Archivée - Évaluation sommative des contributions aux bandes indiennes pour l'administration de l'inscription - Rapports de suivi en date du 31 mars 2011

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Compte rendu de l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité d'évaluation, de mesure du rendement et d'examen en date du 31 mars 2011

Secteur de la résolution et des affaires individuelles

Évaluation sommative des Contributions aux bandes indiennes pour l'administration de l'inscription (1570-7/09054)
Date d'approbation : 2010-09-24

Recommandations du projet	Plan d'action	Date d'achèvement prévue	Réponse du programme
1. Pertinence
1. AINC devrait revoir le rôle des administrateurs du Registre des Indiens (ARI) dans l'administration des certificats de statut indien au cours du processus d'inscription étant donné les nouvelles exigences en matière de sécurité associées au certificat sécurisé de statut indien (CSSI).	La mise en œuvre du certificat sécurisé de statut indien a eu pour effet d'intensifier la sécurité relative au processus de délivrance du certificat sécurisé de statut indien et du certificat de statut indien ainsi qu'au processus d'inscription et au Système d'inscription des Indiens (SII).		État : Demande de fermeture du dossier (terminé) État/Justification Au 31 mars 2011 : En août et en septembre 2010, on a procédé à une vérification pour s'assurer que l'accès des titulaires de compte était justifié. On a fermé les comptes inactifs (non utilisés depuis plus de 3 mois). On a établi un processus d'examen trimestriel concernant les comptes inactifs.
	Par conséquent, à court et à moyen terme, nous nous efforcerons d'améliorer l'exactitude des données et la protection des renseignements personnels contenus dans le SII. Nous examinerons les comptes de tous les utilisateurs, y compris ceux des ARI, pour justifier leur accès au Système et déterminer le niveau d'accès approprié.	Octobre 2010
	Dans le cadre de la mise en œuvre des modifications proposées à la Loi sur les Indiens (affaire McIvor, projet de loi C-3), il est proposé que les ARI aident les demandeurs à remplirles formulaires et à les acheminer à l'unité de traitement de Winnipeg, qui a été mise sur pied pour traiter les 45 000 à 60 000 demandes prévues.	Décembre 2010	État : Demande de fermeture du dossier (terminé) État/Justification Au 31 mars 2011 : Les ARI ne seront pas tenus d'aider les demandeurs à remplir les formulaires. Ils auront le choix d'offrir leur assistance ou de fournir un numéro sans frais où la personne pourra obtenir de l'aide. Le groupe de discussion des ARI sur le projet de loi C-3 a tenu une réunion le 8 décembre 2010. Des exposés sur la mise en œuvre du projet de loi C-3 ont été présentés lors des réunions régionales des ARI de janvier et mars 2011.
	Bien que le modèle de déploiement du certificat sécurisé de statut indien à l'échelle nationale ne soit pas encore prêt, on envisage d'attribuer un rôle actif à certains ARI. On pourrait leur demander de prendre des photographies respectant les normes de l'Organisation de l'aviation civile internationale, de photocopier ou de numériser des pièces d'identité, d'aider les gens à remplir leurs demandes et à transmettre les documents, incluant l'original des actes de naissance, au centre de réception des demandes de certificat sécurisé de statut indien.	Septembre 2010	État : En cours État/Justification Au 31 mars 2011 : Les ARI reçoivent les demandes de CSSI pour le passage de la frontière. Les ARI auront un rôle à jouer dans l'aide fournie aux demandeurs pour remplir les formulaires. Le processus de réception des demandes de CSSI par les ARI est en place dans la région visée par le Traité no 7, en Alberta, depuis octobre 2010.
	Un plan de communication sera élaboré pour informer les bureaux régionaux ainsi que les chefs et leurs conseillers de tout changement qui pourrait résulter de l'examen de l'accès au SII et de son utilisation et des rôles de chacun dans les processus d'inscription ou d'obtention du certificat sécurisé de statut indien.	Octobre 2010	État : Demande de fermeture du dossier (terminé) État/Justification Au 31 mars 2011 : Une stratégie a été établie en octobre 2010 pour la mise en œuvre du CSSI dans la région visée par le Traité no 7, ainsi que pour la mise en œuvre nationale. Commentaire du SVE : En cours, sur le point d'être terminé
2. Conception et prestation
2A. Conception et prestation AINC devrait recadrer le programme en s'assurant que les processus de conception et de prestation nécessaires sont en place pour consigner rapidement des renseignements exacts et complets au Registre des Indiens et que les objectifs du programme sont clairement définis et communiqués.	Dans le cadre de l'Initiative de modernisation du processus d'inscription, on fera l'examen des processus et des procédures actuels à l'échelle du pays, des régions et des ARI afin de les simplifier, de les normaliser et de les rendre plus efficaces. L'initiative permettra de :	Août 2010	État État/Justification Au 31 mars 2011 : État : Demande de fermeture du dossier (terminé) État/Justification (au 31 mars 2011) : En cours. Fin prévue à l'automne 2011.
	cibler des solutions ou des améliorations rapides qui peuvent être mises en œuvre immédiatement;	À partir d'avril 2010	État : En cours On a eu recours à certaines solutions et améliorations rapides. Processus continu durant l'Initiative.
	mettre à jour les processus et les procédures en plus de les normaliser à l'échelle nationale;	Mars 2011	État : En cours Début en mai - En septembre 2010, des processus et des procédures normalisés ont été établis pour l'inscription. Les processus régionaux feront l'objet d'un examen au printemps.
	implanter une formation nationale et ajouter les changements aux modules de formation;	Juin 2011	État : En cours Ébauche d'un nouveau guide sur l'inscription (terminé).
	normaliser les orientations opérationnelles de l'administration centrale en ce qui concerne le contenu des modules de formation et la prestation de cette dernière;	Juin 2011	État : En cours Du matériel de référence commun a été établi et communiqué aux régions.
	mettre au point des outils de référence communs fondés sur les processus d'inscription modernisés élaborés par les unités de Winnipeg et de l'administration centrale;	Juin 2011	État : En cours Des outils de référence communs ont été établis et communiqués aux régions.
	mettre en œuvre une stratégie de mesure du rendement pour le processus d'inscription	Mars 2011	État : En cours On a établi des éléments/composantes de la stratégie de mesure du rendement.
	On mettra sur pied une unité chargée d'un programme d'assurance de la qualité pour étudier les entrées du SII. Un programme de surveillance et de conformité servira à vérifier l'exactitude des données en collaboration avec le Secteur de la vérification et de l'évaluation.	Décembre 2010	État : En cours Mise en œuvre partielle - en attente de la réalisation de composantes essentielles de la stratégie de mesure du rendement.
	Conformément à un plan triennal visant à intégrer l'inscription et la délivrance du CSSI en un processus unifié, les responsables de l'Initiative travaillent étroitement avec ceux du projet de CSSI et le personnel de l'unité de traitement de Winnipeg pour s'assurer que les trois initiatives s'intègrent sans heurts dans un processus unique.	Décembre 2010	État : En cours L'inscription à l'administration centrale et l'inscription en vertu du projet de loi C-3 font maintenant partie d'un processus unique, qui comprend aussi la délivrance des CSSI.
	Un plan de communication sera rédigé pour formuler la nouvelle vision et les nouveaux objectifs.	Octobre 2010	État : En cours Communication de la vision lors de visites dans les bureaux régionaux et d'exposés sur la modernisation de l'inscription, le projet de loi C‑3 et la mise en œuvre du CSSI à toutes les régions et à tous les ARI. Commentaire du SVE : En cours
2B. Conception et prestation AINC devrait faire en sorte de régler l'arriéré et d'étudier la possibilité de fermer les dossiers incomplets de demandeurs qui n'ont pas communiqué avec l'administrateur du Registre des Indiens ou AINC depuis une période déterminée.	Dans le cadre de l'actuelle Initiative de modernisation du processus d'inscription, on examinera et réorganisera la manière de gérer la charge de travail, et on établira un système de classement prioritaire.	Août 2010	État État/Justification Au 31 mars 2011 : État : Demande de fermeture du dossier (terminé) Les processus ont été schématisés et précisés. Application de la méthode du premier entré, premier sorti et d'une norme de service visant le traitement des demandes d'inscription dans un délai de 120 jours. L'arriéré a été éliminé.
	À mesure que nous élaborerons des processus et procédures, nous instaurerons une politique de fermeture de dossier pour les cas inactifs ou pour lesquels aucune réponse n'a été reçue dans un délai de trois à six mois, selon les documents manquants.	Novembre 2010	État : Demande de fermeture du dossier (terminé) Mise en œuvre d'une politique de rappel (90 et 120 jours). S'il n'y a pas eu de réponse pendant la période de rappel, le dossier est fermé. Si une réponse est fournie, le dossier est intégré à la charge de travail.
	Nous travaillerons étroitement avec la TI à améliorer le codage du SII de manière à saisir les données appropriées qui fourniront des statistiques. Cette information est nécessaire afin de traiter efficacement l'arriéré.	Août 2010	État : En cours Des modifications doivent être apportées au système. En attente.
	Les nouveaux processus et les nouvelles procédures, le programme de formation national et le programme d'assurance de la qualité contribueront à augmenter la productivité et à améliorer le service à la clientèle. Un plan de communication sera également rédigé pour ces changements dans les procédures.	Décembre 2010	État : En cours L'élimination de l'arriéré relatif au droit à l'inscription et la mise en œuvre d'une norme de service (délai de 6 mois) et d'un système de rappel ont amélioré le service à la clientèle. D'autres changements sont en cours. État : N'est plus pertinent Les changements ont été communiqués au moyen de directives. Commentaire du SVE : En cours
2C. Conception et prestation À l'issue d'une éventuelle refonte du programme, AINC devrait :			État État/Justification Au 31 mars 2011 : État : Aucune mesure n'a été prise En attente de la publication du rapport, qui sera diffusé aux intervenants pour faciliter les discussions.
i. régler la question du recrutement et du maintien en fonction d'ARI compétents.	i) La question du recrutement et du maintien en fonction des administrateurs est principalement liée à la formule de rémunération du programme et à d'autres facteurs. Par exemple, il n'y a pas eu d'examen des salaires depuis 1993.	Décembre 2010
	Parallèlement à l'examen du rôle des ARI en matière d'inscription et de délivrance du certificat sécurisé de statut indien, nous entamerons des discussions avec les bureaux régionaux, les chefs et leurs conseillers ainsi que les ARI afin de formuler des recommandations pour résoudre la question.	Novembre 2010	État : Aucune mesure n'a été prise En attente de la publication du rapport, qui sera diffusé aux intervenants pour faciliter les discussions.
ii. mettre en place des lignes directrices et des outils communs pour assurer l'uniformité et la rigueur du processus; dispenser aussi une formation nationale et assurer la surveillance fonctionnelle régulière de chaque ARI.	ii) Comme on le décrit ci-dessus (point 2a), on instaurera un nouveau programme robuste de surveillance et de conformité, on créera de nouvelles unités d'assurance de la qualité, de même qu'un poste de coordonnateur national de la formation.	Décembre 2010	État : Aucune mesure n'a été prise Prévu pour septembre 2011.
	Des manuels et des outils de formation communs seront fournis en vue de mettre en œuvre une approche modernisée et normalisée, incluant une orientation fonctionnelle constante.	Juin 2011	État : En cours Les travaux ont été amorcés concernant les guides. Le tout devrait prendre fin d'ici octobre 2011. Commentaire du SVE : En cours
3. Responsabilisation AINC devrait élaborer une stratégie de mesure du rendement afin d'orienter les activités de surveillance et de reddition de comptes et d'appuyer les processus décisionnels ainsi qu'une utilisation efficace des ressources disponibles.	Dans le cadre de l'Initiative de modernisation du processus d'inscription, on travaillera avec le Secteur de la vérification et de l'évaluation afin de mettre au point une stratégie de mesure du rendement.		État État/Justification Au 31 mars 2011 : État : En cours Des postes du domaine de l'assurance de la qualité ont été créés au sein des équipes du droit à l'inscription et du projet de loi C-3.
	1. Créer une unité d'assurance de qualité qui vérifiera, au moyen d'une analyse fondée sur le risque, l'exactitude des données sur les charges de travail actuelles des unités de l'inscription, de Winnipeg et du certificat sécurisé de statut indien. On présentera un rapport mensuel et, s'il y a lieu, des propositions de modifications.	Décembre 2010	État : Demande de fermeture du dossier (terminé) Mis en œuvre.
	2. De plus, les unités actuelles de l'inscription, de Winnipeg et du certificat sécurisé de statut indien présenteront un tableau de bord similaire qui nous permettra d'évaluer les progrès et l'utilisation des ressources.	Octobre 2010	État : En cours Mis en œuvre pour l'AC, les régions et les ARI.
	3. On effectuera régulièrement des examens de surveillance et de conformité des unités de l'administration centrale, de Winnipeg et de l'inscription, ainsi que du personnel régional et des ARI.	Novembre	État : Aucune mesure n'a été prise En attente de la création de la sous-section de la surveillance et de la conformité. Commentaire du SVE : En cours
4. Réussite et incidences AINC devrait rédiger une description de tâches uniforme pour les ARI précisant leurs responsabilités.	Une ébauche de la description des tâches est en rédaction présentement; on la révisera de manière à y intégrer tout changement de rôle et de responsabilité des ARI, y compris en matière de décisions concernant la délivrance du certificat sécurisé de statut indien.	Mars 2011	État État/Justification Au 31 mars 2011 : En attente de la publication du rapport, qui sera diffusé aux intervenants pour faciliter les discussions. Commentaire du SVE : En voie de réalisation
5. Rapport Coût-efficacité
5A. AINC devrait examiner la faisabilité d'encourager les bandes à mettre en commun les ressources et le financement en vue d'attirer des ARI compétents et dévoués et de les retenir à plein temps.	Au cours du renouvellement des autorisations de programme, on étudiera la possibilité d'inclure un nouvel incitatif au programme pour favoriser le maintien en fonction des ARI. On examinera aussi la faisabilité de mettre en commun les ressources des bandes ou d'élargir le rôle des conseils tribaux pour inclure la prestation du service. Munis de tâches bien définies, d'un salaire adéquat, d'une formation, d'outils et de matériel, les ARI pourraient décider de rester en poste plus longtemps.	Janvier 2011	État État/Justification Au 31 mars 2011 : En attente de la publication du rapport, qui sera diffusé aux intervenants pour faciliter les discussions. Commentaire du SVE : En voie de réalisation
5B. AINC devrait revoir la partie à l'acte de la formule pour garantir que les ARI sont rémunérés en fonction du coût réel de la tâche.	L'exercice dépendra des résultats de l'examen et de la modernisation du rôle des ARI ainsi que de la rédaction d'une nouvelle description de tâches. Nous étudions également la possibilité d'utiliser des incitatifs.	Janvier 2011	État État/Justification Au 31 mars 2011 : En attente de la publication du rapport, qui sera diffusé aux intervenants pour faciliter les discussions. Commentaire du SVE : En voie de réalisation
6. Considération spéciale AINC doit disposer d'un processus de validation/vérification bien établi afin de garantir l'exactitude des données d'inscription consignées au SII.	Voir la recommandation no 3 pour la réponse.	Novembre 2010	État État/Justification Au 31 mars 2011 : Commentaire du SVE : Aucune mise à jour

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Date de modification :: 2011-12-22