Archivée - Examen des pratiques de gestion du Secteur de la résolution et des affaires individuelles (SRAI)

Date : Octobre 2009

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Table des matières

• Objectifs de l'examen
• Méthode
• Contexte
• Portee
• Ressources humaines – Contexte*
• Observations – Points forts
• Observations - Points à améliorer
• Observations - Points à améliorer (RH)
• Subventions et contributions – Contexte
• Observations - Points à améliorer (subventions et contributions)
• Observations - Points à améliorer (marchés)
• Observations - Points à améliorer (cartes d'achats)
• Recommandations

Objectifs de l'examen

L'examen des pratiques de gestion (EPG) vise à :

• aider les gestionnaires des secteurs à évaluer l'efficience et l'efficacité des pratiques et contrôles de gestion actuels par rapport à leurs objectifs;
  
  
• signaler à la haute direction les points forts et les lacunes des pratiques de gestion en usage au Ministère;
  
  
• servir de base à l'exercice de planification de la vérification fondée sur le risque du Secteur de la vérification et de l'évaluation (SVE), afin que les futures vérifications portent sur les domaines et les systèmes de contrôle horizontaux présentant les niveaux de risque les plus élevés.

Méthode

• Le travail sur place a été réalisé en juillet et en août 2009 dans les bureaux du Secteur de la résolution et des affaires individuelles (SRAI ou « le Secteur »).
  
  
• Au total, 15 entrevues ont été menées auprès de représentants du SRAI, à savoir le sous-ministre adjoint (SMA), des directeurs généraux (DG), des directeurs, des gestionnaires et un conseiller principal. Ont également été rencontrés des représentants de la Direction générale des services de ressources humaines et du milieu de travail, de même que des représentants du Secteur du dirigeant principal des finances (DPF).
  
  
• On a choisi aux fins d'examen un échantillon aléatoire (discrétionnaire dans les domaines à haut risque) de 40 mesures propres aux ressources humaines (dotation, classification, dépenses de formation liées aux plans d'apprentissage en vigueur, heures supplémentaires et congés), 3 dossiers de subventions et contributions, 2 ententes de rendement, 5 cartes de spécimen de signature, 5 cartes d'achat et 15 transactions relatives à la passation de marchés réalisées principalement au cours de l'exercice 2008­2009.

Contexte

• Le SRAI se compose de trois directions générales, qui relèvent chacune directement du SMA :
  
  
  • Politiques, partenariats et communications;
    
    
  • Opérations, Règlement des conflits;
    
    
  • Affaires individuelles.
    
    
• Le Secteur a pour mandat de résoudre les problèmes liés aux séquelles des pensionnats indiens et de travailler avec les anciens élèves de ces pensionnats, les organismes autochtones, les représentants de l'Église et les tribunaux pour superviser la mise en œuvre rapide et efficace de la Convention de règlement relative aux pensionnats indiens et régler divers problèmes individuels.

Portee

• En juillet 2008, Résolution des questions des pensionnats indiens Canada (RQPIC) a été fusionnée avec Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC); c'est à ce moment qu'a été créé le SRAI. Dans la foulée, les employés et les dossiers ont été transférés des bureaux de RQPIC à ceux d'AINC.
  
  
• La réorganisation ministérielle du 1er septembre 2008 a donné lieu au transfert de deux directions, soit le Registre des Indiens et Fonds et successions, qui sont passées des Services fonciers et fiduciaires (SFF) au SRAI. Comme ces deux directions ont fait l'objet d'un examen des pratiques de gestion (EPG) lorsqu'elles relevaient des SFF, l'EPG du SRAI touchait essentiellement Résolution des questions des pensionnats indiens Canada.

Ressources humaines – Contexte*

• En date du 31 décembre 2008, le SRAI comptait 447 employés (ce qui comprend les employés nommés pour plus de trois mois et pour une période indéterminée).
  
  
• Le personnel est majoritairement constitué d'employés nommés pour une période indéterminée (91,9 %, au 31 décembre 2008), et une très grande majorité d'employés indiquent que l'anglais est leur première langue officielle (87,9 % au 31 décembre 2008).
  
  
• La majorité des employés (74,3 %) appartiennent à l'un des groupes professionnels suivants : administration des programmes (PM) (26,6 %), soutien des sciences sociales (SI) (26,2 %) et commis aux écritures et aux règlements (CR) (21,5 %).
  
  
• Bien que les employés du Secteur affichent une moyenne d'âge de 40,6 ans, 76 (17,0 %) d'entre eux seront admissibles à la retraite dans les cinq prochaines années.
  
  
• Le personnel du Secteur est constitué de 42,1 % d'Autochtones, une proportion nettement supérieure à celle de l'ensemble d'AINC, qui se situe à 26,8 % (le SRAI est le secteur le plus près de l'objectif ministériel de 50 %).

* Les statistiques du présent rapport sont fondées sur le tableau de bord des ressources humaines – Secteur de la résolution et des affaires individuelles pour la période du 1er avril 2008 au 31 décembre 2008.

Observations – Points forts

• Gestion du risque
  
  
  • Un registre officiel des risques a été créé pour le Secteur, le Registre des risques sur la Convention de règlement, pour surveiller les risques et les stratégies visant à les atténuer.
    
    
  • Le Groupe de mise en œuvre de la Convention de règlement est chargé de déterminer les risques, de les évaluer, d'élaborer des stratégies d'atténuation et de présenter ses résultats à la haute direction du Secteur. Ce groupe se réunit toutes les deux semaines.
    
    
  • Le Registre des risques sur la Convention de règlement constitue un point permanent à l'ordre du jour des réunions de la haute direction, auxquelles participent les DG et le SMA.
    
    
• Ressources humaines (congés)
  
  
  • Des cinq mesures examinées relatives aux congés, aucune irrégularité n'a été relevée.
    
    
• Subventions et contributions
  
  
  • Les dossiers de subventions et contributions étaient bien organisés et comprenaient des éléments témoignant du processus de demande, du processus d'évaluation et de la surveillance continue du progrès menant à l'obtention de résultats et à la production de livrables.
    
    
  • L'implantation du système Paiements de transfert aux Premières nations et aux Inuits (PTPNI) a permis d'intégrer un plus grand nombre de contrôles dans le processus d'évaluation et de surveillance.
    
    
• Mesure du rendement et présentation de rapports
  
  
  • Production continue de rapports officiels internes et externes sur l'état des paiements liés à la Convention de règlement, aux risques et aux activités, ce qui comprend :
    
    
    • la production hebdomadaire de rapports statistiques internes sur le Paiement d'expérience commune (PEC);
      
      
    • la production hebdomadaire de rapports statistiques internes sur la surveillance des décisions judiciaires;
      
      
    • la présentation au sous-ministre délégué de rapports trimestriels faisant état des progrès par rapport aux objectifs, des risques et des réalisations;
      
      
    • la présentation au Conseil du Trésor de rapports trimestriels sur l'état des paiements faits à partir de l'affectation pour règlements.

Observations - Points à améliorer

• Effectif
  
  
  • En septembre 2009, 150 des 463 postes du Secteur (32 %) étaient vacants. Le moral des employés était bas en raison des mouvements fréquents de personnel, des réorganisations et des lacunes sur les plans des outils, de l'investissement dans les ressources humaines et de la sécurité d'emploi.
    
    
  • Le Secteur est encore aux prises avec des problèmes importants concernant la nature de l'organisation et l'intégration, et sa capacité à remplir son mandat est réduite (on a imposé un blocage du recrutement dans le Secteur en prévision de la fin de la Convention de règlement en 2012).
    
    
  • Les gestionnaires consacrent beaucoup de temps et de ressources à la « gestion de crises » liées aux ressources humaines.
    
    
  • L'embauche d'employés contractuels constitue une des solutions à court terme; malgré qu'il soit risqué d'établir une relation employeur-employé dans le cas d'entrepreneurs à long terme, au moins un employé dans cette situation est engagé depuis quatre ans. Il faut gérer ce risque.
    
    
• Planification stratégique et opérationnelle
  
  
  • Actuellement, le Secteur ne dispose pas d'un plan stratégique ou opérationnel énonçant ses objectifs de programme.
    
    
  • En l'absence d'objectifs de programme officiels, il a été impossible de confirmer la concordance des objectifs de rendement individuels des deux représentants de la direction du SRAI dont on a examiné les ententes de rendement.
    
    
• Délégation des pouvoirs financiers
  
  
  • Des cinq gestionnaires de centre de responsabilité choisis pour faire l'objet d'une vérification, trois ont joui des pouvoirs délégués en matière de finances avant de suivre la formation « Gestion des dépenses – Vue d'ensemble des articles 32, 33 et 34 ».
    
    
• Gestion financière
  
  
  • Le Secteur a éprouvé de la difficulté à produire une information financière consolidée qui soit fiable pour l'exercice 2008-2009. L'EPG n'a pu s'appuyer que sur des données financières partielles.
    
    
  • L'unité administrative du Secteur est relativement nouvelle et continue d'élaborer des processus visant à assurer la conformité avec les politiques et les attentes en matière de gestion financière.
    
    
  • La planification financière n'a pas été appliquée, ce qui a entraîné la non-utilisation des fonds.
    
    
  • Le manque de ressources cause des retards dans les paiements et le traitement des factures.
    
    
• Responsabilités et pouvoirs
  
  
  • La structure de l'organisation ne reflète pas avec justesse les activités actuelles ainsi que les hiérarchies de responsabilisation appropriées (niveaux et pouvoirs).
    
    
• Coordination des programmes et des activités
  
  
  • L'intégration de RQPIC s'est faite difficilement; la planification ayant eu lieu avant la fusion pour permettre la coordination des systèmes et des processus s'est avérée lacunaire.
    
    
  • Le passage d'un système centralisé à un modèle fusionné n'est pas terminé
    
    
    • Le retard accusé dans l'accès aux systèmes, aux données et aux outils d'AINC pour appuyer la récente fusion a été source d'irritation et de confusion.
      
      
    • Au moment de la fusion, le Secteur a élaboré une liste de lacunes devant servir de tremplin aux discussions avec le Secteur du DPF et la Direction générale des services de ressources humaines et du milieu de travail. Le but était d'améliorer le soutien accordé au Secteur par l'intermédiaire des processus bureaucratiques du Ministère. Toutes les parties n'ont pas encore identifié et/ou mis en œuvre les améliorations à apporter aux processus.

Observations - Points à améliorer (RH)

Bon nombre des dossiers de RH choisis par échantillonnage n'ont pu être trouvés. De ce fait, l'évaluation de la qualité de la dotation est limitée. En raison de ces lacunes, le Ministère ne peut justifier ses décisions en matière d'embauche. Voici en détail les résultats de l'examen :

1. Beaucoup de dossiers de RH choisis pour évaluer le processus de dotation sont demeurés introuvables. Des 20 dossiers sélectionnés, 15 (75 %) n'ont pu être trouvés, selon la répartition suivante :
   
   
   • quatre employés nommés pour une période indéterminée;
     
     
   • cinq employés nommés pour une période déterminée;
     
     
   • deux employés intérimaires;
     
     
   • quatre employés occasionnels.
     
     
   Dans une sélection additionnelle de 11 dossiers, 9 (82 %) n'ont pu être trouvés, selon la répartition suivante :
   
   
   • deux employés intérimaires;
     
     
   • quatre employés nommés pour une période déterminée;
     
     
   • trois employés occasionnels.
     
     
2. Parmi les sept dossiers de dotation obtenus, les mesures suivantes n'étaient pas entièrement conformes aux exigences applicables :
   
   
   • Dans trois cas, la demande de services en personnel n'était pas incluse dans le dossier;
     
     
   • Dans un cas, une justification était absente du dossier, alors qu'il s'agissait d'un poste non annoncé;
     
     
   • Dans deux cas, le poste intérimaire en question devait durer plus d'un an, mais aucun plan des ressources humaines ne figurait dans le dossier;
     
     
   • Dans un cas, la lettre d'offre était absente du dossier;
     
     
   • Dans trois cas, la date de la lettre d'offre était ultérieure à la date de début d'emploi;
     
     
   • Dans un cas, la liste de vérification des ressources humaines n'était pas incluse dans le dossier;
     
     
   • Dans un cas, la demande de services en personnel était signée par un directeur, mais n'était pas datée;
     
     
   • Dans un cas, la lettre d'offre de la première prolongation était signée, mais non datée;
     
     
3. Les cinq mesures examinées concernant les heures supplémentaires ne comportaient aucune indication d'approbation préalable.
   
   
4. Parmi les cinq mesures de classification choisies, une opération était autorisée en vertu de pouvoirs délégués (signature), mais n'était pas datée.
   
   
5. Parmi les cinq plans d'apprentissage examinés, les irrégularités suivantes ont été relevées :
   
   
   • Un employé possédait un plan d'apprentissage approuvé, mais aucune preuve indiquant qu'il avait suivi des cours n'a pu être fournie;
     
     
   • Un employé possédait un plan d'apprentissage approuvé, mais n'avait suivi aucun des cours y figurant; il avait toutefois une pièce attestant qu'il avait suivi un autre cours;
     
     
   • Deux employés ayant commencé à travailler en octobre et en novembre 2008, respectivement, n'avaient pas de plan d'apprentissage trois mois après leur date de début d'emploi, comme il est exigé.

Subventions et contributions – Contexte

• Le nombre d'ententes de subventions et contributions est limité au SRAI. Le montant total approuvé pour le Secteur en 2008-2009 était de 4 000 000 $ (0,07 % du budget total de subventions et contributions du Ministère) et était constitué de 27 contributions.
  
  
• En 2008-2009, les ententes les plus importantes (trois ententes totalisant 1 379 000 $) ont été conclues avec l'Assemblée des Premières Nations (535 000 $), l'Indian Residential School Survivors Society (370 000 $) et la National Residential School Survivors Society (474 000 $).

Observations - Points à améliorer (subventions et contributions)

• L'examen approfondi de trois dossiers de subventions et contributions a révélé un cas où les paiements par lots comportaient la signature prévue à l'article 34, mais sans date.

Observations - Points à améliorer (marchés)

L'examen a permis de mettre en lumière un nombre important de cas de non-conformité avec les politiques d'approvisionnement, y compris des cas de documents absents et possiblement de fractionnement de marché. Voici en détail les résultats de l'examen :

1. Cinq marchés à fournisseur unique ont été examinés :
   
   
   • Dans trois cas, le marché ne comportait pas de bon de réquisition témoignant de l'approbation du gestionnaire de centre de responsabilité (GCR) (article 32) pour engager les fonds;
     
     
   • Dans deux cas, le contrat signé était celui du fournisseur et les dossiers ne comprenaient pas d'énoncé de travail;
     
     
   • Dans trois cas, la personne qui avait signé le contrat ne détenait pas les pouvoirs contractuels requis;
     
     
   • Dans un cas, la facture n'était pas conforme aux conditions du marché;
     
     
   • Dans un cas, l'approbation en vertu de l'article 34 figurait sur le bordereau de télécopie et non sur la facture originale.
     
     
2. Parmi les 10 marchés attribués en concurrence (plus de 25 000 $), bon nombre ne respectaient pas entièrement les politiques de passation de marchés :
   
   
   • Dans huit cas, le marché ne comportait pas de bon de réquisition;
     
     
   • Dans trois cas, il n'y avait aucune trace de publication dans MERX (dans un cas, le dossier de demande de propositions était absent, et dans les deux autres cas, il était présent mais ne comportait aucune preuve de publication dans MERX);
     
     
   • Dans cinq cas, aucune pièce ne justifiait le recours aux services en question ou ne faisait état du lien entre ces derniers et les objectifs du programme, en raison de l'absence d'énoncé de travail;
     
     
   • Dans deux cas, la date et l'heure de réception des soumissions (enveloppes) n'avaient pas été tamponnées, et rien n'indiquait que les enveloppes avaient été ouvertes seulement après la clôture des soumissions (dans un cas, parce qu'il n'y avait aucun dossier de DDP);
     
     
   • Dans deux cas, aucune preuve d'une évaluation technique de la proposition ne figurait au dossier;
     
     
   • Dans trois cas, aucun énoncé de travail n'était joint au contrat;
     
     
   • Dans un cas, la personne qui avait signé le contrat (GCR) ne détenait pas les pouvoirs requis;
     
     
   • Dans un cas, la signature du fournisseur ne figurait pas sur le contrat;
     
     
   • Dans deux cas, la date de début était antérieure à la date de signature du contrat par l'autorité contractante;
     
     
   • Dans deux cas, l'approbation en vertu de l'article 32 avait été signée après la signature de la commande;
     
     
   • Dans un cas, les factures correspondantes étaient introuvables;
     
     
   • Dans un cas, les factures correspondantes avaient été signées par un GCR, mais aucune preuve n'a pu être trouvée pour confirmer que ce dernier détenait les pouvoirs délégués requis à ce moment;
     
     
   • Dans un cas, le formulaire de modification n'était pas signé par l'autorité contractante;
     
     
   • Dans un cas, on avait apporté une modification pour ajuster un tarif journalier, ce qui ne constitue pas une raison appropriée pour modifier un contrat, selon les règles de passation de marchés.

Observations - Points à améliorer (cartes d'achats)

• Cinq cartes d'achats ont été examinées à la lumière de l'exigence voulant que la gestion des dépenses réalisées au moyen de ces cartes fasse l'objet d'une diligence raisonnable. Cet examen a permis de relever les irrégularités suivantes 
  
  
  • Dans un cas, les paiements n'avaient pas été effectués à temps (le relevé mensuel comportait des frais d'intérêts de 16,36 $);
    
    
  • Dans un cas, la signature requise en vertu de l'article 34 était présente mais non datée sur le relevé de la carte d'achats.