Archivée - Vérification de la mise en oeuvre de la Stratégie pour les Autochtones vivant en milieu urbain - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2010

Action :
Le BIF effectuera une analyse en vue d'élaborer une approche axée sur les risques et sur les degrés de soutien de la collectivité afin d'atténuer les risques correspondant aux préoccupations soulevées par les vérificateurs à l'égard des collectivités nouvelles ou en développement qui sont visées par la SAMU.

Mise à jour/justification :
En date du 30/09/2010 :

Le BIF a effectué une analyse au moyen d'une de ses propres grilles d'évaluation des risques qui a attiré l'attention sur la capacité des collectivités visées par la SAMU en tant que risque principal, au moyen du CGRR-CVAR de la SAMU qui donne un aperçu des principaux critères d'admissibilité des « nouvelles » collectivités participant à la SAMU, et au moyen de l'outil d'évaluation communautaire de la SAMU qui a permis de déterminer plusieurs éléments déterminants de réussite des collectivités comme leurs structures décisionnelles et leurs besoins en matière de capacité. L'analyse a été réalisée et elle sera appliquée aux collectivités nouvelles et en développement. Elle servira également de base à nos efforts visant le renouvellement en 2012.

SVÉ : Fermé – Mise en œuvre achevée

Action :
Le BIF élaborera un modèle qui décrit les exigences relatives au contenu des plans d'action communautaires, tout en assurant la souplesse nécessaire pour que les collectivités puissent rendre compte de leur situation unique. Les bureaux régionaux recevront des directives concernant le niveau d'aide à apporter aux comités communautaires pour faire en sorte que la planification communautaire soit efficace.

Mise à jour/justification :
En date du 30/09/2010 :

Un guide d'élaboration d'un plan stratégique communautaire a été conçu, y compris un modèle des éléments qui doivent figurer dans les plans de chacune des villes visées par la SAMU. Le guide peut être employé immédiatement.

SVÉ : Fermé – Mise en œuvre achevée

• clarifier la nature des projets, des activités et des dépenses admissibles tout en assurant la souplesse voulue dans le programme de contribution et en tenant compte des priorités de la Stratégie;
• préciser les exigences relatives à l'obtention de fonds des provinces et des municipalités, à la façon de mesurer les résultats, et à la façon d'appliquer les exigences de financement aux collectivités nouvelles ou en développement;
• clarifier la définition de « dépense en immobilisations », ainsi que les exigences relatives à l'approbation.

Action :
En sollicitant le renouvellement de la Stratégie, le BIF collaborera avec le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et les partenaires fédéraux pour clarifier toute ambiguïté qui pourrait entourer :

• la nature des projets, des activités et des dépenses admissibles;
• les exigences relatives à l'obtention de fonds et à la façon de mesurer les résultats, y compris dans les collectivités nouvelles ou en voie de développement;
• les exigences relatives à l'approbation des dépenses en immobilisations.

Mise à jour/justification :
En date du 30/09/2010 :

Les travaux sur lesquels reposeront nos efforts de renouvellement en 2012 sont en cours d'exécution.

SVÉ : En cours d'exécution

Action :
Dans le cadre des réunions trimestrielles régulières et des appels bimensuels, le BIF utilisera les constatations détaillées des vérificateurs pour fournir des conseils au personnel régional et, par leur entremise, aux comités communautaires sur les conditions d'admissibilité et sur l'utilisation de l'information sur les risques inhérents aux projets et aux bénéficiaires pour justifier les décisions de financement.

Le BIF fournira une directive écrite aux directeurs régionaux pour clarifier l'interprétation des pouvoirs sur les politiques à partir des constatations détaillés de la vérification. Si des incertitudes liées à l'admissibilité des projets demeurent après la publication de cette directive, les projets en question seront soumis à l'approbation du directeur général du BIF ou du SMA.

Mise à jour/justification :
En date du 30/09/2010 :

Une directive sur la détermination de l'admissibilité des activités et des dépenses proposées émanant du directeur général du BIF à l'intention des directeurs responsables de la Stratégie a été rédigée. Elle fait l'objet d'un examen avant d'être transmise aux directeurs de la SAMU à la fin de décembre 2010.

SVÉ : En cours d'exécution

Action :
Le BIF officialisera le processus visant à définir des objectifs, à établir des activités prioritaires, à définir des cibles, à élaborer des normes de service visant les bénéficiaires et les collectivités et à prévoir les résultats escomptés en élaborant un cadre, y compris un modèle pour la détermination des objectifs stratégiques de programme, de l'horizontalité et de l'harmonisation. Le cadre comprendra des exigences relatives à l'approbation et à la surveillance.

Mise à jour/justification :
En date du 30/09/2010 :

Des plans annuels de travail ont été élaborés par les responsables de la SAMU à l'AC et dans les bureaux régionaux. Les directeurs de la SAMU sont en train d'élaborer un plan d'activités stratégique de trois ans qui servira de plan d'activités intégré et comprendra des objectifs, des cadres pour les activités principales et les actions conjointes, ainsi que des considérations relatives à la détermination des ressources financières et humaines. Le plan intégrera également le nouveau modèle logique pour la SAMU ainsi que la stratégie de mesure du rendement en cours d'élaboration. Le travail d'élaboration du plan d'activités stratégique intégré de la SAMU sera achevé en décembre 2010.

SVÉ : En cours d'exécution

Action :
Au moyen de plans annuels d'apprentissage que tous les employés et gestionnaires sont tenus de remplir, le BIF poursuivra l'examen et le développement de son programme de formation pour que ses employés reçoivent la formation dont ils ont besoin.

Mise à jour/justification :
En date du 30/09/2010 :

Un plan de la formation pour les agents de la SAMU a été élaboré avec la participation de tous les secteurs du programme. Sous forme d'un engagement permanent non confirmé, il sera mis à jour tous les ans dans le cadre de l'exercice de planification des RH du BIF et il fera partie des plans d'apprentissage individuels.

SVÉ : Fermé – Mise en œuvre achevée

Cela dit, le BIF reconnaît que le traitement des accords de contribution de la SAMU est susceptible d'amélioration. Des mesures ont déjà été prises pour réduire le temps nécessaire pour conclure des accords de contribution (elles ont été soulignées dans le rapport de vérification), et elles seront suivies par l'introduction de normes de services, ainsi que de lignes directrices et de processus opérationnels, qui assurent la cohérence du traitement des accords de contribution dans toutes les régions.

Action :
Le BIF entreprendra l'élaboration de normes de service à l'intention des bénéficiaires et il examinera les processus et les calendriers relatifs aux appels de proposition pour faire en sorte que les projets soient évalués et approuvés, que les accords de financement soient préparés et appliqués, et que le traitement des paiements à l'intention des bénéficiaires et la fermeture des dossiers soient effectués en temps opportun.

Mise à jour/justification :
En date du 30/09/2010 :

Le BIF participe activement à l'initiative ministérielle visant l'élaboration de nomes de service, dans le cadre de la mise en œuvre de la PPT d'AINC, et il appliquera ces normes dans ses relations avec les bénéficiaires de la SAMU. Le BIF prend également des mesures pour rationaliser l'administration des subventions et des contributions de la SAMU de deux façons : en premier lieu, le BIF a réorganisé le groupe de travail interne chargé de l'administration des subventions et contributions; en deuxième lieu, le BIF (région de la Saskatchewan) dirige un projet pilote dans le cadre duquel il reçoit de l'aide pour l'administration des subventions et des contributions de la SAMU d'AINC (région de la Saskatchewan). L'objectif est d'améliorer l'administration des accords de financement et le traitement des paiements à l'intention des bénéficiaires de la SAMU.

SVÉ : En cours d'exécution

Action :
Pour ce faire, le BIF officialisera les politiques, les procédures et les critères utilisés pour l'appel, la présentation et l'évaluation de propositions dans le cadre du Fonds central.

Mise à jour/justification :
En date du 30/09/2010 :

Des lignes directrices sur l'utilisation du Fonds central ont été rédigées. Elles feront l'objet d'un examen avant d'être transmises aux directeurs de la SAMU d'ici la fin de décembre 2010.

SVÉ : En cours d'exécution