Archivée - Vérification des comptes en fiducie - Rapports de suivi en date du 31 mars 2011
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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 mars 2011
Résolution et affaires individuelles et DPF
Vérification des comptes de fiducie
Date d'approbation : 24 septembre 2010
Recommandations du projet | Plan d'action | Date d'achèvement prévue |
Réponse du programme |
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1. Le SMA, RAI, devrait élaborer et publier un cadre de contrôle et de compensation des comptes d'attente dans les régions. Cela suppose de clarifier les rôles et les responsabilités entourant le contrôle et la création des comptes d'attente dans le Manuel sur les fonds des Indiens et le Guide de gestion des terres. Il existe une possibilité de coordonner la supervision de cette activité de contrôle avec le DPF, en incorporant le statut des comptes d'attente dans le processus de certification régional mensuel. |
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Mars 2011 |
État : Demande de fermeture du dossier
Mise à jour / Justification
État : Demande de fermeture du dossier Mise à jour / Justification
État - En cours Mise à jour / Justification Un processus provisoire a été réalisé. On attend les commentaires des régions. On travaille à la création d'un guide à l'intention des gestionnaires. Commentaire du SVE : Mise en œuvre bien avancée. Cette recommandation sera classée lorsque les processus et les lignes directrices/guide auront été approuvés et seront appliqués afin de surveiller les comptes. |
Le processus de certification mensuel exigera une justification de l'état des comptes d'attente et définira les conséquences du fait de ne pas fournir une justification et une documentation adéquates. | Octobre 2011 | ||
2. Le SMA, RAI, en collaboration avec le SMA principal, Secteur des opérations régionales (SOR), devrait élaborer une politique, des lignes directrices et des processus connexes pour répondre à la question des comptes d'attente à long terme. |
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Mars 2011 |
État : Demande de fermeture du dossier
Mise à jour / Justification
Commentaire du SVE :En cours de mise en œuvre. Cette recommandation sera classée dès que le MFI aura été mis à jour et que le cadre de contrôle sera en place. |
3. Le DPF devrait communiquer officiellement avec tous les bureaux régionaux pour rappeler les exigences d'AINC en matière de dépôt d'espèces contenues dans le Guide de gestion financière (GGF). Ce guide prévoit que les bureaux régionaux déposeront quotidiennement toutes les rentrées de fonds de plus de 500 $. Les agents de programme des bureaux régionaux pourraient à l'occasion éduquer les remettants quant à la documentation à fournir à l'appui des rentrées de trésorerie. |
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Mars 2011 |
État : TDE - Demande de fermeture du dossier
Mise à jour / Justification
État : DPF - En cours Mise à jour / Justification Une ébauche de politique a été rédigée et communiquée aux gestionnaires régionaux des opérations comptables (GROC) aux fins de commentaires. La version finale devrait être achevée d'ici la fin avril. Commentaire du SVE :En cours de mise en œuvre. La recommandation sera classée lorsque la politique sera achevée et communiquée à l'échelle du Ministère. |
4. Le SMA, RAI, de pair avec le DPF, devrait renforcer la diligence requise pour faire en sorte que les fonds des Indiens soient approuvés conformément à la RCB pertinente et à la Loi sur les Indiens.
Si l'on se fonde sur l'État des perceptions et aliénations des fonds des Indiens remis de pair avec les états financiers vérifiés, il faudrait le vérifier. |
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Septembre 2011 |
État :En cours
Mise à jour / Justification
Commentaire du SVE :En cours de mise en œuvre. |
5. Le SMA, RAI, devrait créer des outils et fournir des orientations détaillées aux régions sur le degré de justification nécessaire aux demandes d'accès aux fonds des Indiens (bande et particuliers) et sur le degré d'analyse requis des agents de programme avant la recommandation, l'approbation ou le déblocage des fonds détenus dans les comptes en fiducie. |
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Septembre 2011 |
État : En cours
Mise à jour / Justification
Commentaire du SVE :En cours de mise en œuvre. |
6. Le SMA, RAI, de pair avec le SMA, Développement économique et terres (DET), devrait élaborer un mécanisme, dans le cadre des structures existantes, permettant aux agents de programme de définir les attentes en matière de futures rentrées de fonds après qu'un instrument a été exécuté. Une fois établi, ce mécanisme permettrait d'avertir les agents de programme lorsqu'une rentrée de fonds des Indiens est attendue, avertissement qui à son tour déclencherait un suivi si la rentrée de fonds ne se produit pas dans les délais prévus. Tout dépendant de la nature de ce mécanisme de suivi, il faudrait évaluer les ressources nécessaires pour l'appuyer. |
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Mars 2011 |
État : Demande de fermeture du dossier
Mise à jour / Justification
Commentaire du SVE :Compte tenu de la justification donnée, la recommandation a été classée. |
7. Le DPF devrait mettre à jour le GGF pour tenir compte des attentes en matière de séparation des responsabilités entourant les rentrées de fonds au service des Finances du bureau régional. Plus précisément, dans les cas où des restrictions de ressources ne permettent qu'à une personne de gérer les rentrées de fonds, le rapprochement mensuel devrait être effectué par un autre agent des Finances et devrait être rapproché du registre de caisse préparé par la salle du courrier. |
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Mars 2011 |
État : En cours Mise à jour / Justification Une ébauche de politique a été rédigée et communiquée aux GROC aux fins de commentaires. La version finale devrait être achevée d'ici la fin avril. Commentaire du SVE :En cours de mise en œuvre. La recommandation sera classée lorsque la politique sera achevée et communiquée à l'échelle du Ministère. |