Archivée - Vérification du Programme de sécurité - Rapports de suivi en date du 31 mars 2011

• élaborera, en consultation avec d'autres ministères fédéraux, un énoncé des rôles et des responsabilités, qui sera intégré à la politique ministérielle sur la sécurité;

Mise à jour/Justification :
En date du 31 mars 2011 :

Une ébauche de l'énoncé des rôles et des responsabilités a été préparée et sera présentée aux SMA, aux DGR et aux professionnels de la sécurité pour qu'ils l'examinent et la commentent.

Les rôles et les responsabilités seront présentés au sous-ministre pour approbation et accompagnés du plan de sécurité ministérielle en avril 2011.

L'énoncé des rôles et des responsabilités sera présenté au sous-ministre pour approbation accompagné du plan de sécurité ministérielle en avril 2011.

SVE : Largement mise en œuvre. La recommandation sera caduque dès que l'énoncé des responsabilités aura été approuvé par le sous-ministre.

• présentera l'ébauche aux SMA, aux DGR et aux professionnels de la sécurité pour qu'ils l'examinent et formulent des commentaires;

• mettra en application l'énoncé des rôles et des responsabilités.

• examinera les modalités existantes, cernera les lacunes et établira les priorités.

Mise à jour/Justification :
En date du 31 mars 2011 :

À ce jour, la SSST a travaillé aux points suivants, puis les a révisés :

1. élaboration et mise en œuvre de la Ligne directrice sur la protection et le traitement de l'information;
2. élaboration et mise en œuvre d'une nouvelle procédure de sécurité en matière de passation de marchés;
3. élaboration d'une ligne directrice sur la sécurité des renseignements lorsqu'on se trouve temporairement en dehors du milieu de travail ou en déplacement;
4. élaboration et mise en œuvre de nouvelles mesures de sécurité pour les cadres;
5. élaboration de procédures et d'outils de ratissage en matière de sécurité;
6. rédaction des rôles et des responsabilités des coordonnateurs sectoriels de la sécurité, dans un ouvrage de référence intitulé Manuel du coordonnateur sectoriel de la sécurité, et mise en œuvre.

SVE : Pleinement mise en œuvre. La recommandation est caduque.

• mettra à jour les modalités existantes et en élaborera de nouvelles pour les intégrer au cadre de gestion de la sécurité;
• fera parvenir les modalités actualisées aux personnes qui en ont besoin.

• s'assurer de leur engagement à l'égard du programme de sécurité dans leur région respective;
• recentrer les responsabilités des ASR pour que ceux-ci disposent du temps nécessaire à l'exécution des fonctions liées à la sécurité;
• s'assurer que les ASR reçoivent la formation obligatoire liée à leurs fonctions;
• s'assurer qu'ils veillent à l'application du programme de sensibilisation à la sécurité dans leur région respective.

Mise à jour/Justification :
En date du 31 mars 2011 :

Pendant la semaine du 6 décembre 2010 : l'ASM s'est rendu dans la région de Québec pour présenter le programme de sécurité et les résultats de la vérification aux cadres hiérarchiques, et s'assurer de leur engagement continu à l'égard de ce dernier.

L'ASM a également discuté avec les SMA responsables des régions du Sud et du Nord de l'engagement de ces régions vis-à-vis du programme de sécurité. Cet engagement a également été abordé au cours de la présentation effectuée devant le CGSRHMT sur le plan de sécurité ministérielle.

Cela sera évalué dans le cadre de la stratégie de trois ans du plan de sécurité trimestrielle.

Au cours de la semaine du 7 au 11 mars 2011 a eu lieu le module de formation annuelle à l'intention des ASR et des coordonnateurs sectoriels de la sécurité dans la région de la RCN. Au total, elle a réuni 25 participants à l'échelle du Ministère.

L'ASM collabore avec les ASR en vue de fournir des données statistiques ayant trait aux inspections, aux séances de sensibilisation et aux incidents.

SVE : Pleinement mise en œuvre. La recommandation est caduque.

Mise à jour/Justification :
En date du 31 mars 2011 :

Les rôles et les responsabilités des coordonnateurs sectoriels de la sécurité ont été définis et présentés aux représentants des secteurs le 19 janvier 2011. Des commentaires ont été reçus et une autre séance s'est tenue le 9 février 2011 afin d'examiner les modifications.

À la suite de la demande de l'ASM visant à obtenir le soutien de la haute direction (présentée dans 12 secteurs) relativement à la présentation du rôle de coordonnateur sectoriel de la sécurité, plusieurs coordonnateurs ont été nommés.

Le Manuel du coordonnateur sectoriel de la sécurité sera distribué aux cadres sectoriels, aux coordonnateurs de sécurité et à leurs superviseurs.

Ce nouveau rôle sera officiellement introduit dans un secteur en tant que projet pilote à compter du 1er avril 2011. On demande une rétroaction des représentants du secteur à la table des coordonnateurs sectoriels de la sécurité d'ici six à huit mois quant aux avantages et aux problèmes constatés pendant cette période.

SVE : Pleinement mise en œuvre. La recommandation est caduque.

• précisera les objectifs du Ministère en matière de sécurité, les ressources nécessaires, les priorités et les calendriers;
• comprendra le classement par ordre de priorité des EMR à l'échelle nationale pour une période de cinq ans.

Mise à jour/Justification :
En date du 31 mars 2011 :

L'ASM a embauché deux conseillers qui contribueront à l'élaboration d'un plan de sécurité ministérielle.

Une présentation incluant les principaux points du plan de sécurité ministérielle soumise au CGSRHMT pour approbation en mars 2011.

Le plan de sécurité ministérielle sera présenté au sous-ministre pour approbation et signature en avril 2011.

SVE : Largement mise en œuvre. La recommandation sera caduque dès que le plan de sécurité ministérielle aura été approuvé par le sous-ministre.

Mise à jour/Justification :
En date du 31 mars 2011 :

Chaque mois, l'ASM participe à la téléconférence des ASR et leur rappelle l'importance de fournir des données statistiques sur les inspections, les séances de sensibilisation et les incidents.

On parera aux risques connus dans le plan de sécurité ministérielle.

Pendant la semaine du 6 décembre 2010 : l'ASM s'est rendu au Québec pour présenter le programme de sécurité et les résultats de la vérification aux cadres hiérarchiques, et s'assurer de leur engagement continu à l'égard de ce dernier.

En mars 2011, l'ASM a présenté au CGSRHMT les données de 2010-2011 sur le rendement du programme de sécurité.

SVE : Largement mise en œuvre. La recommandation sera caduque dès que le plan de sécurité ministérielle aura été approuvé par le sous-ministre.

• Remarque : Depuis octobre 2009, les ASR fournissent à l'ASM, à sa demande, des données statistiques sur les rapports d'incident, les ratissages de sécurité et les EMR. Ces données sont compilées à des fins d'analyse de tendance.

Les ASR pareront aux risques connus et rendront compte à l'ASM des mesures prises.

L'ASM effectuera des analyses de tendance à partir de données de provenance nationale.

L'ASM effectuera des visites annuelles dans les régions et les secteurs.

L'ASM communiquera les données sur le rendement au CGSRHMT.

• Doter le poste de responsable de la formation et de la sensibilisation en matière de sécurité.

Mise à jour/Justification :
En date du 31 mars 2011 :

Le poste de responsable de la formation et de la sensibilisation en matière de sécurité sera pourvu le 4 avril 2011. L'une des priorités sera d'examiner les documents existants en matière de sécurité et de cerner les lacunes du programme de sensibilisation actuel.

La SSST a élaboré et mis en œuvre une ligne directrice en matière de protection et de traitement de l'information.

Une trousse de formation a également été fournie aux ASR.

SVE : Pleinement mise en œuvre. La recommandation est caduque.

• Examiner le matériel de sensibilisation existant.

• Déceler les lacunes dans le programme de sensibilisation.

• En même temps que les actions prévues à la recommandation n° 3, examiner les présentations de sensibilisation, y compris les notes d'allocution à l'intention des ASR.

• Obtenir les commentaires des ASR pour effectuer des analyses et des améliorations.

• S'assurer que l'accent est mis sur la classification, le traitement et l'élimination de l'information, et sur les exigences relatives à la sécurité en matière de passation de marchés (remplir la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité [LVERS]).
• Établir un module de formation en ligne sur la sensibilisation à la sécurité.

• de réviser les procédures existantes et en élaborer de nouvelles relativement à l'examen de la LVERS et à l'inclusion de clauses sur la sécurité dans les contrats.

Mise à jour/Justification :
En date du 31 mars 2011 :

L'ASM a obtenu l'approbation du Comité des opérations le 8 mars 2011 pour aller de l'avant à compter du 1er avril 2011 avec le nouveau processus de sécurité entourant la passation de marchés.

Une réunion a eu lieu le 22 mars avec le personnel chargé de l'approvisionnement et de la sécurité en vue d'introduire ce processus. À compter du 1er avril 2011, de nouvelles procédures de sécurité seront instaurées en matière de passation de marchés à AINC.

Cet examen avait également pour but de faire faire les tâches suivantes par le personnel chargé de la sécurité :

• réviser les procédures existantes et en élaborer de nouvelles;
• élaborer des modules de formation à l'intention des GCR et des administrateurs des marchés en vue de la gestion du processus de la LVERS;
• élaborer des modules de formation à l'intention des agents de sécurité responsables de la conformité avec les exigences relatives à la sécurité des contrats;
• s'assurer que les agents chargés de l'approvisionnement et de la sécurité continuent à travailler de concert.

Le nouveau processus :

• veillera à ce que tout nouveau contrat soit accompagné d'une liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS);
• assurera une surveillance par la réalisation de vérifications mensuelles ponctuelles;
• veillera à la mise en place d'une LVERS condensée adaptée aux cadres;
• assurera le respect de l'utilisation du formulaire de la LVERS condensée.

SVÉ : Largement mise en œuvre. La recommandation sera caduque dès que tous les modules de formation nécessaires auront été élaborés et mis en œuvre.

• d'élaborer des modules de formation pour les gestionnaires de centre de responsabilité (GCR) et les administrateurs des marchés en vue de la gestion du processus de la LVERS.
• d'élaborer des modules de formation à l'intention des agents de sécurité responsables de la conformité avec les exigences de sécurité applicables aux contrats.

ASM :

• Prêter une plus grande attention au contrôle de l'efficacité de la sécurité dans les processus de passation de marchés.

DPF :

• Charger des agents de négociation des marchés de l'examen et du traitement des LVERS et des relations avec la SSST.

Remarque : Les listes de vérification et les clauses relatives à la sécurité, dans l'énoncé des rôles et des responsabilités, comprennent cette responsabilité partagée (ASM/DPF), et ce, conformément à la recommandation n° 1.