Archivée - Vérification du Programme de sécurité - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2010

• élaborera, en consultation avec d'autres ministères fédéraux, un énoncé des rôles et des responsabilités, qui sera intégré à la politique ministérielle sur la sécurité;

Mise à jour/justification : 
En date du 30/09/2010 :

Le 10 septembre 2010, l'ASM a envoyé un courriel à tous les gestionnaires de secteur pour solliciter une invitation à participer à une réunion de gestion dans le but d'y faire une présentation sur les résultats et les recommandations de la vérification, et ce, afin d'obtenir leur appui et de leur être plus utile. La présentation est axée sur la quatrième recommandation (nomination de coordonnateurs sectoriels de la sécurité). À ce jour, des présentations ont été faites devant trois secteurs.

SVÉ : En cours d'exécution

• présentera l'ébauche aux SMA, aux DGR et aux praticiens de la sécurité pour qu'ils l'examinent et formulent des commentaires;

• mettra en application l'énoncé des rôles et des responsabilités.

• examinera les modalités existantes, cernera les lacunes et établira les priorités.

Mise à jour/justification : 
En date du 30/09/2010 :

Septembre 2010 : La SSST a inventorié les politiques, les lignes directrices et les modalités (26 au total) et établi un calendrier pour leur examen et leur révision. En raison des ressources limitées, la priorité sera accordée à l'élaboration de l'énoncé des rôles et des responsabilités, plus particulièrement pour les coordonnateurs sectoriels de la sécurité, et à son intégration à la politique ministérielle sur la sécurité conformément à la recommandation 1.

SVÉ : En cours d'exécution

• révisera les modalités existantes et en élaborera de nouvelles pour les intégrer au cadre de gestion de la sécurité;

• fera parvenir les modalités révisées aux personnes qui en ont besoin.

• s'assurer de leur engagement à l'égard du programme de sécurité dans leurs régions respectives;
• recentrer les responsabilités des ASR pour qu'ils disposent du temps nécessaire à l'exécution des fonctions liées à la sécurité;
• s'assurer que les ASR reçoivent la formation obligatoire liée à leurs fonctions;
• s'assurer qu'ils veillent à l'application du programme de sensibilisation à la sécurité dans leurs régions respectives.

Mise à jour/justification : 
En date du 30/09/2010 :

Au cours de la semaine du 20 septembre 2010, l'ASM était à Winnipeg, et la semaine du 4 octobre 2010, à Iqaluit, pour faire une présentation sur le programme de sécurité et sur les résultats de la vérification à l'intention des cadres supérieurs du Manitoba et du Nunavut dans le but de s'assurer qu'ils maintiennent leur engagement à l'égard du programme de sécurité. L'ASM et des employés de soutien ont organisé l'atelier national des ASR et des coordonnateurs sectoriels de la sécurité à Winnipeg, au cours duquel des activités de formation ont eu lieu.

L'ASM a prévu une formation en matière de sécurité à l'intention des ASR de cinq jours en mars 2011.

On sollicitera la participation active des ASR à la semaine de sensibilisation à la sécurité prévue cette année en février 2011. On leur fournira du matériel, des stratégies ainsi que des articles promotionnels pour assurer la réussite de la campagne dans leurs régions respectives.

Lorsque la révision des rôles et des responsabilités des ASR sera terminée, l'énoncé sera soumis à l'approbation des DGR et des SMA de qui relèvent les régions.

SVÉ : En cours d'exécution

• Définir le rôle et les responsabilités d'un agent de sécurité sectoriel conformément à la recommandation 1, et déterminer le niveau d'effort que nécessitera le poste.

Mise à jour/justification : 
En date du 30/09/2010 :

Le 10 septembre 2010, l'ASM a envoyé un courriel à tous les gestionnaires de secteur pour solliciter une invitation à participer à une réunion de gestion dans le but d'y faire une présentation sur les résultats et les recommandations de la vérification, et ce, afin d'obtenir leur appui et de leur être plus utile. La présentation est axée sur la quatrième recommandation (nomination de coordonnateurs sectoriels de la sécurité) et sur l'importance de ces nominations. À ce jour, un DG dans un secteur a été nommé champion de la sécurité, et des coordonnateurs de sécurité sectoriels ont été nommés dans six secteurs.

SVÉ : En coursd'exécution

• intégrera ce plan d'action;
• précisera les objectifs du Ministère en matière de sécurité, les ressources nécessaires, les priorités et les calendriers;
• comprendra le classement par ordre de priorité des EMR à l'échelle nationale pour une période de cinq ans.

Mise à jour/justification : 
En date du 30/09/2010 :

Le 25 juin 2010, le SCT a publié les Lignes directrices pour l'élaboration d'un plan de sécurité ministérielle afin de satisfaire les exigences administratives de la Politique sur la sécurité du gouvernement.

En septembre 2010, le DG chargé du Comité de gestion des services de ressources humaines et du milieu de travail (CGSRHMT) a embauché un entrepreneur pour l'élaboration d'un plan annuel.

Conformément aux lignes directrices reçues en juin 2010, les réponses et le plan d'action de la direction seront modifiés pour tenir compte de ces exigences.

AINC participe activement au comité interministériel établi par le SCT pour élaborer le Cadre de mesure du rendement de la sécurité. Cela permettra de donner plus d'importance à la question de la sécurité au sein du gouvernement fédéral (c.-à-d. CRG, rapports ministériels de gestion des risques, etc.) et d'harmoniser les principaux indicateurs de rendement pour l'élaboration du plan de sécurité annuel. Le Comité devrait présenter ses résultats en avril 2011.

SVÉ : En cours d'exécution

L'ASM sollicitera la participation des régions pour que des données statistiques additionnelles soient recueillies au-delà de la RCN.

Remarque : Depuis octobre 2009, les ASR fournissent à l'ASM, à sa demande, des données statistiques sur les rapports d'incident, les ratissages de sécurité et les EMR. Ces données sont compilées à des fins d'analyse de tendance.

Mise à jour/justification : 
En date du 30/09/2010 :

Les ASR continuent de faire parvenir des données statistiques à la SSST. Le 11 août 2010, des données recueillies dans toutes les régions concernant les enquêtes sur la sécurité et la passation de marché, les séances de sensibilisation, les rapports d'incident relatif à la sécurité, les ratissages et les cartes d'accès, ont été présentées à la sous-ministre déléguée.

Au cours de la semaine du 20 septembre 2010, l'ASM était à Winnipeg, et la semaine du 4 octobre 2010, à Iqaluit, pour faire une présentation sur le programme de sécurité et sur les résultats de la vérification à l'intention des cadres supérieurs du Manitoba et du Nunavut dans le but de s'assurer qu'ils maintiennent leur engagement à l'égard du programme de sécurité. L'ASM et des employés de soutien ont organisé l'atelier national des ASR et des CSS à Winnipeg, au cours duquel la présente recommandation a été examinée et débattue.

La DGSRHMT la Sous-section de la surveillance et de la conformité qui aidera Sécurité à élaborer une stratégie pour l'examen des dossiers de sécurité.

SVÉ : En coursd'exécution

• Doter le poste de responsable de la formation et de la sensibilisation en matière de sécurité.

Mise à jour/justification : 
En date du 30/09/2010 :

La SSST a l'intention de pourvoir le poste de responsable de la formation et de la sensibilisation en matière de sécurité au cours de la présente année financière. Des objectifs seront fixés conformément aux priorités ministérielles.

En août 2010, l'ASM a informé tous les gestionnaires sectoriels des nouvelles modalités pour cerner et protéger les supports informatiques et de communication et leur a fait parvenir des étiquettes rouges portant la mention « secret » qui doivent être apposées sur les clés USB qui contiennent des renseignements secrets.

L'ASM sollicitera la participation active des ASR à la semaine annuelle de sensibilisation à la sécurité qui aura lieu en février 2011. Ils recevront du matériel, des stratégies ainsi que des articles promotionnels afin d'assurer la réussite de la campagne de sensibilisation dans leurs régions respectives.

SVÉ : En cours d'exécution

• Examiner le matériel de sensibilisation existant.

• Déceler les lacunes dans le programme de sensibilisation.

• En même temps que les actions prévues à la recommandation 3, examiner les présentations de sensibilisation, y compris les notes d'allocution à l'intention des ASR.

• Obtenir les commentaires des ASR pour effectuer des analyses et des améliorations.

• S'assurer que l'accent est mis sur la classification, le traitement et l'élimination de l'information et sur les exigences relatives à la passation de marchés (remplir la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS)).

• Établir un module de sensibilisation à la sécurité à diffuser en ligne.

• se mettre d'accord et d'élaborer une stratégie visant à céder toute participation directe à l'examen des exigences relatives à la sécurité et à l'approbation des contrats.

Mise à jour/justification : 
En date du 30/09/2010 :

L'ASM a consulté dix autres ASM, ainsi que 25 membres du comité de travail de TPSGC, au sujet de la sécurité dans la passation de marché, et il apparaît clairement que dans la majorité des ministères, il n'est pas habituel que les agents d'approvisionnement approuvent les exigences relatives à la sécurité ainsi que les clauses de sécurité, mais que cette responsabilité relève des services ministériels de la sécurité.

Le 14 septembre 2010, l'ASM et le DG, Comptabilité ministérielle et gestion du matériel, ont discuté de cette recommandation et ils ne sont pas d'accord avec une partie de la recommandation en raison des constatations mentionnées ci-dessus.

Avant la vérification, l'ASM et le directeur de la Division de la gestion du matériel et des biens (DGMB) avaient déjà révisé les modalités existantes et ils en avaient élaboré des nouvelles concernant la façon de remplir et d'examiner les LVERS et l'insertion de clauses de sécurité dans les contrats. Les modalités sont au stade de l'ébauche et la possibilité d'inclure les coordonnateurs sectoriels de la sécurité CSS dans la description du processus après que leurs rôles et leurs responsabilités auront été approuvés sera étudiée.

Ceci étant, l'ASM a modifié la réponse de la direction et le plan d'action pour supprimer l'élément suivant : « L'ASM consultera le DPF afin de se mettre d'accord et d'élaborer une stratégie visant à céder toute participation directe à l'examen des exigences relatives à la sécurité et à l'approbation des contrats (aux agents d'approvisionnement) ».

Le 7 octobre 2010, le DG de la DGSRHMT a approuvé la recommandation de l'ASM visant la création d'un guichet unique pour les contrats comportant des exigences de sécurité. Pour ce faire, l'ASM a l'intention de :

• communiquer la stratégie à la haute direction en décembre 2010;
• organiser un atelier de formation à l'intention des agents d'approvisionnement sur la sécurité et la passation de marché;
• mettre en œuvre le nouveau processus au plus tard en avril 2011.

SVÉ : En cours d'exécution

• Réviser les procédures existantes et en élaborer de nouvelles relatives à l'examen de la LVERS et à l'inclusion de clauses relatives à la sécurité dans les contrats.
• Établir des modules de formation pour les gestionnaires de centre de responsabilité (GCR) et les administrateurs des marchés en vue de la gestion du processus de la LVERS.
• Établir des modules de formation à l'intention des agents de sécurité responsables de la conformité des exigences relatives à la sécurité des contrats.

ASM :

• Apporter une plus grande attention au contrôle de l'efficacité de la sécurité dans les processus de passation de marchés.

DPF :

• Charger un ou des agents des contrats de l'examen et du traitement des LVERS et des relations avec la SSST.

Remarque : Les listes de vérification et les clauses relatives à la sécurité sont une responsabilité partagée (ASM/DPF) dans l'énoncé des rôles et des responsabilités conformément à la recommandation 1.