Archivée - Examen des pratiques de gestion de la région des Territoires du Nord-Ouest

Date : Juillet 2009

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Table des matières

• Objectifs de l'examen
• Méthodologie
• Contexte
• Observations – gestion générale
• Ressources humaines – renseignements généraux
• Observations – Ressources humaines
• Observations – subventions et contributions
• Observations – passation de marchés
• Recommandations

Objectifs de l'examen

• L'examen vise à évaluer si les contrôles et les pratiques de gestion de la région sont suffisants pour atténuer les risques et déterminer les secteurs où des gains de rendement et des économies plus substantielles pourraient être réalisés.
• Plus précisément, les objectifs sont les suivants :
  • Aider les cadres régionaux à évaluer si les pratiques de gestion actuelles sont conçues pour atteindre les objectifs avec efficience et efficacité;
  • Fournir des renseignements aux cadres supérieurs sur les points faibles et les points forts des pratiques de gestion; et,
  • Cerner des secteurs et recommander des vérifications ou des examens de suivi, au besoin.

Méthodologie

• Travail sur place effectué en janvier 2009.
• Trente entrevues menées, entre autres, avec le DGR, le DGRA et plusieurs directeurs et gestionnaires.
• Sont incluses dans le champ d'application les activités et procédures qui ont été validées dans le cadre de l'étude de la documentation et des entrevues, entre autres celles-ci :
  • Planification stratégique et opérationnelle;
  • Responsabilité et autorité;
  • Gestion des risques;
  • Gestion financière;
  • Gestion des ressources humaines;
  • Coordination des programmes et des activités;
  • Mesure du rendement et présentation de rapports sur le rendement;
  • Surveillance; et,
  • Gestion des programmes de subventions et de contributions.
• Outre ce qui précède, quelques opérations liées à la passation des marchés, aux cartes d'achat, aux ressources humaines et aux subventions et contributions ont été passées en revue. Les opérations sélectionnées ont été effectuées au cours de l'exercice financier 2008-2009.

Contexte

• Les Autochtones comptent pour 51 % de la population des Territoires du Nord-Ouest (T.N.-O.).
• La situation en ce qui a trait aux Premières nations des Territoires du Nord-Ouest se présente comme suit :
  • On dénombre vingt-trois collectivités des Premières nations et six collectivités des Inuvialuit; et,
  • Quatre ententes de revendication territoriale globale ont été signées dans la région;
  • Une entente d'autonomie gouvernementale a été signée et deux autres négociations sont en cours.
• Les activités du bureau régional des Territoires du Nord-Ouest d'AINC (la région) sont réparties entre le bureau principal à Yellowknife et six bureaux de district : Inuvik, Norman Wells, Fort Smith, Hay River, Yellowknife et Fort Simpson.
• Contrairement à ce qui se passe au sud du 60^e parallèle où AINC assume des responsabilités en matière de financement, dans les Territoires du Nord-Ouest c'est le gouvernement territorial qui finance directement l'éducation, les services sociaux et les services de santé
• AINC offre toutefois des services comme les permis d'utilisation du sol (droits d'usage de l'eau, droits miniers) qui, autrement, sont fournis par les administrations provinciales.
• 70 % du financement de la région est puisé à même un budget temporaire.
• La rubrique Fonctionnement et entretien alloue une grande partie du budget de la région compte tenu de l'importance des frais liés au transport et à la surveillance de l'aménagement des terres. Voici la ventilation des budgets selon les principales catégories pour l'exercice financier 2009 :
  • 45 % - Fonctionnement et entretien;
  • 20 % - Salaires;
  • 35 % - Subventions et contributions.

Observations – gestion générale

Points forts

• La région a un plan intégré d'activités et de ressources humaines faisant état des objectifs, des résultats attendus, des besoins financiers et des besoins en ressources humaines.
• La région a mis au point sa propre fiche d'évaluation en fonction des résultats stratégiques d'AINC pour le Nord.
• La région des T.N.-O. a mis en application certaines pratiques de gestion des risques :
  • Élaboration d'un profil de risque de l'organisation pour la région;
  • Adoption d'une démarche axée sur le risque aux fins de la prise de décisions, p. ex., à l'étape de l'élaboration d'une recommandation à la haute direction, la décision inclut l'analyse des risques et des incidences potentiels; et,
  • Intégration de la gestion des risques dans le processus de planification régionale grâce à la détermination des risques et des activités d'atténuation liés aux objectifs décrits dans le plan.

Secteurs à améliorer

• Même s'ils sont cernés dans le cadre du processus de planification des activités, les risques ne sont pas liés au profil de risque de l'organisation de la région.
• On a constaté que les résultats attendus figurant sur la fiche d'évaluation de la région ne sont pas liés au processus de planification des activités de la région. La direction estime que cela pose un problème et prévoit y remédier au cours du prochain exercice financier.
• Dans les cas où l'exécution des programmes élaborés à l'administration centrale régionale est confiée aux bureaux régionaux (p. ex., pétrole et gaz et gestion foncière), il serait avantageux que les bureaux de district communiquent ou participent plus directement au processus décisionnel du bureau régional.

Ressources humaines – renseignements généraux

• Seulement 28 % des membres du personnel régional sont des Autochtones alors que ceux-ci représentent 51 % de la population. Toutefois, il est important de souligner que 25 % des habitants de la région sont âgés de 0 à 14 ans et ne sont pas disponibles pour le travail.
• Il y a plus de 350 employés dans la région.
• Le tiers des postes sont des postes de durée déterminée; ce qui est problématique du point de vue du recrutement et du maintien en poste puisque les employés cherchent la stabilité. Consciente du problème, la haute direction a mis au point un processus d'évaluation de la possibilité de convertir ces postes en postes de durée indéterminée.
• La région a de la difficulté à soutenir la concurrence avec les autres ordres de gouvernement et les employeurs du secteur privé parce que ces groupes offrent de meilleurs salaires et programmes d'avantages sociaux. Par exemple, les indemnités de services en régions éloignées et septentrionales sont incluses dans le calcul des gains ouvrant droit à la pension accordés aux employés du secteur privé.
• Le recrutement et le maintien en poste constituent un problème dans le Nord.
• Des 350 postes de la région, 15 sont des postes intérimaires (dont trois sont des postes de cadre supérieur, c.-à-d. de directeur) et représentent au total 4 % de l'ensemble du personnel.
• Environ 58 % des mesures de dotation n'ont pas été annoncées. L'examen du registre des activités des RH a permis de constater que bon nombre de ces activités se rapportaient à la prolongation de nominations intérimaires. La majeure partie des programmes de la région (70 %) sont financés à même le budget temporaire, d'où il résulte que les employés nommés pour une période déterminée forment le tiers du complément d'effectif de la région.

Observations – ressources humaines

• En dépit du fait que la totalité des plans d'apprentissage régionaux pour l'année ont été menés à terme, on a constaté que certains d'entre eux ne comportaient qu'une vague description des activités prévues plutôt que des activités de formation précises.
• Le rapport faisant état des activités de formation menées n'est diffusé qu'à la fin de l'année. Ces renseignements ne suffisent pas pour assurer le suivi continu des activités de formation durant toute l'année.
• Le nombre total d'activités de dotation dans la région est supérieur à 400 en 2008-2009.
• À l'issue de l'examen d'un échantillon de sept mesures de dotations (cinq nominations intérimaires et deux classifications), les constatations suivantes ont été formulées :
  • Les nominations intérimaires sont prolongées à plusieurs reprises; et
  • Les raisons justifiant le recours à un processus de nomination intérimaire non annoncé ne sont pas toujours bien documentées.
• À l'issue de l'examen d'un échantillon de cinq plans d'apprentissage, les observations suivantes ont été faites :
  • La signature en guise d'approbation des activités de formation ne figurait pas sur deux des cinq plans faisant partie de l'échantillon; et,
  • Un plan de formation sur cinq n'était pas signé comme il se doit par le superviseur.
• L'examen d'un échantillon de cinq opérations liées aux heures supplémentaires a révélé qu'il n'y avait pas de formulaire d'autorisation préalable dûment signé dans trois de ces cinq cas.

Observations – subventions et contributions

• La région signe des ententes de financement global (EFG), utilisant à cette fin un modèle normalisé. Si un bénéficiaire décide de participer à un autre programme, l'EFG est modifiée une fois que la proposition a été approuvée;
• Chaque bénéficiaire fournit des états financiers vérifiés comportant une annexe pour le gouvernement fédéral. Celle-ci résume les recettes et dépenses de chaque programme en vertu duquel le bénéficiaire a touché un financement. Même si cette annexe renferme des renseignements additionnels pour le gestionnaire de programme, elle n'est pas suffisamment détaillée pour indiquer si les dépenses sont conformes ou non à l'EFG.
• La région a uniquement recours à ces renseignements et, comme l'indiquent les résultats des vérifications internes et des autres examens des pratiques internes régionales, elle ne procède pas, à l'heure actuelle, à des vérifications en bonne et due forme sur les bénéficiaires.
• À l'issue de l'examen de 15 opérations ayant trait aux subventions et contributions, les observations suivantes ont été formulées :
  • L'ajout de nouveaux programmes aux EFG existantes n'est pas toujours suffisamment documenté;
  • Il a été indiqué que les évaluations des propositions étaient versées dans le PTPNI; cependant, à l'étape de l'examen des opérations, on a constaté que cela n'était pas toujours le cas; et,
  • Étant donné qu'il n'existe pas de normes officielles relatives au service à la clientèle en ce qui concerne le traitement des propositions, il est difficile d'évaluer si la réponse aux bénéficiaires et l'examen des rapports ont lieu en temps voulu.

Observations – passation de marchés

• Nous avons examiné 11 dossiers de marché (quatre marchés à fournisseur unique; trois commandes subséquentes à une offre permanente; quatre marchés sur appel d'offres) et fait les observations suivantes :
• Pour ce qui est des commandes subséquentes à une offre permanente :
  • Dans tous les cas, la justification et l'évaluation de l'auteur de la proposition n'étaient pas bien documentées. En particulier, une description des critères était fournie, mais aucun exposé des faits n'appuyait l'évaluation en question;
  • Dans le cas d'une modification apportée à un marché, aucune pièce justificative ne figurait dans le dossier;
  • Dans un cas, la Demande pour un arrangement en matière d'approvisionnement (DAA) n'a pas été signée comme il se doit;
  • Pour l'un des dossiers, il n'existait aucune preuve que trois soumissions concurrentielles avaient été présentées ou aucun document n'était fourni afin d'expliquer pour quelles raisons moins de trois soumissions concurrentielles avaient été reçues; et,
  • Dans deux cas sur trois, les travaux avaient commencé avant la conclusion du marché.
• Pour ce qui est des marchés sur appel d'offres :
  • Dans les quatre cas, les travaux avaient commencé avant la conclusion du marché; et,
  • Un dossier manquait (n^o de dossier contractuel : 09-0028-01)
• Pour ce qui est des marchés à fournisseur unique:
  • Dans un cas sur quatre, l'énoncé de travail n'avait pas été approuvé par la personne compétente.
• À l'issue de l'examen un échantillon de cinq cartes d'achat, les observations suivantes ont été formulées:
  • Trois détenteurs de carte d'achat sur cinq ont approuvé les paiements effectués au moyen de leur propre carte (article 34); il s'agit d'une séparation inadéquate des responsabilités; et,
  • Dans trois des cinq cas examinés, la conciliation mensuelle des reçus à l'appui et des relevés mensuels n'avait pas été effectuée tel qu'exigé.

Recommandations

Gestion générale

• Les risques cernés dans le profil de risque de l'organisation établi pour la région doivent être liés au processus de planification des activités.
• Les cadres doivent élaborer un mécanisme de diffusion de l'information afin que les bureaux de district soient en liaison plus directe avec le bureau régional en ce qui a trait aux programmes qu'ils exécutent.
• Lorsqu'ils examinent la fiche d'évaluation régionale, les cadres doivent vérifier que celle-ci est liée comme il se doit au processus de planification des activités de la région; c.-à-d. que les indicateurs de rendement de la fiche font partie des indicateurs de rendement du centre de responsabilité lorsque cela est pertinent et convenable. Les indicateurs doivent également être harmonisés avec les indicateurs généraux de rendement du Ministère.

Ressources humaines

• Les superviseurs doivent s'assurer que les plans d'apprentissage renferment suffisamment de détails concernant les activités d'apprentissage et que ces plans sont approuvés.
• La formation doit faire l'objet d'un suivi durant l'année pour déterminer si elle est donnée comme prévu.
• Les processus non annoncés de nomination à un poste intérimaire doivent être suffisamment documentés aux fins de la vérification à rebours.
• Les heures supplémentaires doivent être autorisées à l'avance du travail performé par le superviseur qui doit signer le formulaire d'autorisation préalable.

Subventions et contributions (S et C)

• La région doit élaborer et mettre en œuvre un plan axé sur le risque afin de vérifier la conformité aux dispositions des ententes relatives aux subventions et contributions.
• Les cadres doivent tirer meilleur parti du PTPNI en tant que dépôt central de la documentation se rapportant aux programmes de S et C.
• Les cadres doivent élaborer des normes relatives au service à la clientèle, par exemple, au délai de traitement des propositions des bénéficiaires.

Passation de marchés

• Les contrôles ayant trait aux marchés doivent faire l'objet d'un suivi pour garantir que les politiques sont respectées et que :
  • Les marchés sont conclus avant le début des travaux;
  • L'énoncé de travail et la Demande pour un arrangement en matière d'approvisionnement sont bel et bien signés; et,
  • Les raisons pour lesquelles les fournisseurs ont été sélectionnés ou un concours a été organisé sont suffisamment documentées dans les dossiers.
• Pour assurer la séparation adéquate des responsabilités, les achats effectués au moyen d'une carte d'achat doivent être approuvés par une personne autre que le détenteur de la carte (article 34 de la LGFP).
• La conciliation des relevés de carte d'achat et des reçus à l'appui doit être effectuée chaque mois. Les conciliations doivent être passées en revue et approuvées par le superviseur du détenteur de la carte d'achat.