Archivée - Examen des pratiques de gestion du Secteur des politiques et de l'orientation stratégique

Date : Septembre 2009

Format PDF (958 Ko, 23 pages)

Table des matières

• Objectifs
• Méthodologie
• Contexte
• Ressources humaines – Historique
• Ressources humaines – Observations
• Autres observations
• Subventions et contributions – Historique
• Subventions et contributions – Observations
• Passation de marchés – Observations
• Cartes d'achat – Observations
• Gestion générale – Observations
• Recommandations

Objectifs de l'examen

• L'examen des pratiques de gestion est conçu pour fournir une assurance au niveau de l'examen que les pratiques en matière de subventions et contributions, de passation de marchés, de gestion financière et de gestion des ressources humaines sont conformes aux politiques et aux autorisations pertinentes et que l'exercice de ces activités est compatible avec le Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats du Conseil du Trésor.

Méthodologie

• Travail sur place effectué en mars et en avril 2009 par le Secteur des politiques et de l'orientation stratégique (à l'AC). L'examen portait sur les dossiers de l'AC ainsi que sur les dossiers d'autres emplacements.
  
  
• Entrevues menées avec 16 représentants, y compris le SMA, les DG, les directeurs, les gestionnaires et le personnel, tant du Secteur des politiques et de l'orientation stratégique (POS) que des Ressources humaines du Ministère.
  
  
• Examen de 40 transactions prélevées de façon aléatoire (ou discrétionnaire dans le cas des domaines à haut risque) liées aux ressources humaines (notamment dotation, classification, dépenses de formation découlant des plans d'apprentissage actuels, heures supplémentaires et congés), de cinq dossiers de subventions et contributions et de 20 transactions relatives à la passation des marchés pendant l'exercice financier 2007-2008.

Contexte

• Le Secteur des politiques et de l'orientation stratégique (POS) est formé de cinq directions générales. Sa mission consiste à faciliter la réalisation du mandat d'Affaires indiennes et du Nord Canada.
  
  
• La plus grande partie du travail de POS consiste à établir et à maintenir des relations de travail efficaces afin de garantir que les résultats seront opportuns, pertinents et communiqués efficacement. L'objectif de POS est de « Prodiguer des conseils, Orienter les politiques et S'assurer d'obtenir des résultats ».

Ressources humaines – Historique

• L'effectif complet du Secteur des politiques et de l'orientation stratégique au 31 mars 2008 s'élevait à 204 employés (ce qui comprend les employés nommés pour une période indéterminée ou pour une période déterminée de plus de trois mois).
  
  
• L'effectif est essentiellement formé d'employés nommés pour une période indéterminée (96,1 % au 31 mars 2008) et déclare principalement l'anglais comme première langue officielle (63,2 % en date du 31 mars 2008).*
  
  
• La majorité des employés (75,4 %) appartiennent au groupe professionnel AS (22,5 %), ES (27,9 %) ou SI (25 %).*
  
  
• L'âge moyen des employés de POS est de 38,9 ans; 31 employés (15,2 %) seront admissibles à la retraite au cours des cinq prochaines années.*
  
  
• La proportion du personnel autochtone de POS s'élève à 19,1 % par rapport à 29,1 % pour l'effectif total d'AINC (alors que l'objectif de POS et du Ministère est de 50 %).*

* Les statistiques en matière de RH présentées dans ce rapport sont basées sur le tableau de bord des RH – POS du 1^er avril 2007 au 31 mars 2008

Ressources humaines – Observations

1. Certaines difficultés se sont posées lorsqu'on a cherché à retrouver les dossiers des RH pour vérifier les mesures de dotation et on a noté un manque d'uniformité entre les dossiers des RH de l'AC et ceux de Vancouver quant à la documentation et à la mesure dans laquelle on utilise les listes de vérification.
   
   
2. Les exceptions suivantes ont été relevées parmi les 20 mesures de dotation vérifiées :
   
   
   1. dans 12 dossiers des RH (de l'AC), trois demandes de dotation n'ont pu être retrouvées;
      
      
   2. dans deux transactions (un poste à temps plein pour une période déterminée et un poste à temps plein occasionnel), la demande de dotation n'a été approuvée qu'après le début de l'emploi;
      
      
   3. dans une transaction (un poste à temps plein occasionnel), la date d'approbation de la demande de dotation n'était pas fournie, ce qui rend impossible d'évaluer si l'emploi a débuté avant ou après l'approbation de la demande de dotation;
      
      
   4. dans deux transactions (un poste à temps plein de type déterminé non annoncé et un poste à temps plein de type indéterminé non annoncé), les dossiers concernant la mesure de dotation ne comprenaient pas l'évaluation du candidat liant le CV à l'énoncé des critères de mérite, comme cela est requis dans le cas des postes non annoncés;
      
      
   5. dans une transaction (poste intérimaire), le CV du candidat ne figurait pas au dossier;
      
      
   6. dans trois transactions (un poste à temps plein de type indéterminé et deux postes intérimaires de plus de quatre mois), le dossier ne contenait aucune preuve que la mesure de dotation figurait dans le plan des RH;
      
      
   7. dans deux transactions (un poste à temps plein de type indéterminé et un de type déterminé), le dossier de la mesure de dotation ne contenait pas d'évaluation suffisante ou appropriée des renseignements appuyant la décision de nomination du candidat;
      
      
   8. dans une transaction (un poste intérimaire), la durée de la nomination intérimaire initiale de cinq mois a été prolongée à sept mois sans qu'une justification soit entrée au dossier. De plus, aucun avis n'a été envoyé aux candidats éventuels concernant la première nomination;
      
      
   9. dans trois transactions (trois postes intérimaires), il n'y avait pas de lettre d'offre au dossier;
      
      
   10. dans deux transactions – la lettre d'offre n'était pas signée;
       
       
   11. dans les dossiers de huit mesures de dotation (six de Vancouver et deux d'Ottawa), il n'y avait aucune preuve que la liste de vérification avait été utilisée;
       
       
   12. dans huit transactions, la lettre d'offre d'emploi avait été signée après le début de l'emploi.
       
       
3. des cinq transactions d'absence autorisée examinées, une portait une date postérieure d'environ trois mois de la date de l'absence;
   
   
4. des cinq transactions relatives aux heures supplémentaires examinées, cinq ne comportaient pas de preuve de pré-autorisation, une avait été signée et datée après que le travail avait été effectué, trois étaient signées mais non datées et une n'avait jamais été ni signée, ni datée;
   
   
5. des cinq échantillons sélectionnés pour l'examen des mesures de classification, une mesure de classification avait été approuvée après la date d'entrée en vigueur du nouveau poste.
   
   
6. des cinq employés sélectionnés, un n'avait pas complété son plan de formation au cours de la période de trois mois requise en vertu de la Politique.

Autres observations

1. Les cinq gestionnaires de centre de responsabilité sélectionnés pour l'examen détenaient des pouvoirs financiers délégués valides.
   
   
2. Selon les deux accords de rendement échantillonnés, les objectifs personnels de rendement reflètent les objectifs du Secteur.

Subventions et contributions – Historique

• POS a peu d'accords de subvention et de contribution. Les dépenses totales du Secteur s'élevaient à 17 292 192 $ en 2007-2008.
  
  
• Les accords les plus importants (trois accords de subvention totalisant 2 070 000 $ et un accord de contribution s'élevant à 12 524 168 $) en 2007-2008 concernent l'Assemblée des Premières Nations et totalisent 14 594  168 $.

Subventions et contributions – Observations

• Lors de l'examen détaillé de quatre (4) dossiers de S et C, il s'est présenté un cas où la signature en vertu de l'article 34 avait été apposée, mais non la date et un cas où la signature en vertu de l'article 34 avait été apposée, mais où la date entrée sur les lots de paiement individuels était erronée (16 janvier 2007 plutôt que le 16 janvier 2008).

Passation de marchés – Observations

1. Pour les cinq marchés à fournisseur unique vérifiés, les dossiers ne comportaient pas de justification concernant l'attribution du marché à un fournisseur unique et les travaux contractuels avaient débuté avant la signature du contrat.
   
   
2. Dans le cas d'une de ces transactions, le dossier ne comportait aucun formulaire de demande faisant état de l'approbation du GCR (article 32).
   
   
3. Dans les 10 marchés concurrentiels vérifiés (plus de 25 000 $), les transactions suivantes n'étaient pas entièrement conformes aux politiques en matière de passation de marchés :
   
   
   1. Dans six transactions – les travaux contractuels avaient débuté avant la signature du contrat;
      
      
   2. Dans quatre transactions – il n'y avait pas de justification au dossier concernant les modifications apportées au contrat;
      
      
   3. Dans deux transactions – aucun formulaire de demande indiquant l'approbation du GCR (article 32) ne figurait au dossier;
      
      
   4. Dans cinq transactions – un formulaire de demande faisant état de l'approbation du GCR (article 32) figurait au dossier, mais il n'avait pas été signé.

Cartes d'achat – Observations

1. Cinq cartes d'achat ont été vérifiées en vue de confirmer que l'on a fait preuve d'une diligence raisonnable dans la gestion des dépenses effectuées au moyen de celles-ci. Dans ces cinq cas, il n'y avait aucune preuve au dossier que les relevés de carte d'achat avaient été rapprochés au registre des achats ou au registre du titulaire de la carte.
   
   
2. Pour les cinq cartes d'achat échantillonnées, le titulaire de la carte avait signé son propre relevé de carte de crédit.
   
   
3. Dans le cas de deux des cinq cartes échantillonnées, la carte avait été utilisée par une personne autre que le titulaire.

Gestion générale – Observations

• Points forts :
  
  
  • Les dossiers de S et C sont bien organisés et gérés.
    
    
  • La Direction de la planification des ressources fournit un très bon soutien au Secteur. L'équipe de vérification a reçu une rétroaction positive de toutes les directions générales.
    
    
• D'après les entrevues réalisées auprès des dirigeants de POS, les points suivants pourraient être améliorés :
  
  
  • bien que la gestion du risque puisse prendre diverses formes, il n'existe actuellement pas d'approche intégrée et globale à la gestion du risque dans l'ensemble du Secteur;
    
    
  • les indicateurs de rendement mettent principalement l'accent sur les extrants plutôt que sur les résultats stratégiques;
    
    
  • on a noté que les demandes de congé en suspens dans PeopleSoft sont automatiquement approuvées par le système à la fin de l'année;
    
    
  • les formulaires d'évaluation du rendement annuels sont remplis dans une proportion de 73,7 % pour le Secteur par rapport à 83,9 % pour AINC.

Recommandations

Nous recommandons les mesures suivantes en matière de RH :

• Les Ressources humaines du Ministère et les GCR du Secteur doivent continuer à collaborer afin de s'assurer que les dossiers des RH sont complets, exacts et tenus à jour (voir l'observation 1 de la diapositive 7, Ressources humaines - Observations), notamment :
  
  
  • les demandes de dotation signées doivent être conservées dans le dossier des mesures de dotation;
    
    
  • les listes de vérification doivent être utilisées en permanence dans les dossiers de dotation;
    
    
  • toutes les discussions/décisions doivent être documentées et ces documents doivent figurer dans les dossiers des RH;
    
    
  • la mise à jour des dossiers des RH doit être faite selon les mesures de dotation afin de garantir l'état complet de la documentation.
    
    
• Des plans de formation doivent être élaborés à l'intention des nouveaux employés dans les trois mois suivant leur date de début d'emploi. De plus, dans le but de surveiller de manière appropriée le déroulement de cette formation par rapport aux plans établis, les GCR et les cadres supérieurs doivent recevoir régulièrement des rapports d'étape (voir l'observation 6 de la diapositive 11, Ressources humaines - Observations).
  
  
• La direction des RH doit continuer à cibler la planification de la relève, particulièrement dans le domaine des ressources humaines et des services de financement, afin de s'assurer d'une transition sans heurt et du transfert de la mémoire organisationnelle lorsque les principaux acteurs quitteront l'organisation (voir la diapositive 6, Ressources humaines – Historique).
  
  
• Chaque DG doit mettre l'accent sur les moyens qui servent à définir les indicateurs de rendement, à mesurer les résultats et à présenter des rapports dans le cadre des résultats stratégiques d'AINC et s'assurer que les résultats sont harmonisés à ceux-ci (voir la diapositive 19, Gestion générale – Observations).

Nous recommandons les mesures suivantes en matière de passation de marchés :

• Veiller à ce que le contrat soit signé avant le début des travaux (voir l'observation 1 de la diapositive 15 et l'observation 3a de la diapositive 16).
  
  
• Veiller à ce qu'un exemplaire signé de la demande et du contrat figure dans le dossier du marché (voir l'observation 2 de la diapositive 15 et les observations 3c et d de la diapositive 16).
  
  
• Veiller à ce qu'il y ait une justification pour chaque modification du contrat (voir l'observation 3b de la diapositive 16).
  
  
• Veiller à ce que la justification concernant les marchés à fournisseur unique soit adéquatement documentée (voir l'observation 1 de la diapositive 15).

Nous recommandons les mesures suivantes en matière de cartes d'achat :

• L'examen des relevés mensuels et des factures par un supérieur doit être effectué par une autre personne que le titulaire de la carte (voir l'observation 2 de la diapositive 17).
  
  Par suite de discussions avec le gestionnaire, la direction a décidé que le gestionnaire examinerait les relevés mensuels afin de garantir la séparation des responsabilités.
  
  
• La carte ne doit être utilisée que par son titulaire (voir l'observation 3 de la diapositive 17).