Archivée - Vérification du bureau de l'interlocuteur fédéral - Rapports de suivi en date du 31 mars 2009
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Compte rendu sur l'etat de la mise en oeuvre du plan d'action rapport au comite de verification en date du 31 mars
Bureau de l'interlocuteur fédéral (BIF)
Vérification du bureau de l'interlocuteur fédéral (200724)
Date d'approbation du CVÉ: 25/02/2008
| Recommandation du projet |
Plan d'action | Date prévue d'achèvement |
Réponse |
|---|---|---|---|
| Évaluation des risques 1. Une évaluation des risques du BIF devrait être complétée et mise à jour chaque année, en se concentrant à la fois sur les risques au niveau du programme et de l'entité. On devrait élaborer des stratégies d'atténuation des risques et des plans d'action pour chaque risque manifestement lié aux exercices de planification stratégique et opérationnelle. |
Réponse de la direction Le BIF mettra en place un système servant à examiner et à mettre à jour chaque année ses évaluations des risques dans le cadre de son exercice de planification stratégique et opérationnelle. |
Année financière 08/09 | État : Mise à jour en suspens Mise à jour/ Justification : En date du 31/03/2009: Le BIF développe en ce moment un profil de risque des RS qui comprend un recensement, une validation et une évaluation du risque de même qu'une réponse au risque dans le but d'atténuer les risques dans le cadre des efforts ministériels visant à assurer que tous les RS développent un profil de risque. SVÉ : Renouvellera les éléments complétés au cours de l'été 2009, durant le projet de profil de risque ministériel. |
| Actions La haute direction du BIF intégrera un volet consacré à l'évaluation du risque dans le cadre de son exercice annuel de planification des résultats stratégiques afin d'évaluer les risques au niveau du programme et de l'entité, et elle concevra des stratégies d'atténuation du risque. |
30/04/2008 | ||
| Mesure du rendement 2. On devrait améliorer les indicateurs de rendement pour faire en sorte qu'ils comprennent des caractéristiques qualitatives et quantitatives pertinentes ainsi que des cibles mesurables. En choisissant un agencement approprié d'indicateurs de rendement, le BIF devrait s'assurer que l'avantage complémentaire de chaque indicateur est évalué par rapport aux frais connexes de mise en place d'un mécanisme de mesure. |
Réponse de la direction Le BIF continuera d'améliorer son cadre de mesure du rendement et d'établissement de rapports sur ses nombreuses et diverses activités et de le rendre plus pertinent à son contexte. Dans plusieurs instances, le BIF a le rôle de premier plan pour coordonner plusieurs initiatives fédérales dont le rendement dépend, jusqu'à un certain point, d'autres partenaires. Dans certains cas, il est difficile de déterminer quels indicateurs mesurent la contribution directe du BIF aux résultats (question de l'attribution). Néanmoins, le BIF reconnait le besoin et l'importance de la mesure du rendement et continuera à travailler avec des partenaires en élaborant de liens afin de mieux mesurer l'efficacité et les résultats de ses efforts tout en s'orientant davantage vers une mesure du rendement plutôt que de se fier à des extrants. |
Année financière 08/09 | État : Mise en oeuvre en suspens Mise à jour/ Justification : En date du 31/03/2009: |
| Actions Le BIF prépare actuellement des indicateurs de résultats stratégiques qui seront fondés sur des indicateurs des données du recensement mesurant les conséquences socio-économiques pour les bénéficiaires et sur des indicateurs qualitatifs mesurant les relations axées sur la coopération. |
30/04/2008 | Le BIF a mis à jour son CMR et des plans sont en place pour assurer que le programme de recherche 2009-2010 du BIF garantira que l'information peut être collectée pour compléter les rapports. De plus, des mesures du rendement au niveau du programme ont été intégrées au développement du système du SGIP-BIF. | |
| Le BIF mettra en œuvre le Système de gestion de l'information sur le programme (SGIP). Des indicateurs de rendement quantitatif et qualitatif feront l'objet d'un suivi au niveau du programme. | 31/03/2009 | Le système du SGIP a été opérationnalisé pour toutes les Directions du BIF. De légers changements à la conception du système sont encore requis pour en permettre une utilisation maximale. Il est prévu que la GI effectuera ces changements au début de l'exercice 2009-2010. SVÉ : Renouvellera les changements mineurs au système durant les vérifications de la GI/TI au cours de l'exercice 2009-2010. |
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| Communication et coordination 3. Il faudrait améliorer la communication et la coordination internes pour appuyer les personnes qui travaillent avec des bénéficiaires communs et pour garantir que les bureaux régionaux récemment transférés soient bien intégrés au BIF. |
Réponse de la direction La période au cours de laquelle la vérification a été effectuée était une période de grand changement et de bouleversement au sein du BIF étant donné que 26 nouveaux employés (la plupart provenant d'autres ministères) sont venus s'ajouter à l'effectif du BIF et que cinq nouveaux bureaux régionaux formés de personnes provenant de neuf emplacements différents à l'extérieur d'Ottawa ont été créés. On s'attendait à des difficultés en matière de communication dans ce contexte particulier, et ces difficultés allaient faire l'objet de mesures actives tout au long de la période de transition. En plus, afin d'obtenir un plus grand niveau de coordination et de communication, les rôles des agents de programmes du BFI à l'administration centrale ont été revus de sorte qu'un seul agent a le rôle prépondérant pour chaque bénéficiaire. Aussi, le BIF a débuté l'été passé, l'élaboration d'un système électronique qui fera le lien et qui enregistrera les résultats en temps réel et servira de « pont géographique » qui unit les régions et l'administration centrale (AC). La haute direction du BIF continuera de se concentrer sur la communication et la coordination et de bâtir une culture de partage de l'information et de communication entre l'AC et les bureaux régionaux dans le cadre de sa stratégie visant à intégrer les 25 nouveaux membres du personnel régional au Ministère. |
Débuté le 18 février 2008 Système de vidéoconférence mis en œuvre à l`échelle du ministère et utilisé le 18 février 2008 à la réunion du personnel présidée par le SMA. Le DG a mis sur pied les téléconférences avec les gestionnaires toutes les deux semaines. Chaque directeur est responsable du débreffage de son personnel. La première retraite annuelle de tout le personnel a eu lieu en novembre 2007 et 4 groupes de travail ont été établis afin d`examiner les besoins organisationnels. |
État : Mis en oeuvre Mise à jour/ Justification : En date du 30/09/2008: |
| Actions Le SMA s'est engagé à obtenir un consensus de la part de l'ensemble du personnel concernant la durée et la fréquence des réunions visant tout le personnel dans le but d'améliorer les communications et le partage de l'information au sein de l'organisation. |
Suite à une discussion avec tout le personnel, le SMA a mis en place des réunions mensuelles. SVÉ : Complété |
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| Parmi les autres activités prévues pour l'amélioration des communications et le partage de l'information, notons : | |||
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Système de vidéoconférence mis en œuvre à l'échelle du ministère et utilisé pour des réunions mensuelles présidées par le SMA. | ||
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Le DG a mis sur pied les appels conférences avec les gestionnaires à toutes les deux semaines. Chaque directeur est responsable du débreffage de son personnel. | ||
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La première retraite annuelle de tout le personnel a eu lieu en novembre 2007 et 4 groupes de travail ont été établis afin d`examiner les besoins organisationnels. La prochaine retraite est prévue pour janvier 2009. SVÉ : Complété |
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| Conservation des dossiers de contributions 4. Le BIF devrait mettre à jour son manuel des opérations et ses modèles pour le Programme de contribution de l'Interlocuteur fédéral, en y incluant des normes minimales en matière de documentation pour s'assurer que les dossiers de contribution font état d'un examen minutieux de l'admissibilité du bénéficiaire, de décisions de financement transparentes et de plans de surveillance fondés sur les risques. L'accent devrait être mis sur la formation des agents de programme sur les exigences mises à jour et sur la surveillance quant au respect et à la conformité aux exigences. |
Réponse de la direction Le BIF veillera à ce que les décisions de financement concernant les bénéficiaires soient officiellement enregistrées afin de s'assurer que l'on conserve une documentation suffisante à l'appui des recommandations du BIF présentées au ministre. Le tableau des répartitions est présentement utilisé à titre de procès verbal des réunions sur les décisions de financement. Le BIF ajoutera une colonne pour enregistrer les points saillants de la décision de financement afin que les discussions soient bien documentées. De plus, la justification spécifique au projet continuera de faire partie de la note de service au signataire de pouvoir autorisé. Le BIF élaborera aussi un formulaire pour appuyer officiellement, au moment de la décision de financement, l'admissibilité du bénéficiaire et l'évaluation des risques dont il aura fait l'objet, ceci afin de s'assurer qu'une documentation est créée pour les dossiers de contribution. En plus, le Bureau continuera à développer et mettre en œuvre son outil de gestion de données électroniques afin de traiter de quelques-uns de ces enjeux. |
01/07/2008 | État : Mis en oeuvre Mise à jour/ Justification : En date du 30/09/2008: |
| Actions Le BIF veillera à ce que l'on conserve une documentation suffisante à l'appui de ses décisions de financement (points saillants appuyant les décisions de financement et le montant recommandé). |
31/05/2008 | Le BIF a mis en place un formulaire d'admissibilité du bénéficiaire pour le PCIF et les programmes de financement de base; un formulaire d'évaluation du risque du bénéficiaire; et un résumé des notes de réunions suite à l'examen des propositions par les homologues. Chaque document fait maintenant partie de chaque dossier contenant les offres de service. Les décisions sur le financement ainsi que les dates sont enregistrées dans un tableau des répartitions. SVÉ : Examinera au cours des vérifications du programme dans les années financières 2009/2010 et 2010/2011. |
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| Le BIF va mettre en oeuvre l'utilisation d'un formulaire qui servira à enregistrer officiellement dans les dossiers de contribution l'admissibilité du bénéficiaire et l'évaluation des risques dont celui-ci aura fait l'objet. | 01/04/2008 | Tel que mentionné ci-haut, les formulaires ont été mis en place et sont utilisés pour l'année financière 2008-09. SVÉ : Examinera au cours des vérifications du programme dans les années financières 009/2010 et 2010/2011. |
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| Le BIF va mettre à jour son manuel de politiques et de procédures afin d'y refléter les changements et y inclure tout nouveau formulaire requis pour la documentation. | Septembre 2008 | Les formulaires ont été ajoutés, mais la mise à jour sur les changements au niveau des procédures reste à faire suite à la révision finale du processus – recherche d'une efficacité accrue. SVÉ : Examinera au cours des vérifications du programme dans les années financières 2009/2010 et 2010/2011. |
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| Les plans d'apprentissage pour plusieurs agents actuellement employés par le Bureau incluent de la formation sur les ententes de contribution. Tous les nouveaux agents devront suivre la même formation qui est offerte par l'École de la fonction publique du Canada. | Processus continu | La plupart des agents du BIF ont suivi le cours offert par l'École de la fonction publique du Canada sur la gestion des ententes de contribution. Les nouveaux agents devront participer à cette même formation. Les plans d'apprentissage pour les agents actuels incluent la formation ministérielle sur le PTPNI. | |
| Continuer la mise en œuvre du SGIP. | 31/03/2009 | SGIP est opérationnel pour 2009-2010; le manuel de formation est terminé; l'ensemble du personnel est formé. SVÉ : Complété |
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| Traitement des ententes de contribution et des paiements 5. La direction du BIF devrait passer en revue ses processus d'examen des propositions, de préparation des ententes de contribution et de demande et approbation des paiements afin d'identifier les possibilités de réduire les délais de traitement. Concernant l'examen des propositions, on devrait se demander si les attentes des bénéficiaires pourraient être mieux gérées en instituant une série de dates limites pour la présentation des propositions. |
Réponse de la direction Le BIF procédera à un examen des processus, de la demande de financement jusqu'à l'approbation de l'entente de contribution et à l'émission du premier paiement, afin de trouver le moyen d'être plus efficace et les façons de raccourcir les échéanciers lorsque c'est possible, en se demandant notamment si les attentes des bénéficiaires pourraient être mieux gérées en instituant une série de dates limites de présentation de proposition. |
Exercice 08/09 | État : Mis en oeuvre Mise à jour/ Justification : En date du 30/09/2008: |
| Actions La direction du BIF procédera à un examen des processus afin d'identifier les gains d'efficacité qui pourraient être réalisés (incluant la possibilité de faire un examen de la pertinence de la vérification des comptes à post priori par la Comptabilité ministérielle d'AINC). |
31/05/2008 | En cours. Les agents du BIF suivent une formation pour l'utilisation du PTPNI afin de télécharger les soumissions, les plans de travail et les rapports, permettant ainsi de réduire la durée passée à photocopier et au scannage des documents. L'examen des procédures d'AINC afin de d'identifier les gains d'efficacité n'a pas encore débuté. | |
| Le BIF établira une série de dates limites pour faciliter la gestion de la charge de travail et des attentes. | 30/06/2008 | La date d'échéance pour la mise en œuvre du programme du BOC a été fixée au 30 avril 2008. Bien qu'une date d'échéance n'a pas été fixée pour le PCIF, les décisions sur le financement ont été effectuées à la fin juin. Des négociations pour le plan de travail pour ce programme sont en cours. | |
| Le BIF organisera un atelier avec un certain nombre de clients importants pour discuter du calendrier actuel des activités, des lignes directrices du CT et pour faciliter la gestion des attentes. | 30/03/2008 | Complété. Deux ateliers d'une journée ont eu lieu avec les clients principaux du BIF en mars 2008 pour expliquer les exigences du Conseil du Trésor, les exigences d'AINC, le processus utilisé pour mettre en place des ententes de contribution, les attentes de divulgation, etc. De plus, dans le cadre de l'initiative de renouvellement du site web d'AINC, tous les objectifs et le matériel des programmes ont été mis à jour et seront affichés plus tard cet automne. SVÉ : Complété |