Archivée - Vérification des comptes en fiducie

7.1.1 Surveillance des comptes d'attente

À l'heure actuelle, les comptes d'attente ne sont pas suffisamment contrôlés, si bien que les fonds ne sont pas transférés assez rapidement des comptes d'attente aux comptes en fiducie pertinents.

Quoique le Manuel sur les fonds des Indiens prévoie l'exercice d'un contrôle, aucun cadre de contrôle officiel n'a été établi par l'administration centrale concernant le suivi et la compensation des soldes des comptes d'attente dans les régions. En l'absence d'orientations claires de la part de l'administration centrale, seulement une des régions visitées a établi un programme officiel de contrôle des comptes d'attente. Ailleurs, sans programme officiel, les agents/gestionnaires de programmes laissés à eux-mêmes ne faisaient pas de contrôle et de suivi proactifs des comptes d'attente en temps voulu et systématique. Les tests de vérification effectués sur les comptes d'attente ont permis d'établir que :

• Dans certains cas, des représentants régionaux ne pouvaient pas confirmer l'état actuel des comptes d'attente ni les mesures à prendre pour débloquer un compte d'attente (30 %).
• Dans certains cas, des mesures adéquates avaient été prises pour débloquer les fonds au profit de la Première nation concernée, mais sans que le solde ne soit effectivement libéré (16 %).
• Dans certains cas, des soldes de compte d'attente concernaient une PN qui n'existe plus (4 %).

Tel qu'indiqué ci-dessus, une des régions visitées avait mis en place un processus officiel de contrôle des comptes d'attente des bandes, dans le cadre duquel la responsabilité d'établir un rapport pour chaque bande avait été officiellement attribuée. Ce rapport est créé tous les six mois et fourni aux agents des terres et aux gestionnaires des terres. Les agents des terres doivent faire des mises à jour régulières pour chaque compte d'attente, dont le suivi est ensuite centralisé.

Le caractère limité du contrôle proactif des comptes d'attente a pour effet de retarder le déblocage des fonds à l'usage et au profit des Premières nations concernées. Les retards dans le déblocage des fonds pourraient en outre amener la Couronne à supporter des frais d'intérêt inutiles.

Recommandation 1:

Le SMA-RAI, devrait élaborer et publier un cadre de contrôle et de compensation des comptes d'attente dans les régions. Cela suppose de clarifier les rôles et les responsabilités entourant le contrôle et la création des comptes d'attente dans le Manuel sur les fonds des Indiens et le Guide de la gestion des terres. Il existe une possibilité de coordonner la supervision de cette activité de contrôle avec le DPF, en incorporant le statut des comptes d'attente dans le processus de certification régional mensuel.

7.1.2 Traitement des comptes d'attente à long terme

Il n'existe aucune politique ni aucun processus pour répondre à la question des anciens comptes d'attente pour lesquels aucun instrument exécutable ne sera mis en place.

Certains bureaux régionaux ont des soldes importants d'anciens comptes d'attente. Comme l'indique le tableau 3 ci-dessus, deux régions ont un solde combiné de comptes d'attente de 9,5 M$, concernant des comptes vieux de plus de dix ans. Ce solde représente 86 % des comptes d'attente vieux de plus de dix ans (> 10 ans) et 29 % de la totalité des soldes de compte d'attente à la date du 31 mars 2009. Les soldes d'anciens comptes d'attente représentent normalement les comptes qui ont été établis lorsqu'un instrument valide n'était pas en place ou qu'il existait un différend au moment de la rentrée de fonds. Dans bien des cas, le temps a passé, les parties prenantes à la transaction d'origine ont changé, les organisations concernées n'existent plus et/ou il existe peu de documentation pertinente; par conséquent, il est très difficile ou impossible d'obtenir un instrument valide pour la période concernée.

Les rentrées de fonds ne peuvent être transférées à un compte en fiducie de PN que lorsqu'un instrument exécuté est en place. Les anciens comptes d'attente auxquels un instrument valide n'a jamais pu être associé continuent d'accumuler des intérêts avec peu de chance de règlement. Cependant, dans certains cas, même si aucun instrument n'a été exécuté par les parties, on peut établir que des ressources ont été utilisées.

Aucune orientation ou décision de principe n'a été émise par la DGAI, la DGCMGM et la Direction générale des terres (DGT) sur la façon de résoudre la question de ces anciens comptes d'attente pour lesquels il est très difficile ou impossible d'invoquer un instrument valide. Le fait de tenir en attente de vieilles rentrées de fonds a pour effet de réduire la capacité d'une communauté de Première nation d'accéder à des fonds détenus en fiducie pour son usage et profit.

Recommandation 2

Le SM -RAI en collaboration avec le SMA principal-Opérations régionales (OR), devrait élaborer une politique, des lignes directrices et des processus connexes pour répondre à la question des comptes d'attente à long terme.

7.1.3 Gestion de la trésorerie régionale

Les encaissements associés aux comptes d'attente n'ont pas été consignés et déposés régulièrement au Trésor en temps opportun.

Indépendamment de la question de savoir si une rentrée de fonds a été portée au crédit d'une bande, d'un particulier ou d'un compte d'attente, une fois que la rentrée de fonds a été reçue, les fonds devraient être immédiatement déposés au Trésor. Cette exigence est précisée dans le Guide de gestion financière (GGF) (chapitre 6.3) d'AINC, qui précise que « les fonds doivent être déposés quotidiennement à l'établissement de dépôt désigné si le montant dépasse 500 $ ».

Dans certains cas, des fonds qui arrivent à un bureau régional ne sont pas assortis de renseignements suffisants pour qu'on puisse associer la rentrée à un instrument et donc à une bande. Les tests des entrées de fonds effectués dans les régions ont mis en relief deux approches différentes utilisées lorsque les rentrées de fonds ne peuvent pas être immédiatement portées au crédit d'un compte en fiducie de PN . La première approche consiste à enregistrer les fonds dans le SGFF en tant que compte d'attente et sont immédiatement déposés au Trésor. Cette approche est conforme à l'exigence du Manuel sur les fonds des Indiens d'AINC et du GGF sur les dépôts quotidiens d'espèces. La seconde approche consiste à ne pas enregistrer immédiatement les entrées de fonds dans le SGFF (c.-à-d. qu'aucun compte d'attente n'est créé) et les fonds sont conservés dans un coffre-fort en attendant que leur allocation puisse être confirmée. Lorsque la confirmation est reçue, le dépôt est fait et la rentrée de fonds est portée directement au crédit du compte en fiducie de la bande dans le SGFF.

Il ressort des tests de vérification effectués sur les rentrées de fonds que dans 25 % des échantillons examinés (39 sur 123), les rentrées de fonds n'étaient pas directement déposées au Trésor. Dans ces cas là, les fonds étaient déposés dans un délai de deux semaines maximum après la date de la rentrée de fonds initiale.

Le fait de mettre de côté les rentrées de fonds permet de réduire le risque de créer un compte d'attente et de l'oublier. Cependant, quand les chèques sont conservés matériellement pendant de longues périodes, le risque de les égarer augmente. En outre, cette approche contrevient aux dispositions du GGF (chapitre 6.3) d'AINC, qui prévoit le traitement et le dépôt rapides des chèques reçus par le bureau régional.

Recommandation 3

Le DPF devrait communiquer officiellement avec tous les bureaux régionaux pour rappeler les exigences d'AINC en matière de dépôt d'espèces énoncées dans le Guide de gestion financière (GGF). Ce dernier prévoit que les bureaux régionaux déposeront quotidiennement toutes les rentrées de fonds de plus de 500 $. Les agents de programme des bureaux régionaux pourraient à l'occasion éduquer les remettants  quant à la documentation à fournir pour justifier les rentrées de trésorerie.

7.2.1 Soutien etanalyse des demandes d'accès aux fonds des Indiens

La documentation et les analyses disponibles n'étaient pas toujours suffisantes pour démontrer l'exercice de la diligence requise de la part du Ministère en matière de déblocage des fonds des Indiens conservés dans les comptes en fiducie.

Comptes des bandes

Les tests ont confirmé que, de façon générale, les bureaux régionaux avaient mis en place des processus, étayés d'outils et de modèles, pour consigner l'examen et l'approbation des demandes des RCB (et la documentation à l'appui nécessaire).

Cependant, parmi l'échantillon de dépenses vérifiées, des incohérences ont été constatées dans la documentation à l'appui fournie par la PN , accompagnant les RCB et/ou dans le degré d'analyse effectué par l'agent de programme, sur lesquels était fondée l'approbation finale. Une région s'est trouvée dans l'impossibilité de fournir une justification et une analyse suffisantes pour chacune des demandes d'utilisation des comptes de capital vérifiées. Dans le cas des autres régions, sur un nombre de demandes de bandes exigeant une justification et une analyse, 6 % (5 sur un échantillon de 80) ne comportaient pas de documentation à l'appui suffisante et 4 % (3 sur un échantillon de 80) ne comportaient pas une analyse adéquate pour appuyer l'approbation de la demande. Enfin, aucune des régions visitées n'avait procédé à l'examen des états financiers consolidés les plus récents de la bande, y compris l'état de réception et d'utilisation des fonds des Indiens, dans le cadre des procédures de diligence requise.

Le Ministère ne s'acquitte pas de ses responsabilités lorsque la diligence exercée et les analyses effectuées sont insuffisantes. Plus précisément, si la documentation d'appui requise n'est pas fournie et si des analyses adéquates ne sont pas effectuées ou consignées, en se référant à la documentation à l'appui, des décisions risquent d'être prises en l'absence de toute l'information nécessaire, avec pour effet que des RCB pourraient être approuvés de façon malavisée ou qu'il soit impossible de répondre à des contestations de décisions du Ministère. En outre, si la documentation ou les analyses sont insuffisantes, il y a un risque que les fonds des Indiens en fiducie soient retirés et par la suite dépensés d'une façon qui ne bénéficie pas à la bande, qui est inefficace et/ou qui n'est pas permise par la Loi sur les Indiens.

Comptes individuels

Les résultats des tests ont confirmé que toutes les régions n'ont pas adopté une approche uniforme pour étayer l'analyse et l'approbation des débloquements de fonds conservés dans les comptes en fiducie de particuliers. La documentation disponible pour démontrer qu'une analyse suffisante a été effectuée avant l'approbation et la dépense était limitée. Sur la base des tests effectués, 10 % des transactions de comptes de particuliers en fiducie (4 sur 40) ne comportaient pas de documentation d'appui suffisante et 23 % (9 sur 40) ne contenaient pas une analyse adéquate pour appuyer l'approbation de la demande.

En l'absence d'une preuve d'analyse avant recommandation et approbation du déblocage des fonds d'un compte en fiducie de particulier, il se peut qu'AINC ne soit pas en mesure de prouver que le Ministère a fait preuve de la diligence requise pour évaluer la demande et veiller à ce que les fonds soient remis adéquatement à la personne concernée. Tout comme dans le cas des comptes en fiducie des bandes, cela pourrait causer des difficultés pour AINC si ce dernier se trouve dans l'obligation de prouver qu'il a exercé ses responsabilités en rapport avec le déblocage des fonds de fiducie aux termes de la Loi sur les Indiens.

Recommandation  4:

Le SMA-RAI, de pair avec le DPF, devrait renforcer la diligence requise pour faire en sorte que les fonds des Indiens soient approuvés conformément à la RCB correspondante et à la Loi sur les Indiens. Si on doit se fier au Relevé des entrées et sorties des fonds des Indiens compris dans les états financiers vérifiés, ceux-ci devraient être vérifiés.

Recommandation  5:

Le SMA-RAI devrait créer des outils et fournir des orientations détaillées aux régions sur le degré de justification nécessaire aux demandes d'accès aux fonds des Indiens (bande et particuliers) et sur le degré d'analyse requis des agents de programme avant la recommandation, l'approbation et le déblocage des fonds détenus dans les comptes en fiducie.

7.3.1 État complet des encaissements des bandes

Il n'y a actuellement aucun mécanisme en place pour garantir l'intégralité des recettes des comptes en fiducie des bandes.

Lorsqu'un instrument est négocié et signé par AINC au nom d'une PN , les détails sont conservés dans le système de gestion de l'information NetLands. En raison des limitations du système, les régions sont dans l'impossibilité de produire une liste des comptes à recevoir et une liste des rentrées de fonds attendues, ou de confirmer qu'elles ont reçu toutes les rentrées de fonds prévues concernant l'instrument négocié.

À l'heure actuelle, le Ministère se fie aux agents de programmes – qui gèrent plusieurs comptes et instruments de PN – pour identifier les rentrées manquantes, et aux PN pour établir, d'après leurs états de compte mensuels, les rentrées de fonds qui n'ont pas été portées au crédit de leur compte. Aucune de ces approches n'offre à AINC une garantie sur l'intégralité des fonds des Indiens reçus, ce qui a un effet sur ses responsabilités fiduciaires aux termes de la Loi sur les Indiens.

En l'absence d'un mécanisme de suivi des comptes à recevoir ou des des comptes à recevoir en attente, AINC ne peut détecter facilement les paiements en retard ni les paiements qui auraient pu être associés à un mauvais instrument et/ou à un mauvais compte en fiducie de bande. Cela a un effet sur la capacité du Ministère à évaluer l'intégralité des fonds des Indiens perçus et les mesures de suivi à prendre.

Recommandation 6:

Le SMA-RAI, de pair avec le SMA-Terres et développement économique (TDE), devrait élaborer un mécanisme, dans le cadre des structures existantes, permettant aux agents de programme de définir les prévisions en matière de futures rentrées de fonds après qu'un instrument ait été exécuté. Une fois établi, ce mécanisme permettrait d'avertir les agents de programme lorsqu'une rentrée de fonds des Indiens est attendue, information qui à son tour déclencherait un suivi si la rentrée de fonds ne se produit pas dans les délais prévus. Dépendamment de la nature de ce mécanisme de suivi, il faudrait évaluer les ressources nécessaires pour l'appuyer.

7.3.2   Répartition des tâches

On a constaté que les responsabilités concernant les rentrées de fonds au niveau des Finances des bureaux régionaux n'étaient pas clairement séparées.

Au cours des visites effectuées dans les services financiers des régions, on a constaté qu'en général, les responsabilités concernant l'enregistrement des rentrées de fonds dans le SGFF et la préparation des bordereaux de dépôt bancaire des fonds reçus ainsi que les dépôts proprement dit au Trésor, ne sont pas clairement séparées.

Le chapitre 6.3 du GGF précise les procédures à suivre lorsque l'on reçoit des fonds publics par courrier, et plus précisément stipule que le « commis de la salle du courrier doit veiller à ce que le courrier susceptible de contenir des fonds soit ouvert en la présence de deux employés désignés » [traduction]. Le GGF ne traite pas de la question de la séparation des responsabilités dans les services financiers au palier régional. Habituellement, les pratiques de gestion des espèces exigent que deux personnes différentes participent à la préparation du dépôt bancaire et à l'enregistrement de la rentrée des fonds dans le système; une personne est responsable de la préparation du bordereau de dépôt et du dépôt à la banque alors que l'autre enregistre la rentrée dans le système.

En l'absence d'une claire séparation des responsabilités et en l'absence d'une liste précise des comptes à recevoir, il se pourrait que des fonds reçus par AINC ne soient pas enregistrés dans le SGFF et que les dépôts bancaires connexes passent inaperçus.

Concernant les fonds des Indiens, les risques inhérents au caractère limité de la séparation des responsabilités ont moins d'effets parce qu'aucun compte à recevoir n'a été établi pour la rentrée de fonds (tel qu'indiqué à l'article 7.4.1). Cependant, il y a toujours le risque inhérent au fait qu'un seul représentant des services financiers reçoit la rentrée de fonds de la salle du courrier (y compris le registre de caisse rapprochant tous les reçus de la journée), prépare le dépôt bancaire et dépose l'argent au Trésor.

Recommandation  7:

Le DPF devrait mettre à jour le GGF pour tenir compte des exigences en matière de séparation des responsabilités entourant les rentrées de fonds dans les services financiers du bureau régional. Plus précisément, dans les cas où des restrictions de ressources ne permettent qu'à une personne de gérer les rentrées de fonds, le rapprochement mensuel devrait être effectué par un autre agent des services financiers et devrait être rapproché du registre de caisse préparé par la salle du courrier.