Archivée - Vérification du la paye

date : Septembre 2010
Code du projet : 09-071

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Table des matières

• Listes des sigles et abbres
• Sommaire
• Sommaire des constatations et des résultats et recommandations
• 1. Contexte
• 2. Objectifs et portée
• 3. Énoncé de conformité
• 4. Méthodologie
• 5. Résultats et constatations
• 6. Conclusion
• 7. Plan d'action de la direction
• Annexe A - Contexte financier pour la paye d'AINC
• Annexe B - Critères de vérification

Listes des sigles et abbres

Sommaire

Contexte

Le Secteur de la vérification et de l'évaluation (SVE) d'Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC, également appelé  le « Ministère ») a déterminé que la paye constituait un secteur à risque élevé dans son Plan de vérification fondé sur le risque 2009-2010. Le SVE a retenu les services d'Ernst & Young pour mener une vérification de la paye de novembre 2009 à juillet 2010.

Selon le Rapport ministériel sur le rendement d'AINC pour l'exercice financier qui a pris fin le 31 mars 2009, le Ministère comptait environ 4 400 employés, dont les salaires et les avantages sociaux représentaient environ 489 M$, soit 48 % des frais d'exploitation courants.

L'administration de la paye est un processus complexe régi par différentes lois, politiques, directives et lignes directrices. Le processus de paye d'AINC est décentralisé dans les 11 régions du Ministère, y compris l'administration centrale. Lors de la vérification, les opérations de paye étaient générées à l'aide du système de paye en direct, une application Web utilisée pour se connecter à l'ancien système régional de paye (SRP) exploité par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

Dans le cadre du Projet de modernisation des services et des systèmes de paye du gouvernement du Canada, qui vise à rationaliser et à centraliser les processus de paye du service publique à l'aide d'un système de gestion des ressources humaines (SGRH) partagé et commun (PeopleSoft), les ministères et les organismes ont commencé à interfacer leurs systèmes de paye avec PeopleSoft (une initiative appelée « Interface de la paye du gouvernement du Canada » [IPGC]). AINC se prépare à lancer la nouvelle interface entre juin et décembre 2010, ce qui ajoute un nouvel élément de risque à la paye et aux processus connexes. Pour cette raison, les phases de planification de l'IPGC ont été incluses dans la portée de la vérification.

Objectifs et portée

L'objectif principal de la vérification vise à fournir l'assurance que les paiements réguliers et supplémentaires relatifs à la paye sont précis. À la lumière des plans d'AINC visant à mettre en œuvre l'IPGC, un objectif de vérification secondaire a été ajouté afin d'évaluer les contrôles administratifs de la paye en place avant la mise en œuvre.

La portée de la vérification comprenait des paiements réguliers et supplémentaires pour les exercices financiers 2008-2009 et 2009-2010 (du 1er avril au 31 décembre 2009), ainsi que le cadre de contrôle de gestion en place qui aide à la précision des paiements, à la gestion des salaires et à la présentation de rapports. La vérification a aussi permis une analyse des systèmes utilisés dans le processus d'administration de la paye, y compris l'intégration entre les processus et les systèmes de paye d'AINC.

Les cinq premières phases de l'IPGC (de la planification jusqu'aux tests) ont été examinées pour la période de janvier à mars 2010. En plus de vérifier l'exhaustivité de l'IPGC et des contrôles du processus, nous avons évalué la mesure dans laquelle les cinq premières phases de l'IPGC ont facilité la détermination et la correction des erreurs de données, des omissions, des changements non autorisés et des questions liées à la rapidité d'exécution.

Méthodologie

On a mené la vérification en trois phases distinctes : planification, exécution et présentation de rapports. Un programme de vérification fondé sur le risque a été élaboré au cours de la phase de planification. Le travail de vérification sur le terrain a été mené pendant la phase d'exécution à l'administration centrale (AC) à Gatineau et dans les bureaux régionaux situés en Ontario, en Saskatchewan, en Alberta, en Colombie-Britannique et au Yukon.

Le programme de vérification était structuré de façon à inclure un examen des vérifications précédentes, des révisions de la documentation, des entrevues et des tests. Des analyses de données ont servi dans le cadre des tests afin d'examiner un grand volume d'opérations de paye pour déceler les tendances et les anomalies.

Résultats et conclusions

Étant donné l'importance des résultats de la vérification, nous ne sommes pas en mesure de fournir l'assurance de la précision des paiements de salaires réguliers et supplémentaires pendant la période visée par la vérification. En particulier, nous avons remarqué ce qui suit :

• il y a un manque d'uniformité dans le processus d'administration de la paye à l'échelle du Ministère
• les employés d'une organisation distincte ont créé par erreur un exercice financier en milieu d'année qui a été inclus dans le cumul des salaires de la région du Yukon d'AINC et dans le rapport financier de 2009-2010, ce qui a causé une surévaluation d'environ 700 000 $ au niveau des rapports financiers de la région du Yukon [Note 1]
• on a constaté des variances et des écarts importants touchant la paye dans toutes les régions visitées
• on a constaté des taux élevés d'exception pour les paiements réguliers et supplémentaires vérifiés
• on a constaté des écarts par rapport à la politique en ce qui a trait au paiement des heures supplémentaires.

En outre, nous ne pouvons conclure qu'AINC est prêt à mettre en œuvre l'IPGC dans tout le Ministère pour les raisons suivantes :

• différences/écarts et erreurs de données dans PeopleSoft et le système régional de paye (SRP)
• manque de préparation relativement au processus et au système PeopleSoft, y compris un manque de flux documentés, de formations, de gouvernance de données, de restrictions d'accès et de contrôles de système préventifs
• écarts dans le processus de paye post-IPGC planifié et les contrôles d'accès au SRP
• aucune preuve démontrant la façon dont les risques seront gérés efficacement en vertu de l'échéancier de projet actuel
• communication et collaboration insuffisantes relatives au projet su sein des unités fonctionnelles

Bien que l'analyse de rentabilisation de l'IPGC, les objectifs du projet et la méthode de mise en œuvre progressive nous semblent correctes, aucune preuve n'a permis de démontrer comment les risques seront adéquatement gérés en vertu du calendrier actuel de mise en œuvre.

Recommandations

Nous recommandons qu'AINC documente et applique des processus et des contrôles uniformes de la paie à l'échelle du Ministère. On devrait trouver une solution aux résultats/constatations et aux exceptions qui ont été relevé par la vérification et en aborder les causes fondamentales. AINC devrait mettre en œuvre des contrôles de détection et de prévention, particulièrement pour le paiement des heures supplémentaires, où l'on a observé d'importants problèmes de conformité avec la politique relativement à un échantillon d'employés.

Bien que l'automatisation des processus manuels dans le cadre de l'IPGC peut compenser les pratiques non efficientes actuelles et améliorer le processus de paye global, nous recommandons qu'AINC ajuste l'échéancier du projet pour permettre l'exécution d'une analyse de risque suffisante et gérer les risques associés au processus de paye et à sa mise en œuvre. En particulier, les causes fondamentales des erreurs de données devraient être abordées, et le processus de paye post-IPGC de même que les contrôles connexes devraient être documentés et évalués avant la mise en œuvre de l'IPGC dans tout le Ministère.

Sommaire des constatations et des résultats et recommandations

Le tableau ci-dessous résume les constatations, les résultats et les recommandations contenus dans le rapport, selon leur ordre d'apparition.

1. Contexte

Le Secteur de la vérification et de l'évaluation (SVE) d'Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC; le « Ministère ») ont déterminé que la fonction de la paye du Ministère constituait un secteur à risque élevé dans le Plan de vérification fondé sur le risque 2009-2010. Le plan, qui a classé la paye comme l'une des deux principales priorités de la vérification, cite la probabilité de risques opérationnels, financiers et à la réputation du Ministère qui peuvent survenir en raison d'opérations de paye imprécises, de rapports sur les salaires et d'avantages sociaux inexacts et du non-respect des politiques et de la législation. Le SVE a retenu les services d'Ernst & Young pour mener une vérification de la paye de novembre 2009 à juillet 2010.

La paye peut être définie comme les montants reçus par un employé en retour de services rendus pendant une période précise, en vertu du certificat d'emploi de l'employé (lettre d'offre) et des modalités d'emploi applicables. Aux fins de cette vérification, les paiements versés aux employés sont divisés en deux types : les paiements réguliers et les paiements supplémentaires.

Selon le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) d'AINC pour l'exercice financier qui a pris fin le 31 mars 2009, le Ministère comptait environ 4 400 employés, dont les salaires et les avantages sociaux qui représentaient environ 489 M$, soit 48 % des frais d'exploitation. Les coûts liés à la rémunération engagés par le Ministère pour les employés à temps plein (ETP) ont augmenté de 12,3 % entre 2007-2008 et 2008-2009 [Note 2], selon AINC, cette augmentation s'explique par le mecanisme de changement du gouvernement d'intégrer les pepensionats à AINC et les engagements salariaux contraingnants relatifs au renouvellement des conventions collectives. Une analyse additionnelle des coûts liés à la rémunération est présentée à l'annexe A.

L'administration de la paye est un processus complexe régi par des lois, des politiques, des directives et des lignes directrices différentes établies par le parlement, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), le ministère de la Justice (MJ) et d'autres organismes et ministères fédéraux. AINC est responsable de s'assurer de l'exhaustivité, de la précision et de l'autorité concernant les opérations liées à la paye [Note 3]. Selon le SCT , la comptabilité et le contrôle financier du processus d'administration font partie de la gestion financière, tandis que les procédures et les politiques touchant la rémunération des employés font partie de la gestion des RH.

Le processus d'administration de la paye d'AINC est notamment compliqué en raison d'un modèle de paye décentralisé, dans le cadre duquel les 11 régions du Ministère, y compris l'administration centrale, sont toutes responsables du traitement et de la surveillance de leurs opérations de paye. Lors de la vérification, les opérations de paye étaient générées à l'aide du système de paye en direct, une application Web utilisée par de nombreux ministères et organismes pour se connecter à l'ancien système régional de paye (SRP) exploité par Travaux publics et Services gouvernementaux du Canada (TPSGC).

Dans le cadre du Projet de modernisation des services et des systèmes de paye du gouvernement du Canada, qui vise à rationaliser et à centraliser les processus de paye du service publique à l'aide d'un système de gestion des ressources humaines (SGRH) partagé et commun (PeopleSoft), les ministères et les agences ont commencé à interfacer leurs systèmes de paye avec PeopleSoft (une initiative que l'on nomme « Interface de la paye du gouvernement du Canada » [IPGC]). AINC se prépare à lancer la nouvelle interface entre juin et décembre 2010, ce qui ajoute un nouvel élément de risque à la paye et aux processus connexes. Pour cette raison, les phases de planification de l'IPGC ont été incluses dans la portée de la vérification.

2. Objectifs et portée

2.1 Objectifs

L'objectif principal de la vérification est de fournir l'assurance de la précision des paiements relatifs à la paie régulière et supplémentaire. À la lumière des plans d'AINC visant à mettre en œuvre l'IPGC, un objectif de vérification secondaire a été ajouté afin d'évaluer les contrôles administratifs de la paye qui étaient en place avant la mise en œuvre.

2.2 Portée

La portée de la vérification comprenait les paiements de la paie régulière et supplémentaire [Note 4] des exercices financiers 2008-2009 et 2009-2010 [Note 5], ainsi que le cadre de contrôle de gestion en place qui permet la précision des paiements.

La vérification comprenait aussi une analyse des systèmes utilisés dans le cadre du processus d'administration de la paye. Particulièrement, nous avons analysé l'intégration entre les processus de paye d'AINC et le système de carte de paye manuel dans chaque région visitée. Nous avons aussi examiné les interfaces [Note 6] avec les autres systèmes pertinents, y compris le SRP, PeopleSoft, le Système de gestion des salaires Oasis (SGSO) et le système financier Oasis.

La portée de la vérification comprenait l'IPGC dont l'examen des éléments suivants :

• les contrôles en place concernant les processus et le projet visant à protégerl'intégrité des renseignements à l'intérieurdu système de paye avant la mise en œuvre de l'interface;
• la mesure dans laquelle le projet facilite la détection et la correction des erreurs, des omissions, des changements non autorisés et des questions liées à la rapidité d'exécution dans le système intégré global.

2.3. Contraintes touchant la portée

La portée de la vérification comprenait les paiements réguliers et supplémentaires pour les employés d'AINC ayant le code de paye « IAN » de TPSGC. Les opérations de paye des organismes distincts (identifiées dans les listes de paye ou les codes de paye de TPSGC) n'étaient pas incluses dans la portée; ces organisations comprennent, sans toutefois en exclure d'autres, les suivantes :

• Pétrole et gaz des Indiens du Canada (PGIC);
• Agence canadienne de développement économique du Nord (CanNor);
• Commission canadienne des affaires polaires;
• Secrétariat d'adjudication des pensionnats indiens [Note 7].

Bien que les opérations individuelles de paye des organismes distincts n'étaient pas incluses dans la portée, les risques liés au processus de paye associés à d'autres organismes ont été notés dans les régions applicables; on en parle davantage dans les sections 5.1.1 et 5.1.2. En particulier, nous avons noté des secteurs où des interdépendances mal contrôlées entre AINC et d'autres organismes avaient été observées.

Les employés de l'administration centrale et des régions ont été très collaboratifs. Par contre, les rapports clés et les renseignements demandés n'ont pas été mis à notre disposition aux fins d'examen, ce qui a limité les tests de la manières suivante :

• Vérification des opérations par rapport au cadre de contrôle de l'administration de la paye du Ministère – Rien ne prouve qu'il existe cadre de contrôle et de processus complet unique, uniforme et documenté pour le Ministère. Étant donné que les contrôles de la paye varient entre les régions visitées, nous avons vérifié les opérations en regard des contrôles applicables selon les régions de paye respectives.
• Vérification d'une liste complète d'employés payés par AINC – Nous n'avons pas été en mesure d'établir une liste exhaustive des employés, fournie par le SGOS et nous avons découvert que les rapports du SGOS fournis ne comprenaient pas toutes les opérations de paye. Afin d'établir une liste complète des opérations de paye d'AINC, les rapports générés par le SRP à TPSGC étaient requis. Par contre, ces rapports n'étaient pas prêts immédiatement, comme nous l'expliquons dans la section 5.1.3.
• Aucun mécanisme permettant d'assurer le suivi des opérations d'ajustement – Les taux de rémunération d'employé, les classifications, les lieux d'emploi et les conventions collectives changent régulièrement et il peut être nécessaire d'apporter des changements rétroactifs. Comme aucun mécanisme n'est en place pour détecter rapidement si les opérations d'ajustement subséquentes ont été faites, nous ne pouvons conclure que les exceptions notées concernant la précision des opérations de paye auraient été observées ultérieurement.

La vérification était basée sur des entrevues, des discussions avec la direction d'AINC, une étude de la documentation et des démonstrations fonctionnelles fournies par des régions sélectionnées. Quand cela s'avérait possible, la vérification était menée de façon à valider les renseignements fournis avec des entrevues avec la direction; par contre, nous n'avons pas cherché à le faire dans tous les cas.

3. Énoncé de conformité

Nous ne sommes pas en mesure de conclure que le cadre de contrôle de l'administration de la paye d'AINC soutient la précision des paiements pour les opérations de paye régulières et supplémentaires. Nous avons découvert un taux d'exception élevé dans les opérations de paye vérifiées (32 exceptions sur 50 échantillons). Également, nous ne pouvons conclure que le Ministère est prêt à mettre en œuvre l'IPGC à ce moment-ci.

Notre travail a été réalisé selon un programme de vérification fondé sur le risque, élaboré en collaboration avec la direction d'AINC. Un travail suffisant a été accompli et la preuve nécessaire a été recueillie afin de corroborer les résultats et les conclusions du rapport. Les conclusions sont fondées sur une comparaison des situations (telles qu'elles existaient au moment de la vérification) avec les critères de vérification. Les conclusions ne sont applicables que pour les secteurs étudiés dans les régions visitées.

Le programme de vérification fondé sur le risque est basé sur le Control Objectives for Information and related Technology, version 4.1 (COBIT 4.1) et le Guide du référentiel des connaissances en gestion de projet du Project Management Institute, version 4 (GRCGP 4 du PMI). Les normes de rémunération du gouvernement du Canada, telles qu'elles sont précisées par le STC et le Bureau du vérificateur général (BVG), ont aussi servi à élaborer le programme de vérification. La vérification a été menée en conformité avec les normes de vérification interne du gouvernement du Canada. Elle ne constitue pas une vérification ni un examen en vertu des normes de vérification généralement reconnues (NVGR).

4. Méthodologie

4.1 Calendrier

L'évaluation a été menée en trois phases distinctes :

• Phase de planification (novembre-décembre 2009);
• Phase d'exécution (janvier-mai 2010);
• Phase de rapports (mai-juillet 2010).

4.2 Méthode de la vérification

Les critères de vérification sont énumérés dans l'annexe B. Le travail sur le terrain a été mené à l'administration centrale et dans les cinq régions suivantes :

• Ontario (bureau de Toronto);
• Alberta (bureaux d'Edmonton et de PGIC);
• Saskatchewan (bureau de Regina);
• Colombie-Britannique (bureau de Vancouver);
• Yukon (bureau de Whitehorse).

Les dépenses en salaire pour ces cinq régions représentaient environ 28 % de toutes les dépenses salariales du Ministère pour 2008-2009 (voir l'annexe A pour plus de détails).

Une des régions choisies a servi de région pilote pour identifier les risques et élaborer davantage le programme de vérification fondé sur le risque. Le programme de vérification était structuré de façon à inclure un examen des vérifications précédentes, des révisions de la documentation, des entrevues et des tests. Des analyses de données ont permis d'examiner un grand volume d'opérations de paye déterminant les tendances et les anomalies. On a vérifié la précision et la conformité d'un échantillon de 50 opérations de paye.

4.3 Vérifications et révisions précédentes

Les vérifications et les révisions antérieures suivantes comprenaient des constatations et des résultats pertinents à l'égard de la vérification de la paye :

• Vérifications du Bureau du vérificateur général (2006-2007 et 2007-2008);
• Révision interne de la mise à niveau de PeopleSoft, de v.8.0 à v.8.9 (2008-2009);
• Projet d'état de préparation des états financiers vérifiés d'AINC (2008-2009);
• Vérification interne de PeopleSoft (2009-2010).

Au cours de la phase de planification de la vérification, la direction d'AINC a soulevé des inquiétudes en ce qui a trait au chevauchement/à la répétition des efforts, fondées sur les vérifications et les révisions susmentionnées, menées précédemment. Afin d'éviter le chevauchement/la répétition des efforts, nous avons examiné les vérifications et les révisions précédentes avant d'élaborer un programme de vérification fondé sur le risque. Ci-dessous, des résultats et des constatations découlant des vérifications précédentes concernant la paye au sein d'AINC sont repris lorsqu'ils s'appliquent aux résultats et aux constatations de la présente vérification.

5. Résultats et constatations

Les résultats et constatations sont présentés en fonction des deux objectifs principaux de la vérification, à savoir :

• la précision des paiements réguliers et supplémentaires;
• les cinq premières phases du projet d'IPGC.

Ces secteurs sont décrits dans les sections suivantes.

5.1 Précision des paiements

En plus de vérifier les opérations de paye, nous avons examiné le processus de paye afin d'identifier les écarts au niveau des contrôles qui  peuvent créer des risques inhérents à la précision des paiements réguliers et spéciaux.

Les résultats/constatations et les recommandations sont organisés selon les cinq secteurs de risque :

• 5.1.1. Processus de paye;
• 5.1.2. Déclaration et cumul des salaires de CanNor au Yukon;
• 5.1.3. Contrôles assurant la précision de la paye;
• 5.1.4. Opérations de paye régulière;
• 5.1.5. Opérations de paye supplémentaire.

Ces secteurs et les résultats connexes sont expliqués plus en détail dans les sections ci-dessous.

5.1.1 Processus de paye

La paye est administrée par le personnel de la rémunération à l'administration centrale et dans les régions d'AINC. Avant de faire la vérification dans chacune des cinq régions de l'échantillon, nous nous sommes familiarisés avec les processus régionaux respectifs d'administration de la paye et le cadre de contrôle connexe, en procédant à des entrevues et en consultant des descriptions de processus fournies par le personnel régional de la rémunération. Plus précisément, nous avons étudié ce qui suit :

• le processus d'administration de la paye d'AINC;
• les interdépendances du processus de paye avec des organisations et des organismes distincts.

Ces secteurs et nos observations connexes sont décrits ci-dessous.

Processus d'administration de la paye d 'AINC

Au sein d'AINC, les systèmes utilisés pour l'administration de la paye, la publication de rapports et la gestion globale des salaires comprennent :

• SRP – système de paye de TPSGC utilisé pour traiter le paiement des salaires et l'émission de chèques de paye.
• Système de paye en direct – application Web utiliséepar les conseillers en rémunération d'AINC pour accéder au SRP et saisir les opérations de paye basées sur les dossiers papier des employés.
• SGSO – outil de publication de rapports et de prévision des salaires d'AINC.
• Oasis Oracle Financials – système financier d'AINC dans lequel sont entrés les renseignements sur les salaires du SGSO.
• PeopleSoft – au moment de la vérification, système autonome utilisé pour gérer les congés et les données des RH.
• Dossier papier de l'employé – comprend la carte de paye manuelle de l'employé, la lettre d'offre et les autres copies papier corroborant les avantages sociaux et la rémunération de l'employé.

L'administration de la paye est un processus manuel qui exige actuellement la consultation de conseillers en rémunération qualifiés et compétents pour atténuer les risques en raison de l'absence d'un flux complet documenté. Pour calculer manuellement la paye, particulièrement pour les paiements supplémentaires, les conseillers en rémunération doivent trouver et consulter plusieurs documents non regroupés, y compris les conventions collectives et les politiques, parallèlement à l'historique papier de paye de l'employé.

Les entrevues ont montré que la formation offerte aux conseillers en rémunération est insuffisante. Le traitement de la paye dans le système en direct, bien qu'il permette d'interpréter et de comprendre avec précision l'ensemble des politiques, directives et contrats d'employé applicables, exige des connaissances approfondies. Le volume de conventions collectives et de politiques différentes à absorber représente un défi, particulièrement pour les nouveaux employés, ce qui met en évidence l'importance d'une formation régulière et complète et d'une documentation appropriée afin d'assurer l'efficacité de la fonction de la paye.

Nous avons découvert que les conseillers en rémunération d'AINC connaissent les dossiers des employés notamment leur historiques de paye des employés. L eurs connaissances sont requises pour vérifier la précision des opérations de paye. Le fait de se fier ainsi à des employés expérimentés et l'absence d'un processus complet et documenté créent des risques pour AINC. Outre les risques associés aux conseillers en rémunération qui quittent AINC[Note 8], il y a un risque que le personnel de la rémunération de tout le Ministère interprète différemment les règles de la paye et les règlements, ce qui fait que les employés d'AINC de différentes régions sont payés selon différentes normes.

Afin d'identifier les contrôles clés lorsqu'il n'y a pas de processus de paye complet et documenté, nous avons examiné quatre tableaux de flux qui décrivent le processus de paye à l'administration centrale, ainsi qu'une ébauche du document Cadre de vérification des comptes. Au cours de la vérification, le Cadre de vérification des comptes était en cours d'élaboration par les Finances afin d'établir une orientation et des lignes directrices pour les articles 34 et 33 (respectivement art. 34 et art. 33) de la LGFP.

Bien que ces documents de l'administration centrale n'étaient pas utilisés ni appliqués dans les régions étudiées, nous les avons utilisés comme ligne de base pour saisir les différences régionales. Selon l'enquête, nous avons décrit les différences au niveau des  contrôles et des procédures pour chaque région visitée. Le tableau 1 met en lumière un échantillon des différences au niveau des contrôles dans les régions examinées.

Tableau 1 - Variances régionales dans les contrôles du processus de la paye

Outre les différences entre les contrôles ci-dessus, des variances dans les processus régionaux ont été observées. Les pratiques de surveillance et d'examen semblaient différer dans chaque région. Dans l'une des régions visitées, le SGSO n'était pas utilisé en raison de difficultés rencontrées avec le système. On a plutôt élaboré une feuille de suivi régional pour gérer les prévisions salariales. De la même manière, différents formulaires ont été observés dans les régions, y compris un formulaire régional de préautorisation des heures supplémentaires et un formulaire régional de « dotation accélérée ».

En résumé, l'administration de la paye est incompatible et non uniforme entre les régions d'AINC. En nous basant sur l'absence d'un processus documenté et les variances remarquées entre les contrôles, nous ne pouvons garantir raisonnablement que les contrôles financiers (processus opérationnels, informatique et production de rapports) ont été conçus et mis en œuvre de manière efficace.

Les interdépendances du processus de paye avec des organisations et des organismes distincts

Même si les opérations de paye des organismes qui fonctionnent séparément ne s'inscrivaient pas directement dans la portée de la vérification, les interdépendances du processus de paye entre AINC et les autres organisations ont été examinées dans les régions visitées. En particulier, PGIC, le MJ et CanNor ont été identifiés comme des intervenants dans le processus d'administration de la paye d'AINC. Au moment de la vérification, dans les trois cas, aucune entente documentée n'était en place soulignant les services en question, tel que décrit plus en détail ci-dessous.

PGIC

• Le bureau d'AINC de l'Alberta traite les opérations de paye de PGCI (dans le système de paye en direct) et applique les art. 34 et 33 pour PGIC.
• La direction de PGIC et la direction régionale nous ont informés que PGIC est un employeur distinct, dont les employés sont payés selon des normes de rémunération et des conventions collectives différentes. Les entrevues avec la direction révèlent qu'un protocole d'entente (PE) devrait être en place entre AINC et PGIC, mais qu'aucune entente du genre n'existe.
• Bien qu'un PE datant de 1992 ait été mis à notre disposition le 20 août 2010, une fois le travail de vérification terminé, les personnes de PGIC et d'AINC interviewées au cours de la vérification n'étaient pas au courant de son existence.
• Des renseignements contradictoires nous ont été fournis dans le cadre de la vérification, notamment le fait que PGIC est un employeur distinct ce qui exige un PE. AINC devrait déterminer si une entente documentée est requise entre AINC et PGIC pour les services de paye. Si aucune entente n'est requise, le Ministère devrait appliquer une procédure uniforme pour la paye d'AINC et celle de PGIC.

MJ

• On nous a informé que pour aborder les contraintes de personnel pour le MJ et d'AINC au Yukon, un employé du MJ de la région du Yukon applique l'art. 34 pour les opérations de paye d'AINC; parallèlement, un employé d'AINC de la région du Yukon applique l'art. 34 pour la paye du MJ.
• Aucune preuve de PE n'existait entre les deux ministères pour souligner les rôles, les responsabilités et les privilèges d'accès au système.

CanNor

• Le bureau du Yukon d'AINC traite les opérations de paye (dans le système de paye en direct) et applique l'art. 33 pour la paye de CanNor. (On en discute davantage à la section 5.1.2.)
• Aucune preuve d'un PE valide entre AINC et CanNor pour 2010-2011 n'a été présentée au cours de la vérification de la région du Yukon. Bien qu'AINC ait communiqué à l'interne qu'il continuerait la prestation des services précisés dans le PE expiré de 2009-2010, aucune preuve documentée n'a été mise à notre disposition, à savoir si CanNor avait autorisé ou approuvé cette extension de service en vertu d'un calendrier de paiements.

Cette absence d'ententes officielles présente un risque, à savoir qu'AINC ne sera possiblement pas en mesure de démontrer la responsabilité des paiements. Il est important qu'AINC établisse de telles ententes, particulièrement depuis que des organisations externes peuvent avoir accès au processus et vérifier les opérations de paye dans le système de paye en direct d'AINC. L'absence d'ententes crée aussi un risque pour la stratégie de mise en œuvre de l'IPGC et du processus de paye post-IPGC, qui est expliqué plus en détail dans la section 5.2.3. Sans ententes officielles, l'agent comptable d'AINC peut assumer par inadvertance la responsabilité d'un agent comptable d'une autre organisation. En outre, il existe des répercussions financières qui font qu'AINC peut ne pas être en mesure de récupérer des fonds suffisants auprès d'organisations distinctes pour les services rendus.

5.1.2 Déclaration et cumul des salaires de CanNor au Yukon

CanNor a été créé en août 2009 avec des employés d'AINC, dont une quinzaine qui provenait de la région du Yukon. Bien que ces employés aient été transférés d'AINC au milieu de l'exercice financier 2009-2010, on a continué de calculer leurs salaires dans les données salariales de la région du Yukon d'AINC. Cette erreur de calcul a mené à une surévaluation des dépenses salariales d'environ 700 000 $ pour l'exercice financier 2009-2010.

Nous avons découvert que les employés de CanNor pour la région du Yukon étaient payés sous le code « IAN » d'AINC dans le SRP. De plus, ces employés n'étaient pas différenciés des autres employés dans le SRP ou PeopleSoft. Pour retirer les employés de CanNor de l'échantillon, nous avons demandé une liste de tous les employés de CanNor auprès de la direction régionale. On nous a fourni trois listes différentes; ainsi, nous ne pouvions établir ni l'exhaustivité ni la précision d'aucune d'elles. La seule méthode disponible pour lister les employés de CanNor avec leur date respective de transfert d'AINC vers CanNor consistait à trouver le contrat de travail papier de chaque employé de CanNor. Ainsi, nous n'étions pas en mesure de confirmer les dépenses en salaires pour les employés de CanNor pour l'exercice 2009-2010. En nous basant sur la projection de 1,5 M$ pour 2010-2011, nous avons estimé que les coûts de 2009-2010 étaient d'environ 700 000 $.

Nous comprenons que la création de CanNor au milieu de l'exercice financier a engendré de nombreux défis et qu'il était difficile pour AINC de séparer les employés de CanNor dans les systèmes applicables, car les employés d'AINC transférés à CanNor l'ont été à des moments différents et plusieurs employés travaillaient pour les deux organisations à temps partiel. Par contre, nous ne disposions d'aucune preuve démontrant que des contrôles étaient en place afin de détecter une allocation régionale erronée dans les rapports sur les salaires. En outre, au début de 2010-2011, il n'y avait aucune preuve permettant de démontrer que la région du Yukon avait corrigé cette erreur dans les rapports pour le nouvel exercice financier.

Même si les données salariales des employés de CanNor du Yukon ne représentaient pas une somme importante pour le Ministère, l'imprécision du rapport suggère un écart dans le contrôle régional des rapports sur les salaires d'AINC. La précision de la paye des organisations distinctes et les rapports financiers d'AINC n'étaient pas inclus dans la portée de la vérification. Par contre, en nous basant sur les observations de la région du Yukon, nous notons le risque que les statistiques salariales de CanNor pour le Yukon continuent d'être incluses dans les statistiques salariales contenues dans les rapports du Ministère. Il est possible que ce problème soit présent dans d'autres régions touchées par la création de CanNor.

5.1.3 Contrôles permettant d'assurer la précision de la paye

Nous avons examiné les systèmes informatiques utilisés dans le processus de paye actuel, en axant notre examen sur les contrôles en place visant à protéger les données de paye et à maintenir l'harmonisation entre les dépenses actuelles et les rapports financiers publiés. Les deux domaines suivants ont été examinés dans le cadre du programme de vérification fondé sur le risque :

• l'interface entre le SRP et le SGSO;
• le traitement des opérations de paye du SRP.

Ces deux domaines sont décrits en détail ci-dessous.

L'interface entre le SRP et le SGSO

Comme il est décrit dans la section 5.1.1, le SGSO est l'outil de prévision salariale du Ministère. Il n'y pas d'interface en temps réel et automatisée entre le SRP et le SGSO. Ce dernier alimente le système Oasis Oracle Financials et, ainsi, détermine quelles dépenses salariales sont déclarées.

Les données sont chargées à partir du SRP vers le SGSO tous les deux jours ouvrables au sein d'AINC. Par contre, étant donné que le SGSO comprend un compte en suspens pour les opérations du SRP non transférables, une liste détaillée des opérations réelles n'a pu être obtenue dans le SGSO [Note 9].

Un rapport complet des opérations de paye réelles (c.-à-d., les chèques) ne peut être obtenu qu'à partir du SRP. Cependant, AINC ne peut pas générer de rapports directement à partir du SRP; les rapports doivent plutôt être fournis par TPSGC. Ces rapports se sont avérés très difficiles à obtenir pour la vérification. La direction d'AINC nous a informés que TPSGC ne fournit pas les rapports du SRP à AINC régulièrement et que TPSGC n'a pas fourni de liste complète des opérations de paye au cours des trois dernières années.

Sans rapports sur les opérations de paye réelles du SRP, nous ne pouvions rapprocher tous les chèques émis. Selon les entrevues, les salaires régionaux déclarés, qui comprennent les pièces de journal manuelles, ne sont pas validés avec les opérations de paye réelles.

Comme il est déterminé dans la vérification du BVG de 2007-2008, il n'y aucun contrôle en place pour valider que la valeur brute en dollars des opérations de paye envoyées à TPSGC aux fins de traitement est la même que celle retournée au Ministère. Le BVG a noté que cette situation n'est pas propre à AINC, mais d'autres ministères ont des contrôles en place afin de s'assurer de l'exhaustivité du processus de paye. Le plan d'action de gestion du BVG pour AINC reconnaît l'écart et souligne qu'il a été identifié dans le cadre du projet de rapport sur la situation financière, qui recommandait de s'informer auprès d'autres ministères comment ils effectuent ce rapprochement. Au moment de la vérification, aucune preuve n'était à notre disposition démontrant que ces discussions interministérielles avaient eu lieu.

Système de paiement en direct et SRP

Les données concernant les employés et les opérations de paye sont saisies par les conseillers en rémunération d'AINC dans le système de paye en direct, qui est connecté au SRP au niveau de TPSGC. La vérification et l'autorisation de la paye, en vertu des art. respectifs 34 et 33 de la LGFP sont aussi exécutées de manière électronique dans le système de paye en direct. Selon ce que nous avons appris de la direction d'AINC, nous comprenons qu'étant donné que le SRP ne garde pas de trace des utilisateurs autorisés responsables des opérations de paye, une saisie d'écran devrait être imprimée, datée et signée par les autorités responsables de l'application des art. 34 et 33. Il est ainsi possible de se conformer à la Politique sur l'autorisation et l'authentification électroniques du SCT , qui prévoit qu'une trace de vérification complète des opérations électroniques doit être conservée afin que la personne qui l'autorise soit correctement et positivement identifiée [Note 10].

Nous avons examiné les contrôles des TI afin de valider que le système de paye en direct assure la précision des données de paye, nécessite une autorisation appropriée et respecte la politique. Nos observations sont les suivantes :

• L'exhaustivité de la liste d'utilisateurs détenant des privilèges d'accès au système de paye en ligne ne pouvait être confirmée. Nous ne disposions pas des descriptions des privilèges d'accès des utilisateurs aux fins d'examen.
• Aucune preuve n'était accessible pour démontrer que l'accès au SRP était accordé et surveillé de façon appropriée. Il n' y aucune preuve de l'existence d'un processus permettant d'autoriser et de surveiller les utilisateurs actuels ou les formulaires de demande d'accès au SRP.
• L'une des régions étudiées n'était pas en mesure de prouver l'application effective des art. 33 et 34 pour les opérations de paye des deux dernières années. La direction régionale d'AINC a décidé de ne pas mettre en œuvre les signatures et le timbre à date sur papier. Une autre région n'était pas en mesure de démontrer l'application de l'art. 33 pour les opérations de paye faisant partie de l'échantillon.
• Les RH continuent d'appliquer l'art. 33 à la place des Finances dans certaines régions, ce qui crée un risque associé à une mauvaise séparation des tâches. Particulièrement, les RH continuent d'appliquer l'art. 33 dans les régions où la preuve de l'art. 33 n'est pas conservée, ce qui est contraire à la politique d'AINC.
• Les rôles et responsabilités en matière d'autorisation des opérations de paye entre les RH et les Finances ne sont pas clairement définis. Dans les régions où l'art. 33 est appliqué par les Finances, l'autorisation dépend de la révision faite par les RH. La formation et les connaissances des Finances relatives aux codes d'opération sont insuffisantes pour valider correctement les statistiques salariales ainsi que pour approuver et signer en vertu de l'art. 33. Ainsi, le personnel régional des Finances se fie aux RH pour appliquer les contrôles prévus dans la LGFP.

5.1.4 Opérations de paye régulières

Nous avons examiné les opérations de paye régulières, y compris la paye de base et la rémunération d'intérim, pour les employés d'AINC (code « IAN » dans le SRP). Les rémunérations de base et d'intérim représentent les plus grands engagements salariaux pour AINC et représentent en 2009-2010 80 à 90 % des dépenses salariales totales dans les régions visitées [Note 11].

Nous avons examiné deux aspects des opérations de paye : la précision des calculs et la conformité avec les politiques et les conventions collectives applicables. En l'absence de contrôles cohérents et documentés du processus de paye, nous avons établi des critères de vérification basés sur les entrevues et la documentation de l'administration centrale. Les types d'exceptions et les taux d'exception varient entre les régions. Dans certains cas, les opérations comprenaient des exceptions multiples par rapport aux critères de vérification.

Nous avons vérifié 22 opérations de paye régulières, variant entre 135 $ et 5 300 $ [Note 12]. Au total, nous avons découvert que 10 des 22 opérations comprenaient une exception ou plus. Les conseillers régionaux en rémunération ont aidé à vérifier la précision des opérations de paye et à valider les exceptions notées. Les exceptions observées dans les opérations sont résumées ci-dessous :

• 4 des 22 exceptions (18 %) concernent la précision de la paye brute.
• 5 des 22 exceptions (23 %) concernent la conformité avec les politiques et les directives du SCT , ainsi que les conventions collectives.
• 4 des 22 exceptions (18 %) concernent la conformité avec les politiques d'AINC.

Un taux plus élevé d'exception a été observé concernant les opérations de paye pour les étudiants et les employés temporaires. Les autorités de signature en vertu de la LGFP n'ont pas été vérifiées pour les paiements réguliers, à moins qu'ils ne soient applicables (p. ex. le paiement a été combiné aux paiements supplémentaires nécessitant les approbations en vertu de la LGFP). L'approbation préalable et/ou l'art. 32 de la LGFP étaient applicables pour 6 des 22 opérations, pour lesquelles une exception a été identifiée. De la même manière, les articles 34 et 33 étaient applicables pour 4 des 22 opérations, pour lesquelles une exception à l'art. 33 a été identifiée.

Les taux de rémunération des employés, les classifications, les lieux d'emploi et les conventions collectives changent régulièrement et peuvent nécessiter des changements rétroactifs. Ces événements exigent des changements au taux de rémunération. Comme aucun mécanisme n'est en place pour détecter rapidement si les opérations d'ajustement subséquentes ont été faites, nous ne pouvons conclure que les exceptions notées relatives à la précision des opérations de paye auraient été détectées ultérieurement.

Bien que l'impact financier des imprécisions de la paye observé dans le cadre de la vérification était négligeable, les erreurs de paye peuvent avoir d'autres répercussions et présenter d'autres risques pour le Ministère, à savoir :

• La fréquence élevée d'exceptions peut indiquer un problème systématique important d'un point de vue financier.
• La fréquence élevée d'erreurs de paye exige de refaire le travail, ce qui est coûteux. Bien que ces coûts soient difficiles à mesurer, les discussions régionales laissent entendre que la quantité de travail à refaire peut entraver les opérations/activités.

La recommandation 3 ci-dessous concerne les résultats 3 et 4.

5.1.5 Opérations de paye concernant les paiements supplémentaires

Les paiements supplémentaires représentent 10 à 20 % du total régional des dépenses salariales dans les régions visitées (voir l'annexe A pour plus de détails). Contrairement aux chèques de paye réguliers, dont le traitement est automatisé aux deux semaines, les paiements supplémentaires sont calculés à la main. Ainsi, ces paiements ont été identifiés comme présentant un risque élevé.

Au total, 13 types de paiements ont été vérifiés pour un échantillon de 28 opérations de paiements supplémentaires, allant de 351 $ à 45 000 $ [Note 13]. Au total, nous avons découvert que 22 des 28 opérations comprenaient une exception ou plus. Les exceptions observées dans les opérations se résument ainsi :

• 9 des 28 exceptions (32 %) concernent la précision de la paye brute;
• 10 des 28 exceptions (36 %) concernent la conformité avec les politiques et les directives du SCT , ainsi que les conventions collectives;
• 11 des 28 exceptions (39 %) concernent la conformité avec les politiques d'AINC.

En outre, les exceptions suivantes ont été observées relativement à la LGFP :

• L'approbation préalable et/ou l'article 32 étaient applicables à 24 opérations sur 28 , pour lesquelles 14  exceptions ont été observées (58 %).
• L'article 34 était applicable à 27 opérations sur 28 , pour lesquelles 12 exceptions ont été observées (44 %).
• L'article 33 était applicable à 27 opérations sur 28, pour lesquelles 17 exceptions ont été observées (63 %).

L'exception la plus notable concernait le temps supplémentaire (p. ex. heures supplémentaires, attente et déplacement), particulièrement pour les heures supplémentaires payées aux employés ayant des horaires de semaine de travail comprimée (STC) [Note 14]. Des taux d'exception élevés ont été observés dans les opérations de paye de temps supplémentaire (10 sur 14) et des déviations importantes par rapport aux politiques et aux conventions collectives ont été notées. Par exemple, on a observé les pratiques et les exceptions suivantes :

• Des heures supplémentaires reliées à de nombreux mois de travail ont été soumis par différents employés à des fins de traitement à la fin de l'année, menant à des erreurs de paye et à l'absencede contrôle préalable par la direction en vertu de l'art. 34. Par exemple, les heures supplémentaires pour des dates n'existant pas au calendrier, le 29 février 2010, ont été autoriséeset traitées aux fins de paiement.
• Il y avait une absence de preuve relative à la préautorisation pour la majorité des opérations vérifiées, ainsi que les préautorisations rétroactives (p. ex. préautorisation signée après la réalisation des heures supplémentaires), notamment une préautorisation signée six mois après la réalisation des heures supplémentaires.
• Nombre excessif d'heures supplémentaires payées à un certain nombre de personnes (p. ex. moyenne de plus de 63,5 heures travaillées/semaines; ce qui équivaut à 26 heures supplémentaires/semaine, pendant 8,5 semaines consécutives), sans preuve de contrôle et d'allocation de ressources. La Politique sur la durée maximale du travail du SCT prévoit que les employés de la fonction publique ne devraient pas travailler plus de 48 heures/semaine à moins de conditions exceptionnelles. Dans ces cas, les ministères doivent conserver les dossiers de toutes les exceptions autorisées, y compris la ou les raisons précises/particulières justifiant les heures dépassant 48 heures/semaine.
• Problèmes de non-conformité concernant les employés travaillant selon des horaires de STC, y compris aucune preuve des ententes pour les employés en STC, aucune preuve de contrôle ou d'ajustement d'horaire pour les employés recevant de manière constante des paiements d'heures supplémentaires liés à leur journée de « récupération », ni aucune preuve que les employés travaillaient selon un horaire de STC.
• La direction régionale n'a pas une vue d'ensemble des horaires de STC des employés qui soutienne sa prise de décisions.

AINC ne fait pas le suivi des heures supplémentaires des employés dans aucun de ses systèmes. Étant donné que les heures supplémentaires peuvent être payées ou compensées par un congé compensatoire, le fait de ne surveiller que les dépenses fait en sorte que l'on occulte les coûts, à savoir les coûts associés aux congés compensatoires. Comme le démontre l'annexe A, certaines régions ont des coûts plus élevés associés aux heures supplémentaires payées par un congé compensatoire que celles payées en argent comptant. Par exemple, nous estimons que les congés compensatoires représentent plus du double des heures supplémentaires payées au Yukon (voir l'annexe A). En outre, si les heures supplémentaires sont prises continuellement en congé compensatoire, cela peut avoir pour effet d'accroître les problèmes relatifs à l'attribution/charge de travail qui sont à l'origine de la demande d'heures supplémentaires à effectuer.

En plus de ces questions concernant le paiement des heures supplémentaires, l'absence de suivi des heures supplémentaires laisse entendre qu'il est impossible d'effectuer un contrôle et une surveillance à l'échelle individuelle, régionale et ministérielle. Nous nous attendions à trouver un mécanismede surveillance permettant à AINC de surveiller les heures supplémentaires, avec un aperçu complet du nombre d'heures prises. Cette surveillance pourrait normalement déterminer si les ressources sont déployées efficacement et à quel degré les heures supplémentaires correspondent aux périodes de pointe de travail; par exemple, l'absence d'heures supplémentaires pourrait indiquer un surplus de personnel. Nous n'avons pas été en mesure d'identifier ces contrôles comme faisant partie du cadre de contrôle de gestion d'AINC.

En nous basant sur les rapports d'opérations de TPSGC,4 le paiement des heures supplémentaires représente 1,4 %4(4,8 M$) des dépenses salariales du Ministère pour 2008-2009, variant de 0,7 à 2,6 % dans les régions visitées [Note 15]. Étant donné les absences de contrôle et la nature des exceptions identifiées, il y a un risque de fraude.

5.2 Projet d'Interface de la paye du gouvernement du Canada

TPSGC a récemment élaboré l'Initiative de transformation de l'administration de la paye (ITAP). Cette dernière vise à assurer la durabilité à long terme du système d'administration de la paye du GC qui contribue à une fonction publique plus efficace, en offrant de meilleurs services aux Canadiens. Cette initiative comprend deux éléments principaux : le Projet de modernisation des services et des systèmes de paye (PMSSP) et le Projet de regroupement des services de paye (PRSP).

Dans le cadre du Projet de modernisation des services et des systèmes de paye, qui vise à rationaliser et à centraliser les processus de service de paye publics à l'aide d'un système de gestion des ressources humaines (SGRH) partagé et commun (PeopleSoft), les ministères et les agences ont commencé à interfacer leurs systèmes de paye avec PeopleSoft à l'aide de l'Interface de la paye du gouvernement du Canada (IPGC). AINC se prépare à lancer la nouvelle interface entre juin et décembre 2010, ce qui ajoute un nouvel élément de risque à la paye et aux processus connexes. AINC est le quatrième ministère à entreprendre le projet de l'IPGC.

La stratégie de mise en œuvre d'AINC est un processus à huit phases qui utilise une méthode graduelle afin de déployer la mise en œuvre dans tout le Ministère. La région de l'Alberta sert de région pilote pour la mise en œuvre depuis juin 2010, le projet pilote sera suivi de sept dates de lancement afin de mettre en œuvre l'interface dans les autres régions entre juin et novembre 2010.

Les plans du projet de l'IPGC de janvier à mars 2010 ont été examinés dans le cadre de la vérification. Ces plans comprennent cinq phases (de la planification aux tests). Le travail de vérification comprend des entrevues, l'étude de documents et les tests de vérification croisée. Un programme de vérification fondé sur le risque a été élaboré et il est axé sur les points suivants :

• L'uniformité des données de paye dans les systèmes;
• L'état de préparation/la disponibilité de PeopleSoft;
• Le processus de paye post-IPGC;
• La stratégie de mise en œuvre;
• La communication interne du projet.

Ces points sont repris plus en détail dans les sections ci-dessous, suivis de :

• L'analyse des risques et des impacts sur les activités.

5.2.1 Uniformité des données de paye dans les systèmes

Les différences des données des employés entre les systèmes d'AINC ont été identifiées comme l'un des facteurs de risque de l'IPGC. Les meilleures pratiques suggèrent qu'avant de les interfacer ensemble, les deux bases de données devraient avoir le même niveau d'intégrité de données et leurs champs de données devraient être rapprochés afin de prévenir les erreurs [Note 16]. Dans le contexte des systèmes et des processus de paye d'AINC, cette pratique est importante pour PeopleSoft et le SRP.

Pour évaluer la qualité des données concernant les champs de données clés de la paye, nous avons effectué une vérification croisée des données dans tous les systèmes pertinents, en utilisant la copie papier de l'employé comme base de comparaison :

• PeopleSoft
• SRP
• SGSO [Note 17]

Nous avons observé des taux d'exception élevés dans la vérification croisée du SGSO et de PeopleSoft. Par exemple, des taux d'exception de 31 % et de 47 % pour le champ du salaire ont été observés respectivement dans le SGSO et PeopleSoft, au niveau des 85 échantillons des quatre régions. Nous avons aussi observé des variations importantes entre les régions. Par exemple, les taux d'exception des salaires de PeopleSoft varient de 17 à 75 % dans les quatre régions. Un taux élevé de différences de données entre PeopleSoft et le SGSO a aussi été observé (p. ex. une différence de 47 % pour le champ du salaire a été observée entre les deux systèmes).

AINC vise à nettoyer les données dans PeopleSoft en préparation de l'IPGC en apportant des corrections de données de masse, que l'on nomme des « vagues » de nettoyage de données (ces corrections de données n'ont pas fait partie de la vérification). Nous avons noté les observations suivantes concernant les vagues :

• Le taux d'exception ne semblait pas diminuer au fur et à mesure de la progression des vagues tout au long de la vérification.
• Les vagues de nettoyage ne prenaient pas en considération tous les systèmes pertinents du processus de paye. Notamment, les régions ont confirmé que dans certains cas le SGSO contenait les bonnes données, ce qui n'était pas le cas de la carte de paye ou du SRP. Par contre, on ne faisait pas référence au SGSO quand des corrections de données ont été apportées [Note 18].
• Nous avons observé que les corrections étaient très complexes et qu'aucune formation ou ressource additionnelles n'était fournie pour faciliter le nettoyage des données. Les conseillers en rémunération ont souvent dû examiner les données à travers plusieurs systèmes et retracer l'historique d'emploi de l'employé afin de vérifier la précision des données.
• Nous n'avons pas examiné tous les champs dans les vagues de nettoyage, y compris le champ d'incrémentation de la date, qui présentait un taux très élevé d'exception dans PeopleSoft.
• Les différences de données ont été réintroduites par des initiatives de correction de données simultanées et séparées dans PeopleSoft, sans avertir les régions des modifications apportées aux données.

En nous basant sur les taux d'exception et les observations ci-dessus, nous ne sommes pas en mesure de conclure que les données dans PeopleSoft sont prêtes à être interfacées avec le SRP dans le cadre du projet d'IPGC. Sans contrôle de prévention en place pour protéger PeopleSoft contre la génération de nouvelles erreurs, les initiatives de correction exigeront davantage de ressources et peuvent ne pas atteindre les objectifs du projet. Comme résultat, il y a une forte probabilité que les données ne concordent pas entre le SRP et PeopleSoft si l'IPGC est mise en œuvre telle qu'elle est planifiée. En outre, les gains obtenus par les vagues de nettoyage seront difficiles à conserver.

5.2.2 État de préparation de PeopleSoft

PeopleSoft jouera un rôle fondamental dans le processus de paye post-IPGC, étant donné que les opérations de paye seront amorcées dans le système PeopleSoft.

En se basant sur un examen de la mise à niveau et d'une récente vérification du système PeopleSoft [Note 19], menés en même temps que cette vérification de la paye, le système PeopleSoft et les processus associés ne sont pas suffisamment préparés pour cette interface. Particulièrement, il n'y aucune preuve démontrant que les résultats de la vérification de la mise à niveau de PeopleSoft et de la vérification récente ont été abordés par la direction.

Ainsi, les questions suivantes demeurent pertinentes, ce qui crée un risque pour le projet d'IPGC :

• Documentation du flux de travail des RH et ressources formées pour PeopleSoft inadéquates;
• Collaboration et communication insuffisantes entre les régions, l'administration centrale et les unités opérationnelles;
• Absence de rapports PeopleSoft, ce qui mène à un « livre noir », à une sous-utilisation du système de RH par AINC et une réduction de la qualité et de la présentation rapide des renseignements;
• Absence d'intégrité et de gouvernance des données.

5.2.3 Processus de paye post-IPGC
Le processus de paye changera une fois l'IPGC mise en œuvre. Une documentation limitée en ce qui a trait aux plans du projet et aux changements apportés aux processus de paye a été mise à notre disposition aux fins d'examen. Ainsi, nous avons établi notre compréhension de la stratégie de mise en œuvre et des changements planifiés pour le processus de paye d'AINC principalement par le truchement d'enquêtes et d'entrevues.

À la suite de la mise en œuvre de l'IPGC, AINC planifie de mettre en œuvre une approbation par lot de l'autorisation effectuée en vertu de l'art. 33, où toutes les opérations pour le Ministère sont autorisées en tant que lot par l'administration centrale plutôt qu'individuellement dans les régions. Bien qu'une autorisation régionale continuera d'être requise, une seule personne avec l'autorité déléguée à l'administration centrale sera responsable de l'application de l'art. 33. Aucune preuve n'était à notre disposition démontrant la manière dont la responsabilité régionale des opérations de paye sera appliquée en vertu de ce nouveau modèle, particulièrement depuis que les représentants des Finances des régions visitées n'étaient pas au courant de ce changement.

Le cadre de vérification des comptes en cours d'élaboration au moment de la vérification, est axé sur l'art. 33 en tant que contrôle clé tout en détaillant les étapes du processus de paye. Par contre, le cadre ne fait pas référence aux changements de processus ultérieurs à l'IPGC. Il n'y a aucune preuve démontrant que les changements de processus ultérieurs à l'IPGC ont été pris en considération dans le cadre de vérification  des comptes ou que le projet d'IPGC prenait en considération les procédures de l'art. 33 détaillées dans le cadre de vérification des comptes.

Également, nous n'avons pas été en mesure d'établir la manière dont le processus de paye changera pour les agences fonctionnant séparément. Particulièrement, PGIC n'utilise pas actuellement PeopleSoft et il ne participe pas à l'IPGC. Depuis que la région de l'Alberta exécute le processus de paye au nom de PGIC, comme nous en avons discuté précédemment à la section 5.1.1, les conseillers en rémunération dans la région continueront de demander un accès au SRP afin de générer les opérations de paye de PGIC, ce qui se traduit par deux processus de paye en place dans la région de l'Alberta. Le personnel de PGIC interviewé n'était pas au courant de ces changements et des implications potentielles pour leur agence. Des questions similaires concernent d'autres organismes et ministères distincts, impliqués dans le processus d'administration de la paye d'AINC, y compris CanNor et le MJ. Aucune preuve de la prise en considération de ces circonstances uniques dans les plans du projet d'IPGC n'était à notre disposition aux fins d'examen.

Les restrictions d'accès au SRP ultérieures à l'IPGC représentent un autre domaine problématique. L'accès au SRP par le système de paye en ligne ne changera pas une fois l'IPGC terminée, qui permettra au personnel de la rémunération de continuer à traiter les opérations de paye directement dans le SRP plutôt que dans PeopleSoft. Aucune preuve n'était à notre disposition démontrant la manière d'empêcher l'utilisation du système de paye en direct plutôt que PeopleSoft. Cela représente un écart de contrôle avec plusieurs risques associés, ce qui est discuté plus en détail dans la section 5.2.6.

5.2.4 Stratégie de mise en œuvre

L'utilisation d'un site comme région pilote permet à AINC de résoudre des problèmes inattendus à une plus petite échelle par rapport à l'échelle du Ministère au complet quand le lancement se fera partout en même temps. Par contre, cette méthode pose un plus grand degré de complexité en raison de la non-uniformité et de l'application de politiques, de processus et de systèmes de paye que l'équipe de mise en œuvre croisera dans le Ministère au cours du déploiement.

En nous basant sur la vérification d'un échantillon de régions, nous avons découvert que l'Alberta est dotée de personnel expérimenté et compétent qui surveille avec diligence et contrôle le processus de paye. La région de l'Alberta ne s'est pas avérée représentative des autres régions; nous avons noté des différences considérables entre les régions, comme nous en avons discuté aux sections 5.1.1 et 5.1.3. Particulièrement, nous avons observé que l'expérience et la compétence de la région de l'Alberta compensaient les écarts de contrôle et l'absence de documents de paye. Ce ne sont pas toutes les régions qui ont ce niveau d'expérience; par exemple, une grande partie de l'équipe des RH était nouvelle à AINC dans au moins une région. Ces différences se sont traduites par des questions soulevées pendant la phase de déploiement qui n'ont pas été observées pendant le projet pilote.

Bien que la méthode graduelle du projet pilote semble être une méthode judicieuse, les échéances sont très serrées étant donné l'état actuel de PeopleSoft et les changements que cela implique au processus de paye. Qui plus est, les étapes clés, les limites du projet et les livrables n'étaient pas définis (« à déterminer ») dans la charte du projet (signée une fois le travail de vérification terminé, le 5 juillet 2010), ce qui rend difficile l'évaluation de la viabilité du projet.

L'information déterminant les échéances du projet et la séquence de mise en œuvre dans les régions n'était pas disponibles aux fins d'étude. Bien qu'une liste de vérification pour apprécier le niveau de préparation de la région pilote par rapport au lancement ait été élaborée, aucune preuve des critères utilisés pour évaluer la préparation des autres régions et de l'administration centrale n'était à notre disposition. Ainsi, nous n'avons pas été en mesure de nous prononcer sur le fondement du projet et l'échéancier correspondant. En se basant sur la preuve à notre disposition, la manière dont les risques de l'IPGC seront atténués en vertu de l'échéance de projet actuel n'est pas claire.

5.2.5 Communication interne du projet

Bien que l'on puisse gérer l'échéancier serré du projet grâce à une harmonisation et une coordination efficaces, nous avons observé l'absence de communication entre les unités opérationnelles et entre l'administration centrale et les régions. Nous avons remarqué des multiples écarts dans les données et le processus en raison de ces absences de communication. Nous avons aussi observé l'absence de participation des Finances. Comme il est fait mention dans la section 5.2.3, les entrevues régionales avec les Finances ont indiqué un manque de connaissances concernant les changements au processus de paye post-IPGC, notamment l'approbation par lot en vertu de l'art. 33. Les Finances de certaines régions se préparaient à ajuster leur processus de paye et l'application de l'art. 33 d'une manière qui ne serait pas compatible dans le cadre du processus de paye post-IPGC.

Nous avons observé l'absence de preuve démontrant que les intervenants des RH, des TI et des Finances s'étaient entendus sur les objectifs et les échéances du projet. La charte du projet n'a été signée que le 5 juillet 2010 (une fois le travail de vérification terminé) sans représentation des Finances. En outre, les dates des étapes et des livrables du projet demeuraient « à déterminer » au moment de la signature de la charte. Bien qu'à l'extérieur de la portée et de du calendrier de la vérification, nous comprenons de la direction que l'IPGC était déjà à en production dans la région pilote au moment de la signature de la charte.

5.2.6 Analyse des risques et des impacts sur les activités

Les résultats des sections 5.2.1 à 5.2.5 sont regroupés pour former le résultat 6 ci-dessous.

Les risques associés au projet d'IPGC comprennent les éléments suivants (en ordre d'importance, l'importance évaluant à lafois la probabilité et l'impact) :

1. L'accès continu au SRP peut mener à :
   • Des opérations exécutées à l'aide du système de paye en direct plutôt qu'avec PeopleSoft;
   • Les historiques des opérations concernant les employés sont différents entre le SRP et PeopleSoft;
   • Des modifications non autorisées aux données du SRP à partir du système de paye en direct;
   • Des données de paye ne pouvant pas être rapprochées entre les systèmes;
   • Des opérations de saisies double de la paie à cause de deux systèmes différents.
2. L'absence d'intégrité de données dans PeopleSoft peut mener à des vagues perpétuelles de nettoyage intensives et manuelles.
3. L'approbation en lot en vertu de l'art. 33 peut se traduire par l'absence d'une responsabilité régionale pour les opérations individuelles.
4. L'absence de contrôles d'accès peut mener à des modifications de données non autorisées, ce qui peut causer des opérations de paye rejetées par le SRP.
5. L'absence de communication et de formation peut engendrer des incohérences et des nouveaux écarts dans le processus de paye du Ministère.
6. Les attentes en matière de service des organisations distinctes peuvent ne pas être harmonisées avec le nouveau processus de paye.

Au lieu de remplacer les anciennes données du SRP par les données de Peoplesoft, seules les opérations individuelles de paye seront transmises de PeopleSoft au SRP par l'interface de l'IPGC. On nous a informé que s'il y a des différences entre les données des employés dans les opérations de PeopleSoft et les anciennes données des employés provenant du SRP, ce dernier rejettera l'opération [Note 20].

L'accès au SRP ne changera pas une fois l'IPGC terminée; ainsi, les opérations de paye continueront d'être soumises à TPSGC à l'aide du système de paye en direct, en outrepassant PeopleSoft. Les risques associés aux droits d'accès au SRP après l'IPGC sont importants, car le SRP fournira une méthode alternative pour amorcer les opérations. En termes de sécurité, les opérations de paye amorcées dans le SRP contourneront les pistes de vérification, la surveillance et les contrôles de détection faisant partie de PeopleSoft et de l'interface de paye. L'éventualité de ce risque est opérationnellement significatif  car les historiques d'opérations de PeopleSoft perdraient de leur précision et les opérations entre les deux systèmes ne seraient pas rapprochées, ce qui mènerait à une augmentation du travail à refaire manuellement.

L'absence actuelle d'intégrité des données et de contrôles de prévention de PeopleSoft (y compris de la formation) augmente la probabilité que des opérations de paye soient rejetées par le SRP en raison de différences au niveau des données. Si un soutien à l'utilisateur final n'est pas mis en place pour gérer le volume des problèmes qui surviennent, les problèmes de rejets peuvent ne pas être résolus à temps pour respecter les échéances de paye, ce qui augmente potentiellement la probabilité que le système de paye en direct sera utilisé plutôt que PeopleSoft. Si cela devait se répéter, le problème se perpétuerait, diminuant davantage la maintenance des données de PeopleSoft et la fiabilité du système.

L'impact de ce scénario de risque peut ne pas être immédiat, mais il sera important. Les conséquences peuvent se traduire par des données et des historiques d'opération incompatibles entre les deux systèmes dans un seul processus de paye. Une fois que PeopleSoft gérera les opérations de paye, avec des salaires et des avantages sociaux totalisant 489 M$ [Note 21], l'impact des données non fiables sera important et plus difficile à corriger. En outre, les effets pourraient n'apparaitre que plusieurs mois après la mise en œuvre.

En nous basant sur les questions concernant la qualité des données, l'absence de préparation au niveau de PeopleSoft, les résultats concernant le processus de paye post-IPGC et les écarts de communication et de coordination, nous ne pouvons conclure qu'AINC est prêt à mettre en œuvre l'IPGC en ce moment. Bien que les objectifs du projet sont raisonnables et que l'IPGC à le potentiel de réduire la charge de travail manuel et de rationaliser le processus de paye, la mise en œuvre pourrait mener à une charge de travail additionnelle et créer de nouveaux problèmes si un cadre sain de contrôle n'est pas en place.

6. Conclusion

Nous avons découvert un taux d'exceptions élevé dans les opérations de paye vérifiées, particulièrement celles touchant les heures supplémentaires. Étant donné l'absence d'un processus de paye ministériel uniforme et des différences de contrôle dans les régions, nous ne pouvons conclure que le cadre de contrôle de l'administration de la paye assure la précision de la paye.

Bien que des erreurs de paye financièrement significatives n'ont pas été identifiées au niveau du Ministère, la fréquence élevée de ces erreurs peut entraîner un travail supplémentaire de correction, coûteux et indiquant un problème systématique financièrement significatif. Nous recommandons qu'AINC aborde les résultats selon les recommandations de la section 5.

Nous ne pouvons conclure qu'AINC est bien préparé pour la mise en œuvre de l'IPGC en ce moment. Nous avons trouvé des erreurs de données, un manque de préparation au niveau de PeopleSoft, des écarts dans le processus de paye planifié post-IPGC et dans les contrôles d'accès au système et une communication interne insuffisante. Bien que nous trouvons l'étude de faisabilité du projet, ses objectifs et la méthode de mise en œuvre graduelle corrects, aucune preuve n'a permis de démontrer de quelle manière les risques seront adéquatement gérés en vertu du calendrier actuel de mise en œuvre.

Bien que l'automatisation des processus manuels dans le cadre de l'IPGC peut aborder les inefficacités actuelles et améliorer le processus de paye global, nous recommandons qu'AINC ajuste l'échéancier du projet pour permettre une analyse et une gestion de risque suffisante. En particulier, les causes profondes des erreurs de données devraient être abordées et le processus de paye post-IPGC devrait être documenté et évalué avant la mise en œuvre.

7. Plan d'action de la direction

Annexe A - Contexte financier pour la paye d'AINC

A.1 Sommaire de la publication de rapports financiers

Le Tableau 2 présente un sommaire des dépenses en salaires et avantages sociaux déclarés dans les états financiers non vérifiés du Ministère des six dernières années. Les ETP énumérés ci-dessous représentent ceux indiqués dans le Rapport ministériel sur le rendement d'AINC. Les valeurs en dollars, selon les états financiers, sont indiquées en millions ($CAN). Comme il est mentionné précédemment dans la section, il y eu une augmentation de 18,5 % de la rémunération des ETP de 2007-2008 à 2008-2009, selon AINC, cette augmentation s'explique par le mecanisme de changement du gouvernement d'intégrer les pepensionats à AINC et les engagements salariaux contraingnants relatifs au renouvellement des conventions collectives.

La portée de cette vérification de la paye ne comprenait pas l'examen ou la vérification des montants ou des salaires des ETP déclarés. Les montants sont sont indiqués dans le cadre contexte de la vérification  et du rapport.

Tableau 2 - Dépenses par rapport au nombre d'ETP

* Le total des dépenses d'opération excluent les montants adjugés par la cour et les autres règlements à l'amiable, les responsabilités pour l'atteinte à l'environnement et les revendications et les litiges.

A.2 Analyse régionale

En nous basant sur les rapports du SRP de TPSGC, nous avons calculé les dépenses pour les régions visitées. Tel que mentionné précédemment dans la section 5.1.3, les rapports du SRP ne sont pas mis immédiatement à la disposition d'AINC. Ainsi, les sommaires financiers de ce rapport, basés sur les dépenses actuelles, peuvent être différents des rapports de prévisions salariales d'AINC. Les valeurs en dollars pour les dépenses régionales sont indiquées en milliers de dollars ($CAN) dans le Tableau 3 ci-dessous.

Tableau 3 - Dépenses de paye (sans les avantages sociaux) 2008-2009 ventilées par région, pour les régions visitées

Les régions visitées représentent 28 % des dépenses salariales du Ministère pour 2008-2009.

Quand on examine les dépenses en heures supplémentaires, les coûts peuvent être ignorés si le congé compensatoire n'est pas pris en considération. Selon les conventions collectives, les employés peuvent choisir de prendre un congé compensatoire plutôt que d'être payé pour les heures supplémentaires travaillées. Nous arrivons à la conclusion qu'étant donné qu'AINC ne fait pas le suivi des heures supplémentaires, un aperçu global des coûts en heures supplémentaires n'est pas à la disposition de la direction. Les coûts des congés compensatoires comprennent les heures utilisées ainsi que celles inutilisées payées à la fin de l'année.

Selon notre analyse des données sur les congés compensatoires de PeopleSoft, souligné dans le Tableau 4 ci-dessous, les régions visitées avec des dépenses inférieures en heures supplémentaires ont des coûts plus élevés en coûts de congés compensatoires par ETP. Par exemple, les congés compensatoires représentent environ 68 % des coûts en heures supplémentaires par ETP dans la région du Yukon, ce qui n'est pas évident en examinant les dépenses seulement.

Tableau 4 - Dépenses en heures supplémentaires et en congés compensatoires - estimation des coûts pour 2008-2009

Annexe B - Critères de vérification

Les critères de vérification suivants ont été élaborés pour assurer la conformité avec les objectifs de vérifications énoncés à la section 2.1.

Obtenir l'assurance raisonnable que :

• Les contrôles financiers (processus d'activité, système informatique et présentation de rapport) ont été conçus et mis en œuvre dans le cadre du modèle d'administration de la paye du Ministère afin de soutenir la précision des opérations de paye des heures régulières et supplémentaires.
• Les activités d'administration de la paye d'AINC sont conformes aux politiques, aux procédures et aux conventions collectives.
• La surveillance de la paye existe; la direction, à différents niveaux, dispose des rapports nécessaires pour effectuer la surveillance de la paye et les rapprochements, et les processus sont en place pour soutenir la publication de rapport précis des dépenses de paye à être présentés sur les états financiers.
• Les interfaces de système et les contrôles des applications des systèmes d'administration de la paye soutiennent de manière efficace la précision des opérations de paye, qui comprennent tous les changements proposés à l'administration de la paye après l'IPGC.
• Les services de paye avec des organisations externes ont des contrôles en place pour cerner de manière efficace les rôles et les responsabilités pour l'administration de la paye avant l'IPGC.

Notes en bas de page :

1. Il n'existait aucun élément au moment de la vérification permettant de démontrer que cette erreur a été corrigée pour 2010-2011. La section 5.1.5 décrit plus en détail cette question. (retourner au paragraphe source)
2. Rapport ministériel sur le rendement d'AINC, états financiers d'AINC, pour l'exercice financier qui s'est terminé le 31 mars 2009. (retourner au paragraphe source)
3. Politique sur les conditions d'emploi du SCT (2009), article 8. Politique sur l'autorisation et l'authentification électroniques du SCT (1996). (retourner au paragraphe source)
4. La portée de la vérification comprenait les paiements réguliers et supplémentaires par TPSGC, au moyen du code de paye d'AINC « IAN ». (retourner au paragraphe source)
5. Pour l'exercice financier 2009-2010, les vérifications ont porté sur les opérations effectuées entre le 1er avril et décembre 2009 seulement. (retourner au paragraphe source)
6. Aux fins de la vérification, les interfaces entre les systèmes peuvent être automatisées ou manuelles. (retourner au paragraphe source)
7. Les enseignants et les directeurs des écoles fédérales en Ontario et en Alberta, dont le code de paye du SRP est « IAN », ont été inclus dans la portée. (retourner au paragraphe source)
8. Les enseignants et les directeurs des écoles fédérales en Ontario et en Alberta, dont le code de paye du SRP est « IAN », ont été inclus dans la portée. (retourner au paragraphe source)
9. Bien qu'un fichier de paye de TPSGC, chargé à partir du SRP dans le SGSO, contienne les dépenses actuelles, il n'est pas dans un format lisible. (retourner au paragraphe source)
10. Politique sur l'autorisation et l'authentification électroniques du SCT , sections 8.g, 8.f. (retourner au paragraphe source)
11. Elles ont été calculées en se basant sur les rapports d'opérations de TPSGC. (retourner au paragraphe source)
12. Cette opération de 5 300 $ représente la paye régulière mensuelle d'un enseignant dans une école fédérale. (retourner au paragraphe source)
13. L'opération de 45 000 $ concerne une indemnité de départ. (retourner au paragraphe source)
14. Les horaires de STC font référence à des ententes de travail alternatives où une semaine de travail standard est réduite à moins de 5 jours complets. Les employés avec des STC travaillent un nombre d'heures/semaines équivalent en travaillant plus d'heures/jours. (retourner au paragraphe source)
15. Ces montants ne comprennent pas les coûts associés aux congés compensatoires. (retourner au paragraphe source)
16. R.L. Krutz, R.D, Vines, The CISSP Prep Guide, Wiley Publishing Inc 2003, p. 277-278, "Biba Integrity Model". (retourner au paragraphe source)
17. Le SGSO est un outil budgétaire pour les prévisions salariales. Ainsi, il est entendu que les salaires dans le SGSO peuvent être différents des salaires réels des cartes de paye manuelles, selon les projections. Par contre, en règle générale, les données des RH entre les systèmes devraient être rapprochées. (retourner au paragraphe source)
18. Nous comprenons qu'à titre de système de prévision salariale, les données dans le SGSO n'étaient pas rapprochées avec le SRP en temps réel. Par contre, les données de base des employés devraient être constantes entre tous les systèmes. (retourner au paragraphe source)
19. PeopleSoft dans le cadre de ce rapport fait référence à la mise en œuvre de l'application PeopleSoft par AINC, non pas à l'outil lui-même. (retourner au paragraphe source)
20. On ne nous a fourni aucune preuve pour démontrer la manière dont l'objectif visant à éliminer la saisie de données dans les deux systèmes sera atteint pour les nouveaux employés. Particulièrement, si PeopleSoft ne peut pas écrire au SRP sans une vérification de l'uniformité, la manière dont les données des nouveaux employés seront saisies dans le SRP n'est pas claire. (retourner au paragraphe source)
21. Rapport ministériel sur le rendement d'AINC, section I, page 15, et section III, page 52, États financiers non vérifiés pour l'exercice financier se terminant le 31 mars 2009. (retourner au paragraphe source)
22. Les montants de 2009-2010 sont basés sur l'ébauche des états financiers, lesquels n'étaient pas publiés au moment de la vérification. (retourner au paragraphe source)
23. Le calcul des heures supplémentaires comprend les heures rétroactives. (retourner au paragraphe source)
24. Les dépenses du Tableau 3 comprennent les paiements de salaires du SRP pour les employés d'AINC seulement (code « IAN »). (retourner au paragraphe source)
25. En nous basant sur le manque de cohérence noté dans le SGOS et PeopleSoft, nous ne pouvons confirmer la précision des rapports obtenus aux fins d'analyse. Les montants dans la section visent simplement à offrir un meilleur contexte sur les dépenses en heures supplémentaires; non pas pour établir les coûts actuels. (retourner au paragraphe source)
26. En prenant un taux de salaire annuel moyen de 70 000 $ et les heures supplémentaires payés à temps et demi. (retourner au paragraphe source)