Archivée - Vérification du programme de gestion de la qualité et de l'application de la politique d'intervention - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2010

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 30 septembre 2010

Opérations régionales, Dirigeant principal des finances

Vérification du programme de gestion de la qualité et de l'application de la politique d'intervention (200725)
Date d'approbation du CVÉ : 26/02/2009

Recommandations du projet	Plan d'action	Date d'achèvement prévue	Réponse du programme
1. Réévaluer la Politique d'intervention (PI) de manière à clarifier ses objectifs; à modifier des éléments pour qu'ils concordent avec les objectifs; à fournir l'orientation et les outils connexes pour que la mise en œuvre de la politique soit conforme à ce qui avait été prévu. Les révisions et les directives connexes doivent à tout le moins clarifier les éléments suivants : Rôles, responsabilités, obligations de rendre des comptes et attentes liés à la conception, à l'élaboration, à la mise en œuvre et à la surveillance de la PI parmi les principaux groupes d'intervenants, notamment le Secteur du dirigeant principal des finances, les programmes et les opérations régionales (en particulier les agents des services de financement). Situations où il convient d'intensifier ou d'atténuer le niveau d'intervention appliqué à un bénéficiaire. Attentes liées à une stratégie/approche (fondée sur le risque et intégrée) d'évaluation de la conformité à la PI à l'échelle nationale et régionale. Normes de documentation minimales des activités de surveillance continues – comptes rendus de voyage (visites sur les lieux), procès-verbaux de réunion, décisions, mesures à prendre et responsabilités – afin d'uniformiser l'approche au sein des régions et entre elles. Pratiques concernant la réception et l'examen dans les délais des plans de redressement (y compris la surveillance) et la mise à exécution des exigences de la PI si les bénéficiaires n'envoient pas ces plans. Méthode permettant de suivre les progrès des bénéficiaires sous intervention, de suivre et de documenter les progrès par rapport aux plans régionaux et de communiquer les informations régionales à l'AC en vue d'évaluer l'efficacité globale de la PI. Établissement d'une stratégie et d'une approche durables pour effectuer des examens régionaux de l'assurance de la qualité, de manière à surveiller et à valider la conformité à la PI.	Le dirigeant principal des finances (DPF), en collaboration avec le sous-ministre adjoint (SMA), Opérations régionales, et les SMA des programmes, entreprendra un examen de la Politique d'intervention dans le but de confirmer les objectifs de cette dernière et de déterminer les changements à apporter en réaction aux problèmes liés à la mise en œuvre et à la clarté observés lors de la vérification horizontale. L'examen pourrait donner lieu à la production d'un plan de travail et d'un calendrier pour l'apport des changements recommandés à la PI ainsi qu'aux directives connexes.	31 décembre 2009	État : En cours Mise à jour/Justification Au 30 septembre 2010 L'évaluation de la Politique d'intervention a été faite et ses résultats ont été communiqués. Le Ministère s'emploie à intégrer ces résultats à une politique d'intervention qui sera révisée et rebaptisée, l'objectif étant de remplacer la politique d'intervention par une politique de prévention et gestion des défauts de conformité. À l'appui de ce travail, des séances de consultation ont été organisées dans six régions, dont celle de la capitale nationale. La politique repose sur deux directives, en l'occurrence la Directive sur l'administration financière par un séquestre-administrateur et la Directive sur la gestion des manquements. La nouvelle évaluation financière de même que l'évaluation générale fourniront l'information nécessaire pour repérer les situations de manquement potentielles. Le Ministère prévoit que la nouvelle politique sera en place pour avril 2011. SVE : En cours de réalisation
2. À court terme, créer des outils et pratiques (p. ex. critères officiels, directives et formation) fondés sur le risque et les pratiques exemplaires actuelles, qui permettront de faire preuve de jugement dans les situations particulières des bénéficiaires et de préciser les conditions d'un manquement conformément à la PI.	Le DPF, en collaboration avec le SMA principal, Opérations régionales, et les SMA des programmes, élaborera les outils et pratiques qu'il aura recommandés pour favoriser l'application uniforme de la Politique d'intervention à l'échelle des régions. Les recommandations formulées à l'égard des outils et pratiques se fonderont sur le risque et les pratiques exemplaires actuelles.	30 juin 2009	État : En cours de mise en œuvre Mise à jour/Justification Au 30 septembre 2010 Des directives et des outils nouveaux sont en cours de préparation, à l'appui de la nouvelle Politique de prévention et gestion des défauts de conformité. Outre les deux nouvelles directives (dont l'approbation et la mise en place sont prévues pour avril 2011), l'évaluation générale contribuera à repérer rapidement les situations de manquement ou à la limite du manquement, à l'appui d'une approche misant sur le repérage et la résolution rapides des problèmes, avant que ceux-ci n'exigent un plan d'action plus formel pour gérer la situation de manquement. Une évaluation financière a aussi été mise au point pour permettre une analyse approfondie du risque financier en vue de déterminer s'il y a eu manquement. Ces mesures sont en cours de réalisation, en prévision de leur mise en œuvre complète en même temps que sera pleinement mis en œuvre le modèle commun de reddition de comptes par le gouvernement. SVE : En cours de réalisation
3. Élaborer et mettre en œuvre un programme de gestion de la qualité intégré et normalisé. Le programme de gestion de la qualité doit, au minimum, clarifier : les rôles et responsabilités des principaux intervenants dans les régions et à l'AC; l'approche et la politique du Ministère définissant les attentes à l'égard de la mise en œuvre, du suivi et du maintien d'une méthode axée sur les risques pour les examens de la conformité (y compris des programmes offerts par des tiers); la politique et l'orientation du Ministère relativement aux modèles permettant d'assurer la réalisation en temps utile d'examens de la conformité qui tiennent compte des attributs des personnes auxquelles ces responsabilités ont été confiées (y compris leur indépendance dans les activités courantes). Les éléments du programme doivent être adaptés aux circonstances uniques des régions du Nord.	Le SMA principal, Opérations régionales, en collaboration avec le DPF et les SMA des programmes, élaborera et mettra en œuvre un programme ministériel de gestion de la qualité pour les subventions et contributions. Le programme de gestion de la qualité sera conçu pour régler les questions particulières liées aux rôles et responsabilités des intervenants clés et à la promotion d'une approche axée sur le risque de l'examen de la conformité. On élaborera des lignes directrices décrivant des modèles de dotation et des modèles organisationnels acceptables en ce qui concerne l'examen de la conformité, en vue de promouvoir l'uniformité et la séparation adéquate des fonctions. Le programme de gestion de la qualité sera élaboré d'ici le 31 décembre 2009 et mis en œuvre avant le 30 juin 2010.	30 juin 2010	État : En cours de mise en œuvre Mise à jour/Justification Au 30 septembre 2010 Le cadre de gestion de la qualité a été préparé et soumis à l'examen approfondi des comités de la haute direction d'AINC. Le cadre devrait être finalisé d'ici le 31 mars 2011. SVE : En cours de réalisation
4. Établir des attentes, des lignes directrices et des outils normalisés pour la mise en œuvre des activités de contrôle de la qualité à l'échelle régionale, y compris des lignes directrices concernant le suivi, l'examen et la documentation des rapports de programme des bénéficiaires.	Le SMA principal, Opérations régionales, en collaboration avec le DPF et les SMA des programmes, établira des attentes, des lignes directrices et des outils normalisés pour la mise en œuvre des activités de contrôle de la qualité à l'échelle régionale.	30 juin 2009	État : En cours de réalisation Mise à jour/Justification Au 30 septembre 2010 Les plans de conformité régionaux continuent d'être préparés avec la contribution des programmes de l'AC et d'être approuvés par les régions. Des travaux sont en cours avec les programmes en vue d'élaborer des orientations fondées sur les risques pour les activités de surveillance et d'examen. Les OR et PPEDS (services de soutien social) collaborent afin d'élaborer des directives, d'appuyer les opérations et d'éclairer la mise en place d'un ensemble commun d'attentes qui pourront être utilisées pour des programmes ayant un profil de risque similaire. Dans le cadre de la gestion du cycle de vie des programmes, il sera possible de veiller à s'assurer que les cadres de contrôle de gestion reflètent une approche commune fondée sur les risques en matière de contrôle de la qualité et d'assurance de la qualité. SVE : En cours de réalisation
5. Établir des exigences normalisées pour l'examen des états financiers vérifiés des bénéficiaires à l'échelle régionale afin de préciser les attentes relatives au caractère officiel et à la composition du Comité d'examen des vérifications.	Le dirigeant principal des finances, en collaboration avec le sous-ministre adjoint, Opérations régionales, et le dirigeant principal de la vérification (DPV), établira un modèle d'examen des états financiers vérifiés des bénéficiaires ainsi que les attentes relatives à la composition et au rôle des comités d'examen des vérifications.	30 juin 2009	État : En cours Mise à jour/Justification Au 30 septembre 2010 Des travaux ont été entamés en vue d'examiner et de recommander des protocoles de documentation et des approches normalisées afin d'assurer une approche cohérente dans toutes les régions. Les résultats de ces travaux seront pris en compte dans le travail de gouvernance de l'évaluation générale dans son ensemble, de façon à s'assurer que les mandats concordent avec le mandat du Comité de gestion des paiements de transfert. Le mandat doit être finalisé pour le 31 mars 2011. SVE : En cours de réalisation
6. Inclure une clause sur la vérification dans les nouvelles EFCPN pour établir le droit de mener des examens de la conformité en temps utile et indiquer dans les directives de programme que de telles ententes sont visées par les exigences de vérification (y compris la fréquence des vérifications).	Nous avons déjà donné suite à cette recommandation.	S.O.	État : Réalisé Mise à jour/Justification Au 30 septembre 2010 SVE : Fermer le dossier– Pleinement réalisé

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Date de modification :: 2012-02-09