projet puissent sembler peu fiables, cette approche s'est avérée la base la plus exacte pour la prévision des coûts. Bref, pratiquement toutes les activités des programmes tous les services internes d'AINC fonctionnent selon des conditions opérationnelles difficiles qui ne peuvent être raisonnablement comprises qu'à l'achèvement de la planification de la vérification. Avant de planifier une vérification, il n'est pas pratique de prévoir les besoins en ressources pour chaque projet avec précision.

Ensemble, les deux principales activités de la DGSVA d'AINC sont les vérifications et les examens des pratiques de gestion. Ces activités consomment plus de 80 % des ressources de la Direction générale. D'autres activités de vérification interne, dont la surveillance des plans d'action des vérifications antérieures, l'administration, la planification annuelle des vérifications, l'assurance et l'amélioration de la qualité, l'établissement de rapports, l'apprentissage et le perfectionnement et la liaison avec le BVG et d'autres fournisseurs d'assurance externes, représentent 8 %. Le reste est affecté aux demandes d'assurance de la direction et aux priorités émergentes.

Le plan triennal indique qu'environ 12 à 18 projets de vérification seront réalisés chaque année. Ce nombre a diminué légèrement par rapport aux plans antérieurs pour refléter l'expérience et la capacité de l'organisation et de ses partenaires.

Besoins en ressources

D'après les hypothèses sur les coûts et les vérifications planifiées pour 2010-2011, les besoins en ressources sont résumés au tableau 2 ci-après. L'annexe G présente en détail les hypothèses de coûts qui forment la base de cette analyse. Les besoins en resources financières et humaines présentés sont alignés sur les prévisions budgétaires actuelles et les demandes sous examen actuellement.

Bien que le niveau d'effort et les coûts puissent varier d'un projet à un autre, l'avis professionnel de la DGSVA est que ce niveau de ressourcement est adéquat pour réaliser le plan.

Annexe A – Univers de vérification

Annexe B – Lien des vérifications de 2010-2011 au profil de risque de l'organisation

Annexe C – Lien des vérifications de 2010-2011 aux éléments du CRG

Annexe D – Projets de vérification de 2010-2011

Le plan de vérification plus détaillé pour 2010-2011 est présenté ci-après, chaque projet étant décrit quant à son objectif et à sa portée, son calendrier estimatif et sa justification.

Annexe E – Calendrier des vérifications de 2010-2011

Le tableau suivant illustre le calendrier planifié pour chaque engagement en 2010-2011.  Il est à noter que les rapports et les plans d'action seront affichés 90 jours après l'approbation du sous-ministre. Les lettres «AC» indiquent le trimestre dans lequel le rapport de vérification et le plan d'Action seront présentés au Comité de vérification.

Annexe F – Changements au plan de vérification

Vérifications en cours

Les répercussions sur les ressources des projets de vérification qui ont commencé en 2009-2010 mais qui n'ont pas été complétées dans cette période sont indiquées ci-dessous comme vérifications en cours du plan de 2009-2010. Avec le dépôt de ce plan de vérification révisé avant le nouvel exercice financier, on prévoir que la portée du report des engagements de 2010-2011 à 2011-2012 sera minime.

Vérifications supprimées ou reportées

À la lumière des activités de l'an dernier et des résultats de l'exercice d'évaluation des risques et d'établissement des priorités de cette année, le tableau suivant indique les engagements planifiés qui n'ont pas été complétés. Une analyse exhaustive de tous les changements de 2009-2010 à 2011-2012 a été entreprise.

Annexe G – Hypothèses de coûts

Pour déterminer les besoins en ressources initiaux, la DGSVA a fait l'hypothèse, d'après l'expérience, que son portefeuille moyen sera composé d'engagements de vérification grands, moyens et petits et d'examens des pratiques de gestion. Les coûts directs et indirects prévus pour ces projets en 2010-2011 sont indiqués ci-après.

Footnotes: