Archivée - Examen des pratiques de gestion du Secteur des affaires du Nord

Date : Avril 2009

Format PDF (968 Ko, 15 pages)

Table des matières

• Objectifs de la révision
• Méthodologie
• Contexte
• Gestion générale – Observations
• Ressources humaines – Observations
• Subventions et contributions – Observations
• Biens et services – Observations
• Recommandations

Objectifs de la révision

• L'examen visait à évaluer si les pratiques et les contrôles de gestion permettent d'atténuer les risques et à déterminer les domaines où le rendement et les économies peuvent être améliorés.
• De manière précise, les objectifs visaient à :
  • aider la gestion sectorielle à évaluer si les pratiques actuelles de gestion sont conçues pour atteindre les objectifs de manière efficiente et efficace;
  • fournir de l'information à la haute direction sur les points forts et les points faibles des pratiques de gestion;
  • cerner ces points et recommander des examens de suivi et des vérifications, au besoin.

Méthodologie

• Les travaux sur place ont été effectués de la mi-février à la mi-avril 2009
• Vingt entretiens avec des gestionnaires ont été réalisés, y compris avec des DG et plusieurs directeurs et agents de financement
• L'examen a porté sur des activités et processus précis, qui ont été validés en examinant de la documentation et en menant des entretiens, notamment :
  • Planification stratégique et opérationnelle;
  • Responsabilité et autorité;
  • Gestion des risques;
  • Gestion financière;
  • Gestion des ressources humaines;
  • Coordination des programmes et des activités;
  • Mesure du rendement et production de rapports;
  • Activités de suivi;
  • Gestion des programmes de subventions et de contributions.
• En plus des éléments ci-dessus, nous avons examiné un échantillon de transactions de marchés, de cartes d'achat, de ressources humaines et de subventions et de contributions. Ces transactions sélectionnées ont été réalisées pendant l'exercice 2008-2009.

Contexte

• Le Secteur des affaires du Nord est responsable des décisions en matière de programmes et de politiques ayant trait au nord du 60^e parallèle.
• Les bureaux régionaux du Yukon, du Nunavut et des Territoires du Nord-Ouest relèvent de l'Organisation du Secteur des affaires du Nord du Sous-ministre adjoint.
• Ce secteur est divisé en quatre directions générales :
  • Ressources naturelles et environnement;
  • Transferts des responsabilités et relations territoriales;
  • Politiques et priorités stratégiques du Nord;
  • Ressources pétrolières et gazières du Nord.
• Le Bureau du Programme de l'Année Polaire Internationale, la Direction de Liaison Circumpolaire et la Direction d'Arrangement Stratégique font également partie du Secteur des affaires du Nord.

Gestion générale – Observations

Forces

• Le Secteur prépare un rapport sur une base trimestrielle (le rapport trimestriel) qui résume ses objectifs importants, les accomplissements du trimestre en cours, les projets pour le prochain trimestre, les risques associés à la réalisation des objectifs, les progrès accomplis dans l'atteinte des objectifs, et la personne responsable des mesures de suivi.
• Les objectifs précisés dans le rapport trimestriel cadrent avec les résultats stratégiques du Ministère.
• Le rapport stratégique est envoyé au sous-ministre à des fins d'examen.

Points à améliorer

• Le Secteur se conforme aux procédures ministérielles de planification des activités et de gestion du risque. Il bénéficierait d'une extension de ces procédures au niveau du secteur.

Ressources humaines – Observations

• Le Secteur compte sur les Services des RH du Ministère pour l'exécution de mesures de dotation telles que l'embauche, les nominations intérimaires et les classifications.
• Il n'existe pas de mécanisme central et systématique faisant le suivi des formations reçues par les employés du Secteur.
• Un échantillon de dix mesures de dotation (cinq nominations intérimaires et cinq classifications) a été examiné et aucune exception n'a été observée.
• Un échantillon de cinq plans d'apprentissage a été examiné, et les exceptions suivantes ont été observées :
  • Dans un cas sur cinq, le plan d'apprentissage n'a pas été approuvé;
  • Dans un cas sur cinq, le plan d'apprentissage n'a pas été préparé.
• Un échantillon de cinq transactions relatives aux heures supplémentaires a été examiné et, dans tous les cas, la section d'approbation préalable était signée, mais non datée; de ce fait, il était difficile de déterminer si l'approbation préalable avait été obtenue avant que les heures supplémentaires soient effectuées.
• Un échantillon de cinq transactions de congé a été examiné, et une exception a été remarquée : une transaction de congé n'avait pas été approuvée par le superviseur.

Subventions et contributions – Observations

• Le Secteur gère quelques programmes de subventions et de contributions;
• Des 53 millions de dollars en subventions et contributions, 47 millions de dollars sont utilisés pour le programme de salubrité des aliments;
• Le Secteur gère également un fonds spécial pour le programme visant les hôpitaux et les médecins du Nord (environ 45 millions de dollars);
• Les manuels et les guides qui servent de référence pour la gestion des programmes de subventions et de contributions ne sont pas tenus à jour;
• Un paiement a été versé avant que les conditions du programme aient été finalisées.
• Quinze transactions de subventions et de contributions ont été analysées, et les faits suivants ont été observés :
  • Dans cinq cas sur quinze, l'évaluation du bénéficiaire (incluant la capacité du bénéficiaire) n'était pas documentée;
  • Dans deux cas sur quinze, l'évaluation de la proposition n'était pas documentée;
  • Dans deux cas sur quinze, le rapport du bénéficiaire était introuvable dans le système Paiements de transfert aux Premières nations et aux Inuits;
  • Dans un cas sur quinze, il n'y avait pas de preuve d'examen de l'accord de contribution par les Finances.

Biens et services – Observations

• Le Secteur doit faire le suivi des pratiques d'achat afin de s'assurer que le meilleur outil d'approvisionnement est utilisé, comme une carte d'achat pour de petites transactions.
• On a examiné dix dossiers contractuels (deux marchés à fournisseur unique, cinq à commandes subséquentes et trois concurrentiels) et observé le fait suivant :
  • Pour deux des dix dossiers examinés, la documentation justifiant une modification au marché était insuffisante.
• Un échantillon de cinq paiements par carte d'achat a été examiné, et l'exception suivante a été observée :
  • Un détenteur d'une carte d'achat sur cinq a signé en vertu de l'article 34 pour ses propres transactions avec sa carte d'achat.

Recommandations

Gestion générale

• Le Secteur devrait envisager l'élaboration d'un plan d'activités et d'un profil de risque à l'échelle sectorielle.

Ressources humaines

• Les superviseurs devraient s'assurer que les plans d'apprentissage et les transactions de congé sont approuvés.
• Il devrait y avoir un suivi de la formation tout au long de l'année afin de déterminer si elle a bien lieu comme prévu.
• Les heures supplémentaires devraient être autorisées à l'avance par le superviseur, qui doit signer et dater le formulaire d'autorisation préalable.

Subventions et contributions

• Les manuels et les guides qui servent de référence pour la gestion des subventions et des contributions doivent être tenus à jour.
• Les évaluations des bénéficiaires et des propositions doivent être documentées et classées de manière appropriée.
• Les conditions relatives aux programmes doivent être déterminées avant que les paiements soient versés aux bénéficiaires.
• Le Secteur doit tirer parti de façon constante du système Paiements de transfert aux Premières nations et aux Inuits afin de mieux consigner les documents, pour un meilleur accès à l'information.

Biens et services

• Le Secteur doit faire le suivi des pratiques d'achat afin de s'assurer que le meilleur outil d'approvisionnement est utilisé, comme une carte d'achat pour de petites transactions.
• Les justifications des modifications aux marchés doivent être insérées aux dossiers contractuels.
• Afin de bien séparer les tâches, un représentant autorisé autre que le détenteur de la carte d'achat doit accorder l'approbation aux termes de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.