Archivée - Vérification du Système d'information sur l'éducation en cours d'élaboration - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2011

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 30 septembre 2011

Secteur des programmes et des partenariats en matière d'éducation et de développement social

Vérification du Système d'information sur l'éducation en cours d'élaboration
Date d'approbation : 19 novembre 2010

Recommandations
du projet		 Plan d'action Date
d'achèvement
prévue 		Réponse
du programme
1. En consultation avec les intervenants du projet et l'équipe responsable de la stratégie de mesure du rendement en matière d'éducation, il faut tenter de déterminer si des mesures préventives peuvent être prises pour atténuer les risques. Tout particulièrement, il faut envisager la réalisation des activités suivantes pour gérer les risques associés à l'échéancier :
  1. Élargir la portée du projet de Système d'information sur l'éducation (SIE) afin qu'il englobe les principales dépendances externes, en particulier celles dont le coût sera absorbé par Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC), indépendamment du projet de SIE ;

  2. Réévaluer l'exigence d'une entrée en service en septembre 2012 et envisager de prendre les mesures suivantes, en rajustant en conséquence le plan, le budget et la stratégie de communication du projet;

a. Accroître la marge de manœuvre entre les jalons clés, surtout en ce qui touche la conversion de données;

b. Faire une mise en œuvre pilote avant l'entrée en service en un seul temps ou procéder à une mise en œuvre graduelle, et ce, pour repérer et régler les principaux problèmes avant de rendre le système accessible à tous les utilisateurs.
Les mesures préventives recommandées dans la vérification pour atténuer les risques liés à l'échéancier ont été ciblées et traitées lors de la préparation de la présentation au Conseil du Trésor (CT) visant l'obtention de l'approbation définitive de projet (ADP).

Voici les principales activités connexes réalisées pendant le processus visant l'ADP :
  • La version provisoire de la portée du projet de SIE a été revue et la nouvelle version, les coûts ainsi que les dépendances de projet connexes ont été approuvés par le sous‑ministre adjoint (SMA), Secteur des programmes et des partenariats en matière d'éducation et de développement social (SPPEDS), le dirigeant principal des finances et le CT.

  • Dans la version finale de la présentation au CT (pour l'ADP), on a réétudié et validé la nécessité de fixer une date d'entrée en service pour septembre 2012. Le calendrier de projet révisé prévoit que l'élaboration du SIE sera terminée au printemps 2012, ce qui laisse une importante marge de manœuvre en vue de l'entrée en service prévue pour septembre 2012.

  • Les principes de durée de vie des systèmes établis du Ministère seront pleinement appliqués afin que les composantes jugées plus à risque du SIE soient incluses dès le début des itérations de développement, ce qui laissera davantage de temps pour les essais de système, d'intégration et d'acceptation par l'utilisateur.

  • Une stratégie de conversion a été élaborée et utilisée dans le plan de projet de la présentation au CT visant l'ADP. Les activités de conversion se dérouleront en quatre itérations s'étalant sur 16 mois à partir du printemps 2011.  Les données converties seront utilisées dans les trois phases d'essais d'acceptation par l'utilisateur, ce qui permettra également de valider le processus de conversion et les données bien avant la mise en œuvre.

  • On s'est fondé sur les stratégies d'essai existantes pour rédiger un plan d'essai permettant de voir à ce que tous les principaux groupes d'intervenants soient représentés lors des essais d'acceptation par l'utilisateur et à ce que les quatre composantes de la solution (itérations) soient testées de manière approfondie avant leur lancement.
   État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/ Justification :
En date du 30 septembre 2011 :

Toutes les activités d'atténuation des risques restantes ont été réalisées :
  • Le plan de nettoyage des données a été approuvé par les intervenants – des activités de nettoyage et de conversion des données sont en cours.

  • On a mis à jour le plan de déploiement de manière à ce qu'il soit possible de procéder à un lancement graduel par l'intermédiaire du cycle opérationnel, au besoin, et à atténuer le risque associé à une stratégie de lancement unique.

  • Des prototypes sont mis au point et utilisés pour vérifier le bon fonctionnement et la convivialité, en collaboration avec les principaux groupes d'intervenants. Des prototypes de date ont été créés pour la liste nominative, le portail, les rapports des bénéficiaires et le volet d'entrepôt de données.
Commentaire du Secteur de la vérification et de l'évaluation (SVE) : Mise en œuvre terminée. La recommandation est caduque.
De plus, le projet englobe les activités suivantes :

1. Rédiger un plan de nettoyage des données basé sur la stratégie de conversion annuelle. Le plan présentera en détail les rôles et les responsabilités de chacun, le calendrier et les coûts du projet, et sera approuvé par les intervenants concernés;		 31 mars 2011
2. Élaborer une stratégie de mise en œuvre fondée sur l'approche de mise en œuvre actuelle. Cette stratégie doit :

a. inclure des stratégies d'atténuation des risques, y compris la possibilité de lancer la solution en plusieurs itérations;

b. prévoir des occasions de mettre en place des pilotes ou des prototypes de composantes de solution au fur et à mesure qu'ils sont offerts.
 31 mars 2011
2. AADNC doit déterminer, en marge de l'équipe du projet de SIE , si la conception du Système est possible sur les plans stratégique (mesure du rendement), technologique et économique. Le Ministère doit estimer le coût total de la propriété du SIE , en fonction de toutes les exigences opérationnelles et de système et des résultats affirmés, et ce, avec un degré de précision acceptable. Le récent achèvement de la demande d'ADP et son approbation par la haute direction d'AADNC et le Conseil du Trésor ont permis de faire l'examen des orientations technologiques, stratégiques et économiques du projet. Dans le but de maximaliser les possibilités d'examen, on veillera à ce que les deux (2) examens de validation et de vérification indépendants intégrés au calendrier du projet comprennent des activités d'évaluation pour vérifier si le projet est toujours sur la bonne voie et si le plan tient bel et bien compte des principales conclusions de la vérification.

  • En adoptant une telle approche, on tient compte de la validité de la recommandation de la vérification en ce qui a trait à l'évaluation indépendante ainsi que des activités visant à atténuer les risques immédiats qui ont eu lieu au cours du processus d'ADP.

  • Le projet comprend deux nouvelles activités indépendantes de validation et de vérification, intégrées au calendrier et au budget, afin de vérifier ponctuellement les progrès et de déterminer les correctifs qui pourraient être nécessaires.

  • Un examen de la version provisoire de la portée du projet et des coûts connexes a été entrepris lors de la phase de planification de l'ADP, et la version finale de la portée ainsi que le budget ont été approuvés par le SPPEDS et la Direction générale de la gestion de l'information (DGGI).

  • Parallèlement à la poursuite des travaux visant à définir plus précisément les responsabilités et les autorisations de financement des principales dépendances du projet, on a mis au point des stratégies d'atténuation qui permettront de voir à ce que le projet soit réalisé avec succès sans dépendre d'un financement autre que celui du SPPEDS.
   État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/ Justification :
En date du 30 septembre 2011 :

Toutes les activités restantes d'atténuation des risques ont été réalisées :
  • On a intégré dans la portée du projet les dépendances non financées, à l'exception des licences de Cognos. La DGGI s'emploie à achever une proposition ou stratégie de portée ministérielle pour l'achat de ces licences. On a mis à jour en conséquence le plan de projet et les prévisions connexes.
Commentaire du SVE : Mise en œuvre terminée. La recommandation est caduque.
De plus, le projet suppose la prise des mesures suivantes :

1. Mise à jour des prévisions et recensement des dépendances pouvant être financées dans le cadre du projet;		 30 novembre 2010
2. Confirmation des sources de financement pour les dépendances restantes; 31 décembre 2010
3. Modification du plan de projet en fonction des manques à gagner se rapportant au financement des dépendances. 28 février 2011
3. En concomitance avec la recommandation 2, AADNC doit établir clairement le taux d'adoption du SIE et les données qui sont nécessaires pour satisfaire aux exigences impératives et atteindre les résultats opérationnels visés. Il faut s'assurer d'avoir la capacité de recueillir des données fiables avant de concevoir un système pour les stocker. Plus particulièrement, il faut définir avec clarté les résultats escomptés de la mesure du rendement et les échéanciers connexes pour éviter un excédent de dépenses ou le remaniement d'un système qui ne pourra pas être exploité dans un délai raisonnable. Dans le cadre du projet, on cherche activement à établir la capacité de recueillir des données fiables et on continuera à donner suite aux préoccupations à ce sujet :   État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/ Justification :
En date du 30 septembre 2011 :

Toutes les activités restantes d'atténuation des risques ont été réalisées :
  • La stratégie de mesure du rendement en matière d'éducation a été approuvée en novembre 2010. On continue de mettre au point le SIE en fonction de cette stratégie.

  • Les principaux critères de réussite ont été définis et approuvés par la Direction générale de l'éducation et le SMA, SPPEDS.

  • Le recensement des données est terminé.

  • On a apporté aux instruments de collecte de données toutes les modifications nécessaires à l'appui de la mesure du rendement.
Commentaire du SVE : Mise en œuvre terminée. La recommandation est caduque.
1. en obtenant l'approbation ministérielle de la stratégie de mesure du rendement en matière d'éducation; 30 novembre 2010
2. en définissant les principaux critères de réussite, y compris le taux d'adoption; 31 décembre 2010
3. en menant à bien les activités de recensement des données (déterminer dans quelle mesure sont disponibles les données nécessaires pour les mesures du rendement prévues); 31 décembre 2010
4. en achevant l'apport de modifications aux instruments de collecte de données pour soutenir la mesure du rendement du SIE .

Remarques :

a. Le responsable du projet reconnaît que même si le nettoyage des données améliorera la qualité des données historiques, certains problèmes de qualité demeureront, de même que des lacunes dans les données historiques disponibles;

b. De plus, le responsable reconnaît que certaines données compilées dans le SIE pourraient ne pas être disponibles lors de l'entrée en service du Système, car elles dépendent de la réussite de négociations tripartites qui excèdent la portée du projet;
  • Pour le moment, la liste nominative, première source de renseignements sur l'éducation, est disponible pour les élèves des Premières Nations financés par AADNC et qui fréquentent une école provinciale. Des discussions tripartites sont en cours afin de rendre disponibles d'autres renseignements à l'échelle provinciale (p. ex. littératie et numératie);

  • Les groupes de travail des régions et de l'Administration centrale continueront d'accroître l'intégrité des données.
 31 décembre 2010
 
 

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